財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)關(guān)鍵因素研究

臧笛印

摘要：2000年財(cái)務(wù)共享服務(wù)后陸續(xù)在國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)中得到應(yīng)用，在效率、成本節(jié)約和集團(tuán)管控等方面取得良好效果，但如何成功實(shí)施從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式到財(cái)務(wù)共享的模式轉(zhuǎn)變，作者以國(guó)內(nèi)汽車(chē)行業(yè)第一家實(shí)施財(cái)務(wù)共享的S公司為例，總結(jié)實(shí)施的關(guān)鍵因素，以期為其他企業(yè)共享中心實(shí)施提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；關(guān)鍵因素；汽車(chē)行業(yè)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)最初起源于20世紀(jì)80年代的美國(guó)福特汽車(chē)，2000年后國(guó)內(nèi)企業(yè)中如中興通信、華為、海爾、長(zhǎng)虹等企業(yè)集團(tuán)也開(kāi)始嘗試采用共享服務(wù)方式集中處理集團(tuán)內(nèi)各分子公司部分財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。所謂財(cái)務(wù)共享是將企業(yè)大量、重復(fù)的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)從企業(yè)個(gè)體中抽出，集中到一個(gè)全新的自主業(yè)務(wù)單元（共享中心）完成，目的在于提高企業(yè)效率、創(chuàng)造更高價(jià)值、節(jié)約成本以及提高服務(wù)質(zhì)量以提升員工滿(mǎn)意度。

本文的研究目的：擬對(duì)中國(guó)汽車(chē)行業(yè)率先采取財(cái)務(wù)共享中心模式的S公司進(jìn)行研究，以案例分析結(jié)合文獻(xiàn)研究，側(cè)重于共享中心建設(shè)的成功要素，總結(jié)其成功經(jīng)驗(yàn)，為其他企業(yè)計(jì)劃、實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心提供參考。

共享中心的研究概述。關(guān)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的收益國(guó)內(nèi)外學(xué)者基于案例研究和實(shí)證研究的結(jié)論較為一致，時(shí)廣軍、張艷在一篇綜述文章中概括共享服務(wù)的主要收益包括：（1）通過(guò)規(guī)模效應(yīng)提升效率，降低成本；（2）通過(guò)專(zhuān)業(yè)分工等改善服務(wù)質(zhì)量；（3）強(qiáng)化核心業(yè)務(wù)。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)交由共享中心處理后專(zhuān)業(yè)人員，便于核心業(yè)務(wù)部門(mén)更快更準(zhǔn)確運(yùn)作；（4）提高監(jiān)控管理，財(cái)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)、透明，有利于管理層進(jìn)一步監(jiān)管；（5）增強(qiáng)創(chuàng)新能力；（6）減少風(fēng)險(xiǎn)[1]。同時(shí)在共享中心建設(shè)的關(guān)鍵因素方面，國(guó)內(nèi)學(xué)者何瑛、周訪以實(shí)證方法研究得出的結(jié)論是，戰(zhàn)略規(guī)劃、流程管理、信息系統(tǒng)、組織設(shè)計(jì)、人員管理及績(jī)效管理均對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的價(jià)值產(chǎn)生顯著的正向影響，且各關(guān)鍵因素對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的價(jià)值的影響程度排序?yàn)椋簯?zhàn)略規(guī)劃>信息系統(tǒng)>流程管理>組織結(jié)構(gòu)>績(jī)效管理>人員管理[2]。張瑞君、陳虎、張永翼在中興通訊的案例研究中總結(jié)到財(cái)務(wù)組織變革、建立集成網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、優(yōu)化核心業(yè)務(wù)流程和規(guī)劃財(cái)務(wù)共享中心的考評(píng)體系[3]。本文則希望從S公司案例出發(fā)，研究較一體化的汽車(chē)企業(yè)的共享中心建設(shè)的關(guān)鍵因素。

一、案例綜述

（一）共享中心概況

S公司是一家中外合資整車(chē)制造企業(yè)，成立于1990年代，主營(yíng)轎車(chē)和零配件的生產(chǎn)銷(xiāo)售。隨著企業(yè)的發(fā)展，公司于2002年起陸續(xù)在異地收購(gòu)了2家整車(chē)企業(yè)，開(kāi)啟了跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)之路。并購(gòu)之初各個(gè)生產(chǎn)基地均有獨(dú)立的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)。2008年國(guó)際金融危機(jī)也深深影響了中國(guó)汽車(chē)工業(yè)，為度過(guò)行業(yè)寒冬，在降本增效的公司戰(zhàn)略下，財(cái)務(wù)部門(mén)也大力地推進(jìn)財(cái)務(wù)管理變革，于2009年起相繼成立了應(yīng)付、總賬、應(yīng)收、內(nèi)控、系統(tǒng)支持、固定資產(chǎn)等模塊的財(cái)務(wù)共享中心，有效控制了人力成本，為財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變提供強(qiáng)有力支撐。

