高校檔案館定崗定編工作的若干思考

林 堅(jiān)

（浙江工商大學(xué)）

為了規(guī)范高校的人員編制管理，優(yōu)化人力資源配置，提高各部門的工作效率，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，各高校進(jìn)行了定崗、定編、定員的部署。“三定”指在現(xiàn)有管理架構(gòu)的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案館的職責(zé)工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)量、管理層，對(duì)編制崗位人員進(jìn)行適度優(yōu)化調(diào)整，其目的就是通過定編、定崗、定員合理配置人力資源，構(gòu)建科學(xué)的崗位管理體系，為設(shè)定薪酬等級(jí)、績(jī)效考核、人員培訓(xùn)等提供基礎(chǔ)依據(jù)。

一、什么是定崗定編

定崗定編是確定崗位和確定崗位編制的合稱，前者是設(shè)計(jì)組織中的承擔(dān)具體工作的崗位，而后者是設(shè)計(jì)從事某個(gè)崗位的人數(shù)。但在實(shí)際工作中，這兩者是密不可分的，當(dāng)一個(gè)崗位被確定之后，就會(huì)自動(dòng)有人的數(shù)量和質(zhì)量的概念產(chǎn)生。

定崗定編是處在不斷探討之中的一個(gè)問題。它并沒有一個(gè)固定的模式，只是各高校根據(jù)自己的情況在不同的時(shí)期運(yùn)用不同的方法。 定編在這里包括定員。所謂定編定員，就是采取一定的程序和科學(xué)的方法，對(duì)確定的崗位進(jìn)行各類人員的數(shù)量及素質(zhì)配備。定編定員是一種科學(xué)的用人標(biāo)準(zhǔn)。它要求根據(jù)各高校的業(yè)務(wù)方向和規(guī)模，在一定的時(shí)間內(nèi)和一定的技術(shù)條件下本著精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，節(jié)約用人，提高工作效率的原則，規(guī)定各類人員必須配備的數(shù)量。它所要解決的問題是高校各工作崗位配備什么素質(zhì)的人員，以及配備多少人員。

定崗定編是各高校檔案館崗位管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。它涉及高校檔案業(yè)務(wù)目標(biāo)的落實(shí)、員工能力和數(shù)量的匹配，從而影響到高校檔案館運(yùn)營(yíng)成本的降低和效率的提高。在中國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，定崗定編是由國(guó)家有關(guān)部門來承擔(dān)的，隨著各高校面臨日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，定崗定編已經(jīng)成為高校自身經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容。定崗定編是高校崗位管理中的一項(xiàng)基本工作。定崗：是指明確高校檔案館所需要的崗位。定編：是指明確高校檔案館需要多少適合發(fā)展的員工。

二、檔案館定崗定編的意義

定崗的過程就是崗位設(shè)計(jì)的過程。崗位設(shè)計(jì)也稱為工作設(shè)計(jì)，是指根據(jù)組織業(yè)務(wù)目標(biāo)的需要，并兼顧個(gè)人的需要，規(guī)定某個(gè)崗位的任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力以及在組織中與其他崗位的關(guān)系的過程。它所要解決的主要問題是組織向其成員分配工作任務(wù)和職責(zé)的方式。

崗位設(shè)計(jì)是通過滿足員工與工作有關(guān)的需求來提高工作效率的一種管理方法，因此，工作設(shè)計(jì)是否得當(dāng)對(duì)激發(fā)員工的工作熱情、提高工作效率都有重大影響。崗位設(shè)計(jì)把整個(gè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)分解到每個(gè)員工的層次。如果在系統(tǒng)或流程的變革中沒有對(duì)崗位進(jìn)行相應(yīng)的改變，這種變革注定不會(huì)成功。 崗位設(shè)置是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，沒有決心去排除干擾、堅(jiān)決實(shí)施，將難以成功。

定崗定編的積極意義在于可以幫助高校檔案館進(jìn)行人力資源規(guī)劃、預(yù)測(cè)，以便更好地幫助高校實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)目標(biāo)。由于人的主觀能動(dòng)性是難以預(yù)測(cè)的，所以，在任何時(shí)候，定崗定編都不可能是絕對(duì)準(zhǔn)確的，只可能是一種參考。 定崗定編是高校所有部門的事，而不是人力資源一個(gè)部門的事。因此，高校需要的是一個(gè)大家在人員方面都能進(jìn)行自我約束、自我控制的機(jī)制，而不是一套硬性的定崗定編的規(guī)定。

