事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

付永輝

摘 要 事業(yè)單位是推動(dòng)我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要組織，在我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著不可替代的作用。在事業(yè)單位正常營(yíng)運(yùn)過(guò)程中，人事調(diào)動(dòng)及檔案更新時(shí)有發(fā)生，這就需要事業(yè)單位檔案管理人員加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，以方便人事檔案的查閱和調(diào)用，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。對(duì)此，本文探討了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，提出了相關(guān)建設(shè)對(duì)策，以期能夠有效提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè)

人事檔案是對(duì)個(gè)人資料、工作情況、政治面貌等的記錄，是事業(yè)單位選拔和任用人員的重要參考依據(jù)。當(dāng)前，我國(guó)的事業(yè)單位在營(yíng)運(yùn)當(dāng)中或多或少借鑒了企業(yè)運(yùn)作模式，這讓單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)運(yùn)作得到了完善，并對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求。部分事業(yè)單位在人事檔案管理工作具體開(kāi)展過(guò)程中，成立了相關(guān)責(zé)任部門及研究小組，對(duì)人事檔案資源深入挖掘，使之得到充分利用，進(jìn)一步提升了人事檔案資源的利用率。但有些單位在人事檔案管理過(guò)程中，依然遵循傳統(tǒng)模式，主要以紙質(zhì)檔案為主，這不僅加大了檔案管理人員的工作量，還致使信息更新不及時(shí)、信息調(diào)閱不方便、信息共享程度低，大大降低了人事檔案的利用率，未能充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，且一旦出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失或缺損，會(huì)對(duì)職工權(quán)益造成嚴(yán)重影響。因此，加快事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)十分必要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都開(kāi)始大量引進(jìn)和應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展工作，事業(yè)單位的人事檔案管理也面臨著管理方式的革新，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，成為了事業(yè)單位人事檔案管理工作的重中之重?？傮w來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)具有如下重要意義：

第一，有利于簡(jiǎn)化歸檔流程，提高檔案管理工作效率。利用信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類和歸檔，可按不同類型將人事檔案分為不同信息模塊，并按照各自時(shí)間線進(jìn)行排序。即，對(duì)于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對(duì)此后年份生成的檔案，則可根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)信息錄入后，備注“簡(jiǎn)化處理”字樣，由此極大程度簡(jiǎn)化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，檔案的信息化建設(shè)不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時(shí)間，同時(shí)這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，提高人事檔案管理工作效率。

第二，有利于減少管理成本。事業(yè)單位對(duì)人員信息的調(diào)查了解較為嚴(yán)格，覆蓋面較廣，人事檔案信息包含人員的各種資料，這就使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資料較多，需占用較大存儲(chǔ)空間，并需對(duì)這些檔案資料進(jìn)行防火、防潮、防蟲、防霉變等各種管理，需投入的管理成本較高。而人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，上述問(wèn)題則不會(huì)出現(xiàn)，僅需做好資料備份和計(jì)算機(jī)安全維護(hù)即可，能有效減少人事檔案管理成本。

第三，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的多樣化管理。事業(yè)單位的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時(shí)記錄保存。而人事檔案的信息化建設(shè)能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲(chǔ)存人員的各類信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的多樣化存儲(chǔ)，更好地豐富人員信息資料，為事業(yè)單位人員的選拔工作提供有效參考。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

事業(yè)單位人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對(duì)真實(shí)與全面，不僅要及時(shí)剔除無(wú)效、虛假信息，確保信息真實(shí)，還應(yīng)擴(kuò)大存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類存儲(chǔ)，建立與需求對(duì)應(yīng)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為單位人才選用提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。具體實(shí)踐中，筆者就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)對(duì)策，分析如下：

（一）強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)，夯實(shí)管理人員專業(yè)基礎(chǔ)

事業(yè)單位人事檔案管理人員在夯實(shí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)信息技術(shù)，樹(shù)立信息化管理意識(shí)，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識(shí)指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等系列工作的開(kāi)展。同時(shí)，要基于信息化建設(shè)的工作實(shí)際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個(gè)人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲(chǔ)存。此外，還要端正單位各職能部門對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識(shí)，以保障檔案管理工作自上而下有序開(kāi)展，落到實(shí)處。

（二）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率

事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，以極大程度提高檢索效率。對(duì)此，工作實(shí)踐中可結(jié)合單位實(shí)際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時(shí)，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級(jí)別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時(shí)，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體工作效率。

（三）以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入力度

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開(kāi)穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。因此，單位需結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求，及時(shí)配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購(gòu)置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障信息化建設(shè)工作開(kāi)展擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，能使人事檔案管理由被動(dòng)接收檔案逐步過(guò)渡為主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值。

（四）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善人事檔案信息化管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理工作的完善還需單位其他部門的積極配合，畢竟人事檔案更新速度快，且信息資料多而雜，僅靠檔案部門一己之力很難做到資料收集的及時(shí)與全面。對(duì)此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)會(huì)同各部門管理人員擬定規(guī)范的《人事檔案信息化管理制度》，如要求人事部門對(duì)新進(jìn)人員信息按照規(guī)范的電子文檔進(jìn)行填寫，再傳送給檔案部門保存，其他部門對(duì)于人員的最新信息（如受到的行政處罰等）也需按統(tǒng)一的電子表格進(jìn)行信息填寫，并及時(shí)交給檔案部門歸檔管理。如此，將實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的規(guī)范化管理，提高工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，但在信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位人事檔案管理人員還需增強(qiáng)安全管理意識(shí)，及時(shí)解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，避免因人事檔案信息資料的泄露而給相關(guān)人員帶來(lái)不必要的麻煩。此外，事業(yè)單位人事檔案管理人員還應(yīng)努力提高業(yè)務(wù)能力，熟悉人事檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)與各部門的合作交流，以保障人事檔案的規(guī)范化管理，切實(shí)提高工作效果。

（作者單位為吉林省交通運(yùn)輸廳瀝青儲(chǔ)運(yùn)站）

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