人事檔案管理改革思考

張碩勛

摘要：伴隨著全球科技的快速發(fā)展和創(chuàng)新，原有的人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。將信息、智能和細(xì) 致的管理方法整合到整體人事檔案管理中已成為一種普遍趨勢(shì)本文結(jié)合實(shí)踐工作情況以及人事檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)我國(guó)的人 事檔案管理工作改革展開(kāi)思考，希望能夠?yàn)閺V大的同行業(yè)人事檔案管理人員帶來(lái)一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；改革；思考

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-3178（2018）19-0254-01

1 人事檔案管理工作的重要意義

社會(huì)組織和國(guó)家機(jī)構(gòu)在相關(guān)人事管理活動(dòng)中不斷形成的、由個(gè)

人集體持有的特殊檔案稱為人事檔案。人事檔案準(zhǔn)確、全面地記錄 了個(gè)人工作歷史，包括工作表現(xiàn)、能力、表現(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)等信息。它還 確定了個(gè)人的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、工作效率和綜合素質(zhì)。了解和調(diào)查個(gè)人是 企業(yè)和機(jī)構(gòu)不可或缺的基礎(chǔ)。具體來(lái)講，人事檔案主要有以下五個(gè) 方面的重要意義，首先，它是企事業(yè)單位管理者“任人唯賢”的客 觀依據(jù)。其次，它真實(shí)地反映了個(gè)人的歷史問(wèn)題。再次，它是人才 開(kāi)發(fā)的主要信息來(lái)源。最后，他可以為一些歷史事實(shí)提供相關(guān)佐證， 同時(shí)也是其他工作的參照材料?？偠灾?，人事檔案對(duì)于個(gè)人、單 位或者國(guó)家來(lái)講都有著至關(guān)重要的作用。

2 人事檔案管理面臨的一些問(wèn)題

2.1 對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不當(dāng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理必須改革。從目前的

情況來(lái)看，一些機(jī)構(gòu)仍然不了解這一發(fā)展趨勢(shì)。領(lǐng)導(dǎo)者不知道人事檔案管理的重要性，也不能為員工樹(shù)立正確的意識(shí)。這導(dǎo)致管理層無(wú)法在人事檔案管理方面投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力，導(dǎo)致無(wú)法 更好地發(fā)展人事檔案管理。與此同時(shí)，人事檔案管理不當(dāng)使他失去了知覺(jué)，導(dǎo)致人事檔案管理工作拖拖沓沓，資料保存不完整，在 需要資料的時(shí)候，不能及時(shí)找出相對(duì)應(yīng)的資料，掩蓋了人事檔案管 理的真正價(jià)值，同時(shí)影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 人事檔案管理改革意識(shí)滯后

在我國(guó)人事檔案管理改革工作中，人事檔案管理部門(mén)的理念相

對(duì)滯后。在人事檔案改革的過(guò)程中，不能確立正確的觀念。一方面， 人事檔案管理人員的觀念落后。人事檔案改革中，人力資源薪酬信 息不完整。另一方面，人事檔案管理的營(yíng)運(yùn)資金相對(duì)較少，無(wú)法引 進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。人事檔案管理人員的工作環(huán)境相對(duì)簡(jiǎn)單， 很難提高人事檔案管理改革的效率和質(zhì)量。

2.3 檔案管理的整體水平下降

缺乏一個(gè)統(tǒng)一的企業(yè)人事檔案管理和監(jiān)督部門(mén)，導(dǎo)致企業(yè)人事

檔案管理水平不斷惡化：首先，人事難以實(shí)施。由于缺乏對(duì)檔案管理 的了解和對(duì)檔案管理的重視不足，一些重組后的企業(yè)已經(jīng)壓縮了全 職檔案管理人員，這可能會(huì)減少或減少。減少它們真的是不可能的。這也是因?yàn)橛胁恢挂粋€(gè)人在幾個(gè)職位上工作，他們的職責(zé)不明，同時(shí)也忽視了他們。有的管檔人員更換頻繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手續(xù)。檔案管理人員長(zhǎng)期得不到培訓(xùn)，整體素質(zhì)不高。二是檔案資料收集困難。有些改制企業(yè)在員工崗位變動(dòng)、職務(wù)任免工作中隨意性大，手續(xù)不規(guī)范，員工的職務(wù)任免和崗位變動(dòng)沒(méi)有任何材料，管檔人員沒(méi)有材料可收，加上企業(yè)多數(shù)員工都缺乏檔案意識(shí)，不知道任何收集涉及自身的有關(guān)材料，造成了管檔人員工作上的難度。有些企業(yè)破產(chǎn)清算、拍賣(mài)出售關(guān)閉停業(yè)后，下崗員工流向不明，企業(yè)人事檔案材料收集難度加大，使檔案材料得不到及 時(shí)補(bǔ)充。有的企業(yè)人事檔案中，只有參加工作表格和一張履歷表等 簡(jiǎn)單材料，不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。一些員工的職務(wù)崗位多次變動(dòng)，但其檔案根本不顯示，人為形成檔案材料的“斷檔”。

