關(guān)于管理和利用好電力企業(yè)科技檔案的研究與思考

劉暢

摘要：科技檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是對(duì)其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄，有著舉足輕重的作用。但是由于科技檔案具有涉及內(nèi)容廣泛、種類多，所以管理起來(lái)相對(duì)困難。特別地，對(duì)于電力企業(yè)，由于涉及到的電力工程越來(lái)越多，科技檔案的重要性也越來(lái)越凸顯。換句話說(shuō)，管理好并且充分利用電力企業(yè)科技檔案是電力企業(yè)做好管理工作的基礎(chǔ)。本文將對(duì)如何管理并且利用好電力企業(yè)的科技檔案進(jìn)行分析和探究。

關(guān)鍵詞：管理 利用 電力企業(yè) 科技檔案

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技越來(lái)越發(fā)達(dá)，信息的容量也越來(lái)越大，人們對(duì)于信息的獲取也越來(lái)越需要便捷有效的方式，這就要求能夠?qū)⑿畔⒄須w類建立檔案使得人們能夠及時(shí)地獲取想要的信息。對(duì)于電力企業(yè)，隨著工程量的增加，需要更合理的方式管理和利用科技檔案。下面將介紹電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)、管理要求、現(xiàn)狀和問(wèn)題以及管理和利用的策略。

一、電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

通過(guò)對(duì)電力企業(yè)科技檔案的分析，筆者認(rèn)為其主要特點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)。第一，專業(yè)性。首先科技檔案也一般傳統(tǒng)的檔案就有很大區(qū)別，它主要記錄的是在特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的科技活動(dòng)，當(dāng)然對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)就是指電力方面的問(wèn)題與活動(dòng)，所以電力企業(yè)科技檔案具有很強(qiáng)大專業(yè)性。第二，多樣性。雖然說(shuō)電力企業(yè)科技檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，但是這并不意味著其單一，相反，它具有多樣性。電力企業(yè)科技檔案的多樣性體現(xiàn)在與電力相關(guān)的活動(dòng)多種多樣，形式也有很大差別，所以用來(lái)記錄這些多樣的活動(dòng)的科技檔案當(dāng)然也就具有多樣性。

二、電力企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的要求

隨著科技創(chuàng)新，對(duì)于電力企業(yè)科技檔案的管理也要求進(jìn)入現(xiàn)代化，并且根據(jù)現(xiàn)代化管理的要求提出了具體的措施，下面將具體介紹電力企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的要求。

（一）存儲(chǔ)能力要提高

電力企業(yè)科技檔案包含大量的信息，其中包括科技研究項(xiàng)目的檔案和工程建設(shè)中的檔案，以及各種技術(shù)創(chuàng)新、設(shè)備信息等等，因此要想將如此多的信息都有序的記錄下來(lái)就需要將信息存儲(chǔ)量大大加大。在當(dāng)今科技如此發(fā)達(dá)、信息化如此高的時(shí)代，對(duì)于科技檔案可以充分利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)將大量的信息存儲(chǔ)并進(jìn)行有效管理，滿足信息存儲(chǔ)量的需求。

（二）信息處理能力要提高

正如我們所知，21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，是各類技術(shù)共同發(fā)展的時(shí)代，電力企業(yè)科技檔案的管理也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，抓住電力工業(yè)改革和發(fā)展帶來(lái)的契機(jī)，利用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理，建立檔案管理系統(tǒng)，一步步實(shí)現(xiàn)管理的信息化進(jìn)而達(dá)到高效化，不斷提高科技檔案信息的處理能力。

（三）安全保護(hù)能力要提高

信息化程度越高，也意味著信息的安全也就越難以得到保障，尤其是科技檔案往往涉及到技術(shù)等十分重要的機(jī)密信息，所以要充分利用現(xiàn)代科技為電力企業(yè)科技檔案的安全提供保護(hù)，這不僅指的是破壞后的恢復(fù)還包括預(yù)防性的措施，這樣才能使得科技檔案具有意義。

三、目前電力企業(yè)科技檔案管理和利用過(guò)程中存在的問(wèn)題

上面主要對(duì)電力企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的具體要求進(jìn)行了分析，主要包括信息存儲(chǔ)能力、處理能力及安全保護(hù)能力三個(gè)方面。目前，電力企業(yè)科技檔案的管理任然存在著很多方面的問(wèn)題，主要包括認(rèn)識(shí)不足、管理制度不健全、資料收集不規(guī)范以及沒(méi)有專業(yè)的管理人員等方面，下面將進(jìn)行具體的敘述。

