商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理分析

王芳

摘 要：檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中自己接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，商品條碼是實現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是商品進入超級市場、POS掃描商店的入場券。近年來，隨著經(jīng)濟的增長，我國的條形碼系統(tǒng)成員數(shù)量急劇增長，電子商務(wù)的發(fā)展對系統(tǒng)成員產(chǎn)品信息共享的要求也越來越高，對系統(tǒng)成員商品條碼檔案管理工作提出了更高的要求，如何進行更為有效的管理以及將系統(tǒng)成員檔案的價值得到充分的發(fā)揮是目前工作中面臨的主要任務(wù)，相關(guān)管理部門也將這一問題當做了重點任務(wù)來抓。本文針對系統(tǒng)成員檔案管理的問題展開進一步的探討，希望在今后的工作中能夠有效地發(fā)揮其價值。

關(guān)鍵詞：商品條碼；管理；檔案

商品條碼是由一組規(guī)則排列、尺寸和顏色有一定規(guī)定的條、空及對應數(shù)字構(gòu)成的特殊符號，是表示一定信息的商品標識。它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備給計算機輸入數(shù)據(jù)的特殊代碼，以便于機器讀出的形式傳輸信息，是實現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)已廣泛應用于生產(chǎn)制造和流通、電子商務(wù)等領(lǐng)域。隨著全球經(jīng)濟一體化進程的加快移動終端技術(shù)的發(fā)展，商品條碼在現(xiàn)代化商業(yè)中的作用越來越受到重視，商品條碼系統(tǒng)中成員數(shù)量井噴式發(fā)展，在這一過程中產(chǎn)生了大量的業(yè)務(wù)檔案，而商品條碼編碼所要求的唯一性、永久性原則要求我們需要對各系統(tǒng)成員的歷次業(yè)務(wù)檔案進行有效的管理，本文將針對如何對商品條碼系統(tǒng)成員的檔案管理問題進行闡述，以便為商品條碼及系統(tǒng)成員的產(chǎn)品管理提供原始依據(jù)，保障條碼市場有效運營。

1 加強商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的必要性

商品條碼系統(tǒng)成員檔案是在商品條碼注冊、續(xù)展、變更等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括申領(lǐng)單位提交的各類材料的原件、復印件等各種原始文件。在經(jīng)濟領(lǐng)域，檔案是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、工程建設(shè)、科學研究的信息基礎(chǔ)，對維持經(jīng)濟運行、創(chuàng)造經(jīng)濟效益有著具足輕重的作用。自1988年我國成立中國物品編碼中心以來，我國的商品條碼工作已有近30年的歷史，大大推進了我國電子商務(wù)和商品流通領(lǐng)域信息化的發(fā)展。在申請商品條碼系統(tǒng)成員資格時，企業(yè)必須提供所需的申請材料到所在地的編碼分支機構(gòu)辦理廠商識別代碼注冊手續(xù)，由國家物品編碼中心審核后賦碼，此后還要定期續(xù)展，有必要的還要辦理變更、合并等相應手續(xù)，最近幾年來，國家中心又將系統(tǒng)成員的產(chǎn)品信息備案作為工作的重點，要求系統(tǒng)成員填報本企業(yè)所有產(chǎn)品信息，致使在日常業(yè)務(wù)中形成的原始文件越來越多，鑒于大多系統(tǒng)成員由于管理制度不完善或人員素質(zhì)不高，對本公司的登記或產(chǎn)品狀況管理混亂，常常需要查詢相關(guān)的企業(yè)登記信息或產(chǎn)品信息，給我們加強業(yè)務(wù)檔案管理提出了需求，另一方面，我們需要更好地掌握系統(tǒng)成員的歷史沿革，確保碼段的合理規(guī)范分配和條碼市場的合規(guī)運營，檔案作為人類社會活動的真實記錄，是社會信息資源構(gòu)成的一個重要組成部分，信息儲量大，具有廣泛的實用性。只有深刻認識到商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的重要性，才能保證商品條碼成員檔案發(fā)揮其應有的價值。但從目前的情況看，商品條碼系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作尚處于初期階段，并未形成全國統(tǒng)一的管理體制和體系，為了更好地為商品條碼系統(tǒng)成員的管理提供更可靠的原始依據(jù)，所以，近幾年來國家物品編碼中心一直強調(diào)要加強系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2 做好商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的建議

