從干部人事檔案審核看人事檔案管理

常謙

事業(yè)單位干部人事檔案是組織部門考察、選拔、任用干部的重要依據(jù)，近年來，干部人事檔案造假現(xiàn)象時有發(fā)生。在2014年中紀委公布的中央巡視組兩輪整改情況中，巡視涉及的20個省份中就有15個省的整改通報提及了整治干部人事檔案造假問題。人事檔案造假主要集中在“三齡二歷一身份”上。為此，自2014年10月起，筆者單位按照上級組織部門的政策要求對全系統(tǒng)700多卷干部人事檔案開展了審核工作。此次審核工作的重點是“三齡二歷一身份”信息是否真實準確，是否有涂改造假現(xiàn)象。

一、干部人事檔案審核中查找出的問題及成因

隨著審核工作的逐步進行，我們發(fā)現(xiàn)有以下幾個問題比較突出，主要問題集中在出生日期、參加工作時間、學(xué)歷材料方面：

1.出生日期的問題。檔案材料出生日期前后記載不一致（重點審核的是檔案中最早材料和最新材料是否一致）。有的是陰陽歷的差別，前后相差一個月；年齡上前后不一致最多的相差2歲；有的是檔案最早材料出生日期有涂改，有些涂改是清晰可辨的，有些是涂抹后再改的無法進行辨認。這些問題早在開展人事檔案審核之前就事實存在著，但這個問題一直未引起重視，更未作為一個重點工作進行整改。經(jīng)過分析，這兩種情況產(chǎn)生的原因：一是人事檔案的當事人，由于檔案意識薄弱，在填寫個人相關(guān)檔案材料時不夠認真細致而導(dǎo)致信息前后記載不一致，或者某些人出于自身利益考慮，弄虛作假。比如，按照文件規(guī)定，應(yīng)當以人事檔案中形成時間最早的材料來認定出生日期，大部分同志的最早材料為“入團志愿書”，有些同志或是因不夠入團年齡，為了入團把年齡填大。二是人事檔案管理部門，在工作中有時比較被動，對歸檔材料把關(guān)審核不夠嚴格，從而造成檔案材料的失真情況發(fā)生。

2.參加工作時間的問題。審核過程中發(fā)現(xiàn)參加工作時間前后記載不一致。我們?nèi)耸陆M織部門通常通過“參加工作時間”來確定職工的工資、養(yǎng)老、保險等各種待遇。比如說，參加工作早一年或晚一年，就涉及到工齡的長短，從而導(dǎo)致工資等待遇的不同。參加工作時間主要通過《轉(zhuǎn)正定級表》、《應(yīng)征入伍登記表》等來認定。而不一致的情況，主要是由于人事檔案當事人自己填寫檔案材料的不認真造成的。

3.學(xué)歷材料的問題。在檔案審核過程中，我們發(fā)現(xiàn)有些人學(xué)歷材料不完整的現(xiàn)象。主要缺少“高考報考登記表”、“授予學(xué)位決議書”等。這些現(xiàn)象產(chǎn)生的原因為：首先，由于我國辦學(xué)形式多種多樣，甚至還有從國外取得學(xué)歷的，由此產(chǎn)生了多種多樣的檔案學(xué)歷入檔材料，從而造成標準把握難度大。其次，雖然在人事檔案歸檔要求上有明確規(guī)定，但各校在學(xué)歷材料上仍存在名目、種類等不同，這就加大了我們管理部門的收集和鑒別難度。再次，由于人事檔案材料的形成部門在工作中，把關(guān)不嚴、不認真負責，不及時形成、移交應(yīng)歸檔材料；人事檔案管理部門把關(guān)審核不夠嚴格等等，也客觀上造成檔案學(xué)歷材料的不完整情況。當然，對此次審核出現(xiàn)此種情況的，我們采取即使在“學(xué)信網(wǎng)”（中國高等教育最權(quán)威網(wǎng)站-省教育廳指定的學(xué)歷查詢網(wǎng)站）上可以查到相關(guān)學(xué)歷，也責令當事人返回學(xué)校查找缺失學(xué)歷材料，對于查找到的原始材料及時歸檔，沒有查找到的，也需要由學(xué)校根據(jù)相關(guān)記載依據(jù)開具證明放入檔案才可承認其相關(guān)學(xué)歷。

二、針對存在的問題提出相關(guān)建議如下：

1.提高職工檔案意識。我們以此次審核為契機，通過定期開展知識講座等形式進行檔案宣傳，做到日后填寫檔案材料時對自己認真負責。

2.提高部門管理人員的意識。檔案管理人員應(yīng)有嚴謹認真的工作態(tài)度，按照政策和規(guī)章制度的要求進行管理，并不斷學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，提高自身管理水平，從而減少問題材料的出現(xiàn)，確保檔案材料的真實完整。要及時與檔案材料形成部門建立良好的溝通，規(guī)范材料格式、書寫內(nèi)容等，以確保形成材料真實可用，對不符合要求的材料一經(jīng)發(fā)現(xiàn)、及時解決。

3.加強監(jiān)督機制和建立良好的管理模式、溝通模式。加強監(jiān)督，可以建立“問責制”，發(fā)現(xiàn)弄虛作假的干部要進行問責，同時也要對幫助作假或因工作失誤的干部根據(jù)實際情況問責，加大懲罰力度，起到警示作用。

4.規(guī)范工作方法。我們通過這次審核工作，解決了許多問題，在日常工作中應(yīng)當延續(xù)這種形式，形成工作制度并落實。比如，可以制定這樣的表格進行登記；（例如圖表）這個表格是我們在審核過程中邊審核邊填寫的，這個表格的填寫可以讓我們在日后的工作中對人事檔案內(nèi)容一目了然，對查找出的問題及時更正。

此外，要加強人事檔案的信息化建設(shè)。檔案信息化是今后檔案工作的發(fā)展方向，使用不聯(lián)網(wǎng)的檔案專用機，建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入主要檔案信息，告別紙質(zhì)檔案的單一使用模式，從而提高檔案的利用效率。

總之，人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，我們要認真研究方法，總結(jié)經(jīng)驗，不斷提升人事檔案管理水平。使之更好地為組織部門、單位以及社會服務(wù)。

（作者單位：河北省水文水資源勘測局）