畢業(yè)生檔案信息化管理的實(shí)踐與思考
——以黃山學(xué)院為例

姚莉麗

（黃山學(xué)院 就業(yè)指導(dǎo)中心，安徽 黃山245041）

近年來，黃山學(xué)院在畢業(yè)生檔案管理過程中，不斷探求科學(xué)、規(guī)范的管理方法，切實(shí)解決畢業(yè)生檔案交接過程中存在的諸多問題。在畢業(yè)生檔案咨詢、整理、轉(zhuǎn)遞過程中，創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)工作方式，努力實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)，提升工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理信息化。

一、從具體案例看畢業(yè)生檔案管理工作的重要性

實(shí)際工作中,會接觸到如下案例，案例1.從黃山學(xué)院畢業(yè)多年的一名畢業(yè)生因?yàn)楦咧须A段的檔案缺失，影響到招聘單位對其錄用而要狀告母校；案例2.畢業(yè)多年的畢業(yè)生找到正式工作了，準(zhǔn)備入職卻發(fā)現(xiàn)檔案不知去向；案例3.畢業(yè)多年的畢業(yè)生咨詢：自己的檔案材料只是一位同名同姓的同學(xué)的檔案，自己的職稱晉升無法進(jìn)行評定；案例4.畢業(yè)多年的畢業(yè)生咨詢：自己的派遣地是 “休寧縣教育局”，可是在派遣地卻找不到檔案。

凡此種種，讓人感受到畢業(yè)生在步入社會工作過程中檔案有多么重要，因而要求我們的檔案管理工作不容許有點(diǎn)滴差錯(cuò)。應(yīng)該設(shè)身處地地為畢業(yè)生著想，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，改進(jìn)檔案管理工作。

針對案例1，通過學(xué)校招生辦了解到，高中階段的檔案缺失可能有兩種情況：一是畢業(yè)生所在高中學(xué)校原本就沒有紙質(zhì)檔案傳遞，其原因在于：有的省份已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高中階段的電子檔案；二是畢業(yè)生本人是高中階段的復(fù)讀生，因其不是在母校復(fù)讀，復(fù)讀學(xué)校沒有其學(xué)籍，故沒有為其建立高中階段檔案。經(jīng)溝通核實(shí)，該畢業(yè)生是沒有在母校復(fù)讀而參加高考的復(fù)讀生。

針對案例2，咨詢了當(dāng)年經(jīng)手檔案整理工作的輔導(dǎo)員、檔案管理人員、郵政局相關(guān)工作人員，得知畢業(yè)生檔案的交接大致需要經(jīng)過以下程序：畢業(yè)生參加高考時(shí)的高中學(xué)?！咧袑W(xué)校所在地郵政局——高中學(xué)校所在省份郵政局——錄取大學(xué)所在省份郵政局——錄取大學(xué)所在地郵政局——錄取大學(xué)招辦或各學(xué)院——學(xué)校學(xué)生處檔案室——各學(xué)院——學(xué)校學(xué)生處檔案室——學(xué)校所在地郵政局——學(xué)校所在省份郵政局——寄達(dá)地省屬郵政局——寄達(dá)地市級郵政局——畢業(yè)生檔案派遣單位。

每一次交接、傳遞過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)都會發(fā)生檔案不知去向的可能。針對此案例，工作人員幾經(jīng)周折，在河北省唐山市人事局找到了本應(yīng)派往河北省承德市人事局的畢業(yè)生檔案。于是，調(diào)回該畢業(yè)生檔案、重寄。此類事情的處理因?yàn)楫厴I(yè)生對檔案需求的時(shí)效性而讓我們感覺到畢業(yè)生檔案管理工作責(zé)任重大。

針對案例3，從畢業(yè)生當(dāng)時(shí)的輔導(dǎo)員那里了解到，因?yàn)橥瑢I(yè)有兩位同學(xué)的姓名相同，故當(dāng)年在整理畢業(yè)生大學(xué)期間的檔案時(shí)，誤將同學(xué)甲的材料與相同姓名同學(xué)乙的材料互串了。工作人員只好通過查找相同姓名的畢業(yè)生檔案去向存根將兩名畢業(yè)生檔案調(diào)回學(xué)校，辨別整理，再寄往各自的派遣地。

