淺述海洋工程檔案資料的歸檔管理工作

呂菲(中國石油大港油田分公司灘海開發(fā)公司，天津300280)

淺述海洋工程檔案資料的歸檔管理工作

呂菲(中國石油大港油田分公司灘海開發(fā)公司，天津300280)

對(duì)于海洋工程而言，資料檔案的整理與歸檔直接關(guān)系到工程的技術(shù)管理工作，所以企業(yè)應(yīng)該客觀認(rèn)識(shí)它的作用所在。近些年隨著海洋工程項(xiàng)目的逐年增多，產(chǎn)生了大量的檔案資料，如何把這些工程檔案資料齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)地歸檔，從而為工程項(xiàng)目竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)、維護(hù)、改造與以及后續(xù)的檔案瀏覽查閱創(chuàng)造必要的條件，是企業(yè)必須認(rèn)真考慮的問題。企業(yè)在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，根據(jù)國家及集團(tuán)公司、大港油田的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對(duì)工程項(xiàng)目檔案歸檔工作進(jìn)行了大量的調(diào)研與實(shí)踐，并取得了良好的成效。本文主要就海洋工程企業(yè)目前工程檔案資料整理歸檔工作存在的一些不足之處進(jìn)行了分析，并并針對(duì)性地提出了一點(diǎn)建議。

工程檔案資料；整理歸檔；基本要求；存在問題；解決方法

1 工程檔案資料的重要性

工程資料檔案指的是從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間形成的相關(guān)信息。工程資料主要根據(jù)施工進(jìn)度編撰而成，能夠最大程度揭示施工的具體細(xì)節(jié)，它是工程各個(gè)環(huán)節(jié)的最初數(shù)據(jù)，它詳細(xì)記錄了工程質(zhì)量的好壞，施工具體情況，是判斷工程質(zhì)量的重要判據(jù)，是對(duì)工程施工的各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)材料等的真實(shí)記錄，是對(duì)整個(gè)工程運(yùn)行情況的客觀真實(shí)地反映，健全的工程檔案資料信息可以為單位各項(xiàng)工作提供強(qiáng)有力的支撐，因此加強(qiáng)工程檔案資料的收集、歸整和建檔保存管理非常重要。

2 工程檔案資料整理歸檔的基本要求

工程檔案資料要想顯示價(jià)值的更加高效，就必須對(duì)工程檔案資料的歸檔管理流程實(shí)現(xiàn)有效控制，通過優(yōu)化資源配置，確保歸檔質(zhì)量，以便于有效利用。所以，一定要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)地整理。工程檔案資料的整理歸檔其基本要求主要有三個(gè)方面，一是契合度，首先就是要保證工程檔案資料與工程實(shí)際設(shè)計(jì)建設(shè)高度契合，中間要實(shí)事求是，不能弄虛作假；其次是準(zhǔn)確度，在工程檔案資料的形成過程中資料填寫要規(guī)范、準(zhǔn)確，相關(guān)評(píng)價(jià)公正合理；第三是及時(shí)性。一定要保證相關(guān)工程檔案資料與工程設(shè)計(jì)施工同步進(jìn)行，還要確保其完整性，不能在資料中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，不能后續(xù)再補(bǔ)。由此可見，只有確保工程檔案資料的整理歸檔資料保持完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，才能有效的確保歸檔流程更規(guī)范，使工程檔案資料成為后期生產(chǎn)科研項(xiàng)目有效的技術(shù)參考資料。

3 現(xiàn)階段工程檔案資料整理歸檔存在的問題

3.1 企業(yè)上下重視力度不夠

雖然說國家、集團(tuán)公司、大港油田都規(guī)定和制定了相關(guān)的建設(shè)工程檔案資料質(zhì)量管理規(guī)章制度，對(duì)工程檔案資料的整理歸檔作了明確的詳細(xì)的要求，也加大了對(duì)檔案這方面的軟硬件投資，但是由于傳統(tǒng)石油企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)，部分企業(yè)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)人員依舊對(duì)檔案資料的重要性得到足夠重視，具體工作人員的管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致了部分項(xiàng)目的檔案資料很不完整，導(dǎo)致管理混亂，檔案并沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

