新建本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)管理思考

李猜

摘 要 新建本科院校向應(yīng)用型本科教育轉(zhuǎn)型，教學(xué)檔案的收集與整理不容忽視，針對(duì)現(xiàn)有新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，本文闡述轉(zhuǎn)型背景下新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理舉措。

關(guān)鍵詞 轉(zhuǎn)型 二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.005

Abstract Independent colleges want to realize successful transformation of applied undergraduate education， we can not ignore the collection of teaching archives .the problem of teaching archives management must be solved with the development and construction of Independent colleges， this paper expounds how to adjust teaching archives management center of gravity.

Keywords transformation； Independent colleges； teaching archives； management

1 新建本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的內(nèi)涵

近年來(lái)，隨著2014年國(guó)務(wù)院《關(guān)于國(guó)快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》和教育部等六部門(mén)《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)規(guī)劃（2014-2020年）》頒布，一批新建本科院校和民辦高校逐步向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展。新建本科高校一般指從1999年升格的“新”本科院校。這一類(lèi)學(xué)校的轉(zhuǎn)型，主要是形態(tài)、內(nèi)涵上轉(zhuǎn)型，進(jìn)而真正達(dá)到本科教育水平；另一方面實(shí)現(xiàn)功能轉(zhuǎn)型，即由過(guò)去只注重單一的教學(xué)向教學(xué)、服務(wù)并重方向轉(zhuǎn)變，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)成為新建本科高校的新使命。新建本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的主要內(nèi)容有：人才培養(yǎng)目標(biāo)的準(zhǔn)確定位、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)模式的改革，“雙師雙能型”教師隊(duì)伍建設(shè)、校企合作產(chǎn)教融合、加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)、提高服務(wù)社會(huì)能力、管理模式和資源配置轉(zhuǎn)型等。

2 轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下教學(xué)檔案管理模式的變化

（1）教學(xué)檔案的收集從職能部門(mén)下移到二級(jí)學(xué)院。以往一級(jí)管理模式下，大量的教學(xué)工作由職能部門(mén)來(lái)組織運(yùn)行，他們會(huì)主動(dòng)收集整理各種教學(xué)檔案，保證各項(xiàng)檔案的完整性。隨著高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的進(jìn)一步推進(jìn)，深化改革內(nèi)部管理體制，進(jìn)一步完善院系二級(jí)管理制度，加大二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)、行政管理權(quán)，大量的教學(xué)檔案的原始記錄來(lái)源于二級(jí)學(xué)院。新的二級(jí)管理模式要求各學(xué)院要有收集檔案的意識(shí)與責(zé)任，確保檔案資料的不流失。

（2）教學(xué)檔案的使用由被動(dòng)到主動(dòng)。轉(zhuǎn)型高校要提高應(yīng)用型人才培養(yǎng)質(zhì)量，教學(xué)檔案由過(guò)去的單一性為了應(yīng)付各種評(píng)估檢查，變?yōu)闉榻虒W(xué)研究服務(wù)，相關(guān)數(shù)據(jù)通過(guò)整理、統(tǒng)計(jì)和分析，為人才培養(yǎng)的提供潛在信息，可對(duì)現(xiàn)有教學(xué)計(jì)劃和方針加以完善，使專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)模式、師資力量、管理模式到適應(yīng)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形成自我辦學(xué)特色的發(fā)展軌跡。其次，新建本科辦學(xué)歷史較短，缺乏歷史積淀，教學(xué)檔案是學(xué)校工作成就與辦學(xué)特色的載體，有利于學(xué)校積淀成深厚的歷史文化。

（3）教學(xué)檔案的載體形式從紙質(zhì)為主到紙質(zhì)與電子形式并存。在大數(shù)據(jù)背景下，新興的電子載體與數(shù)字傳播方式，高校教學(xué)管理與教學(xué)研究產(chǎn)生的資料和數(shù)據(jù)都逐漸信息化。很多高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行，極速增長(zhǎng)的電子文件讓教學(xué)檔案的載體形態(tài)開(kāi)始從紙質(zhì)檔案逐漸過(guò)渡到電子檔案。