針對案例4，工作人員仔細(xì)地查找當(dāng)年的畢業(yè)生檔案郵寄存根，在懷寧教育局的檔案名單里發(fā)現(xiàn)了該畢業(yè)生的姓名，這是在整理、分揀畢業(yè)生檔案時(shí)，誤將“懷寧”當(dāng)作“休寧”所致。

大學(xué)畢業(yè)生檔案作為人事檔案的重要組成部分作用重大。它既是用人單位考察和了解人才的重要依據(jù)，也是“確立和澄清個(gè)人有關(guān)問題以及正常的政治審查的憑證”[1]405。根據(jù)人民網(wǎng)教育頻道《畢業(yè)生注意了：這份最全就業(yè)指南很有用，趕緊收藏》提供的信息：千萬別棄檔，檔案很重要，沒有檔案，會影響以后的轉(zhuǎn)正定級、考研、考公務(wù)員，過政審、評職稱、考資格證、養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國審查、辦準(zhǔn)生證等一系列手續(xù)[2]。

檔案既然對于每一位即將從業(yè)的畢業(yè)生如此重要，我們就該改進(jìn)畢業(yè)生檔案管理工作，避免出錯(cuò)。

2009年，在整理152名畢業(yè)生緩派檔案時(shí)，開始利用派遣數(shù)據(jù)對同一派遣地的畢業(yè)生依次排序編號并將編號標(biāo)注在畢業(yè)生檔案袋的左上方。而后，依照畢業(yè)生的檔案編號，按從小號到大號順序整理，再按照同一寄達(dá)地裝袋、密封畢業(yè)生檔案的步驟，很快就整理、郵寄妥當(dāng)。由此得到啟示，可以對全校的畢業(yè)生檔案也采取統(tǒng)一編號的方法進(jìn)行檔案整理。

2010年，在整理畢業(yè)生檔案之前，明確了學(xué)校和院部各自的責(zé)任：學(xué)校按照派遣地的不同，統(tǒng)一對全校畢業(yè)生進(jìn)行檔案編號；院部負(fù)責(zé)整理、密封畢業(yè)生個(gè)人檔案，要求專業(yè)班輔導(dǎo)員先對自己所帶專業(yè)畢業(yè)生檔案依照從小號到大號的順序標(biāo)注、排序后送交至學(xué)校學(xué)生處；學(xué)生處再按照相同派遣地匯聚、打包，進(jìn)行整理、郵寄。

在整理檔案過程中，按照畢業(yè)生檔案編號逐一拿取同一派遣地的不同專業(yè)的畢業(yè)生檔案，不僅避免了案例2、3、4情況的發(fā)生，還使整理檔案的速度提高了，原本需要7人7天才能完成的工作量，當(dāng)年7人在5天內(nèi)就完成了。

二、檔案信息化管理工作的推進(jìn)與提升

（一）利用派遣數(shù)據(jù)建立信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)

受2009年整理緩派畢業(yè)生檔案利用派遣數(shù)據(jù)的啟發(fā)，能否利用派遣數(shù)據(jù)，添加郵寄地址、郵寄時(shí)間等數(shù)據(jù)的方式，加快查找畢業(yè)生檔案去向呢？這一想法得到了學(xué)生處信息科專業(yè)技術(shù)人員的積極回應(yīng)，2010年開始建立畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)檔案管理信息，設(shè)有屆別、學(xué)院、專業(yè)、班級、畢業(yè)生學(xué)號、畢業(yè)生檔案編號、畢業(yè)生派遣單位、檔案接收單位、郵寄地址等數(shù)據(jù)信息；在整理檔案的過程中，我們發(fā)現(xiàn)人工抄寫畢業(yè)生檔案目錄、存根和郵寄信息很浪費(fèi)時(shí)間并且容易產(chǎn)生筆誤。

2010年，針對整理檔案時(shí)人工抄寫目錄、抄寫存根耗時(shí)費(fèi)力問題,針對筆誤、時(shí)間久遠(yuǎn)等原因造成姓名等信息模糊難辨的問題，我們提出了利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)編程直接自動生成存根、檔案通知、回執(zhí)單的設(shè)想。經(jīng)過專業(yè)技術(shù)人員的努力，2011年整理畢業(yè)生檔案時(shí)，實(shí)現(xiàn)了利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動打印存根、檔案通知單和回執(zhí)單的目標(biāo)，從而減少了人工投入成本，提高了工作效率。

2012年和2013年在畢業(yè)生檔案管理工作中繼續(xù)做好邊發(fā)現(xiàn)問題、邊記錄、邊想辦法、邊改進(jìn)的工作，從而不斷地充實(shí)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，完善系統(tǒng)內(nèi)容。

