淺談對高校黨政辦公室秘書工作的幾點認(rèn)識

蘇立巖++馬馨

[摘要]高校黨政辦公室是處理學(xué)校黨委和行政事務(wù)工作的綜合部門，是一個單位的運轉(zhuǎn)中樞，發(fā)揮著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要作用，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，也是學(xué)校對外的窗口。秘書的自身業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、服務(wù)水平以及處理突發(fā)事件的能力的高低，反映一個辦公室的整體水平。

[關(guān)鍵詞]高校 黨政辦公室 秘書工作

[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0178-02

高校黨政辦公室秘書是學(xué)校日常行政事務(wù)的主要承擔(dān)者，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、溝通上下、連絡(luò)內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)部門。因此在高校黨政辦公室日常工作中，秘書的業(yè)務(wù)能力、工作水平、文字水平、處理突發(fā)事件的能力水平等反映辦公室的工作水平。這就要求秘書對自己要求嚴(yán)格，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，掌握時事政治，掌握前沿動態(tài)，對國家的大政方針、熱點問題都應(yīng)該做到心中有數(shù)，在日常工作中做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在具體工作中做好組織協(xié)調(diào)，在工作中不斷提高自身能力水平，不斷開拓創(chuàng)新，進而高效率完成秘書工作。

一、高校黨政辦公室秘書應(yīng)履行的工作職責(zé)

高校黨政辦公室是秘書在工作中負(fù)責(zé)辦公室的信訪、文字綜合、行政管理等，在工作中積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。高校黨政辦公室秘書主要工作職責(zé)包括以下幾個方面：

（一）文字處理工作

文秘工作是辦公室的重要工作，也是一項日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)校綜合文字的整合處理，年度工作計劃、總結(jié)的撰寫，學(xué)校開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等重大會議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的撰寫同時兼顧相關(guān)部門發(fā)文的審核校對等。

（二）文書工作

文書主要負(fù)責(zé)辦公室的公文處理、檔案管理、機要保密；起草學(xué)校綜合性行政工作報告、總結(jié)等文件；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)名章等印章的管理和使用等工作。

（三）行政事務(wù)工作

辦公室行政工作比較雜，包括日常的辦公室行政事務(wù)的處理、行政會議的通知、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)差旅費報銷、公務(wù)用車管理、信訪接待、會議室管理以及辦公場所的使用管理等工作；全校的各類綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報工作；擬制周工作計劃、安排節(jié)假日值班等工作。

（四）組織協(xié)調(diào)工作

包括協(xié)調(diào)安排校領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動；協(xié)調(diào)校內(nèi)各職能部門、基層院系的聯(lián)絡(luò)工作；協(xié)調(diào)好部門與部門之間的交叉工作；組織承辦有關(guān)行政會務(wù)工作；協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好黨代會、教代會的組織召開工作；全校性重大活動的組織協(xié)調(diào)等。

（五）考察接待工作

考察接待工作在辦公室工作中占有比較重要的位置，一般來說，上級主管部門來?？疾旎蛘邫z查指導(dǎo)工作，對接待人員提出較高的要求，提前制定考察接待計劃，包括時間安排，時間精確到分鐘，把每一個工作點分解開來，提前制定考察路線，在正式考察以前，提前走一遍考察路線，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，把考察接待工作做到周密安排，不出紕漏。有時接待外省的兄弟院校的考察團，根據(jù)來訪客人所在地的風(fēng)土人情、飲食習(xí)慣制定相應(yīng)的考察接待計劃，用心接待，讓來訪者感覺到家的溫暖?？疾旖哟ぷ饔幸稽c尤為重要，就是考察接待要嚴(yán)格按照黨中央八項規(guī)定的要求執(zhí)行，接待工作不能超標(biāo)，不能鋪張浪費，不能公車私用，堅決杜絕公款吃喝，用餐接待嚴(yán)格執(zhí)行用餐標(biāo)準(zhǔn)，不得飲酒，盡量吃自助餐。在接待報銷過程中，實報實銷，報銷時出具會議通知或邀請函，賬目清晰。八項規(guī)定以來對辦公室的要求尤為嚴(yán)格，辦公室秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公務(wù)接待的相關(guān)工作，尤其要時刻提醒領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格按照要求接待，不能含糊其辭，不能存在僥幸心理，不能把不合理的接待列到日程。辦公室是一個單位重要的中樞協(xié)調(diào)部門，尤其要重視國家的法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，協(xié)助相關(guān)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把好關(guān)，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，把工作做到實處。

