醫(yī)學期刊編校工作引入ISO 9001質(zhì)量管理體系的實踐
——以《現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生》雜志為例

■畢 麗 宣艷艷 朱躍敏 李菲菲 蘇 暢

重慶市衛(wèi)生信息中心《現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生》編輯部，重慶市渝北區(qū)寶環(huán)路420號 401120

期刊編校質(zhì)量是期刊的生命，也是期刊質(zhì)量管理體系的重要組成部分[1]。ISO 9001是目前國際公認的質(zhì)量管理體系文件，指導性強，國內(nèi)外很多企業(yè)都以此建立了適合本企業(yè)的質(zhì)量管理體系，實施效果顯著，但是多以生產(chǎn)型企業(yè)為主。曾有學者將ISO 9001融入科技期刊管理運營過程[2-3]，運行效果差異較大，結(jié)果不一[4-5]。加之ISO 9001族文件不斷更新，每一版文件條款均有所增減，增加了應(yīng)用于科技期刊管理的難度。目前，將ISO 9001體系運用于期刊管理的單一環(huán)節(jié)的研究較少。畢麗等[6]參照ISO 9001：2008質(zhì)量管理體系文件[7]中部分條款，構(gòu)建策劃“編校質(zhì)量”環(huán)節(jié)，以“提升期刊編校質(zhì)量”為總體質(zhì)量目標，設(shè)立質(zhì)量控制程序，將程序應(yīng)用于期刊編校過程，經(jīng)過評審追溯、數(shù)據(jù)測量分析，發(fā)現(xiàn)不合格程序并且加以改進，最終達到降低差錯率、提升編校質(zhì)量的目的，強化“持續(xù)改進”質(zhì)量管理原則。以《現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生》雜志(以下簡稱“本刊”)編校質(zhì)量差錯率為研究指標，從本刊審讀自查入手，通過對比2016年6—12月中14期雜志刊前審讀和刊后差錯率，以及持續(xù)實施改進措施后2017年1—3月6期雜志刊前審讀差錯率，探討基于ISO 9001質(zhì)量管理體系構(gòu)建的質(zhì)量控制程序的有效性，驗證實施效果。

1 資料與方法

1.1 統(tǒng)計資料

以本刊2016年6—12月共計14期雜志為研究對象，將各期刊前審讀、刊后差錯率作為基準資料，另外選取本刊2017年1—3月共計6期雜志各期刊前審讀差錯率作為輔助比較資料。

1.2 方法1.2.1 參照ISO 9001條款8測量、分析和改進評審程序

第一，統(tǒng)計刊前審讀差錯率。每期刊前審讀均由編輯部兩位副編審分別選取特定頁碼進行審讀；審讀結(jié)果由編輯部主任統(tǒng)一匯總核查并且參照《圖書質(zhì)量管理規(guī)定》[8]中《圖書編校質(zhì)量差錯率計算方法》計算差錯率；本課題小組中一名成員整理審讀稿，列表統(tǒng)計各期刊前審讀差錯率，選取其中差錯率不達標的2期稿件進行分析。第二，分析差錯項目。分析所選2期稿件的差錯項目，依據(jù)編校記錄逐一追溯各個程序。第三，確定不合格項。按照“電子稿修改+三校+通讀+審讀+終校”等編校程序[6]，將發(fā)現(xiàn)差錯項目未被消滅的程序定義為不合格程序。第四，確定改進措施。針對不合格程序，由編輯部人員統(tǒng)一討論，最后由編輯部主任確定改進措施。改進原則是避免差錯項目再次出現(xiàn)，完善每個程序，加強細節(jié)管理。第五，實施改進措施。按照編輯部商議結(jié)果改進各期后再出刊。第六，驗證改進措施的有效性。通過前后對比，驗證改進措施的有效性；比較后期實施質(zhì)量控制后的刊期差錯率，驗證改進程序是否有效，是否應(yīng)延續(xù)改進，如果效果不明顯，則重新制定改進措施，循序改進。

1.2.2 觀察指標

比較2016年6—12月各期刊前審讀、刊后差錯率，統(tǒng)計差錯項目，計算相應(yīng)的差錯率。比較2017年1—3月、2016年6—12月各期刊前、刊后差錯率。實際研究時，依據(jù)抽查結(jié)果認定差錯率。差錯率=差錯數(shù)總數(shù)/抽查頁碼總字數(shù)。

2 結(jié)果與分析

2.1 2016年6—12月各期刊前審讀差錯率統(tǒng)計

2016年每期刊前審讀30頁，統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，編校差錯率較高的刊期為11、14期，差錯率分別為2.56/萬、2.95/萬，差錯率最低的為17期(1.17/萬)，平均差錯率為1.91/萬(圖1)。

圖1 2016年6—12月各期刊前審讀差錯率

2.2 差錯率不達標的2期差錯項目分析

經(jīng)過分析，11期差錯項目以文字差錯為主，占比35.50%，其次為規(guī)范名詞錯誤以及英文錯誤，占比分別為23.67%、14.79%(圖2)；14期差錯項目以數(shù)據(jù)差錯為主，占比30.77%，其次為文字差錯以及表格與文字不符，占比分別為25.64%、15.38%(圖3)?？梢娺@2期差錯項目中文字差錯占比均較大。