三、檔案館定崗定編的原則和要點(diǎn)

（一）檔案館定崗定編的原則

1.檔案館因事設(shè)崗原則。崗位應(yīng)根據(jù)部門的工作職能、業(yè)務(wù)以及管理流程進(jìn)行設(shè)定，以工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)量配制人員，不能因人設(shè)崗，要達(dá)到因事設(shè)崗、人事相宜的目的。強(qiáng)調(diào)崗位與組織和流程的有機(jī)銜接。以各高校檔案館的戰(zhàn)略為導(dǎo)向、與提升流程的速度與效率相配合。

2.檔案館以現(xiàn)狀為基礎(chǔ)。強(qiáng)調(diào)崗位對(duì)未來的適應(yīng)。一方面必須以崗位的現(xiàn)實(shí)狀況為基礎(chǔ)，充分考慮崗位價(jià)值發(fā)揮的基礎(chǔ)條件；另一方面，也要充分考慮組織的內(nèi)外部環(huán)境的變化、組織變革與流程再造、工作方式轉(zhuǎn)變等一系列變化對(duì)職位的影響和要求。

3.檔案館以工作為中心。強(qiáng)調(diào)人與工作的有機(jī)融合。充分考慮任職者的職業(yè)素質(zhì)與個(gè)人特點(diǎn)；體現(xiàn)職位對(duì)人的適應(yīng)，處理好崗位與人之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)人與職位的動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)與有機(jī)融合。

4.檔案館以分析為手段。強(qiáng)調(diào)對(duì)崗位價(jià)值鏈的系統(tǒng)思考。不僅是對(duì)職責(zé)、任務(wù)、業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等要素的簡(jiǎn)單羅列，而是要在分析的基礎(chǔ)上對(duì)崗位價(jià)值鏈上每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)發(fā)揮的作用的系統(tǒng)思考。包括該崗位對(duì)組織的貢獻(xiàn)，與其他崗位之間的內(nèi)在關(guān)系，在流程中的位置與角色，其內(nèi)在各要素的互動(dòng)與制約關(guān)系等。

（二）檔案館定崗定編的要點(diǎn)

1.定崗定編的基本依據(jù)是高校發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)目標(biāo)。定崗定編的基本依據(jù)是高校本身的發(fā)展戰(zhàn)略，高校在特定的時(shí)期內(nèi)，要完成什么樣的戰(zhàn)略目標(biāo)，構(gòu)成了高校一切工作的中心，包括定崗定編。如果戰(zhàn)略目標(biāo)不清楚，高校里的一切工作都失去了方向和依據(jù)，包括定崗定編。這似乎是一個(gè)很淺顯的道理，但在實(shí)際工作中，又會(huì)經(jīng)常遇到類似的情況：高校目標(biāo)不明確，或者明確但不科學(xué)，在這種狀況下，定崗定編是無法進(jìn)行的。勉強(qiáng)進(jìn)行，也缺乏說服力。作為國(guó)內(nèi)著名的咨詢公司，鷹騰咨詢?yōu)槎嗉移髽I(yè)設(shè)計(jì)了組織架構(gòu)及定崗定編方案，獲得了客戶的高度認(rèn)同。 定崗定編的目的是實(shí)現(xiàn)“人、崗、事”三者之間的合理匹配，以達(dá)到“人盡其才、才盡其用”的目標(biāo)。這里最重要的是首先要弄清楚高校要做的“事”。有了工作目標(biāo)，然后才需要相應(yīng)的崗和人來做。當(dāng)然，高校的戰(zhàn)略目標(biāo)，也就是“事”的確定，這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問題，它必然涉及高校一系列內(nèi)外部的因素，如經(jīng)濟(jì)環(huán)境、學(xué)校目標(biāo)、技術(shù)變化、學(xué)生需求等各方面的影響。弄清楚目標(biāo)是檔案館發(fā)展的前提條件。

