集中采購典型問題審計(jì)分析

武志翔

摘 要：2015年，基層人民銀行人員經(jīng)費(fèi)與工資計(jì)劃矛盾實(shí)現(xiàn)有效緩沖，采購業(yè)務(wù)在會計(jì)財(cái)務(wù)工作中的重要性日漸凸顯，集中采購作為政府采購的核心組成，愈發(fā)吸引各方關(guān)注。文章通過對集中采購項(xiàng)目認(rèn)定、實(shí)施中出現(xiàn)的典型問題從審計(jì)視角分析，提出可行建議，達(dá)到規(guī)范集中采購業(yè)務(wù)，提高預(yù)算資金效率的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：集中采購 審計(jì)分析 操作規(guī)程 詢價(jià) 定點(diǎn)采購

中圖分類號：F239

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）01-137-02

集中采購，作為會計(jì)財(cái)務(wù)工作的重要內(nèi)容，是衡量各行會計(jì)財(cái)務(wù)水平的核心指標(biāo)之一。隨著政府采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整，其內(nèi)容日趨合理，對各核算主體業(yè)務(wù)指導(dǎo)的操作性加強(qiáng)，但實(shí)際中，對于地市中心支行，因人員構(gòu)成、職責(zé)分工、觀念等因素影響，集中采購業(yè)務(wù)操作流程仍未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這一方面是因?yàn)楦餍兴幍赜虻慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，另一方面，也反映出各行會計(jì)人員配備方面的差異。本文將對近年審計(jì)實(shí)踐中可能涉及的、典型的部分問題進(jìn)行逐一分析。

一、集中采購、分散采購、零星采購的異同分析

集中采購、分散采購?fù)瑢僬少彿懂?，組織、實(shí)施中執(zhí)行政府采購程序，強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制有效性、采購方式合理性，零星采購不在政府采購范疇，程序簡單，限制少；相比分散采購，集中采購有明確的采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)采購項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，劃分各級機(jī)構(gòu)權(quán)限，實(shí)施中注重計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析，更利于提高資金使用效率；分散采購作為集中采購的補(bǔ)充，在政府集中采購目錄以外，一定限額以上，由需求機(jī)構(gòu)實(shí)施，強(qiáng)化對其他重要項(xiàng)目采購資金管理、控制。

二、集中采購的內(nèi)部控制有效性分析

1.單位層面。目前，大部分中心支行實(shí)現(xiàn)了財(cái)事權(quán)分離，由會計(jì)財(cái)務(wù)科承擔(dān)會計(jì)管理職能，辦公室、后勤服務(wù)中心、科技科、人事教育科、貨幣金銀科等部門承擔(dān)相應(yīng)的事權(quán)審核職能；但實(shí)踐中，個別行財(cái)、事權(quán)部門未有效相互制約，典型表現(xiàn)為后勤服務(wù)中心直接擁有費(fèi)用審批權(quán)，集中采購內(nèi)部控制有效性難以保證。

2.職責(zé)分工層面。不相容崗位分離是集中采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的又一風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對于地市中心支行一級，因人員等因素制約，一般未設(shè)立采購中心，普遍表現(xiàn)為會計(jì)財(cái)務(wù)科、后勤服務(wù)中心在采購實(shí)施、評標(biāo)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)職責(zé)劃分不清，流程未實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，管采不分離，不利于相互制約。

三、集中采購管理

1.需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)踐中，通常需求部門在報(bào)送采購目標(biāo)的核心技術(shù)規(guī)格、參數(shù)方面會出現(xiàn)定位不精確的情況，或直接指定某款產(chǎn)品，且市場調(diào)查止步于價(jià)格比對層面，不利于實(shí)現(xiàn)資金高效使用；同時(shí)，日常使用環(huán)節(jié)，未全面建立在用商品、服務(wù)的維護(hù)檔案，對其重要指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，全面反映其優(yōu)缺點(diǎn)，供今后采購參考。需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析不完善易形成需求與實(shí)際背離，表面節(jié)約費(fèi)用，使用周期內(nèi)受維護(hù)成本高、故障多等因素影響，資金實(shí)際使用效率大打折扣。

