高校教學(xué)資料規(guī)范化管理的思考

袁雙云

摘要：高校教學(xué)資料是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，是各種教學(xué)評估和檢查的依據(jù)。加強高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于提高高校管理水平，也有助于高校各項檢查和考核工作的開展，使檔案資料能夠更好地為高校的教學(xué)、管理等工作服務(wù)。文章通過分析當(dāng)前高校教學(xué)資料管理存在的問題，提出了規(guī)范高校教學(xué)資料管理的工作思路及兩級一體化的管理模式，并就如何開展教學(xué)資料規(guī)范化管理工作指出了幾點踐行的策略。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)資料；規(guī)范化

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）12-0019-02

高校教學(xué)資料是指高校的各教學(xué)院、系、部在教育、教學(xué)、學(xué)生管理工作中形成的具體某一項工作的微觀資料，如學(xué)生考試試卷、成績登記表、普通本?？茖W(xué)生畢業(yè)論文、學(xué)生實驗報告、實習(xí)報告、教師聽課記錄以及各教學(xué)院系層面的統(tǒng)計、報表、活動材料等。這些微觀資料往往數(shù)量較多且雜，沒有納入檔案的管理范圍，但卻是學(xué)校迎接各種教學(xué)評估和檢查的依據(jù)，也是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，在一定時期內(nèi)具有一定的參考和利用價值。

一、高校教學(xué)資料管理存在的問題

目前各高校教學(xué)資料基本都由各二級單位自行保管。由于教學(xué)資料沒有納入歸檔范圍，絕大多數(shù)檔案管理部門都不負(fù)責(zé)教學(xué)資料的管理，以致很多教學(xué)資料都閑散置于各二級單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規(guī)范，亂堆亂放的現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，高校教學(xué)資料管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.資料管理人員意識不高。資料管理人員一般是各部門的工作人員，這些人員從事的事項多且雜，資料的管理工作基本都沒有納入他們的崗位職責(zé)范圍，因此很多兼職人員對檔案資料都不重視，無心管理，這就導(dǎo)致了很多資料存放散亂，缺失嚴(yán)重。

2.教學(xué)資料管理不規(guī)范。資料的管理不規(guī)范主要體現(xiàn)在：一是沒有專人統(tǒng)一管理和存放。各個科室甚至每個職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導(dǎo)致很多資料的遺失，尤其在人員變動時，很多人在離崗時也同時帶走了在相應(yīng)崗位上形成的資料。二是沒有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門，隨意堆放，隨意銷毀，甚至當(dāng)廢紙賣掉，難以提供利用。三是沒有專業(yè)的人員提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。各二級單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專門的檔案資料管理知識、經(jīng)驗與技能，需要有專業(yè)的人員對他們進行指導(dǎo)和培訓(xùn)。

3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學(xué)校和各二級單位每年都要應(yīng)對各種不同的工作檢查和考核。各項工作的考核指標(biāo)都不一樣，為迎接這些考核，通常每來一項考核就要單獨做對應(yīng)的支撐資料，以致很多高校的二級單位到年終考核時就是在不斷地做支撐資料，費時費力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時沒管理好，需要時找不到，待到評估或檢查時再應(yīng)急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應(yīng)有的價值，也使得各種評估和檢查失去了意義。

二、教學(xué)資料規(guī)范化管理的思路

教學(xué)資料規(guī)范化管理是指借用教學(xué)檔案管理中的科學(xué)分類、編號、統(tǒng)一收集、整理、科學(xué)排架以及編制檢索目錄等的管理方法來科學(xué)管理教學(xué)資料，使教學(xué)資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學(xué)資料的分類可參考教學(xué)檔案的分類法，首先按資料的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的資料作為一個整體歸入相同的類別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級類目。例如可先根據(jù)教學(xué)工作和學(xué)生工作分成教學(xué)（JX）和學(xué)生（XS）兩大類，其中教學(xué)類又可細(xì)分為三大類，包括教學(xué)綜合類（教學(xué)管理工作中形成的資料）、試卷和實踐材料（具體的教學(xué)過程中的資料）以及普通畢業(yè)論文（學(xué)位工作中形成的資料）。同樣，教學(xué)資料的編號也可采用案卷級檔案的編號方法，可由“全宗號+年度+分類號+盒（袋）號”組成，每個二級單位分配一個全宗號。資料的排架可采用“一級類目—年度縱向排列法”，依次按類目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