3.2 工程檔案資料歸檔管理機(jī)制不科學(xué)

在基層企業(yè)，由于條件所限，相關(guān)工程對(duì)應(yīng)的工程檔案資料的歸檔整理依舊不條理，資料保存體系不科學(xué)，這樣很容易導(dǎo)致資料的丟失，從而不能保證檔案資料的正確性和完整性，嚴(yán)重情況下還會(huì)給企業(yè)造成相應(yīng)的損失。

4 工程檔案資料整理歸檔問題的解決辦法

4.1 提高對(duì)工程檔案資料整理歸檔的重要性認(rèn)識(shí)

由于目前企業(yè)上下仍舊存在著嚴(yán)重忽視工程檔案資料整理歸檔的情況，應(yīng)首先讓工作人員意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，然后進(jìn)一步完善與其相關(guān)的規(guī)章制度，同時(shí)還要如期舉行不同的活動(dòng)來深入進(jìn)行教育，以此來推進(jìn)廣大職工的檔案資料管理意識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到工程檔案資料管理的意義與價(jià)值，并按照相關(guān)制度規(guī)定逐步規(guī)范自身的行為，不斷提高工程管理人員的檔案資料管理意識(shí)。最后可以有序地完成檔案整理并歸檔。

4.2 注重對(duì)工程檔案資料的有效性整理

海洋工程設(shè)計(jì)與施工過程也是工程檔案資料形成的過程，因此，在形成檔案資料要根據(jù)工程開展的進(jìn)度和環(huán)節(jié)進(jìn)行資料有效整理。首先，設(shè)計(jì)和施工一定要按照設(shè)計(jì)施工以及報(bào)檢資料的順序來存檔工程資料，這個(gè)工作一直要持續(xù)到工程竣工且經(jīng)過驗(yàn)收。除此之外，還應(yīng)該收集設(shè)計(jì)施工時(shí)相關(guān)試驗(yàn)數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)它的施工時(shí)間以及試驗(yàn)類別來進(jìn)行分類，以此來確保資料的真實(shí)性。最后，還應(yīng)該整理好竣工圖表、會(huì)議記錄等，確保資料的完整性以及多樣性。

4.3 加強(qiáng)工程檔案資料的收集規(guī)范化建設(shè)

對(duì)工程檔案資料收集整理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，就是為了確保工程檔案資料的完整性和真實(shí)性。為了確保工程資料的完整性和準(zhǔn)確性，工程資料表格的填寫、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來進(jìn)行，對(duì)于遺漏、破損的工程資料文件需要補(bǔ)齊，并確保后補(bǔ)資料的真實(shí)性，這樣才能有效保證工程資料不丟項(xiàng)，并且與工程設(shè)計(jì)施工實(shí)際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實(shí)性，才能方便對(duì)工程質(zhì)量的控制，也為后期的質(zhì)量監(jiān)督檢查工作提供可靠的依據(jù)。

4.4 加強(qiáng)對(duì)工程檔案資料整理人員的培訓(xùn)

目前，企業(yè)由于沒有一套行之有效的工程檔案資料歸檔管理體系，每個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料整理歸檔方式并不是按照相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系來管理的，這使得工程檔案資料管理方式比較混亂。所以，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行有關(guān)檔案資料歸檔整理的培訓(xùn)或者技術(shù)交流會(huì)，提升企業(yè)相關(guān)從業(yè)人員的工作能力。

5 結(jié)語

企業(yè)工程檔案資料的歸檔整理工作非常重要,這不僅是整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)、使用與維護(hù)時(shí)的重要依據(jù),有效的檔案歸檔還能在一定程度上幫助提升項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于企業(yè)而言，當(dāng)前在資料整理歸檔這一方面還存在很多的不足，應(yīng)該加強(qiáng)這方面的重視程度，制定規(guī)范科學(xué)的工程檔案資料歸檔整理體系，實(shí)現(xiàn)海洋工程檔案資料的科學(xué)化、規(guī)范化管理，切實(shí)提高檔案資料的利用價(jià)值。

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