國(guó)企辦公室工作管理的精細(xì)化分析

劉鈺

【摘要】國(guó)有企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)的管理理念非常關(guān)鍵，既是企業(yè)管理文化的延續(xù)，也是社會(huì)對(duì)企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的必然要求。企業(yè)在進(jìn)行發(fā)展壯大的同時(shí)，需要在管理層和執(zhí)行層上加快改革步伐，因此辦公室的精細(xì)化管理必不可少。文章闡述國(guó)企辦公室精細(xì)化管理的具體情況，為企業(yè)提出辦公室精細(xì)化管理的具體改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】國(guó)企；辦公室管理；精細(xì)化

正所謂細(xì)節(jié)決定成敗，企業(yè)的辦公室管理是成就企業(yè)發(fā)展的重大環(huán)節(jié)，一旦發(fā)生問題將會(huì)引發(fā)一系列的后續(xù)負(fù)面影響，對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)行為形成極大的阻礙。精細(xì)化管理是一種企業(yè)理念文化的體現(xiàn)，為社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化及現(xiàn)代化管理提出合理要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)管理模式有三個(gè)層次，分別是規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，精細(xì)化管理是一種最大程度降低管理所占用資源，以及縮減管理成本為主要目標(biāo)的管理方案?，F(xiàn)代化的精細(xì)化管理就是將管理責(zé)任落實(shí)到人，并將其具體化、明確化，執(zhí)行者需要把工作做到位，并且日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)糾正和處理等等。

一、國(guó)企辦公室管理現(xiàn)狀

國(guó)有企業(yè)的制度一直是讓人毀譽(yù)參半的問題。制度代表著企業(yè)理念和文化，也是支撐企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)是由制度進(jìn)行制定的，同時(shí)也是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常開展的關(guān)鍵因素。因此沒有良好的企業(yè)制度，管理和業(yè)務(wù)的水平都不可能得到良好的利用，同時(shí)企業(yè)的產(chǎn)品也變得沒有說服力，口碑再好的企業(yè)沒有優(yōu)秀的產(chǎn)品和人力都不過是空架子而已。辦公室在整個(gè)國(guó)企的運(yùn)行管理上有一定的邊緣化性質(zhì)，和企業(yè)在業(yè)務(wù)和生產(chǎn)上質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還有很大差距，由此形成了管理體系中的盲區(qū)位置，從企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行模式中脫離。傳統(tǒng)辦公室中的職位很多，但是職責(zé)規(guī)定卻不明確，很容易形成工作交叉和空白的情況。崗位職能出現(xiàn)的問題也代表著辦公室人員責(zé)任感不高，直接導(dǎo)致一件事做成無限期的工作或是工作完成度極低。

二、國(guó)企辦公室制度精細(xì)化改革的意義

（一）理順工作流程。國(guó)企在規(guī)模上都會(huì)比其他的所有制企業(yè)更加龐大，工作人員的數(shù)量也會(huì)很多，因此辦公室需要在人力、薪資、宣傳、培訓(xùn)中發(fā)揮更大的功效，因此要處理龐大的工作量就需要辦公室精細(xì)化制度的理順功能。精細(xì)化管理制度在日常事務(wù)的分配和時(shí)限都可以明確地規(guī)定，此外還能將整體的工作根據(jù)人數(shù)和崗位進(jìn)行分塊，讓每個(gè)工作人員在完成自己工作的同時(shí)能為集體的任務(wù)作出貢獻(xiàn)。實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理無疑是為管理人員和執(zhí)行人員都減輕負(fù)擔(dān)的制度改革，也是為理順辦公室工作流程和提高工作效率提供了理論依據(jù)。

（二）提高決策質(zhì)量。國(guó)企辦公室的精細(xì)化管理將復(fù)雜的整體工作化整為零，讓執(zhí)行人員明確自己崗位職責(zé)的情況下進(jìn)行工作，也就是讓管理者和執(zhí)行人員之間的交流更無縫銜接，更好地促進(jìn)了命令的下達(dá)和執(zhí)行。辦公室需要處理的事情很多，各項(xiàng)信息的了解是管理層進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，也是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)行為的根本信息保障。辦公室的精細(xì)化管理能為問題的提出和解決尋求合理的突破口，通過分析事件得出管理經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)面對(duì)的任務(wù)得出針對(duì)性的結(jié)論，并從客觀的角度為事件的解決和決策提供科學(xué)理論依據(jù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。

三、國(guó)企辦公室制度精細(xì)化改革的措施

（一）優(yōu)化管理制度。辦公室精細(xì)化管理最重要的一點(diǎn)就是需要對(duì)制度進(jìn)行合理的優(yōu)化，將各個(gè)工作崗位的職責(zé)和職能進(jìn)行明確的分配，這既是提供工作效率的手段，也是為發(fā)揮職能最大化給予的基本權(quán)限。每一位工作人員對(duì)于工作內(nèi)容的部署都需要有針對(duì)性的明確，并要求個(gè)人對(duì)工作的性質(zhì)和作用進(jìn)行一定程度的分析，同時(shí)為促進(jìn)工作的開展提出合理意見和建議。工作永遠(yuǎn)都是有待完善的，因此只有科學(xué)地將工作性質(zhì)和工作內(nèi)容進(jìn)行分配，才能保障每一個(gè)員工能發(fā)揮出自己最大的工效。同時(shí)要求員工對(duì)制度進(jìn)行無條件的服從，有改進(jìn)意見可以提出，但是消極怠工是絕對(duì)不能允許的，保質(zhì)保量地完成工作應(yīng)當(dāng)是作為工作人員的基本素質(zhì)，只有有效避免了工作中的不合理、越權(quán)的問題才能起到優(yōu)化管理制度和辦公室精細(xì)化管理的目的。

（二）提高監(jiān)管力度。每一項(xiàng)制度的正常履行都需要監(jiān)督部門的控制。國(guó)企辦公室精細(xì)化管理就是從企業(yè)的各個(gè)方面進(jìn)行完善，同時(shí)還要對(duì)發(fā)生的問題進(jìn)行監(jiān)管處理，提高企業(yè)自身的監(jiān)管力度可以為工作的執(zhí)行提供驅(qū)動(dòng)力，也是為保障辦公室制度合理執(zhí)行的保護(hù)防線。監(jiān)督人員的信息是管理人員獲得工作反饋、人事調(diào)動(dòng)、制度更新的基礎(chǔ)，因此其重要作用是毋庸置疑的。在監(jiān)管人員的監(jiān)督下，辦公室人員能夠更加準(zhǔn)確地執(zhí)行工作職能及義務(wù)，管理層也能完成有效的政令傳達(dá)和績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有很大的推動(dòng)作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，國(guó)企辦公室管理的精細(xì)化改革是現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然，也是質(zhì)量管理制度由生產(chǎn)向行政方向的拓展。精細(xì)化管理是追求結(jié)果的管理制度，也是辦公過程中處理問題更加精益求精的體現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)只有從制度的改革開始進(jìn)行優(yōu)化和發(fā)展，才能為今后的混合所有制作出合理鋪墊。精細(xì)化改革不僅能提高辦公室的工作效率，還能為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來基礎(chǔ)動(dòng)力。