2014年根據(jù)上級文件精神，畢業(yè)生檔案郵寄由機(jī)要形式改為EMS形式，我們在系統(tǒng)庫原有數(shù)據(jù)上添加了快遞單號，并且與檔案存根號一致，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校的信息管理系統(tǒng)與郵政快遞的查詢系統(tǒng)無縫對接，經(jīng)過幾年來的不斷修改、完善、維護(hù)，逐步實(shí)現(xiàn)了畢業(yè)生打開校園網(wǎng)頁進(jìn)入畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)，錄入自己的學(xué)號或姓名就能順利檢索出個(gè)人檔案在什么時(shí)間寄往了何處的信息，避免了案例2情況的發(fā)生，極大地方便了畢業(yè)生的需求，提升了工作效能。

（二）檔案管理信息化的成效

1.建立檔案管理辦法，做到有章可循

2010年及時(shí)發(fā)布了通告，要求輔導(dǎo)員核實(shí)畢業(yè)生高中階段檔案情況，各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生個(gè)人檔案的整理密封工作，學(xué)生處負(fù)責(zé)整理郵寄，幾年來，再沒有發(fā)生案例1的事情；2014年，對畢業(yè)生檔案管理辦法進(jìn)行了修改；2017年又進(jìn)一步完善相關(guān)制度。每屆畢業(yè)生檔案整理之前，對輔導(dǎo)員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任心，明確畢業(yè)生檔案管理工作的重要性；對輔導(dǎo)員進(jìn)行畢業(yè)生檔案整理、系統(tǒng)信息的錄入、修改等方面的培訓(xùn)，以及畢業(yè)生檔案的提交和相關(guān)注意事項(xiàng)的指導(dǎo)，幾年來，再沒有出現(xiàn)畢業(yè)生檔案找不到的現(xiàn)象。

2.咨詢時(shí)間大大縮短，有效提升了服務(wù)品質(zhì)

隨著高等教育逐步發(fā)展為大眾化教育，十多年來，全國每年高校畢業(yè)生人數(shù)達(dá)數(shù)百萬人。黃山學(xué)院自建立以來，已為國家培養(yǎng)和輸送了65000多名畢業(yè)生。每年的公務(wù)員考試、大型企業(yè)人員錄用考試、全國各地事業(yè)單位考編工作完成后，原本讓管理人員因長時(shí)間進(jìn)行手工翻閱檔案存根而倍感壓力的檔案咨詢，現(xiàn)在利用信息系統(tǒng)能迅速地檢索、告知畢業(yè)生檔案去向，大大提升了為畢業(yè)生服務(wù)的品質(zhì)。

3.畢業(yè)生檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、輔導(dǎo)員、畢業(yè)生之間的資源共享，管理溝通變得比以前更加快捷

4.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理檔案，避免了出錯(cuò)率

利用畢業(yè)生檔案信息系統(tǒng)，對全校畢業(yè)生進(jìn)行編號處理，一人一號，依號排序，采用印制有具體目錄內(nèi)容的檔案袋，輔導(dǎo)員只需對照檔案袋封面目錄對檔案材料的份數(shù)進(jìn)行標(biāo)識即可。既減輕了專業(yè)班輔導(dǎo)員整理檔案的勞動強(qiáng)度，又規(guī)范了畢業(yè)生檔案的整理工作。

在整理畢業(yè)生檔案的過程中，輔導(dǎo)員密封、清點(diǎn)本專業(yè)畢業(yè)生檔案，進(jìn)行第一次檢查；各學(xué)院集中各專業(yè)班畢業(yè)生檔案并進(jìn)行排序，進(jìn)行了第二次檢查；各學(xué)院將檔案送交至學(xué)生處辦理交接，按照信息系統(tǒng)自動生成的名單清點(diǎn)，進(jìn)行了第三次檢查；管理人員從信息系統(tǒng)導(dǎo)出同一派遣地的畢業(yè)生編號數(shù)據(jù)、打印檔案回執(zhí)通知單，按編號順序拿取檔案，整理、裝入郵寄袋，進(jìn)行了第四次檢查；流水檢查、蓋章、密封郵寄袋，實(shí)現(xiàn)了第五次檢查，近幾年畢業(yè)生檔案整理、遞轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)了“零”差錯(cuò)。確保了在學(xué)校內(nèi)部畢業(yè)生檔案整理、交接的順利完成，從而實(shí)現(xiàn)了畢業(yè)生檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理目標(biāo)。