（六）信訪接待工作

信訪接待工作是秘書的一項兼職工作，信訪問題是一項比較復(fù)雜的問題，往往是剪不斷理還亂，尤其是學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中，經(jīng)常遇到一些突發(fā)事件，例如：打架、失竊、情感、掛科、考研、考博、考公務(wù)員、考選調(diào)生、評優(yōu)選先、特困生評選、國家獎學(xué)金助學(xué)金評選等等，學(xué)生的問題一旦涉及利益，就容易引起他們的重視，引起矛盾糾紛，尤其對預(yù)期的結(jié)果不滿意，矛盾都指向?qū)W校，經(jīng)常有學(xué)生找校長投訴。那么，要求辦公秘書做好協(xié)調(diào)工作，認(rèn)真梳理信訪問題，把信訪問題分流到相關(guān)職能部門，能解決的盡量及時解決，當(dāng)面給學(xué)生答復(fù)，做到公平公開公正，不徇私情，堅決抵制舞弊。

（七）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作

綜合辦公室工作人員每天面臨的工作比較復(fù)雜，涉及到學(xué)校的各個部門，有的是會議的協(xié)調(diào)工作，有的是上級部門交代的臨時工作，有的是安排外出會議工作，有時工作特別急，要求馬上處理，這就要求辦公室工作人員及時承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，克服時間緊任務(wù)重的困難，及時提出解決措施和執(zhí)行辦法，抓緊落實到位，不講條件，不計價個人得失，不分八小時之內(nèi)之外，毫無條件地保質(zhì)保量完成。這就要求辦公室人員具備服務(wù)意識，犧牲個人的休息時間，無論班上班下，接到工作以后馬上行動起來，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，涉及到相關(guān)職能部門的工作，馬上協(xié)調(diào)聯(lián)系，這就要求辦公室秘書具備較強的組織協(xié)調(diào)能力，尤其是協(xié)調(diào)能力，在最短的時間內(nèi)，把工作安排妥善，讓辦公室工作有條不紊地進行。

二、高校黨政辦公室秘書的角色定位

（一）服務(wù)于廣大教學(xué)科研一線的師生員工

作為黨政辦公室秘書自身應(yīng)該具備服務(wù)意識。服務(wù)對象幾乎涵蓋了全校的各個部門，要服務(wù)好基層、服務(wù)好部門，自覺地以為師生服務(wù)的宗旨，本著服務(wù)育人的工作理念，做到周到熱情，尤其對來辦公室工作的師生，態(tài)度謙和，不能有機關(guān)作風(fēng)，不能由著性子工作，要時刻體現(xiàn)黨政辦公室工作人員的高素質(zhì)，做好窗口的服務(wù)工作。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生問題上，根據(jù)工作輕重緩急，處理好對上服務(wù)和對師生服務(wù)的一視同仁。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

辦公室秘書的一項重要工作就是做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可參考的意見和建議，這就要求秘書平時要積累豐富的工作經(jīng)驗，對學(xué)校全局性工作有較詳細(xì)的認(rèn)識，深思熟慮以后把意見反饋給領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮好參謀助手作用。因此，辦公室秘書首先要樹立全局意識，全面搜集信息，深入調(diào)查研究，充分討論比較，將合理化建議及備選方案提供給領(lǐng)導(dǎo)。站在高校工作全局的高度，緊貼領(lǐng)導(dǎo)的思路，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價值的參考，讓領(lǐng)導(dǎo)有針對性地處理具體問題，做到有的放矢，事半功倍。

（三）領(lǐng)導(dǎo)決策的督辦員

督促檢查是狠抓工作落實的重要手段。辦公室秘書嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，保證保量完成工作，完成工作要及時準(zhǔn)確，做到堅持原則不走樣。無論是制度落實、文件落實，還是事項落實，辦公室秘書都應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供意見和建議。要隨時掌握督辦事項的進展情況，確保上級和學(xué)校的所交辦的工作要求及時落實到位。