（一）缺乏對(duì)科技檔案管理的應(yīng)有認(rèn)識(shí)

很多電力企業(yè)的管理者只注重提高收益、投入人力資源、科技活動(dòng)，往往忽視了科技檔案的管理，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這就導(dǎo)致了不能將已有的資源充分利用起來(lái)。電力企業(yè)科技檔案不僅僅是建立起來(lái)就足夠了，必須進(jìn)行適當(dāng)有效的管理才能將其利用起來(lái)，所以相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

（二）沒(méi)有健全的管理制度

現(xiàn)如今在電力企業(yè)中一個(gè)很普遍的現(xiàn)象就是檔案管理沒(méi)有秩序，檔案分散在各個(gè)部門(mén)，這就是由于缺少健全的管理制度導(dǎo)致的，這就產(chǎn)生了資料缺失、不完整、不集中、難以查找的后果。

（三）對(duì)資料的收集不規(guī)范

科技檔案是記錄科技項(xiàng)目的研究過(guò)程的，但是很多記錄人員在記錄過(guò)程中往往會(huì)忽視收集、歸納相關(guān)問(wèn)題，從而造成資料收集的不規(guī)范，進(jìn)而影響資料的使用。

（四）沒(méi)有專業(yè)的管理人員

很多電力企業(yè)并沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的科技檔案管理部門(mén)、引進(jìn)專業(yè)的管理人才，而是由企業(yè)的其他部門(mén)的人員連帶進(jìn)行管理，由于缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，所以在檔案管理方面就回造成很多的不合理的地方。另外，由于科技檔案涉及到很多專業(yè)知識(shí)，所以對(duì)管理人員就提出了更高的要求，因此在科技檔案管理過(guò)程中必須有專業(yè)的管理人員才能保證整個(gè)過(guò)程順利進(jìn)行。

四、電力企業(yè)科技檔案管理和利用的策略

以上具體介紹了電力企業(yè)科技檔案管理過(guò)程中仍然存在的問(wèn)題，接下來(lái)將介紹一些管理和利用的策略，主要包括提起重視健全管理制度、結(jié)合科技工作加強(qiáng)開(kāi)發(fā)與利用以及提高信息化程度。

（一）健全檔案管理制度

電力企業(yè)的科技檔案非常重要，相關(guān)人員必須充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的重要性，要在遵守國(guó)家規(guī)章制度的基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，建立并健全檔案管理制度，使得企業(yè)全體人員都提起高度重視，保證管理工作順利進(jìn)行，使得科技檔案能夠被有效地進(jìn)行管理和利用。

（二）結(jié)合科技工作加強(qiáng)科技檔案開(kāi)發(fā)和利用

建立科技檔案的最終目的是為了能夠在之后的科技活動(dòng)中加以利用并提供一個(gè)參考。一方面，可以直接通過(guò)查閱、復(fù)制等形式直接進(jìn)行利用，也可以通過(guò)仔細(xì)的分析進(jìn)行整理和歸納，從而將其編制成參考資料；另一方面，要積極的開(kāi)拓市場(chǎng)服務(wù)，做好技術(shù)轉(zhuǎn)讓、開(kāi)發(fā)、咨詢等工作，將科技成果推進(jìn)到科技市場(chǎng)當(dāng)中去，進(jìn)行技術(shù)交流。

（三）努力提高信息化程度，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

在如今這個(gè)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的社會(huì)，現(xiàn)代化辦公已經(jīng)有了技術(shù)支持，所以要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案管理和利用帶到更高的現(xiàn)代化的軌道上去。最基本的當(dāng)然就是無(wú)紙化，通過(guò)計(jì)算機(jī)將檔案錄入并存儲(chǔ)，然后進(jìn)一步進(jìn)行整理，為檢索和使用提供條件。

五、結(jié)語(yǔ)

電力企業(yè)科技檔案對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有著舉足輕重的作用，所以必須做好管理工作，也只有這樣才能充分利用起來(lái)。相關(guān)企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到自己在科技檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施，保障科技檔案能夠有效利用，這樣才能促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

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（作者單位：長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院）