圖2 2016年11期差錯項目構(gòu)成

圖3 2016年14期差錯項目構(gòu)成

2.3 不合格項目分析

11、14期主要差錯項目中，文字差錯占比較高。在建立質(zhì)量控制程序中， “電子稿修改+三校+通讀”均涉及消滅文字差錯[6]，通過追溯程序發(fā)現(xiàn)，11、14期分別在輪校的二校、三校過程中有缺項；“電子稿修改”和“三校”中第一次輪校均涉及消滅數(shù)據(jù)差錯，追溯程序發(fā)現(xiàn)，11、14期的數(shù)據(jù)差錯均出現(xiàn)在第一次輪校中。導致差錯主觀、客觀原因分析魚骨圖見圖4。

圖4 差錯原因分析魚骨圖

2.4 改進措施

原因分析顯示，責任編輯責任制有待加強，輪校方式需要改善。針對這兩點編輯部提出相應(yīng)的改進措施并且應(yīng)用于后期的責任編校工作中，依據(jù)排期表，從20期開始實施。

(1) 加強責任編輯責任制

責任編輯自制問題核查表。責任編輯在送照排人員修改前解決一些可自行解決的問題，記錄標注其他剩余問題，以備后期核查解決。輪校完畢后及時與輪校編輯、作者進行有效溝通。仔細核對作者返修的文稿。對于新增的加急稿件，由責任編輯加緊時間修改校對，完善輪校。在每個環(huán)節(jié)的績效計分中加大責任編輯獎懲力度，對于差錯率超標的懲罰比例由原來的60%提高到80%。

(2) 改變輪校工作形式，加強編輯校對環(huán)節(jié)管理

輪校工作次數(shù)多并且頻率高，增加了各輪校編輯的工作量，反而影響了輪校質(zhì)量。因此，為了減少輪校次數(shù)而加大責任編輯的校對力度，最后將編校程序改為“電子稿修改+責編校對+一次輪校+通讀”，其中責任編輯校對和一次輪?？烧{(diào)換順序，由責任編輯根據(jù)時間進度合理安排。

(3) 加強編輯培訓，統(tǒng)一標準

在編輯部內(nèi)部增加編輯培訓。由責任編輯收集每期差錯項目中存在爭議的問題，在培訓會上積極討論，制定統(tǒng)一標準。由編輯部主任安排每期培訓主題，輪流由編輯擔任主講，將編輯業(yè)務(wù)培訓學習到的編輯知識和更新的標準為大家講解。加強鍛煉新編輯編校能力，要求新編輯收集編校工作中遇到的問題，并且在培訓會上提出，其他編輯依據(jù)標準和自身編輯經(jīng)驗給予解答，強化新編輯對于編校規(guī)范的記憶。

(4) 加強審稿力度，減少作者返修次數(shù)

盡量在審稿過程中要求作者完成返修，特別是初審、專審中，對于主要數(shù)據(jù)、內(nèi)容要求作者修改補充，并且在專審返修后核查。

2.5 2016年6—12月各期刊后差錯率統(tǒng)計

實施改進措施后，每期刊后提取30頁審讀，各期編校差錯率均達標，平均差錯率為1.54/萬。11、14期刊后編校差錯率分別為1.65/萬、1.60/萬，明顯低于刊前審讀差錯率(圖5)。

圖5 2016年6—12月各期刊后差錯率

2.6 2017年1—3月刊前審讀差錯率與2016年各期刊后差錯率比較

從2016年20期開始已經(jīng)調(diào)整了輪校制度，并且后面的質(zhì)量控制程序持續(xù)改進，所以選取2017年1—3月刊前審讀編校差錯率與2016年各期刊后審讀編校差錯率比較，以此驗證質(zhì)量控制程序持續(xù)改進的效果。選取2017年1—3月各期刊前稿件50頁審讀，編校差錯率均達到合格標準，審讀結(jié)果見圖6。2017年1—3月6期差錯率平均值為1.36/萬，較2016年6—12月各期刊后編校差錯率平均值1.54/萬明顯降低。

圖6 2017年1—3月各期刊前審讀差錯率

3 討論與結(jié)論

質(zhì)量管理體系是一個制度[6]，利用各種條款規(guī)范每個工作流程，使整個工作有據(jù)可依，有條理地進行，并且不斷地梳理和改進過程，識別和監(jiān)控關(guān)鍵過程。貫徹實施質(zhì)量管理體系并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程[9]。正如ISO 9001：2008質(zhì)量管理體系標準傳達的宗旨一樣，設(shè)定合適的管理體系—發(fā)現(xiàn)不合格項目—改進—實踐論證—再次發(fā)現(xiàn)不合格項目—改進，不停循環(huán)，最終建立最有效、最合適的控制程序[4]，實現(xiàn)理論與實踐的有機結(jié)合。