為降低變革風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過(guò)渡，共享中心的建設(shè)采用分步建設(shè)的方法，實(shí)施過(guò)程中分模塊、分流程逐步梳理現(xiàn)有流程，并對(duì)現(xiàn)有各公司流程進(jìn)行整合、調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)流程統(tǒng)一，同時(shí)提升財(cái)務(wù)服務(wù)效率，在新流程中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控，并發(fā)揮財(cái)務(wù)共享下財(cái)務(wù)管理對(duì)公司的轉(zhuǎn)型起到的價(jià)值引導(dǎo)的作用。經(jīng)過(guò)一年時(shí)間，財(cái)務(wù)部按照項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃分步實(shí)施了應(yīng)付中心、總賬中心、應(yīng)收中心、系統(tǒng)支持中心、內(nèi)控中心、固定資產(chǎn)中心。

2013年后公司在積累了前期經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，相繼籌建了資金中心、成本中心、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中心。為充分利用各基地現(xiàn)有資源及優(yōu)化成本的考慮，將應(yīng)付中心和成本中心從總部遷移到外省基地，實(shí)現(xiàn)共享中心的靈活布局，資源配置更高效。這一階段，系統(tǒng)覆蓋率較高，內(nèi)控體系進(jìn)一步完善，貫徹制度+科技的策略提升公司抵抗內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)能力，新成立的公司的業(yè)務(wù)也快速融入會(huì)計(jì)核算及資金管理體系。

S公司財(cái)務(wù)共享中心在實(shí)施過(guò)程中，以流程優(yōu)化和再造為抓手，通過(guò)組織架構(gòu)的整合，并以信息系統(tǒng)為紐帶整合統(tǒng)一各地流程，使共享中心體現(xiàn)出業(yè)務(wù)流程化、組織扁平化、作業(yè)信息化特點(diǎn)。

（二）共享中心成效

共享中心的實(shí)施不僅顯著降低人工成本，提高效率，更將財(cái)務(wù)行政流程與企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，有效控制流程風(fēng)險(xiǎn)、提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，保證公司總體戰(zhàn)略得到有效的貫徹落實(shí)。總體來(lái)看，公司共享中心的實(shí)施取得以下成效：

1.在合規(guī)前提下降低成本并規(guī)范業(yè)務(wù)流程

截至2016年公司均獲得財(cái)政部門(mén)評(píng)選的“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信用等級(jí)A類(lèi)單位”，多次獲得“企業(yè)資信等級(jí)AAA ”稱(chēng)號(hào)。其財(cái)務(wù)人員占公司總?cè)藬?shù)約0.8%，達(dá)到較高水平。如果按業(yè)務(wù)量增幅比較共享中心實(shí)施前后，實(shí)際人員下降約50%。同時(shí)中心統(tǒng)一處理各地業(yè)務(wù)，流程統(tǒng)一規(guī)范。

2.風(fēng)險(xiǎn)管控科學(xué)化、流程化、全員化

共享中心在制訂風(fēng)險(xiǎn)管控策略時(shí)依據(jù)美國(guó)薩班斯法案（SOX）及中國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求，建立基于風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)控制流程，并年度進(jìn)行內(nèi)控測(cè)試的標(biāo)準(zhǔn)程序。同時(shí)，共享中心也積極介入新業(yè)務(wù)的流程制定，進(jìn)行事前的流程風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，并為業(yè)務(wù)提供風(fēng)險(xiǎn)控制的咨詢(xún)和指導(dǎo)，促進(jìn)業(yè)務(wù)部門(mén)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，引導(dǎo)部門(mén)將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入流程并通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，用主動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警推動(dòng)業(yè)務(wù)端改善。

二、S公司財(cái)務(wù)共享中心關(guān)鍵因素

通過(guò)兩個(gè)階段的建設(shè)，S公司的共享中心逐步涵蓋從一般會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)到資金集中管理以及成本會(huì)計(jì)等較廣泛的財(cái)務(wù)領(lǐng)域，通過(guò)與公司財(cái)務(wù)管理人員探討，總結(jié)中心成功實(shí)施的關(guān)鍵因素有以下幾方面：

