醫(yī)院辦公室檔案管理工作探討

彭麗娜

摘 要：在社會(huì)公共服務(wù)制度逐漸完善的趨勢中，加強(qiáng)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作成為推動(dòng)行業(yè)高效管理的重要內(nèi)容；醫(yī)院辦公室檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要原始記錄，對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義和作用，優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院檔案管理能夠有效的增強(qiáng)醫(yī)院的核心競爭能力，提高醫(yī)院的綜合管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的綜合能力發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院對于檔案管理的重視程度不斷提高，本文主要針對醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)和問題進(jìn)行分析，并且對應(yīng)用現(xiàn)狀和解決措施進(jìn)行相關(guān)的闡述，希望能夠促進(jìn)我國醫(yī)院行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討

醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對于提高醫(yī)院的綜合競爭能力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對于醫(yī)院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對檔案進(jìn)行綜合整理，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結(jié)合相關(guān)的問題和應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)

1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過程中，通過科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根據(jù)相關(guān)的調(diào)查和分析，我國醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、都需要及時(shí)的補(bǔ)充和發(fā)展。

1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，面向的是整個(gè)社會(huì)的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會(huì)綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì)群眾對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時(shí)，相關(guān)的調(diào)查問題和解決處理都會(huì)從醫(yī)院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。

1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理

醫(yī)院工作過程中，醫(yī)生會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強(qiáng)醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫(yī)生方案問題：首先，加強(qiáng)檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級(jí)向著信息化和科技化的法相進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費(fèi)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對于管理層面的認(rèn)識(shí)，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時(shí)不嚴(yán)格等問題出現(xiàn)，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規(guī)范

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場所，檔案數(shù)量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門的相關(guān)資料，檔案管理相當(dāng)巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應(yīng)用。

3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競爭能力；在實(shí)際工作過程中，掌握檔案管理的行管細(xì)節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度外，要積極對檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強(qiáng)競爭能力。

3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時(shí)，要定期對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監(jiān)督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價(jià)值開發(fā)，仔細(xì)分析其內(nèi)部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報(bào)告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。

總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作。

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