本研究發(fā)現(xiàn)，責任編輯責任心、輪校程序安排不合理是本刊差錯率不合格的主要原因。實施改進措施后，差錯率有所下降，并且有持續(xù)向好的趨勢。說明參照ISO 9001：2008條款設(shè)定的質(zhì)量控制程序有效，特別是“條款8測量、分析和改進”非常重要[10]。本課題小組結(jié)合此次研究結(jié)果，提出一些建議想法，希望能夠加快建立本刊的質(zhì)量管理體系。

3.1 加強細節(jié)管理，細節(jié)決定成敗

每一個程序環(huán)節(jié)有許多值得關(guān)注的細節(jié)，把這些細節(jié)串聯(lián)起來就是一個完整的程序。編輯的細節(jié)在于對待每篇稿件的態(tài)度，區(qū)別對待不同“層次”的稿件，反而會讓硬傷性低級錯誤隱藏在很多“好稿子”中。因此，細節(jié)管理的關(guān)鍵在于編輯應(yīng)當對于每一篇稿件持有同樣的態(tài)度，應(yīng)當投入同等的時間和精力進行編校，并且每次校對都將稿件視為新稿認真編校，可使每次編校后均有收獲，也能逐漸減少差錯[11]。差錯率只是一個評判的工具，審讀范圍也僅限于稿件部分頁碼，不能完全代表整期稿件的質(zhì)量。因此，編輯不能只追求差錯率合格，還應(yīng)該學會分析總結(jié)差錯原因，歸納方法，以降低全期的差錯率。本課題小組分析了2016年17期差錯率最低的原因。首先，該期責任編輯是一位副編審職稱的老編輯，她采用了編輯部制訂的改進程序，即減少輪校次數(shù)，由責任編輯承擔一次全期校對；其次，在編校過程中，該編輯每次校對都將稿件當作新稿編校，確保了質(zhì)量；最后，輪校在責編校對后進行，差錯消滅更準確到位。這也說明這個看似減少環(huán)節(jié)增加了差錯風險的改進程序，實實在在地約束了責任編輯，加強了其責任心，也能夠保證編校的準確性。

3.2 擴大ISO 9001條款應(yīng)用，建立更加完善的管理程序

本研究僅參照了ISO 9001：2008中3個與編輯工作最相關(guān)、最能夠體現(xiàn)編校質(zhì)量控制的條款，但是涉及的其他條款，例如文件控制、記錄控制、內(nèi)部溝通、人力資源等尚未納入考量范圍。“4.2.3文件控制”中，編輯部對成文的規(guī)定、標準、文件是否均傳閱和登記，特別是是否實施編校標準；“4.2.4記錄控制”要求每一個程序記錄表格應(yīng)當齊全，是否存在沒有制作記錄表的環(huán)節(jié)以及記錄完整與否，無法追溯的記錄將限制改進和發(fā)展質(zhì)量體系；“5.5.3內(nèi)部溝通”對于管理者非常重要，管理者的指揮口令是否有效地傳達，員工是否充分地理解指令，管理者、中層干部以及員工之間是否建立了高效的溝通鏈。只有溝通鏈高效，工作才能夠更好地完成；“6.2人力資源”中應(yīng)當側(cè)重人員培訓這一環(huán)節(jié)，圍繞是否促進企業(yè)發(fā)展制訂相應(yīng)的培訓計劃，培訓目標應(yīng)當明確、切合實際，并且能夠促進提高員工的能力。

3.3 提高編校質(zhì)量的其他建議

完善專審環(huán)節(jié)、加強新編輯培訓是目前提高本刊編校質(zhì)量可實施的程序。本刊雖然已經(jīng)開通專審環(huán)節(jié)，但是還未發(fā)揮最大優(yōu)勢，建議吸納更多專業(yè)領(lǐng)域的審稿專家資源。初審編輯定期收集稿件的優(yōu)質(zhì)專審意見，主要收集專業(yè)性強、把握前沿、審理角度獨到的意見，并且精簡提煉該意見，在每次培訓會上分享，供大家學習。同時，提煉作者撰稿中的一些常見錯誤，定期發(fā)布在官方網(wǎng)站和微信公眾號中，讓廣大作者參與到學習中。新編輯培訓除了學習常規(guī)的培訓內(nèi)容以外，還可以與老編輯結(jié)對組合，針對編輯程序中某一環(huán)節(jié)，不斷積累和創(chuàng)新，研究更好的編校方法并且應(yīng)用于工作實踐，不斷完善編輯部的編校工作。

綜上所述，本刊編校質(zhì)量在實施改進措施后得到明顯提升，說明參考ISO 9001：2008條款構(gòu)建的質(zhì)量控制程序?qū)嵤┬Ч^好，程序有效，但是還需要更多細節(jié)管理完善程序條款。由于時間原因，選取的樣本量較少，驗證指標相對單一，僅針對提高本刊編校質(zhì)量，有一定局限性。本課題組將繼續(xù)研究ISO 9001質(zhì)量管理體系擴展其應(yīng)用，加強學習新版文件(ISO 9001：2015)，將ISO 9001質(zhì)量管理體系真正融入到期刊質(zhì)量管理體系構(gòu)建中，也希望能夠為其他期刊質(zhì)量體系建設(shè)提供參考。

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