《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（接上期）以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)（集團(tuán)公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)（集團(tuán)公司）檔案工作的組成部分。在現(xiàn)代企業(yè)制度和現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度下，股份公司的資產(chǎn)所有權(quán)歸屬，是典型的“集體所有制”。它不像業(yè)主制和合伙制企業(yè)那樣，具有單一或少數(shù)持有者的私人性?，F(xiàn)代企業(yè)公司的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，是企業(yè)所有權(quán)和控制權(quán)相分離，或者說是“剩余索取權(quán)”與“監(jiān)督其他要素的權(quán)利”相分離，就是通常說的所有權(quán)和經(jīng)營管理權(quán)相分離。因此股份公司的控股企業(yè)，通常也是股份公司的經(jīng)營管理者，它有責(zé)任和義務(wù)以法對企業(yè)檔案監(jiān)督、管理和控制。

依照《檔案法》、《公司法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，企業(yè)（集團(tuán)公司）對其子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案的收集、管理利用和處置，都有領(lǐng)導(dǎo)和管理（監(jiān)督和指導(dǎo)）責(zé)任。企業(yè)（集團(tuán)公司）參股其他企業(yè)，也應(yīng)依照《公司法》賦予股東的權(quán)力，取得該企業(yè)經(jīng)營狀況的相關(guān)檔案資料，作為投資收益狀況的記錄和證明。比如我國的《公司法》 規(guī)定，有限責(zé)任公司股東有權(quán)查閱并復(fù)制公司章程、股東會會議記錄、董事會會議記錄、監(jiān)事會會議記錄和財務(wù)會計報告。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：表明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對所屬單位檔案工作的實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

統(tǒng)一管理：這里的管理是廣義的管理，包括企業(yè)對檔案的直接管理與間接管理?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)組織本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計和提供利用工作；

指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作；

監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

《規(guī)定》中的前三條屬于直接管理，第四條就屬于間接管理。

統(tǒng)一制度與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：是對企業(yè)統(tǒng)一管理要求中關(guān)于企業(yè)制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)一致性要求。主要也是間接管理，即對所屬單位有關(guān)檔案工作制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一要求，不能出現(xiàn)某集團(tuán)公司所屬甲地企業(yè)中，檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)一個樣，所屬乙地企業(yè)中，檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)又一個樣的情況。

這“四個統(tǒng)一”與“資產(chǎn)為紐帶”的管理要求相輔相成：“資產(chǎn)為紐帶”表明企業(yè)是一家，需要統(tǒng)一；而“四個統(tǒng)一”則是輔助企業(yè)真正實現(xiàn)企業(yè)“資產(chǎn)為紐帶”的整體效應(yīng)和企業(yè)法人責(zé)權(quán)一致。

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

這一條提出了企業(yè)檔案工作的任務(wù)與目標(biāo)。

企業(yè)檔案工作目標(biāo)：是滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的需求。這一目標(biāo)也是衡量檔案工作成效的尺度和企業(yè)檔案工作發(fā)展的導(dǎo)向。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案工作能達(dá)到這種境界應(yīng)當(dāng)是很高的要求，需要企業(yè)下大力氣才能夠?qū)崿F(xiàn)。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)各種糾紛（經(jīng)濟(jì)的、合同的、產(chǎn)品質(zhì)量的、環(huán)境的、安全的、衛(wèi)生的），如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證據(jù)，為企業(yè)贏得效益、避免損失；當(dāng)企業(yè)面臨各種法律事務(wù)，如果檔案工作能提供合法文件，為企業(yè)免責(zé)；當(dāng)企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中需要過去形成的文件、數(shù)據(jù)信息作為參考，或者回顧初創(chuàng)時期歷程、解決職共的待遇時，能夠及時提供相關(guān)檔案信息，才能夠表明企業(yè)檔案工作目標(biāo)的實現(xiàn)。這一目標(biāo)也就成為衡量檔案工作成效的尺度。