淺談辦公室如何做好電子檔案管理

盧弘連

摘 要：在信息技術(shù)的影響下，辦公室檔案管理已經(jīng)逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理時(shí)代，目前電子管理成了辦公室檔案管理的主要方式，從內(nèi)容和模式等多方面給辦公室的檔案管理工作帶來(lái)了便利。但是，隨著信息化的不斷深入，辦公室的電子檔案管理又面臨著信息安全等多方面的問(wèn)題。本文從收集、整理、歸納和管理四個(gè)方面出發(fā)，探究了做好辦公室電子檔案管理工作的具體措施，幫助各單位辦公室更好地對(duì)檔案進(jìn)行電子信息化管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；信息化；電子檔案；管理

1 電子檔案特點(diǎn)

（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代，逐漸向信息化方向發(fā)展，電子檔案是信息化時(shí)代的典型代表。與管理模式落后的紙質(zhì)檔案管理模式不同，電子檔案管理?yè)碛邢冗M(jìn)的設(shè)備。近幾年，各單位的辦公室都開(kāi)始建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作不斷向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（二）內(nèi)容更加豐富，模式更加多樣化

近年來(lái)，電子檔案不斷向多樣化方向發(fā)展，檔案管理的范圍不斷擴(kuò)大，管理方式更加多樣化。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的內(nèi)容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來(lái)了便利。

（三）歸檔復(fù)雜，存儲(chǔ)信息更加準(zhǔn)確安全

3、傳統(tǒng)的檔案管理是靠紙張來(lái)記載和展現(xiàn)信息，存在管理繁瑣，存儲(chǔ)信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質(zhì)文件的歸檔比較復(fù)雜，即要經(jīng)過(guò)數(shù)字簽名、信息確認(rèn)、身份驗(yàn)證以及加密保護(hù)等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來(lái)說(shuō)，防止了信息泄露事件的發(fā)生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據(jù)調(diào)查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時(shí)沒(méi)有根據(jù)本單位自己發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和需求來(lái)建立檔案管理體系，缺乏創(chuàng)新思維和獨(dú)特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點(diǎn)的檔案管理工作相當(dāng)困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進(jìn)行表面工作，缺乏內(nèi)在管理，導(dǎo)致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現(xiàn)在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問(wèn)題，在應(yīng)用檔案時(shí)效率低下，給單位辦公室人員帶來(lái)極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問(wèn)題急需解決。

（二）辦公室人員對(duì)檔案信息的安全意識(shí)缺乏

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環(huán)境越來(lái)越透明，越來(lái)越公眾化，檔案工作在理念上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。正如人們所說(shuō)，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發(fā)展給辦公室工作人員工作的效率，激發(fā)了工作人員工作的積極性，節(jié)省了大量時(shí)間。但也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)黑客猖狂，一些破壞分子對(duì)辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統(tǒng)遭到破壞，信息泄露，將會(huì)對(duì)本單位造成巨大損失。但辦公室里的監(jiān)管人員，他們沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)檔案信息泄露的嚴(yán)重性，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及安全意識(shí)，對(duì)檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強(qiáng)對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內(nèi)容，屬性多方面進(jìn)行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來(lái)對(duì)他們進(jìn)行時(shí)間的保存以及材料是否和內(nèi)容一致來(lái)確定移交時(shí)間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的特性，文檔管理的操作，避免在收集過(guò)程中沒(méi)有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動(dòng)化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計(jì)算機(jī)操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學(xué)會(huì)使用新科技產(chǎn)品，在信息交換是避免發(fā)生丟失的意外。防止信息泄露，是每個(gè)工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化

電子檔案的管理系統(tǒng)必須標(biāo)準(zhǔn)化，為了確保管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，必須要規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各項(xiàng)設(shè)施使用的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設(shè)施是電子檔案管理系統(tǒng)重要部分，要有極好的計(jì)算機(jī)硬件，較完善的檔案庫(kù)，于此同時(shí)，要制定統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用方式，能夠及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行分類(lèi)，盡早的實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。要針對(duì)軟件使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案記錄過(guò)程產(chǎn)生的信息，制定比較簡(jiǎn)單的管理程序，使檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。提高電子檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化信息。

2、加強(qiáng)保密工作

除了確保系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化之外，還要加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的保密意識(shí)不斷增強(qiáng)，人們必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須確保計(jì)算機(jī)相當(dāng)安全，要?jiǎng)?chuàng)造安全的環(huán)境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識(shí)，小心使用外網(wǎng)，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環(huán)境的安全，必須定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，重要的文檔必須要進(jìn)行多層保護(hù)，設(shè)置使用權(quán)限，強(qiáng)化安全監(jiān)控，確保檔案信息絕對(duì)安全。

3、進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

電子檔案管理也離不開(kāi)數(shù)字化的建設(shè)?，F(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，管理部門(mén)儲(chǔ)存了眾多的信息資源，計(jì)算機(jī)在有網(wǎng)環(huán)境中，檔案的儲(chǔ)存量越來(lái)越大，因此，管理部門(mén)必須加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和自動(dòng)化管理。從而實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務(wù)。在完善檔案管理的過(guò)程中，管理部門(mén)必須遵循相關(guān)的法律，適當(dāng)結(jié)合管理檔案的要求，不斷實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，在檔案管理過(guò)程中，要確保信息的真實(shí)化，集體化和數(shù)字化，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要部門(mén)各部門(mén)人員的相互配合，相互合作。

4、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理由原來(lái)的紙質(zhì)管理逐漸演變?yōu)樽詣?dòng)化和數(shù)字化，要想提高管理工作的效率，必須加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，要不斷完善信息的管理系統(tǒng)，根據(jù)工作的特點(diǎn)，對(duì)軟件的研發(fā)不斷加強(qiáng)，從而促進(jìn)檔案的分析、管理和收集等的工作。加強(qiáng)檔案信息化以及自動(dòng)化的完善，此外，要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案信息的安全，并充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)軟件，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保檔案管理的有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]李楊，孫寧寧，禹雪梅. 高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化研究[J]. 中國(guó)教育信息化，2016，01：66-68.