3 改革問(wèn)題的解決措施

3.1 樹(shù)立正確的認(rèn)知

在我國(guó)人事檔案管理改革的過(guò)程中，我們必須重視意識(shí)觀念，

主要是因?yàn)檎_的意識(shí)觀念有利于改變?nèi)藗兊乃枷牒托袨椋岣吖?理效率。首先，管理者必須重視員工的觀念轉(zhuǎn)變，以便他們能夠面對(duì)工作。同時(shí)，人事檔案管理部門(mén)需要增加人員流動(dòng)，提高人事檔 案管理質(zhì)量，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；第二，我們國(guó)家相關(guān)的管理部 門(mén)必須嚴(yán)格分析人事檔案管理要求，形成系統(tǒng)的人事檔案管理平臺(tái)；

第三，相關(guān)管理部門(mén)也應(yīng)高度重視人才工作，提高員工的專業(yè)素質(zhì)， 使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業(yè)和系統(tǒng)的管理能力， 使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過(guò)這種方式提高人事檔案管理改 革的工作效率。

3.2 升對(duì)人事檔案的信息化管理

在當(dāng)今信息化社會(huì)中，先進(jìn)的信息技術(shù)也應(yīng)該用于人事檔案管

理，以最大限度地提高人事檔案管理的效率。與紙質(zhì)檔案相比，基 于信息的電子檔案更便于查閱和保存。因此，企事業(yè)單位應(yīng)不斷增 強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，以電子信息的形式存儲(chǔ)不同單位和 地區(qū)的人事檔案資源，方便快捷的人事檔案查詢和訪問(wèn)，最大限度 地提高檔案利用率。與此同時(shí)，企事業(yè)單位亦可以根據(jù)本企業(yè)員工 的具體情況，建立單位內(nèi)部人員的電子信息檔案，以便在員工晉升、 加薪、評(píng)優(yōu)中可以快速、方便地調(diào)閱個(gè)人檔案，以促使其晉升、加 薪、評(píng)優(yōu)的公平化。

3.3 與時(shí)俱進(jìn)提高思想認(rèn)知程度

以先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備為基礎(chǔ)，同時(shí)我們也應(yīng)該從扭轉(zhuǎn)局面的理

念出發(fā)，重視通過(guò)管理者的領(lǐng)導(dǎo)提高人事檔案管理從業(yè)人員的整體 素質(zhì)和專業(yè)水平。特別是，應(yīng)該定期培訓(xùn)和提升員工的政治素質(zhì)、 工作態(tài)度和專業(yè)水平。通過(guò)短期培訓(xùn)，所有文件管理人員的整體素 質(zhì)將大大提高。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、多媒體通道、微信公眾平臺(tái)等方式 來(lái)將人事檔案管理工作不足進(jìn)行調(diào)研，聘請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)的專家、學(xué)者利 用課余時(shí)間來(lái)進(jìn)行專業(yè)的檔案管理指導(dǎo)工作，確保每一名人事檔案 管理從業(yè)者都能夠擔(dān)負(fù)起新時(shí)期下企業(yè)發(fā)展賦予他們的使命。

3.4 人事檔案管理權(quán)責(zé)分化

至于公共部門(mén)的檔案，它應(yīng)該首先明確其管理權(quán)限，統(tǒng)一其管

理，一次一級(jí)地分開(kāi)，由國(guó)家組織和人事部門(mén)進(jìn)行主要管理。在檔 案移交過(guò)程中，應(yīng)明確管理權(quán)限，并將人事檔案的流向明確告知相 關(guān)方。其次，對(duì)于非公共單位的人事檔案，應(yīng)該統(tǒng)一分類。企業(yè)應(yīng) 該為每個(gè)員工建立人事檔案，按級(jí)別分別保存，并設(shè)置他們的權(quán)限。 員工離職或發(fā)生其他情況后，應(yīng)按規(guī)定移交給規(guī)定的人事檔案管理 部門(mén)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理可以促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)

展。人事檔案是人才和市場(chǎng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事檔案管理不能保持不 變，也不能保守。我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，打破傳統(tǒng)的管理模式，通 過(guò)改革創(chuàng)新適應(yīng)科技和社會(huì)的不斷發(fā)展，真正為人事檔案管理和人 事管理服務(wù)。只有這樣，人事檔案才能更好地為社會(huì)服務(wù)，更好地 適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。

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