（一）一體化管理戰(zhàn)略

從2003年開(kāi)始通過(guò)收購(gòu)異地工廠開(kāi)始，公司對(duì)跨地區(qū)運(yùn)營(yíng)中總部和基地間的角色分工逐步清晰，即基地為公司制造中心，產(chǎn)品研發(fā)、采購(gòu)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等功能由總部承擔(dān)，基地為成本中心，對(duì)制造質(zhì)量和效率負(fù)責(zé)?？偛扛髀毮懿块T(mén)逐步統(tǒng)一各項(xiàng)管理制度，使各項(xiàng)制度能夠覆蓋總部和各基地，建立各基地和總部一致的制度環(huán)境，從而為制度的執(zhí)行及相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)共享處理建立了有利的制度基礎(chǔ)。統(tǒng)一的管理環(huán)境使得諸如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)付、資金管理等業(yè)務(wù)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)上也簡(jiǎn)單高效，提供流程共享的基礎(chǔ)。

（二）統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策與科目

統(tǒng)一的會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)科目有利于共享中心的業(yè)務(wù)處理，也有利于公司間的合并報(bào)表以及后續(xù)的財(cái)務(wù)報(bào)告，各企業(yè)間財(cái)務(wù)報(bào)告也具有可比性。統(tǒng)一的會(huì)計(jì)政策使得總賬會(huì)計(jì)在處理業(yè)務(wù)時(shí)各公司間的業(yè)務(wù)處理原則、分錄科目等一致，報(bào)表結(jié)構(gòu)統(tǒng)一，在運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)往往只要將需要出具報(bào)告的公司代碼變動(dòng)就可以得到相應(yīng)公司的財(cái)務(wù)報(bào)告。

（三）流程優(yōu)化與共享

流程優(yōu)化與共享，在共享中心建設(shè)之初，針對(duì)財(cái)務(wù)同質(zhì)化的業(yè)務(wù)，首先診斷出現(xiàn)有的流程中冗余、各企業(yè)之間流程差異大的環(huán)節(jié)；其次依照公司業(yè)務(wù)大環(huán)境及簡(jiǎn)明、高效、規(guī)范化等要求，重新設(shè)計(jì)原有流程，對(duì)于無(wú)增值的流程直接去除，對(duì)于差異大的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，從而實(shí)現(xiàn)建立適宜各家公司的標(biāo)準(zhǔn)化、高效的財(cái)務(wù)共享流程。以共享中心建設(shè)中的應(yīng)付發(fā)票校驗(yàn)流程為例，通過(guò)增加發(fā)票預(yù)校驗(yàn)環(huán)節(jié)，把供應(yīng)商和企業(yè)的溝通前移，去除發(fā)票檢驗(yàn)過(guò)程中數(shù)據(jù)不匹配、差錯(cuò)退回、票據(jù)跟蹤、信息交互慢等低價(jià)值環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票開(kāi)具即匹配的前置環(huán)節(jié)，從而大幅提升流程效率。這樣的流程優(yōu)化與共享遍布整個(gè)共享中心實(shí)施的各個(gè)模塊，從而實(shí)現(xiàn)共享中心在效率提升和客戶(hù)滿(mǎn)意度方面的改進(jìn)。

（四）高度系統(tǒng)化

自成立以來(lái)，公司從未停止過(guò)信息化建設(shè)的步伐，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，全面提升流程效率，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化與高效，也為內(nèi)控實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。公司系統(tǒng)建設(shè)以ERP軟件SAP為核心，處理企業(yè)運(yùn)營(yíng)的產(chǎn)、供、銷(xiāo)等核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并為滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)對(duì)象的管理目標(biāo)而實(shí)施了面向經(jīng)銷(xiāo)商、供應(yīng)商、員工、業(yè)務(wù)部門(mén)的經(jīng)銷(xiāo)商業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)商在線系統(tǒng)、員工辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、企業(yè)與銀行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的銀企直連系統(tǒng)與電子銀票系統(tǒng)等，并實(shí)現(xiàn)這些專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與SAP的全面集成。其中財(cái)務(wù)共享中心相關(guān)系統(tǒng)是公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃的重要組成部分，通過(guò)對(duì)應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、成本模塊、總賬模塊、采購(gòu)審批及各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)流程的主要系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，基本實(shí)現(xiàn)了全流程的信息平臺(tái)建設(shè)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高覆蓋，使得財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)能更好的進(jìn)行業(yè)務(wù)上下游銜接，避免大量的手工操作，對(duì)業(yè)務(wù)的管理控制也更為高效，同時(shí)系統(tǒng)的建設(shè)也最大限度地提高各業(yè)務(wù)的集成，保證業(yè)務(wù)流程高效銜接與數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確無(wú)誤，是數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享的基礎(chǔ)。

