古代茶檔案對(duì)當(dāng)今共青團(tuán)檔案管理的借鑒作用

趙浩政，劉常春

（景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué)，江西景德鎮(zhèn) 333000）

古代茶檔案對(duì)當(dāng)今共青團(tuán)檔案管理的借鑒作用

趙浩政，劉常春

（景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué)，江西景德鎮(zhèn) 333000）

中國(guó)的茶文化有著幾千年的歷史，茶葉從采茶、分揀、焙茶、包裝、運(yùn)輸、銷售等過程中，容易發(fā)生串貨、遺失、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象，因此，古代有名的茶商往往都對(duì)茶葉進(jìn)行檔案化管理，這些茶檔案利用率高、變化快、管理難度大，和當(dāng)今共青團(tuán)的檔案管理有著很多相似之處，特別是高校的共青團(tuán)員，由于流動(dòng)性強(qiáng)，其檔案往往每年都要更新，因此，通過對(duì)古代茶檔案的研究，對(duì)于搞好共青團(tuán)檔案管理工作有著一定的借鑒意義，本文以此為切入點(diǎn)，分析了兩者的相通之處，希望對(duì)共青團(tuán)工作者有所幫助。

古代茶檔案；共青團(tuán)工作；檔案管理；借鑒作用；管理機(jī)制

中國(guó)是一個(gè)傳統(tǒng)的茶葉大國(guó)，有經(jīng)驗(yàn)的茶商為了保證茶葉的質(zhì)量、批次、轉(zhuǎn)運(yùn)、銷售的過程控制以及利潤(rùn)情況等，都會(huì)為茶葉按批次建立檔案，而這些茶檔案由于流轉(zhuǎn)迅速，往往一年就要更新好幾次，在某種意義上講，這和我們目前的共青團(tuán)檔案有著較多的相通之處，共青團(tuán)組織由于青少年居多，而青少年思想活躍、流動(dòng)性強(qiáng)，造成其檔案管理難度較大，因此，通過借鑒古代茶檔案的管理模式和方法，對(duì)于做好共青團(tuán)檔案管理有著一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 古代茶檔案管理方法的借鑒意義

茶葉在我國(guó)古代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的地位十分重要，有人認(rèn)為，茶葉在封建社會(huì)的經(jīng)濟(jì)地位僅次于鹽業(yè)，自古以來，鹽商、茶商往往都富可敵國(guó)。而茶葉由于采摘、加工、包裝、運(yùn)輸中環(huán)節(jié)較多，作為飲品，其銷售的對(duì)象又常常是社會(huì)階層中地位相對(duì)較高的人士，其質(zhì)量、安全等顯得十分重要，因此，很多茶商都會(huì)對(duì)茶葉實(shí)行檔案化管理，在我國(guó)黃山市檔案館保存著堆積成冊(cè)的徽商賬本，這套賬本屬于一個(gè)名叫吳熾甫的茶商，其中完整地記錄了這位古代商人經(jīng)營(yíng)茶葉生意的路線、方法、其旗下的商號(hào)名稱、日常的收支、收益等，也記錄了他如何從老百姓手中將茶葉收購(gòu)過來，加工以后再轉(zhuǎn)賣出去，賺取差價(jià)的過程，整個(gè)賬本時(shí)間跨越了他經(jīng)商生涯的56年，既是一部系統(tǒng)的茶商發(fā)展史，更是我國(guó)古代茶檔案的典型例證。

