關(guān)于國(guó)企辦公室工作管理的精細(xì)化探討

黎學(xué)文

摘要：本文對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室的職能以及管理現(xiàn)狀進(jìn)行說明，提出精細(xì)化管理的必要性，并針對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作特點(diǎn)，討論了精細(xì)化管理的具體措施，最后總結(jié)精細(xì)化管理應(yīng)注意的問題，希望本文能夠?yàn)閲?guó)企辦公室工作管理的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：國(guó)企 辦公室工作；管理精細(xì)化

國(guó)有企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中流砥柱，國(guó)有企業(yè)的發(fā)展不僅代表著我國(guó)企業(yè)發(fā)展的狀態(tài)，還影響著我國(guó)企業(yè)管理的發(fā)展方向。在國(guó)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中，辦公室作為一個(gè)特殊的存在，發(fā)揮著協(xié)調(diào)工作和處理各種雜務(wù)的作用。這一部分是大多數(shù)國(guó)有企業(yè)特有的，但是在現(xiàn)代管理學(xué)中，辦公室的工作職責(zé)和存在價(jià)值備受爭(zhēng)議，也是在國(guó)有企業(yè)管理改革中最值得進(jìn)行討論的一部分。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理概述

（一）國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理

辦公室在整個(gè)國(guó)企的運(yùn)行管理上有一定的邊緣化性質(zhì)，和企業(yè)在業(yè)務(wù)和生產(chǎn)上質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還有很大差距，由此形成了管理體系中的盲區(qū)位置，從企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行模式中脫離。傳統(tǒng)辦公室中的職位很多，但是職責(zé)規(guī)定卻不明確，很容易形成工作交叉和空白的情況。崗位職能出現(xiàn)的問題也代表著辦公室人員責(zé)任感不高，直接導(dǎo)致一件事做成無限期的工作或是工作完成度極低。辦公室工作管理能夠體現(xiàn)國(guó)有企業(yè)整體管理的狀態(tài)，而對(duì)于大多數(shù)國(guó)有企業(yè)來說，辦公室工作因?yàn)槠洳豢商娲?，但是又難以確定的特殊性，成為管理中的難題。

（二）國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理精細(xì)化的必要性

精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理學(xué)對(duì)管理方法方面進(jìn)行研究而總結(jié)出來的管理方法，精細(xì)化管理的特征在于將工作者的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)節(jié)化的描述，將工作過程進(jìn)行細(xì)節(jié)化的描述，通過細(xì)節(jié)的完成促進(jìn)工作整體效率的提高。精細(xì)化管理正是因?yàn)閷?duì)工作過程和職責(zé)進(jìn)行了細(xì)節(jié)化的描述和管理，可以排除大量的資源浪費(fèi)和職責(zé)不明的問題，有助于解決目前國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理的難題，也能夠有效提高辦公室工作的效率，是有必要在國(guó)有企業(yè)中積極推行的。

二、辦公室工作管理精細(xì)化的具體措施

（一）建立和優(yōu)化的辦公制度

精細(xì)化管理的第一個(gè)方法是將崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，而國(guó)有企業(yè)辦公室的崗位職責(zé)存在著模糊不清、職責(zé)分配不明確的現(xiàn)象。要解決這一問題，需要從辦公室制度的建立和優(yōu)化入手。即將各個(gè)工作崗位的職責(zé)和職能進(jìn)行明確的分配，這既是提供工作效率的手段，也是為發(fā)揮職能最大化給予的基本權(quán)限。建立和優(yōu)化辦公制度，首先要將辦公室成員的職業(yè)責(zé)任進(jìn)行具體的區(qū)分，出具崗位說明書，根據(jù)崗位說明書，對(duì)每一位辦公室工作成員的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)節(jié)性的解釋。在辦公室工作內(nèi)容繁雜的情況下，對(duì)每一位工作人員對(duì)于工作內(nèi)容的部署都需要有針對(duì)性的明確，并要求個(gè)人對(duì)工作的性質(zhì)和作用進(jìn)行一定程度的分析，同時(shí)為促進(jìn)工作的開展提出合理意見和建議。