2.采購方式選擇。審計(jì)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，多數(shù)中心支行采購中，或者在采購檔案中表現(xiàn)的多為詢價(jià)方式，部分標(biāo)注為競爭性談判、邀請招標(biāo)的項(xiàng)目，因其操作環(huán)節(jié)缺少成立談判小組、談判記錄、正式標(biāo)書等要素，實(shí)質(zhì)上也是詢價(jià)方式，這反映出一方面可能由于時(shí)間緊、競標(biāo)和談判成本過高而被迫采用詢價(jià)方式實(shí)施采購；另一方面，部分會計(jì)人員對詢價(jià)方式適用的范圍尚不完全清楚，認(rèn)為詢價(jià)簡便易行，進(jìn)而任意使用該方式進(jìn)行采購；競爭性談判的特點(diǎn)是因行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不一致或有差異等因素，不能直接取得報(bào)價(jià)，需要供應(yīng)商詳細(xì)描述所售商品的性能、參數(shù)指標(biāo)，在此基礎(chǔ)上提出報(bào)價(jià)，供采購方選擇，但實(shí)際中，會計(jì)財(cái)務(wù)人員往往忽略了這一實(shí)質(zhì)特征，為滿足采購多樣的要求，將本應(yīng)劃為詢價(jià)的項(xiàng)目定義為競爭性談判；邀請招標(biāo)作為公開招標(biāo)的補(bǔ)充形式，執(zhí)行中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)書的全面性，貫徹實(shí)質(zhì)重于形式的原則。

3.典型采購項(xiàng)目實(shí)施。（1）種類多、單價(jià)低、需求具有不可預(yù)見性商品采購方面，多數(shù)中心支行對大額支出采用詢價(jià)方式采購，面對緊急、小額需求時(shí)，選擇直接購買，該行為屬于零星采購范疇，與制度要求不符。（2）車輛加油、維修保養(yǎng)、保險(xiǎn)采購方面，多數(shù)中心支行在油料采購方面，僅與謀加油站、公司簽訂一份協(xié)議，未針對具體情況就采購事宜進(jìn)行例外、事前約定，實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)未在協(xié)議公司加油的現(xiàn)象；維修、保養(yǎng)方面，多數(shù)中心支行通常只與當(dāng)?shù)匾患移嚲S修公司簽訂定點(diǎn)維修協(xié)議，實(shí)際執(zhí)行中，進(jìn)口車在協(xié)議公司無法維修，便交由品牌授權(quán)機(jī)構(gòu)維修，與機(jī)動車管理辦法相違背；定點(diǎn)維修并非要求僅可在一個固定公司維修，而是應(yīng)將機(jī)動車分類，按照實(shí)際需要，合理選擇維修、保養(yǎng)機(jī)構(gòu)，提高機(jī)動車養(yǎng)護(hù)水平；機(jī)動車保險(xiǎn)采購中，多數(shù)中心支行對保費(fèi)金額、投保項(xiàng)目進(jìn)行推敲，通常直接選擇與知名財(cái)險(xiǎn)公司締約，而不關(guān)注具體的條款約定、賠付標(biāo)準(zhǔn)，在極端情況下機(jī)動車事故的出現(xiàn)易誘發(fā)大額免賠、自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的情況，如，各保險(xiǎn)公司在三者險(xiǎn)賠付方面，針對責(zé)任比例與賠付的約定不同。（3）2015-2016年總行集中采購項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)文件要求分支行下載采購目錄，實(shí)踐中，部分機(jī)構(gòu)僅將該文件直接提及的項(xiàng)目納入集中采購計(jì)劃，對政府采購目錄中投影儀、掃描儀、計(jì)算機(jī)軟件、視頻會議系統(tǒng)及會議音頻系統(tǒng)、服務(wù)器、鈔票處理設(shè)備等未予以關(guān)注。