2.定崗定編的具體依據(jù)是檔案館的工作流程。目標(biāo)明確后，并不意味著定崗定編就可以自動(dòng)進(jìn)行了。定崗定編的具體設(shè)計(jì)，還需要先理順工作流程。前面我們說到了“人、崗、事”之間的匹配，其中“事”是基礎(chǔ)。但做同樣的“事”采用的流程可以是很多的。不同的工作流程必然帶來崗位設(shè)置的不同。優(yōu)化的流程可以給出最有效的崗位設(shè)置，而陳舊的流程很容易造成崗位工作的低效率。因此，定崗定編必然涉及的一項(xiàng)前提性工作就是“流程優(yōu)化”。一提到流程優(yōu)化，人們很容易認(rèn)為是一件復(fù)雜的工作。其實(shí)流程只不過是完成任務(wù)目標(biāo)的方法和過程，它根據(jù)目標(biāo)的繁簡(jiǎn)程度不同可采用的優(yōu)化方法和程度也可以不同。涉及檔案館總體變化的流程重整是一種優(yōu)化，局部流程的小改小革也是一種優(yōu)化。只要新的流程能夠使輸出大于輸入，是一個(gè)增值的過程，它就是一個(gè)優(yōu)化的流程。我們把優(yōu)化流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)找出來，設(shè)置成崗位，賦予其職責(zé)，并根據(jù)該環(huán)節(jié)的工作量配置相應(yīng)的員工數(shù)，定崗定編就能夠做到科學(xué)合理。

3.定崗定編應(yīng)從檔案館業(yè)務(wù)人員著手。高校內(nèi)檔案館崗位是具有一定比例關(guān)系的，定崗定編應(yīng)把握這些基本的比例關(guān)系。一是教學(xué)與非教學(xué)部門之間的比例關(guān)系；二是教學(xué)與非教學(xué)內(nèi)部各種崗位之間的比例關(guān)系；三是管理崗位與全部崗位之間的比例關(guān)系。各種非教學(xué)崗位的確定雖然要依據(jù)其各自優(yōu)化的工作流程，但也必須考慮它們與教學(xué)崗位之間的比例關(guān)系。

四、如何合理定崗定編

為深化高校人事制度改革，建立健全高校崗位設(shè)置管理制度，實(shí)現(xiàn)高校人事管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，按照省政府文件精神，結(jié)合高校檔案館實(shí)際，從以下幾個(gè)方面制定實(shí)施細(xì)則。

（一）高校檔案館崗位類別設(shè)置

1.高校崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位和工勤技能崗位三種類別。（1）管理崗位指擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)或管理任務(wù)的工作崗位。管理崗位的設(shè)置要適應(yīng)增強(qiáng)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效能、提高工作效率、提升管理水平的需要。（2）專業(yè)技術(shù)崗位指從事專業(yè)技術(shù)工作，符合相應(yīng)專業(yè)技術(shù)水平和能力要求的工作崗位。專業(yè)技術(shù)崗位的設(shè)置要符合專業(yè)技術(shù)工作的規(guī)律和特點(diǎn)，適應(yīng)發(fā)展社會(huì)公益事業(yè)與提高專業(yè)水平的需要。（3）工勤技能崗位指承擔(dān)技能操作和維護(hù)、后勤保障、服務(wù)等職責(zé)的工作崗位。工勤技能崗位的設(shè)置要適應(yīng)提高操作維護(hù)技能、提升服務(wù)水平的要求，滿足單位業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需要。

2.高校管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤技能崗位的總量。按照國(guó)家有關(guān)行業(yè)崗位設(shè)置指導(dǎo)意見和本省規(guī)定的結(jié)構(gòu)比例控制標(biāo)準(zhǔn)，以在編在冊(cè)的正式工作人員為基數(shù)，由檔案館提出崗位設(shè)置意見，報(bào)主管部門和政府人事行政部門綜合確定。

（二）等級(jí)設(shè)置

1.管理崗位等級(jí)設(shè)置。根據(jù)我校檔案館實(shí)際，管理崗位分為6個(gè)等級(jí)，處級(jí)正職、處級(jí)副職、科級(jí)正職、科級(jí)副職、科員、辦事員依次分別對(duì)應(yīng)管理崗位的職員崗位。

