檔案管理工作的規(guī)范化概述

張洪敏

【摘要】自八十年代起，我國社會主義發(fā)展腳步的加快，人們的生活水平也得到提高，逐步體現(xiàn)了檔案管理工作的重要性。日常工作中，檔案管理環(huán)節(jié)是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的精神支柱，檔案管理中有各種重要的文件和流程的存檔。新形勢下，檔案管理工作是現(xiàn)在企業(yè)中較為重要的一個管理流程，檔案管理是對政府、公司或是企業(yè)的一些工作流程的歸檔。本文對檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展等方面出發(fā)，挖掘其存在的各種隱藏問題，并對新形勢的檔案管理工作的規(guī)范化作如下概述和探討。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；歸檔；維護

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作能否規(guī)范的發(fā)展，已經(jīng)成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發(fā)的關鍵。與此同時，檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術融合的形勢下，規(guī)范的對檔案管理制度進行調(diào)整，成為更好的將檔案信息的價值進行發(fā)揮的關鍵。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規(guī)范化水平做了分析與闡述。

一、新形勢下對檔案管理的影響

運用信息技術可以有效地進行檔案管理工作：

1、新形勢下，檔案管理工作是現(xiàn)在企業(yè)中較為重要的一個管理流程，檔案管理是對政府、公司或是企業(yè)的一些工作流程的歸檔，檔案管理是一項隱蔽性的工作，檔案管理這個流程不能把它擺放在工作單位或企業(yè)中一個明顯的位置，這是社會上一種普遍的現(xiàn)象。檔案管理是領導重視的工作部分之一。新形勢下，廣泛的信息技術可以成為檔案管理系統(tǒng)中有限的工作程序，信息技術可以讓復雜的檔案管理簡便化。日常工作中，檔案管理環(huán)節(jié)是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的精神支柱，檔案管理中有各種重要的文件和流程的存檔。檔案管理也能及時的表現(xiàn)出工作圍繞的范圍、重點，提高工作技能。同時新形勢下的信息技術可以讓檔案管理工作自動化、現(xiàn)代化，信息技術對新形勢下做好檔案管理的工作做出了突出貢獻。

2、企業(yè)的文書、會議堆積日山，沒有好的管理方式很難全部歸檔。第一，提升檔案管理人員對信息技術的掌控，可以熟練的運用信息技術做好檔案存檔?；蚴钦衅敢恍I(yè)的信息技術專業(yè)畢業(yè)的人才，從而全面提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)和能力；第二，讓檔案管理通過信息技術實現(xiàn)自動化辦公。比如，大量的需要處理的公文、文件、起草合同、打印報表、工作記錄等繁雜工作。能夠快速的提高工作效率和節(jié)省時間。第三，讓檔案管理現(xiàn)代化，檔案管理大多是以做備份和記錄為主，檔案管理中有很多信息資源，要做到分類存檔，重要的資料加上保密工作，現(xiàn)代化管理可以想找什么就找什么，否則堆積如山的資料無處下手。

二、對檔案管理模式進行創(chuàng)新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進行創(chuàng)新，并且主動的對檔案與利用方式進行改進與革新，清晰的認識到現(xiàn)代新技術應用的必然性與優(yōu)勢。隨著社會不斷發(fā)展和信息技術的融入，檔案信息不斷豐富，并且各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規(guī)范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用，實現(xiàn)信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息化平臺進行整合，并且設立檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過不同權限級別的設定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好的推進檔案管理工作的進一步發(fā)展。

三、檔案管理規(guī)范化的步驟

1、做好日常維護工作

今天以前的工作檔案、記錄做好售后工作，要經(jīng)常檢查以前的文件是否有損壞。作好記錄，定期對存檔的工作記錄進行查看。如有損壞，要及時對檔案進行補檔，避免需要的時候找不到該檔案。檔案管理人員在歸檔時要注意存放在防水、防潮的位置，避免損壞檔案無法查看。

2、檔案管理工作人員要有責任制

檔案管理工作人員要有責任心，企業(yè)的檔案管理對于非企業(yè)檔案管理部門工作人員來說是保密的，不可隨意給他人復制，或觀看檔案記錄；檔案管理人員不可在他人的煽動下隨意改動檔案記錄，杜絕一切對企業(yè)或行政單位不利的手段。

3、落實不同崗位的職責

檔案管理體系要對于檔案管理工作流程和不同環(huán)節(jié)做出規(guī)范化的說明，并且對不同人員的職責與工作內(nèi)容做好劃分，嚴格落實不同的崗位責任。與此同時，針對于其他部門對檔案管理工作不重視的現(xiàn)狀，檔案管理人員要積極的聯(lián)系各部門負責人，做好檔案相關工作的配合，保證檔案管理工作相關規(guī)范化標準流程得到深入的執(zhí)行。

四、加強管理檔案的工作力度

1、求實創(chuàng)新，與時俱進

凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在軟件功能上周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。同時，為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。對管理檔案積極采取應對措施，加強人才的引進，提高檔案信息化建設隊伍的水平。

2、科學規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經(jīng)濟建設服務。作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應做好檔案的編目、檢索、編研工作，結合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。隨著社會的發(fā)展，還要積極尋求檔案管理服務的新途徑，提高檔案利用質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

五、結束語

總而言之，新形勢和新需求下，檔案管理工作要想實現(xiàn)高效的發(fā)展，就必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范和的建設，進而更好的提高檔案管理的實效性。檔案管理人員自身要不斷提高意識水平和業(yè)務能力，對檔案管理工作進行完善和創(chuàng)新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發(fā)揮，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面。

【參考文獻】

[1] 張 如. 論新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新服務[J]. 經(jīng)營管理者， 2013（18）.