3 新建本科院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（1）教學(xué)檔案呈分散狀態(tài)。無(wú)論哪一類(lèi)新建本科高校，學(xué)校的本科歷史均不長(zhǎng)遠(yuǎn)，學(xué)校建設(shè)的重心更多地放在教學(xué)秩序運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量的控制、教學(xué)設(shè)施建設(shè)、特色打造等方面，教學(xué)檔案管理工作起步較晚，制度不建全，學(xué)校多數(shù)員工規(guī)范管理教學(xué)檔案的意識(shí)比較薄弱，二級(jí)學(xué)院在教學(xué)運(yùn)行中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料分散在各專(zhuān)業(yè)教研室、相關(guān)辦公室，且存放零亂。

（2）教學(xué)管理人員檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，工作動(dòng)機(jī)不強(qiáng)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)配備很少經(jīng)過(guò)教務(wù)管理資格面試選聘，普遍缺少教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，多數(shù)是教學(xué)輔助崗位調(diào)配人員，沒(méi)有過(guò)教學(xué)管理基本知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，工作效率較低，工作質(zhì)量不高。年終考核也由二級(jí)學(xué)院完成，沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)考核，工作動(dòng)機(jī)不強(qiáng)。缺乏清晰的角色定位，只是單純做好排課、工作量核算、學(xué)籍清理等事務(wù)性工作，不能很好地扮演院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手、部門(mén)間的橋梁、師生間的樞紐等重要角色。

（3）平時(shí)檔案積累不全，檔案材料不系統(tǒng)。二級(jí)學(xué)院檔案多數(shù)由教師或系、教研室主任兼職管理，繁忙的教學(xué)科研任務(wù)很難系統(tǒng)的整理好，主要是通過(guò)各類(lèi)教育評(píng)估如新建專(zhuān)業(yè)合格評(píng)估、本科教學(xué)評(píng)估、學(xué)士點(diǎn)授予權(quán)評(píng)估，集中整理檔案資料。

（4）電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案缺失嚴(yán)重。

伴隨現(xiàn)代無(wú)紙化辦公，紙質(zhì)到電子媒介的飛躍，數(shù)據(jù)、文件、資料通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字化傳輸，二級(jí)學(xué)院在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理活動(dòng)中自然形成的歷史記錄、大量的檔案信息，以單個(gè)的形式隨機(jī)地散存于部門(mén)或個(gè)人的電腦中。雖在節(jié)省空間和利用和查閱方面體現(xiàn)了獨(dú)特的優(yōu)越性，但很容易隨著人員調(diào)動(dòng)而導(dǎo)致資料丟失或不全。

4 轉(zhuǎn)型背景下新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理舉措

教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校向應(yīng)用型本科教育成功轉(zhuǎn)型、規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力的促進(jìn)作用不容忽視。因此，必須加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理。

（1）建設(shè)一支“雙能型”的教學(xué)管理隊(duì)伍。新建本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展需要建設(shè)“雙師雙能型”教學(xué)師隊(duì)伍，同樣，在精簡(jiǎn)管理人員、教學(xué)檔案管理重心下移二級(jí)學(xué)院的現(xiàn)實(shí)條件下，建設(shè)一支既懂檔案管理知識(shí)，又懂教學(xué)管理，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍尤其必要。學(xué)校通過(guò)在建立管理人員的激勵(lì)機(jī)制基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)管理人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、計(jì)算機(jī)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理手段的現(xiàn)代化的培訓(xùn)。

