淺談檔案信息管理與知識管理之融合

謝廣琴

摘 要：相關(guān)企業(yè)在對檔案信息進行管理的過程中，需要對管理方式進行不斷的探索，以保證檔案信息管理的有效性。由于以往的檔案管理形式不能緊跟時代的發(fā)展方向，為了可以更好的對檔案信息管理工作加以完善，一定要采取恰當?shù)姆绞綄ζ溥M行改革。對此，本文主要從檔案信息管理與知識管理融合的必要性、檔案信息管理與知識管理融合的可行性、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新、知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識、知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)幾方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；知識管理；融合

檔案信息管理工作屬于一項重要的工作，隨著我國國民經(jīng)濟水平的不斷提高，諸多新型技術(shù)以及新的理念在檔案信息管理工作中獲得具體的應(yīng)用，而知識管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，對此，本文主要從以下幾方面對檔案信息管理與知識管理之融合進行分析，旨在推動我國檔案信息管理工作的不斷進步，供以借鑒。

1 檔案信息管理與知識管理融合的必要性

當前我國國民經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，在經(jīng)濟活動不斷改變的時期，知識因素加入的比例在大幅度提升，所以只有管理才是推動社會發(fā)展的主要途徑，不但可以在一定程度上將信息管理工作質(zhì)量加以提升，而且對工作水平也有著較大的完善，檔案信息會變得更加的健全，而發(fā)揮出的作用也會愈來愈大。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息管理需要有諸多的環(huán)節(jié)，管理模式不能緊跟時代的腳步，而在具體落實的工作中依然還存在較多的不足之處，倘若想要妥善的處理這些問題，那么就需要將知識管理和檔案管理有機的結(jié)合起來，只有這樣才可以推動檔案信息管理工作可以緊跟時代的發(fā)展。

2 檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1 從檔案信息屬性的角度分析

檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當中主要的工作內(nèi)容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。

2.2 從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理在發(fā)展過程中已經(jīng)形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環(huán)節(jié)當中還存在著一些問題，但是已經(jīng)有了很好的發(fā)展和進步。要建設(shè)一套比較系統(tǒng)的、科學的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當?shù)难芯繉ο?，最后是在有明確的研究對象以后根據(jù)自身的條件和具體情況選擇適當?shù)难芯糠椒?。在知識管理當中基本上已經(jīng)具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應(yīng)的理論保障和技術(shù)保障。

3 知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1 知識管理可以完善檔案信息管理職能

知識管理在檔案信息管理當中發(fā)揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內(nèi)容和工作方式上都有著非常明顯的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強調(diào)了對檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結(jié)合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。

3.2 知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

4 知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識

相關(guān)企業(yè)將檔案信息管理工作質(zhì)量加以提升的目的是知識應(yīng)用管理的主要任務(wù)之一，與此同時也作為連接部門與部門之間的紐帶，隨著信息現(xiàn)代化的不斷發(fā)展與進步推動了信息管理工作的日益完善，網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展為檔案管理工作的模式發(fā)生了質(zhì)的改變，知識管理不但可以在某種程度上推動知識的傳遞，還能夠?qū)⒎?wù)品質(zhì)加以提升。因此，相關(guān)企業(yè)在對檔案信息進行管理的時候必須加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用力度，只有這樣才能夠推動信息管理工作實現(xiàn)智能化的目的，將服務(wù)品質(zhì)加以提升。

5 知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著當前管理知識的快速發(fā)展下，在諸多管理職位中，相關(guān)人員的文化素養(yǎng)也在日益提高，而相關(guān)人員的文化素養(yǎng)會對檔案信息管理工作的質(zhì)量帶來一定的影響。而知識管理要求當作加入信息管理、知識管理的相關(guān)人員一定要了解管理學以及現(xiàn)代管理的知識，并掌握業(yè)務(wù)流程，將自身的文化素養(yǎng)加以提升。站在時間的立場上出發(fā)，知識管理工作的開展可以將相關(guān)人員的知識結(jié)構(gòu)水平加以完善，將信息技術(shù)操作的能力不斷提升；對相關(guān)人員發(fā)揮出自身的作用帶來益處；對相關(guān)人員掌握客戶的需要帶來益處，將知識服務(wù)質(zhì)量不斷提升。因此，檔案管理工作和知識管理工作屬于相輔相成的關(guān)系，知識管理能夠推動檔案信息資源的發(fā)展不僅僅限于歷史研究使用，相關(guān)人員應(yīng)當將目光放長遠些，最大程度利用信息資源，不斷為社會服務(wù)，提升檔案資源的價值。希望相關(guān)人員可以通過自身的發(fā)展，成為信息的主宰。

結(jié)束語

隨著我國知識經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案信息管理也應(yīng)當符合當前知識經(jīng)濟的發(fā)展要求，相關(guān)企業(yè)在對檔案進行管理的過程中必須對以往的理念以及形式加以完善，只有不斷的完善才能夠具有創(chuàng)新精神，只有不斷的創(chuàng)新才可以推動企業(yè)的進步。而檔案管理工作也是一樣的，只有對其加以完善，和知識管理有機的結(jié)合起來才可以確保檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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