文書檔案的現(xiàn)代化管理策略探討

摘 要 文書檔案涉及內(nèi)容多而繁雜，需要對各種資料進(jìn)行周期性、細(xì)節(jié)瑣碎的收集整理和加工利用。企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)該高度重視文書檔案管理工作，在信息化水平較高的今天，結(jié)合信息化技術(shù)，不斷提高其利用效率且加大文書檔案現(xiàn)代化管理力度，使得文書檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范。文中探討了文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義、現(xiàn)狀及策略以此不斷完善文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 文書檔案管理 現(xiàn)代化 管理策略

一、引言

計算機(jī)技術(shù)日益更新，文書管理自然也需要跟上時代步伐，運用信息化的管理手段和管理設(shè)備，促進(jìn)文書檔案的信息化、現(xiàn)代化，在更好滿足檔案利用的同時，也促進(jìn)本單位文書檔案信息化的發(fā)展。深入學(xué)習(xí)文書檔案現(xiàn)代化管理，對提升企業(yè)管理水平有很大的幫助。

二、文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義

文書檔案是指，在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性的檔案，[1]如機(jī)關(guān)、事業(yè)單位在行政管理中產(chǎn)生的請示、通知、報告、總結(jié)、會議記錄等文件材料。使用文書檔案來命名是因為對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規(guī)范，是企業(yè)管理制度能否履行的關(guān)鍵，對企業(yè)單位的形象及發(fā)展具有重要影響。文書檔案在現(xiàn)代化管理中是非常重要的，管理的科學(xué)性決定著文書檔案的科學(xué)性和系統(tǒng)性，是文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代化程度高速發(fā)展的今天，文書檔案管理可以通過合理運用信息技術(shù)，構(gòu)建合理體系，提升文件管理的效率，確保文書檔案管理的高效運行。

三、文書檔案管理中存在的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理理念比較陳舊

文書檔案管理是一項具有全局性、長期性的工作，對企業(yè)、事業(yè)單位的未來發(fā)展具有一定影響，在信息化程度較高的現(xiàn)代社會，能夠運用科學(xué)的管理理念歸整檔案，從而達(dá)到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因，使得管理理念不夠新穎，跟不上信息化的節(jié)奏，所以當(dāng)前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下，企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)市場需求，結(jié)合數(shù)據(jù)庫、智能化系統(tǒng)等有針對性的方式對文書檔案進(jìn)行管理?？墒且膊坏貌幻媾R最現(xiàn)實的問題，就是當(dāng)前許多單位在發(fā)展過程中規(guī)劃不足，對目前的經(jīng)濟(jì)形勢的認(rèn)識還不夠深刻，檔案管理的重視程度更是無暇顧及，所以依舊采用最簡單傳統(tǒng)的管理方式，這在一定程度上制約了檔案工作的開展。

（二）文書檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前很多單位在對文書管理方面存在隨意化的問題，相關(guān)監(jiān)督制度也缺乏執(zhí)行力，對檔案是平時不注重管理，檢查就一把抓瞎。但不得不說國內(nèi)目前對文書檔案管理還是非常缺乏相應(yīng)的管理手段，管理方式甚至停滯在陳舊模式上，因此制約了檔案工作的順利開展。

（三）管理人員的綜合能力水平有限

目前，很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業(yè)性、隨意性、缺乏積極性的現(xiàn)狀。一方面是因為缺乏檔案專業(yè)管理知識和管理手段，另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少，這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚，對專業(yè)化、信息化的管理沒有概念，對檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態(tài)。由于管理隨意、混亂，使很多問題得不到及時高效的解決，從而影響了企業(yè)檔案工作的開展。

四、文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）加強(qiáng)對文書檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識

21世紀(jì)以來，市場經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步前進(jìn)，企業(yè)、事業(yè)單位越來越重視未來的規(guī)劃和發(fā)展，其中文書檔案管理的作用也變得更加重要，檔案工作中產(chǎn)生的包括決定、批復(fù)、通知、會議記錄、計劃和總結(jié)等越來越多，檔案管理已然成為企業(yè)、事業(yè)單位管理公司的一個重要渠道。[2]單位應(yīng)該在重視文書檔案管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)管理人員對文書檔案運用現(xiàn)代化信息技術(shù)策略管理的認(rèn)識，根據(jù)單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化，再細(xì)劃各項工作細(xì)節(jié)，各司其職，進(jìn)一步完善檔案管理體系，做到定期甄別鑒定、到期銷毀。