5.集中整理同一派遣地的畢業(yè)生檔案，打包郵寄，節(jié)省了人工成本和資金投入

幾年來，在檔案整理中，變?nèi)斯鴮憴n案袋目錄為印制編有目錄的檔案袋；變?nèi)斯こ瓕戉]件通知單、檔案存根和回執(zhí)單為處理系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)、自動打印郵件通知單、檔案存根和回執(zhí)單；變按照派遣地分揀畢業(yè)生檔案為依全校畢業(yè)生統(tǒng)一編號拿取各專業(yè)同一地點(diǎn)的畢業(yè)生檔案；變傳統(tǒng)的人工查找郵寄存根為計(jì)算機(jī)智能檢索；從而提高了整理、查詢檔案的速度，節(jié)省了人工成本，提高了工作成效，減少了資金投入，累計(jì)為學(xué)校節(jié)約資金數(shù)十萬元。

6.2015年根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策，在校生檔案并入畢業(yè)生檔案一同管理

利用新生入學(xué)數(shù)據(jù)對在校生檔案進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、核查，按照學(xué)院、級別、專業(yè)進(jìn)行在校生統(tǒng)一編號，一人一號，從而避免因轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等學(xué)籍變動，檔案隨之頻繁變動而引起的差錯(cuò)；2016級新生檔案采取此方法，很快做好了整理、分揀下發(fā)、審核提交、檔案室集中管理工作。目前，2017級新生檔案也依照信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、分揀、下發(fā)工作。

三、幾點(diǎn)思考

（一）完善制度，減少交接環(huán)節(jié)

1.從檔案管理的角度要不斷地發(fā)現(xiàn)問題，尋求解決問題的途徑，優(yōu)化管理方法

目前新生入學(xué)檔案的接受渠道有：學(xué)校招生辦、學(xué)生處、學(xué)生個(gè)人自帶檔案。由于每年錄取新生4000余人，學(xué)校內(nèi)部的每一次交接，既浪費(fèi)了輔導(dǎo)員及時(shí)了解新生情況的時(shí)間，又容易出現(xiàn)同名同姓新生檔案交叉等錯(cuò)誤；因此推行學(xué)院二級化管理，新生檔案直接郵寄至各學(xué)院，既能方便輔導(dǎo)員快捷地審核新生入學(xué)資格，又能減少交接環(huán)節(jié)過多帶來的弊端。

2.各學(xué)院集中交送新生檔案，責(zé)任明晰

交接環(huán)節(jié)由之前的招辦、各學(xué)院或新生本人轉(zhuǎn)交學(xué)生處——學(xué)生處分揀——各學(xué)院輔導(dǎo)員從學(xué)生處領(lǐng)取檔案、審核新生入學(xué)資格——輔導(dǎo)員送交檔案至學(xué)生處管理，改變?yōu)楦鲗W(xué)院接受新生檔案——輔導(dǎo)員審核新生入學(xué)資格——各學(xué)院集中復(fù)核——送交學(xué)生處收管。做到責(zé)任到位，簡單快捷。

（二）把握人生拐點(diǎn)，關(guān)注檔案去向

從畢業(yè)生個(gè)人角度看：從高中升入大學(xué)，大學(xué)畢業(yè)繼續(xù)深造或是步入社會工作，每一次空間地點(diǎn)的轉(zhuǎn)換，都要關(guān)注自己的檔案是否在規(guī)定的時(shí)間到達(dá)了指定的地點(diǎn)，這樣就能為個(gè)人潛能的開發(fā)和利用做好充分的保證。

（三）開支節(jié)流，實(shí)現(xiàn)一人一檔郵寄

在學(xué)校財(cái)力許可的情況下，實(shí)現(xiàn)一人一檔一郵寄封，畢業(yè)生直接用獨(dú)自的EMS單號就能了解個(gè)人的檔案郵寄狀況。從而避免繁復(fù)的交接、整理、打包手續(xù)，減少管理人員的工作壓力。

[1]朱玉媛,周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學(xué)出版社,2011.

[2]人民網(wǎng)教育頻道.畢業(yè)生注意了：這份最全就業(yè)指南很有用,趕緊收藏[EB/OL].[2017-06-20].http://mp.weixin.qq.com/s?src=11×tamp=1510059610&ver=500&signatu.