鑒于商品條碼成員業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和系統(tǒng)成員檔案管理工作的現(xiàn)狀以及開發(fā)利用的前景，商品條碼系統(tǒng)成員檔案的管理問題成為目前需要解決的重點問題之一。筆者針對現(xiàn)有情況提出了幾點建議，希望在今后的工作中，可以不斷完善檔案的管理流程，使之得到更好的發(fā)展。

2.1 采用有效手段，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的紙質(zhì)檔文件具有較強的憑證價值，雖然商品條碼基本信息檔案管理相對于綜合檔案管理而言，在鑒定、歸檔立卷、整理等各方面都比較簡單，但如果沒有明確的管理制度為指導，很容易造成管理上的混亂。所以首先應當確定檔案管理工作流程，對歸檔范圍、立卷方法、利用和銷毀程序都要根據(jù)實際需要做出明確的規(guī)定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和制度。按照商品條碼工作規(guī)范，系統(tǒng)成員基本信息檔案包括基本信息登記表、批準證書、相關(guān)單位的證明文件及其他一些必須文件，這些都是應該收集的原始資料，應認真按照歸檔要求收集審核歸檔整理，為避免檔原始文件丟失盡量爭取在業(yè)務(wù)辦理完成后一周內(nèi)接收歸檔。應按照系統(tǒng)成員的存續(xù)時間科學地確定保管期限，建議對于已經(jīng)注銷的系統(tǒng)成員的商品條碼檔案也應長期保存。

按照商品條碼的編碼規(guī)則，一般情況下國家物品編碼中心給每個系統(tǒng)成員分配一個廠商識別代碼，系統(tǒng)成員再自行分配產(chǎn)品代碼，因此應按照存續(xù)狀態(tài)（現(xiàn)存或注銷）——注冊年度進行分類，將每家系統(tǒng)成員作為立檔單位，按照廠商識別代碼編號和排序，將注冊、續(xù)展、變更、補證、膠片訂單等檔案文件按時間順序進行排放，這種檔案管理方式是當前比較推崇的，也是一種科學化的手段，不僅可以保證各系統(tǒng)成員商品條碼基本信息檔案的獨立性、完整性、客觀地反映每個系統(tǒng)成員的歷史面貌，而且有利于將新產(chǎn)生的檔案文件歸檔和卷內(nèi)文件的查詢利用。

2.2 利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)對系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理

人們對檔案的利用需求是多方面的，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會的需要，而數(shù)據(jù)庫對信息量的資源進行信息化管理已經(jīng)非常成熟，開發(fā)利用專用管理軟件、建設(shè)對外互聯(lián)網(wǎng)開放管理平臺已經(jīng)是緊迫需要?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，對檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。用對于商品條碼系統(tǒng)成員來說，成員檔案原件即是信息資源，應將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行電子掃描歸檔入電子數(shù)據(jù)庫，使用電子設(shè)備對檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計，全面實現(xiàn)計算機管理，以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益，推進檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息共享。

實現(xiàn)對系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，包括紙質(zhì)申報材料的電子化、索引數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建、文件存儲系統(tǒng)的建立，電子檔案的調(diào)閱應用等，不僅需要攝像頭、數(shù)碼相機、高速掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等各種硬件設(shè)施，更需要相應的軟件技術(shù)作支持。不僅要實現(xiàn)電子檔案的采集、傳輸、存儲、管理、質(zhì)量審核、應用等系統(tǒng)功能，更需要安全加密、容災處理等功能，不僅要保護電子檔案信息的安全，還要保護檔案信息存儲載體和系統(tǒng)設(shè)備的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立機讀目錄時要采集廠商識別代碼、檔案分類、建檔時間、錄檔時間等信息，開發(fā)快捷的檢索方式。當然，電子檔案建立是基礎(chǔ)，應用才是服務(wù)于社會的重點。電子檔案管理系統(tǒng)建成后，通過廠商識別代碼、企業(yè)名稱等對電子檔案進行模糊檢索，并根據(jù)檢索得到的電子檔案題錄信息調(diào)閱電子檔案全文，還可根據(jù)實際需要進行打印操作。另外，還應積極開發(fā)受理或網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理時同步采集電子檔案，實現(xiàn)即時歸檔，大大提高檔案工作效率。

結(jié)束語

檔案信息資源的開發(fā)，就是應社會需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到擴大社會化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會效益及經(jīng)濟效益。我們應轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

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