1.1 古代茶檔案記錄完整詳細(xì)，有著很大的可追溯性

古代茶商在經(jīng)營(yíng)茶葉的過程中，由于茶葉屬于飲品，其質(zhì)量、口感，特別是其安全性是十分重要的，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，一方面對(duì)茶商品牌的打擊不容小視，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)造成巨額的經(jīng)濟(jì)損失，因此，茶商對(duì)于自己經(jīng)營(yíng)的茶葉往往十分慎重，每一個(gè)批次的產(chǎn)品從產(chǎn)地、采摘、收購(gòu)、運(yùn)輸過程都要加以監(jiān)管，在此過程中，以各類賬簿的方式，建立了類似于今天的產(chǎn)品檔案的茶葉檔案。據(jù)《歙縣志》等史料中記載的內(nèi)容來看，從清同治五年開始，上文中的吳熾甫就不斷拓展茶葉業(yè)務(wù)，在全國(guó)逐步形成了茶葉收購(gòu)、加工、批發(fā)、銷售的一條龍經(jīng)營(yíng)流程，同時(shí)，他又在各主要產(chǎn)茶區(qū)設(shè)立分號(hào)來進(jìn)行茶號(hào)收購(gòu)工作，其中在徽州就有“吳介號(hào)”“泰昌發(fā)”等多個(gè)分號(hào)，主要收購(gòu)黃山毛峰、屯綠等徽州名茶。盡管其經(jīng)營(yíng)的區(qū)域和范圍日漸擴(kuò)大，但是其對(duì)于茶葉檔案的管理十分重視，從他流轉(zhuǎn)下來的177本賬本中，就有不少是“吳介號(hào)”“泰昌發(fā)”的收、發(fā)貨的賬單，可見，古代盡管缺乏計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等先進(jìn)手段，但是，其檔案管理仍然十分完善，且具有很大的可追溯性，是值得我們學(xué)習(xí)的。

1.2 古代的茶檔案跨越年份長(zhǎng)，但是仍能做到完整保存

從上文中的徽州茶商賬本記錄來看，這177本檔案資料的時(shí)間跨度達(dá)到了56年，從清同治5年直至民國(guó)十年，不但跨越了朝代的更替，而且還分屬于不同的十幾個(gè)商號(hào)，其中的記錄詳細(xì)完整，能夠真實(shí)的查證當(dāng)時(shí)每筆茶葉的交易過程，在經(jīng)歷了兵荒馬亂，穿越了戰(zhàn)火之后，這些檔案資料仍然能夠得到完整的保存，而我們現(xiàn)代很多檔案的管理卻難以達(dá)到這樣的水平，特別是共青團(tuán)檔案，由于在個(gè)別單位得不到重視，常常出現(xiàn)遺失，遺漏等問題，不能不說古人對(duì)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過現(xiàn)代人，僅僅從精神層面上講，就值得我們當(dāng)今的檔案人員學(xué)習(xí)。

1.3 古代的茶檔案講究保密性

根據(jù)具體記載，我們可以看到，古代茶商為了保證自己的商業(yè)利益，為了防止商業(yè)秘密泄漏，常常采取了保密的記載方式，例如使用地方方言，或者使用本商會(huì)的內(nèi)部暗語等，避免這些檔案資料流失后被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手截獲，給自己的利益帶來損害，茶商們便借助這一特點(diǎn)，創(chuàng)造了他們獨(dú)有的“商業(yè)密碼”。這種檔案管理方式當(dāng)前對(duì)于共青團(tuán)來看雖然沒有太大的必要，但是在特殊時(shí)期、特殊行業(yè)內(nèi)仍然有著一定的借鑒意義。檔案管理工作是一項(xiàng)極具我國(guó)特色的管理工作，檔案作為一項(xiàng)具有專門應(yīng)用屬性的文本資料，無論是具體的檔案管理工作，還是整個(gè)檔案資料的特點(diǎn)內(nèi)容，其都有著自身特殊性，而整個(gè)檔案管理工作在具體開展過程中，其需要充分注重其保密性特點(diǎn)的有效融入。

2 共青團(tuán)檔案管理的范圍及其重要性

檔案管理對(duì)于共青團(tuán)工作者來講，是一項(xiàng)重要的日常工作，通過對(duì)共青團(tuán)文書檔案、團(tuán)務(wù)檔案、團(tuán)員檔案、入黨積極分子檔案、工作手冊(cè)、團(tuán)支部上繳文件等檔案的管理，來提高團(tuán)工作的效率和質(zhì)量，使組織對(duì)每一個(gè)共青團(tuán)員的情況有一個(gè)基本了解，有利于對(duì)團(tuán)員的思想進(jìn)步和日常管理。而在對(duì)團(tuán)員檔案的管理當(dāng)中，由于團(tuán)員青年因工作變化、異地婚戀、求職求學(xué)等原因，其檔案變化十分頻繁，給檔案管理工作帶來了很大的難度。