（二）不斷完善和健全文書檔案管理體系

文書檔案管理能夠有條不紊地推進(jìn)，最重要的一點就是文書檔案管理一定要成體系，這也是企業(yè)單位各項工作快速高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。即“建立完善的管理體系——建立長效的管理機(jī)制——建立穩(wěn)定的管理隊伍”。首先，建立完善的管理體系包括建立自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項工作有序開展，使得管理處于一種動態(tài)平衡；后者是對員工的各項管理機(jī)制，只有使得領(lǐng)導(dǎo)部門和員工之間有更多的合作和溝通，才能使各項工作責(zé)任到人、落到實處。其次，建立長效的管理機(jī)制是指建立穩(wěn)定長效的管理運行機(jī)制，從管理的角度對文書檔案進(jìn)行具體的、細(xì)節(jié)的規(guī)范。如施工企業(yè)單位，因其工作性質(zhì)的特殊性，分管文書檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和人員常處于動態(tài)管理模式，經(jīng)常隨著施工進(jìn)度調(diào)整工作崗位，也就是說文書檔案工作無專人負(fù)責(zé)管理，常常是前一任調(diào)走，未進(jìn)行有效的工作交接，下一任對此項業(yè)務(wù)不熟悉，工作無從下手，往往按照個人意愿進(jìn)行文件整理，導(dǎo)致文件無序堆放，檔案利用工作無法開展。解決這類問題最有效的方式就是建立長效的管理機(jī)制，從領(lǐng)導(dǎo)抓起，層層負(fù)責(zé)，使文件由專人負(fù)責(zé)，專人保管，專人利用，人員更替時做好檔案移交手序。移交時要同步做好電子文件的移交歸檔，以便工作查考利用，提高檔案管理效率。第三，建立穩(wěn)定的管理隊伍，就是要配備專、兼職檔案管理人員，使他們的工作崗位相對穩(wěn)定，業(yè)務(wù)相對簡單，使他們能夠潛心的對文書檔案進(jìn)行專項管理，避免工作任務(wù)繁雜導(dǎo)致工作遺漏或失誤，從而確保文件的安全和科學(xué)有效利用。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，穩(wěn)步推進(jìn)現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理的水平高低很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展的效益和前景。文書檔案現(xiàn)代化管理水平如何，是體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。所以要提高企業(yè)效益，務(wù)必要加大對檔案現(xiàn)代化管理的投入。建立健全檔案基礎(chǔ)設(shè)施的購置與配備，檔案館庫的建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，檔案信息管理軟件的到位，文件流程與檔案系統(tǒng)軟件的無縫對接，具有信息化管理水平的人員配備等，這些都是文書檔案現(xiàn)代化得以開展的基本條件。其次，還要選拔具備一定的學(xué)習(xí)能力、表達(dá)能力、執(zhí)行能力，具有既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂計算機(jī)基本技能的檔案人員充實到檔案隊伍，對他們進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化管理的培訓(xùn)，使他們把所學(xué)知識運用到實際工作中來，并能通過學(xué)習(xí)掌握各項管理手段，從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時，還要對他們進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用，運用計算機(jī)知識對文書檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎(chǔ)上得到更好的提升，強(qiáng)化檔案信息化管理水平，實現(xiàn)文書檔案一體化，從而更加方便快捷的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好利用服務(wù)。

五、結(jié)語

計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，運用信息化手段對文書檔案進(jìn)行管理已經(jīng)是社會發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。想要真正提升文書檔案管理的水平，把信息化技術(shù)運用在其中，一方面需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，另一方面要構(gòu)建具有建設(shè)力和執(zhí)行力的文書檔案管理隊伍，能落實管理制度，充分運用現(xiàn)代化手段和設(shè)備，使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得到真正的提升。

（作者單位為中鐵二局集團(tuán)有限公司檔案館）

[作者簡介：苗江（1971—），本科，檔案館員，主要從事文書檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2010（4）：46-47.

[2] 何愛青.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（11）：69.

[3] 周家靈.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].大科技，2016（14）：7.