（二）推行信息化的工作方法

精細(xì)化辦公室工作管理，需要對(duì)工作的過程和工作方法進(jìn)行推敲，傳統(tǒng)的國(guó)企辦公室工作多以人工為主要方法，這是突出辦公室成員重要性的一種方法，但是人工工作容易出現(xiàn)職責(zé)不明確的現(xiàn)象，并且會(huì)造成時(shí)間和精力的浪費(fèi)，工作失誤比較難以控制?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給辦公室工作方法的創(chuàng)新開辟了新的途徑，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該大量引進(jìn)信息化工作模式，改變辦公室以往人崗模糊、工作內(nèi)容重疊的現(xiàn)象。具體措施是：將辦公室工作中可以使用信息技術(shù)完成的工作內(nèi)容區(qū)分出來，針對(duì)這些內(nèi)容制定信息化工作流程，使辦公室職員根據(jù)這一流程開展工作。管理者可以按照流程去分配工作，也可以按照工作內(nèi)容分配給每一個(gè)職員，但是工作者都必須遵守信息化工作的流程。這樣一來，工作內(nèi)容、工作方法和工作程序都明確、細(xì)化并且固定，辦公室工作中的諸多資源浪費(fèi)、責(zé)任推諉的問題就可以解決，并且，工作效率也會(huì)明顯提升。

（三）實(shí)行辦公室工作監(jiān)管

國(guó)企辦公室工作與企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門都有關(guān)系，因此精細(xì)化管理也應(yīng)該從辦公室與其他部門的關(guān)系入手進(jìn)行處理，就是從企業(yè)的各個(gè)方面進(jìn)行完善，國(guó)有企業(yè)部門多，辦公室與各個(gè)部門之間的往來，不由辦公室單獨(dú)決定，還要求其他部門的配合，這意味著，精細(xì)化的辦公室工作管理，需要企業(yè)高層對(duì)辦公室與其他部門之間的往來進(jìn)行監(jiān)管。提高企業(yè)自身的監(jiān)管力度可以為工作的執(zhí)行提供驅(qū)動(dòng)力，也是為保障辦公室制度合理執(zhí)行的保護(hù)防線。監(jiān)督人員的信息是管理人員獲得工作反饋、人事調(diào)動(dòng)、制度更新的基礎(chǔ)，因此其重要作用是毋庸置疑的。在監(jiān)管人員的監(jiān)督下，辦公室人員能夠更加準(zhǔn)確地執(zhí)行工作職能及義務(wù)，管理層也能完成有效的政令傳達(dá)和績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有很大的推動(dòng)作用。

三、辦公室工作管理精細(xì)化應(yīng)注意的問題

（一）重視管理思想的改變

國(guó)有企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理，是以現(xiàn)代企業(yè)管理對(duì)崗位職責(zé)的明確要求為基礎(chǔ)的，而國(guó)有企業(yè)的管理思想發(fā)展緩慢，大多數(shù)管理者更重視企業(yè)文化的建設(shè)和企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)，因?yàn)橛袊?guó)家政策的支持和幫扶，對(duì)企業(yè)管理的現(xiàn)代化進(jìn)程并不十分重視。而精細(xì)化管理要求管理者在管理思想方面發(fā)生徹底的轉(zhuǎn)變，從關(guān)注組織關(guān)系轉(zhuǎn)為關(guān)注組織效率，只有這樣，精細(xì)化管理才能順利實(shí)施。

（二）精兵簡(jiǎn)政以提高管理效果

精細(xì)化管理對(duì)辦公室職員的工作責(zé)任和工作方法進(jìn)行了細(xì)化，并要求工作者接受監(jiān)督，這意味著，職業(yè)能力不足、不能勝任辦公室工作的職員能夠被明顯地區(qū)分出來，這些職員需要接受職業(yè)能力再培養(yǎng)，或者從組織離開，以免影響精細(xì)化管理的實(shí)施，使其他職員產(chǎn)生不公平的感覺。因此，國(guó)有企業(yè)有必要在精細(xì)化管理的實(shí)施過程中，對(duì)辦公室精兵減政，以確保精細(xì)化管理的效果能夠展現(xiàn)出來。

四、結(jié)語

綜上所述，國(guó)有企業(yè)辦公室是組織中比較特殊的部門，這一部門的工作效率和具體工作職責(zé)，可以通過精細(xì)化管理的方式突出出來，管理者需要對(duì)辦公室進(jìn)行管理制度的優(yōu)化、采用信息化的工作方法并對(duì)辦公室工作行為進(jìn)行監(jiān)督，只有這樣，精細(xì)化管理才能完整地推行開來，辦公室在國(guó)有企業(yè)中的作用才能得以發(fā)揮。

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