（五）財(cái)務(wù)流程前置化

前置化原則指的是采集數(shù)據(jù)的位置往前移至業(yè)務(wù)端，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，此原則大量應(yīng)用于國(guó)內(nèi)外各大財(cái)務(wù)共享中心。財(cái)務(wù)共享中心側(cè)重于提供基礎(chǔ)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并形成相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證，并通過(guò)結(jié)賬過(guò)程從而最終出具財(cái)務(wù)報(bào)告。業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)工作的對(duì)象，也是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的源頭，通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，把財(cái)務(wù)處理節(jié)點(diǎn)前置到業(yè)務(wù)源頭，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)鏈上下游的數(shù)據(jù)共享，不僅達(dá)到了“源頭收集、全流程可用”的效果，避免重復(fù)收集數(shù)據(jù)，提高流程效率；而且前置化采集的數(shù)據(jù)更為全面、準(zhǔn)確，為財(cái)務(wù)后期的數(shù)據(jù)分析提供了基礎(chǔ)；再者，業(yè)務(wù)端的財(cái)務(wù)意識(shí)通過(guò)前置化要求而逐漸得以培養(yǎng)，這給公司推行財(cái)務(wù)制度、加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制創(chuàng)造了良好條件。

三、總結(jié)與發(fā)展展望

S公司的共享中心建設(shè)實(shí)現(xiàn)了效率提升、成本節(jié)約與風(fēng)險(xiǎn)控制改進(jìn)的管理目標(biāo)，總結(jié)其建設(shè)的關(guān)鍵成功因素包括：一體化戰(zhàn)略、統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策和科目、流程優(yōu)化與共享、系統(tǒng)化。

共享中心的建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，共享中心的建設(shè)也需與時(shí)俱進(jìn)，以合規(guī)和高效為目標(biāo)，不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，提高效率，確保業(yè)務(wù)處理的合規(guī)和正確，從而保證最終的財(cái)務(wù)報(bào)告的公允體現(xiàn)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，同時(shí)為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)提供更多支持。

（一）實(shí)現(xiàn)更加高度信息化、無(wú)紙化、自動(dòng)化的處理流程是企業(yè)共享中心的必然發(fā)展趨勢(shì)。共享中心往往需要處理異地實(shí)體企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，各類(lèi)原始憑證等紙質(zhì)文檔的傳輸是實(shí)際業(yè)務(wù)中影響效率的一項(xiàng)因素，但隨著2015年末修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和國(guó)家稅務(wù)總局頒布的《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》等相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)，相關(guān)會(huì)計(jì)檔案、稅務(wù)憑據(jù)的無(wú)紙化已在制度層面得到肯定，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的提質(zhì)增效創(chuàng)造了良好的制度環(huán)境。共享中心可以充分利用制度帶來(lái)的效率提升的機(jī)會(huì)，將業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化、無(wú)紙化得到進(jìn)一步的提升，從而支持財(cái)務(wù)工作重心由業(yè)務(wù)處理到業(yè)務(wù)支持的轉(zhuǎn)型[4]。

（二）共享中心向數(shù)據(jù)中心的價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)變。共享中心通過(guò)業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化和自動(dòng)化等手段提升業(yè)務(wù)處理效率，同時(shí)，系統(tǒng)化、規(guī)范化也帶來(lái)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化和一致性、集中存儲(chǔ)等便利，如何利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值，為業(yè)務(wù)決策提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)輔助。

（三）拓展業(yè)務(wù)范圍，國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)施共享服務(wù)多為財(cái)務(wù)共享，從國(guó)外經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，更加廣泛的業(yè)務(wù)領(lǐng)域如信息系統(tǒng)支持、人力資源服務(wù)、法律服務(wù)、采購(gòu)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域也多有實(shí)踐，擴(kuò)張共享服務(wù)的業(yè)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域，把財(cái)務(wù)共享的收益擴(kuò)展到更多業(yè)務(wù)種類(lèi)，從而實(shí)現(xiàn)支持企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)拓展。

展望共享中心在中國(guó)的發(fā)展，其在效率提升、成本節(jié)約的同時(shí)還有利于集團(tuán)管控，優(yōu)勢(shì)突出，如在無(wú)紙化、提升效率、創(chuàng)造數(shù)據(jù)價(jià)值、拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域等方面得到發(fā)展，必將在未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

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（作者單位：中國(guó)福利會(huì)）