（四）對內(nèi)、對外聯(lián)絡(luò)員

高校黨政辦公室是學(xué)校承啟上下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，辦公室秘書就是聯(lián)系“上下”“左右”“內(nèi)外”的聯(lián)絡(luò)員。辦公室秘書的協(xié)調(diào)工作主要包括與上級主管部門、兄弟院校的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，同時，校內(nèi)各單位、各處室協(xié)調(diào)事宜。要做好“聯(lián)絡(luò)員”，對待上級部門安排的工作，要及時處理，對涉密工作，要做好保密工作。在與兄弟院校聯(lián)系的過程中，要做到態(tài)度謙和，不失熱情，注意學(xué)校的形象。在校內(nèi)與各職能部門的協(xié)調(diào)工作中，要本著服務(wù)意識，不能有機關(guān)作風(fēng)，要對上對下一個態(tài)度。

三、如何做好高校黨政辦公室秘書工作

（一）加強政治理論學(xué)習(xí)，樹立正確的理想信念

黨政辦公室作為學(xué)校重要的職能部門，工作具有很強的政治性和政策性。高校黨政辦公室秘書一方面代表領(lǐng)導(dǎo)傳達指示精神，提出工作意見，落實工作要求，另一方面需要與外界交流溝通，有時需要對外宣傳公關(guān)，有較重要的責(zé)任。秘書自身政治覺悟的水平直接影響到學(xué)校的形象。因此，高校辦公室秘書必須不斷加強黨性修養(yǎng)，要牢固樹立正確的理想信念，具有較強的政治敏銳性和政治鑒別力。

（二）提高業(yè)務(wù)能力水平，提升綜合素質(zhì)

鑒于高校黨政辦公室這一特殊崗位的重要性，要求每個工作人員自身業(yè)務(wù)水平熟練，綜合素質(zhì)全面。這就要求黨政辦公室秘書不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，用知識武裝自己，內(nèi)強素質(zhì)，外樹形象，為能更好地勝任秘書工作而努力。辦公室人員時刻要準(zhǔn)備為領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話稿、會議通知等文字工作，那就要求秘書不斷提高文字綜合能力，在具體工作中還有注重領(lǐng)導(dǎo)的側(cè)重點，在完成工作中做到事半功倍，有的放矢。

（三）動靜相宜，增強解決實際問題的能力

做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀員是高校辦公室秘書的重要職能，要想為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益的參考，就要做到“動靜相宜”即“動得起來搞調(diào)研，靜得下來寫文章”。要想更好地掌握信息、解決問題就要進行調(diào)查研究，因此，調(diào)查研究是辦公室秘書做好本職工作的必然要求。而高水平的調(diào)查研究，不是坐在單一的辦公室上網(wǎng)、打電話、看報告，要深入到教學(xué)科研一線，要深入到學(xué)生課堂、寢室，要深入到教師當(dāng)中去，全方位、深層次地調(diào)查研究。做到邊調(diào)研邊思考，提高思維能力，養(yǎng)成勤思、深思、廣思、反思的習(xí)慣，及時發(fā)現(xiàn)、分析問題，提出解決辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（四）張弛有度，有序推進各項工作進程

眾所周知，辦公室工作“重”“苦”“雜”“難”，臨時性工作較多，常常加班加點。這就需要辦公室秘書做到既勇?lián)厝斡稚朴诎才?，既敢于吃苦又快樂工作，努力做到“張弛有度”。辦公室秘書要學(xué)會管理時間，工作中分清主次，抓住關(guān)鍵，此所謂能“張”。“弛”主要體現(xiàn)在心態(tài)的培養(yǎng)和情緒的管理上。辦公室工作千頭萬緒，稍不注意就可能出現(xiàn)失誤，往往一點小的失誤，可能會影響大局，這就要求秘書做到細(xì)致入微，調(diào)理清晰，謹(jǐn)慎周密。秘書經(jīng)常處于緊張的工作狀態(tài)中，這就需要工作人員平常心對待工作，不能把工作當(dāng)負(fù)擔(dān)，要在工作中找到樂趣，愉快生活、愉快工作，在工作中尋找樂趣，尋找自己的樂趣點，只有愉快的工作，才能在工作中出成效出成果。

綜上所述，服務(wù)師生、輔助參謀、協(xié)調(diào)督辦是高校辦公室秘書工作最重要的職能。高校辦公室秘書應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識，不斷提高自身素質(zhì)，做好師生員工的服務(wù)員、領(lǐng)導(dǎo)的參謀員，為塑造和維護學(xué)校的形象、推動學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

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責(zé)任編輯：楊柳