（2）健全檔案管理機(jī)制，以檢促管。建立院系兩級(jí)教學(xué)檔案管理制度，使檔案工作有章可循。每學(xué)年第一學(xué)期開(kāi)學(xué)初，學(xué)校組織相關(guān)人員對(duì)二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)文檔進(jìn)行全面檢查；每學(xué)期期中教學(xué)檢查設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)某類(lèi)教學(xué)文檔資料收集與歸檔情況開(kāi)展重點(diǎn)抽查，逐步規(guī)范管理。

（3）強(qiáng)化教學(xué)檔案為教學(xué)管理和教科研服務(wù)的重要性。教學(xué)檔案和普通檔案一樣，具有憑證作用、參考作用，因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作和建設(shè)，從過(guò)去的教學(xué)活動(dòng)中挖掘準(zhǔn)確、完整的教學(xué)信息，用來(lái)作為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)展研究、教學(xué)評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。這樣就能做到熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制訂教學(xué)計(jì)劃更科學(xué)完善，處理存在問(wèn)題時(shí)不會(huì)單純地憑個(gè)人記憶，造成判斷或決策失誤。

（4）提高全員檔案管理意識(shí)，重視檔案材料建設(shè)。學(xué)校要統(tǒng)一全校上下的思想、認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化全校所有員工重視教學(xué)檔案工作的意識(shí)。讓大家在平時(shí)就要注重教學(xué)文件資料的點(diǎn)滴積累，避免評(píng)估檢查時(shí)突擊、被動(dòng)應(yīng)付。將二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作建設(shè)與管理狀況納入系部年度績(jī)效考核，調(diào)動(dòng)二級(jí)院系專(zhuān)兼職檔案管理人員的工作積極性。

（5）確定須歸檔檔案內(nèi)容及時(shí)間點(diǎn)。制定“本科教學(xué)基本原始文檔（資料）庫(kù)”目錄。根據(jù)文檔的屬性明確各類(lèi)文檔（資料）保存時(shí)間：有關(guān)專(zhuān)業(yè)建設(shè)與發(fā)展的材料可長(zhǎng)期保存；省級(jí)優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料長(zhǎng)期保存；學(xué)生的考試試卷和非優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）只保存到學(xué)生畢業(yè)后四年；學(xué)生課程實(shí)驗(yàn)（實(shí)習(xí)）報(bào)告、課程設(shè)計(jì)（綜合實(shí)訓(xùn)）材料只保存到學(xué)生畢業(yè)后二年。

（6）根據(jù)教學(xué)檔案的多樣化形式，實(shí)行分類(lèi)整理。在教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中因教學(xué)實(shí)際會(huì)產(chǎn)生不同形式的教學(xué)檔案，紙質(zhì)檔案、電子檔案、影像資料，特別是應(yīng)用型人才培養(yǎng)過(guò)程中，案例教學(xué)、模擬仿真實(shí)訓(xùn)、幕課微課的出現(xiàn)和強(qiáng)化，使影像檔案成為獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)型發(fā)展中特殊的教學(xué)檔案，三類(lèi)檔案要相互補(bǔ)充、相互結(jié)合，豐富教學(xué)檔案的形式，通過(guò)文字、聲音、影像立體化地展現(xiàn)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際，為以后的工作提供借鑒。

（7）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全保密工作。隨著高等教育改革的深入，教學(xué)管理的日趨規(guī)范及現(xiàn)代化，高校產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。這類(lèi)檔案是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR 技術(shù)以及錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，原有的載體形式教學(xué)檔案變成數(shù)字化的檔案信息，或以數(shù)字化形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化辦公形式開(kāi)展檢索和閱讀，教學(xué)資源實(shí)現(xiàn)共享。由于信息存儲(chǔ)容量大，通過(guò)檢索軟件可便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽，還可遠(yuǎn)程訪問(wèn)，網(wǎng)上下載、傳輸，大大提高教學(xué)檔案的利用率。由于這類(lèi)檔案容易被“病毒”和“黑客”威脅襲擊，因此要采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，保障數(shù)字化檔案其信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、 完整，保障它們的機(jī)密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性，確保檔案的保密和安全。

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