對高校人事檔案工作的幾點思考

趙子葉

摘 要：隨著社會制度的不斷變革，當前我國正在開展全方位的干部人事檔案專項審核工作，改革新形勢下的檔案管理所面臨著更大的挑戰(zhàn)。本文簡要闡述了開展干部人事檔案審核工作的相關(guān)背景，也分析了在審核過程中，我國高校人事檔案中存在許多問題，如信息不明確、材料丟失等，這些問題都不利于檔案審核工作的順利開展。為減少今后因這些原因給工作造成困難，從建立長效機制、優(yōu)化審核制度、完善歸檔制度、增強檔案意識、推進人事檔案信息化建設(shè)等方面提出了相應的解決措施，以期為相關(guān)工作者提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案 問題對策 思考

一、高校人事檔案工作存在的問題及原因

隨著檔案審核工作的陸續(xù)開展，多數(shù)高校已經(jīng)進行了本校的人事檔案審核與管理工作，但仍舊達不到國家規(guī)定的專項審核標準，干部人事檔案中存在的信息不明確和材料缺失等問題亟待解決，經(jīng)調(diào)查研究后我們發(fā)現(xiàn)，引發(fā)這些問題的原因多樣，與內(nèi)部、外部、個人和組織都有一定的關(guān)聯(lián)。

1.對檔案重要性認識不夠，檔案意識缺乏。一是個人缺乏檔案意識。在檔案審核的過程中，由于個人的書寫失誤導致檔案信息出錯。造成這一問題的原因之一是因為個人態(tài)度，在填寫資料時馬虎大意，不夠謹慎，缺乏檔案意識。其二可能是因為員工弄虛作假，追求個人利益，導致檔案信息不真實以及材料確實的問題。二是有關(guān)部門缺乏檔案意識。材料部門對于人事檔案不夠重視，在材料形成的過程中做不到嚴格把關(guān)，缺乏責任意識，致使材料的形成與移交出現(xiàn)延遲，材料積壓過多，會直接影響到檔案的轉(zhuǎn)遞，人員無法順利的轉(zhuǎn)崗，影響了整體工作進程。此外，檔案管理部門缺乏工作積極性，面對諸多的檔案，怕麻煩不肯主動去收集材料，在審核時態(tài)度過于隨意，使得部分不合格的材料也歸入個人檔案，造成檔案混亂的現(xiàn)象。

2.材料形式多樣，把握難度大。我國辦學形式呈現(xiàn)多樣化，學歷、學位材料以及個人經(jīng)歷存在差異性，學籍檔案也多種多樣。對于不同層次的學籍材料，我國有明確的規(guī)定，但由于每所高校要求不一，從而加大了檔案材料的收集難度，鑒定起來也有一定的困難，在審核時不達標難以及時上交。除此之外，大部分人對于學位政策沒有一個充分的了解，導致資料填寫錯誤，如在職教育、全日制等學歷顛倒。

3.檔案管理水平有待提高。一是制度建設(shè)還不夠完善。為了響應國家政策，各所高校都建立了檔案規(guī)章制度，雖然取得了一定成效，但仍舊存在弊端，如制度落實受到阻礙、缺乏執(zhí)行力度等問題。有部分高校是通過檔案館對人事檔案進行管理的，檔案在經(jīng)過一系列的調(diào)動以及任免工作后，才能到達檔案管理部門的手上，導致管理部門無法及時的對檔案進行審核，只能事后補救，這大大影響了檔案管理的工作效率。再加上學校對檔案管理不夠重視，管理部門缺乏制度支持，導致檔案材料頻頻出現(xiàn)問題。二是工作人員水平有待提高。工作人員的水平與工作效率密切相關(guān)，管檔人員未能有效落實人事工作的相關(guān)政策，在審核、鑒定檔案方面，沒有嚴格的工作規(guī)定，工作人員未能充分認識到檔案規(guī)章制度的重要性，使得工作中出現(xiàn)了材料失真、缺失以及收集困難的問題。三是信息化建設(shè)滯后。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，高校人事檔案管理也趨向信息化，但信息化建設(shè)還處于起步階段，僅僅是將個人信息、檔案目錄、檔案索引目錄輸入計算機中，無法對其進行有效的管理。這說明人事檔案管理水平過低，查找起來過于麻煩，檔案的使用受到嚴重影響。另外，檔案管理平臺缺乏透明度，學生無法對其進行有效的監(jiān)督。