四、改進(jìn)建議

針對上述常見、典型問題，應(yīng)從如下幾個方面改進(jìn)。首先，完善內(nèi)部控制，全面實(shí)行財(cái)、事權(quán)分離；調(diào)整職責(zé)分工，將不相容崗位分離；根據(jù)日常采購實(shí)際，改進(jìn)、完善操作規(guī)程，尤其是非招標(biāo)方式流程、基本要求；其次，改進(jìn)需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，由需求部門綜合成交價(jià)格、使用年限、維護(hù)費(fèi)用、便利程度等因素，提出備選方案，再由會計(jì)財(cái)務(wù)部門結(jié)合本年、歷年預(yù)算，兼顧項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇合理采購方式，交后勤部門實(shí)施；同時(shí)，應(yīng)追加使用周期養(yǎng)護(hù)情況作為統(tǒng)計(jì)分析的主要內(nèi)容，在相似、相同采購中作為參考，從根本上實(shí)現(xiàn)預(yù)算資金的高效使用；再次，在采購項(xiàng)目認(rèn)定、方式選擇上，應(yīng)組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中國人民銀行集中采購管理辦法》及分行、省會中心支行下發(fā)的集中采購文件，及時(shí)調(diào)整、修訂本行實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求。

具體實(shí)施中，鑒于部分商品單價(jià)低、采購頻率不易確定的特點(diǎn)，定點(diǎn)采購應(yīng)為最佳采購方式，考慮成本效益原則，應(yīng)參照《中國人民銀行辦公廳關(guān)于2015-2016年集中采購項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》（銀辦發(fā)〔2015〕93號）中“應(yīng)當(dāng)從中央國家機(jī)關(guān)政府采購中心或各省市地方政府采購中心確定的協(xié)議供貨商、定點(diǎn)采購供應(yīng)商或電子商城中選擇”的建議，從中央國家機(jī)關(guān)或所在地政府采購中心確定的協(xié)議供貨商處采購，繼而降低費(fèi)用、減少舞弊；同時(shí)，通過登陸政府采購網(wǎng)，利于分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對節(jié)能、環(huán)保產(chǎn)品的認(rèn)定、預(yù)留專門面向中小企業(yè)的采購目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

機(jī)動車保險(xiǎn)采購應(yīng)綜合報(bào)價(jià)，賠付標(biāo)準(zhǔn)、方式以及保險(xiǎn)公司綜合實(shí)力等多方面因素，參考車輛使用頻率、行駛范圍、整零比，選擇合適險(xiǎn)種，固定合作關(guān)系，減少賠付環(huán)節(jié)難點(diǎn)；維修保養(yǎng)方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)有車輛狀況，合理分配場所，做到相對固定，批量結(jié)算，提高資金效率；當(dāng)然，也可選擇政府公務(wù)用車指定維修廠作為定點(diǎn)機(jī)構(gòu)。

集中采購的實(shí)質(zhì)要求是在會計(jì)財(cái)務(wù)科統(tǒng)籌全行資金，在期間連續(xù)、資金有限條件下對資源進(jìn)行合理配置的過程，各行因所處地域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人員素質(zhì)差異，所選擇的方式也不會完全一致，但都應(yīng)以計(jì)劃、有效節(jié)約、連續(xù)可行為基本操作原則。以上表述是在工作中對集中采購業(yè)務(wù)的一些見解，文中典型問題以地市中心支行審計(jì)發(fā)現(xiàn)為主。

參考文獻(xiàn)：

[1] 《中國人民銀行集中采購管理辦法》（銀發(fā)〔2010〕21號）

[2] 《中國人民銀行集中采購工作規(guī)程》（銀辦發(fā)〔2007〕1號）

[3] 《中國人民銀行辦公廳關(guān)于2015-2016年集中采購項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》（銀辦發(fā)〔2015〕93號）

[4] 《中華人民共和國政府采購法》

[5] 《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)中央預(yù)算單位2015-2016年政府集中采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)的通知》（國辦發(fā)〔2014〕53號）

（作者單位：中國人民銀行臨汾市中心支行 山西臨汾 041000）

（責(zé)編：賈偉）