2.專業(yè)技術(shù)崗位等級(jí)設(shè)置。專業(yè)技術(shù)崗位分為13個(gè)等級(jí)，包括高級(jí)崗位、中級(jí)崗位、初級(jí)崗位。高級(jí)崗位分為7個(gè)等級(jí)，由高到低分為一至七級(jí)，其中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)正高級(jí)崗位包括一至四級(jí)，副高級(jí)崗位包括五至七級(jí)；中級(jí)崗位分為3個(gè)等級(jí)，由高到低分為八至十級(jí)；初級(jí)崗位分為3個(gè)等級(jí)，由高到低分為十一至十三級(jí)，其中十三級(jí)是員級(jí)崗位。

3.工勤技能崗位等級(jí)設(shè)置。工勤技能崗位分為技術(shù)工崗位和普通工崗位。技術(shù)工崗位分為5個(gè)等級(jí)，即由高到低分為一至五級(jí)；普通工崗位不分等級(jí)。事業(yè)單位中的高級(jí)技師、技師、高級(jí)工、中級(jí)工、初級(jí)工，依次分別對(duì)應(yīng)一至五級(jí)崗位。

（三）基本條件

1.檔案館崗位基本條件。高校管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位和工勤技能崗位基本條件，主要根據(jù)崗位的職責(zé)任務(wù)和任職條件確定。高校三類崗位的基本任職條件是：（1）遵守憲法和法律；（2）具有良好的品行；（3）具備崗位所需的專業(yè)、能力或技能條件；（4）適應(yīng)崗位要求的身體條件。

2.管理崗位基本條件。（1）職員崗位一般應(yīng)具有中專以上文化程度，其中六級(jí)以上職員崗位一般應(yīng)具有大學(xué)?？埔陨衔幕潭?，四級(jí)職員崗位一般應(yīng)具有大學(xué)本科以上文化程度。（2）各等級(jí)職員崗位的基本任職條件是：①四級(jí)職員崗位，須在五級(jí)職員崗位上工作三年以上。六級(jí)職員崗位，須在七級(jí)職員崗位上工作三年以上。②五級(jí)職員崗位，須在六級(jí)職員崗位上工作兩年以上。③七級(jí)職員崗位，須在八級(jí)職員崗位上工作三年以上。八級(jí)職員崗位，須在九級(jí)職員崗位上工作三年以上。④九級(jí)職員崗位，須在十級(jí)職員崗位上工作三年以上（不含按有關(guān)規(guī)定確認(rèn)為九級(jí)職員的）。

3.專業(yè)技術(shù)崗位基本條件。（1）專業(yè)技術(shù)崗位的基本任職條件，按照現(xiàn)行國(guó)家、我省和我校專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。專業(yè)技術(shù)三級(jí)、四級(jí)崗位原則上應(yīng)具有正高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格，五級(jí)、六級(jí)、七級(jí)崗位原則上應(yīng)具有副高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格，八級(jí)、九級(jí)、十級(jí)崗位原則上應(yīng)具有中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格，十一級(jí)、十二級(jí)、十三級(jí)崗位原則上應(yīng)具有初級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格。（2）檔案館因?qū)嵭新殬I(yè)資格準(zhǔn)入控制的專業(yè)技術(shù)崗位的基本任職條件，必須包括準(zhǔn)入控制的要求。（3）專業(yè)技術(shù)高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)崗位以及高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)崗位內(nèi)部不同等級(jí)崗位的具體任職條件，由主管部門或事業(yè)單位按照本實(shí)施細(xì)則及行業(yè)指導(dǎo)意見，根據(jù)崗位的職責(zé)任務(wù)、專業(yè)技術(shù)水平要求等因素綜合確定。

4.工勤技能崗位的基本任職條件。（1）一級(jí)、二級(jí)工勤技能崗位，須在本工種下一級(jí)崗位工作滿5年，并分別通過高級(jí)技師、技師技術(shù)等級(jí)考評(píng)；（2）三級(jí)、四級(jí)工勤技能崗位，須在本工種下一級(jí)崗位工作滿5年，并分別通過高級(jí)工、中級(jí)工技術(shù)等級(jí)考核；（3）新聘工勤技能人員見習(xí)、試用期滿，并通過初級(jí)工技術(shù)等級(jí)考核，可確定為五級(jí)崗位。

［1］ 陳水生.高校檔案機(jī)構(gòu)人員因素探析［J］. 山西檔案，2016（1）：71—73.

［2］ 張長(zhǎng)海.大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)職能延伸——基于高等教育文化傳承職能的分析［J］.檔案學(xué)通訊，2012（4）：201—206.