二、做好高校人事檔案管理工作的建議

此次專項審核的工作主體是領(lǐng)導干部的人事檔案，其它的認識檔案雖然可以通過任前或轉(zhuǎn)遞檔案審核制度來完善，但卻只能在事后進行，超過規(guī)定的時間越久，補救難度越大。針對這以問題，筆者認為可以從機制、材料、觀念以及信息化建設(shè)著手，對高校人事檔案進行有效管理，具體如下：

1.建立長效機制，提升管理水平。根據(jù)高校檔案工作是實際開展情況，具體分析現(xiàn)有的規(guī)章制度，查漏補缺，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，為檔案管理工作的進行提供保障。此外，還要建立責任追究制度，加強監(jiān)管力度，盡量避免出現(xiàn)工作失誤、弄虛作假所帶來的消極影響，一旦出現(xiàn)，要對干部進行問責并予以處罰，保證檔案管理的嚴謹性與規(guī)范性。還需要注意的一點是，防范與協(xié)調(diào)機制的建立也是十分必要的，各部門之間將強聯(lián)系，有情況及時通報，進一步加大執(zhí)行力度。使工作人員意識到人事檔案的重要性。通過建立以上幾種長效機制，不僅能夠促使其在人事調(diào)動、任免及晉升方面充分發(fā)揮作用，還能夠提升檔案管理水平，鞏固審核工作成果。

2.進一步完善歸檔制度，把好材料入口關(guān)。

2.1完善歸檔制度，歸檔制度只要包括檔案的收集、修訂和鑒別歸檔工作。根據(jù)實際工作需要，每所院校可以結(jié)合自身特點對歸檔范圍進行修改，將教師科研成果與學術(shù)水平等新內(nèi)容融入到其中，最大限度的發(fā)揮人事檔案的作用和價值。對于歸檔內(nèi)容，其一可以根據(jù)高校學籍材料的差異性進行統(tǒng)一的規(guī)定，其二對于無法統(tǒng)一的項目只對學歷學位進行審核即可。即一份或幾份材料上能如實反應學生入學、成績、畢業(yè)、學位等內(nèi)容，這時就不需要一一對應的表格材料，減少工作負擔，提高了檔案管理效率。當前高校辦學形式多樣，由以往的經(jīng)驗得知，第二種方法更加適用，歸檔人員首先要根據(jù)審核要求對材料進行篩查，及時剔除不合格的材料，其后由檔案管理金源進行最后的審核與鑒定，協(xié)調(diào)各個崗位的工作，充分發(fā)揮人員效用，改進工作方式，進而提高工作效率。

2.2從源頭抓起，把好材料入口關(guān)。材料形成部門應當對材料書寫作出明確的規(guī)定，使得材料內(nèi)容、格式更加規(guī)范，尤其是招聘或調(diào)動材料更需要特別注意，改變以往的書寫方式，促進材料內(nèi)容更加詳實具體，保證材料的真實性、可用性。面對材料收集困難的情況，需要檔案管理部門進一步拓寬收集渠道，對材料進行嚴格把關(guān)，找出問題并及時加以補救。

3.改變觀念要以此為契機，增強檔案意識。一是改變觀念，使管理人員充分認識到人事檔案的重要意義和作用，提高其工作積極性，倡導嚴謹負責的工作作風，保證檔案材料的正確填寫、認真審核并及時歸檔。二是呼吁各有關(guān)部門加大對人事檔案的重視力度。在日常工作中，要求工作人員時刻保持端正的態(tài)度、培養(yǎng)嚴格要求、細心負責的意識，并在工作過程中不斷積累業(yè)務知識，提升自身水平素養(yǎng)。材料形成部門應當嚴格按照檔案規(guī)章制度行事，檔案管理人員要熟悉干部人事、教學科研等相關(guān)政策規(guī)定，同時不斷提高自身的審核鑒別水平，認真謹慎、嚴格把關(guān)，避免問題材料的產(chǎn)生、確保能夠及時歸檔以及檔案的完整性。

4.推進人事檔案信息化建設(shè)。一要加強檔案材料數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，促進檔案向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變。通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫來提高檔案的利用效率，使得檔案管理更加規(guī)范、有效。二要建立人事檔案信息局域網(wǎng)。建立人事檔案信息平臺，設(shè)置密鑰申請，職工在通過了身份認證之后才能夠查詢自己的檔案信息。三要重視檔案編研。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案的作用，需要擴大檔案的服務范圍、拓寬服務途徑，對檔案數(shù)據(jù)進行挖掘與分析，利用好信息的潛在價值。四要加強安全保密管理，通過一系列的強化措施，為檔案信息提供安全保障，使人事檔案能夠更好地發(fā)揮作用，服務于學校與社會。

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