三、高校教學(xué)資料兩級一體化管理模式

教學(xué)資料的規(guī)范管理可實行兩級一體化的管理模式，實現(xiàn)教學(xué)資料與檔案一體化管理。由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的一級管理；各二級單位負(fù)責(zé)本單位教學(xué)資料的二級管理。學(xué)校設(shè)立檔案館，二級單位成立檔案資料室。檔案管理部門作為專業(yè)機構(gòu)負(fù)責(zé)規(guī)范和指導(dǎo)二級單位教學(xué)資料的管理，制定統(tǒng)一的教學(xué)資料管理標(biāo)準(zhǔn)，對各二級單位進行指導(dǎo)、培訓(xùn)和檢查。各二級單位則要按照檔案管理部門的要求對形成的檔案資料進行收集和整理，將其中具有重要價值的檔案資料移交給檔案管理部門集中保管，其余微觀教學(xué)資料由各單位按要求集中規(guī)范整理、保管、提供利用和到期銷毀。

四、教學(xué)資料規(guī)范化管理的策略

1.增強檔案資料意識。教學(xué)資料是工作中的原始記錄，反映著學(xué)校的教學(xué)管理水平，具有一定的查考價值。增強檔案資料意識就是要努力讓所有的師生都學(xué)會自覺為自己的工作和學(xué)習(xí)存檔、存資料，尤其要加強對檔案資料管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識宣傳，只有真正認(rèn)識到檔案資料的重要性，才會真正地重視這項工作，做好這項工作。

2.加強教學(xué)資料管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，實現(xiàn)教學(xué)資料與教學(xué)檔案一體化管理。教學(xué)資料的管理主要由各二級單位的兼職檔案資料管理人員進行管理，這些人員通常不是專業(yè)的檔案資料管理人員，往往對檔案資料認(rèn)識不夠，管理經(jīng)驗缺乏，同時人員變動也較頻繁，這就需要專業(yè)的檔案管理部門加強對這些兼職人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，增強他們的檔案資料意識。通過組織集中培訓(xùn)，再派專人進行一對一指導(dǎo)，既可以指導(dǎo)教學(xué)資料的整理存檔，又可以同時完成重要教學(xué)檔案的歸檔指導(dǎo)，既加強了檔案的規(guī)范化管理，也使教學(xué)資料的管理規(guī)范化，在指導(dǎo)的同時即完成了教學(xué)資料及教學(xué)檔案的一體化管理及歸檔。

3.強化與創(chuàng)新教學(xué)資料工作考核機制。將教學(xué)資料工作納入教學(xué)工作的目標(biāo)考核，定期檢查教學(xué)資料工作情況并打分，對成績顯著者給予表彰，對不合格的單位，取消該單位的評優(yōu)資格，扣減相應(yīng)的目標(biāo)管理考核項分值，同時責(zé)令限期整改。只有這樣才能讓各二級單位重視檔案資料工作，按時保質(zhì)地完成工作任務(wù)，確保檔案資料工作獲得健康、持續(xù)發(fā)展。

4.實行教學(xué)資料的科室收集整理制度。高校的二級單位一般都設(shè)有內(nèi)部科室，如教學(xué)科、學(xué)生科、辦公室等，每個科室都形成有大量的不同類的檔案資料，參照高校檔案管理的部門立卷制度，同樣，高校的教學(xué)資料也可以實行由材料的形成科室來負(fù)責(zé)教學(xué)資料的收集整理，如二級單位的綜合辦公室可負(fù)責(zé)教學(xué)綜合資料的收集整理，教學(xué)科可負(fù)責(zé)形成的試卷等材料的收集整理，學(xué)生科負(fù)責(zé)學(xué)生類資料的收集整理等?？剖沂占碇贫仁歉鞫墕挝坏馁Y料管理制度，將資料的收集整理職責(zé)具體落實到各科室的人員，既減輕了二級單位的檔案資料管理員的工作負(fù)擔(dān)，也使資料在形成后就可以直接進入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進程被拖延等問題的產(chǎn)生。

5.以迎檢工作為契機，簡化迎檢支撐資料制作。學(xué)校的大型迎檢工作通常是學(xué)校的重點和中心工作，而迎檢支撐資料的準(zhǔn)備是迎檢工作中非常重要的一項，檔案資料管理部門要以學(xué)校的大型迎檢工作為契機，提高檔案資料工作地位，規(guī)范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時各種工作資料的積累，只要做好了平時資料的收集整理，迎檢時的支撐資料準(zhǔn)備工作就變得簡單得多。由于平時形成的各種教學(xué)資料都進行了收集整理，每份資料都有相應(yīng)的資料編號，因此，在迎接各種工作考核時，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標(biāo)注上檔號或資料號，查閱每年收集的資料或檔案即可。

總之，高校教學(xué)資料的管理水平體現(xiàn)著高校的管理水平，高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于提高高校的教育教學(xué)和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開展。

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