2.1 共青團(tuán)檔案管理的主要內(nèi)容及相關(guān)要求

共青團(tuán)檔案管理工作看似平凡，其實(shí)需要管理的內(nèi)容非常豐富，特別是黨的十八大以來，黨中央對(duì)于新時(shí)期共青團(tuán)工作提出了更高的要求，在團(tuán)組織的建設(shè)上要求軟件、硬件都要跟上，而團(tuán)的建設(shè)中，檔案建設(shè)是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，任何工作都要以檔案的形式加以記錄、保存，成為共青團(tuán)工作的歷史組成部分。所以共青團(tuán)檔案管理必須涵蓋下列內(nèi)容。一是文書檔案，包括：同級(jí)黨委、上級(jí)團(tuán)委的各種文件，自己印發(fā)的各種文件和資料，各種會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、管理制度、活動(dòng)資料等；二是團(tuán)務(wù)檔案，包括：團(tuán)費(fèi)收交賬冊(cè)，團(tuán)費(fèi)使用情況報(bào)表，團(tuán)員審批通知單，干部名冊(cè)，組織關(guān)系介紹信及存根，支部工作計(jì)劃，支部生活記錄，組織考勤記錄等；三是共青團(tuán)員檔案，包括：入團(tuán)志愿書，組織鑒定表，團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)、處分等以及相關(guān)的組織決定。對(duì)于檔案，要向古時(shí)候的茶商學(xué)習(xí)，要認(rèn)真書寫，嚴(yán)格裝訂成冊(cè)，一般來講，要求用藍(lán)黑或碳素鋼筆統(tǒng)一認(rèn)真填寫，各項(xiàng)記錄應(yīng)及時(shí)、完整，內(nèi)容真實(shí)。

2.2 共青團(tuán)檔案管理的特點(diǎn)及存在問題

共青團(tuán)檔案的主要特點(diǎn)有以下幾點(diǎn)，一是檔案的利用頻率高。一般每年都要進(jìn)行一些變動(dòng)，每年都有人事變動(dòng)、團(tuán)內(nèi)表彰、處分等等，盡管變化不大，但是每年都要進(jìn)行調(diào)整，而每三年或五年都又進(jìn)行一次大的調(diào)整，例如團(tuán)干部的換屆等等，這就造成了檔案的利用和調(diào)整頻率較高，也容易出錯(cuò)，因此，要向古代茶檔案的管理者學(xué)習(xí)，對(duì)每一筆變化都要及時(shí)的進(jìn)行更新，并追補(bǔ)相關(guān)的記錄；二是檔案的損耗量大，由于共青團(tuán)檔案的變化、查閱等頻率較高，所以也造成了檔案在使用過程中受到物理、化學(xué)等因素的影響而造成檔案損毀，需要加強(qiáng)保護(hù)工作，盡量減少對(duì)檔案的損傷。

當(dāng)然，從當(dāng)前共青團(tuán)檔案管理工作的具體開展?fàn)顩r和發(fā)展趨勢(shì)看，信息化、電子化已經(jīng)發(fā)展成為該項(xiàng)工作開展的重要前提。無論是具體發(fā)展應(yīng)用，還是提升其利用率的必然要求，都需要將信息化資源綜合應(yīng)用其中。特別是要將檔案管理工作水平提升和優(yōu)化納入到整個(gè)管理工作體系中來。當(dāng)然，融入信息化機(jī)制內(nèi)容的過程，實(shí)際上也是提升整個(gè)共青團(tuán)檔案利用率的重要要求。不僅如此，目前多數(shù)共青團(tuán)檔案管理工作開展時(shí)，其缺乏專業(yè)的管理人員，多數(shù)由兼職人員來完成，無論是管理水平，還是實(shí)際效率，都極差。因此，在整個(gè)時(shí)代發(fā)展過程中，其能力和知識(shí)上的不足，就成為制約其管理水平的重要因素。

2.3 做好共青團(tuán)檔案管理工作的方法

茶商之所以能夠把檔案管理好，主要在于重視檔案的重要性，而且關(guān)鍵資料一般情況不供查閱，從而保證資料的完整性。因此，我們也應(yīng)當(dāng)采取如下措施，一是編制內(nèi)部文件資料匯編，減少對(duì)檔案的直接利用。由于內(nèi)部文件經(jīng)常在工作中會(huì)被用到，所以，可以編制內(nèi)部的資料匯編，滿足大家平時(shí)的查閱需求，避免對(duì)檔案直接使用，提高其保存壽命；二是備份上年度的所有重要文件，當(dāng)單位人員要查閱檔案內(nèi)容時(shí)，可以先在備份的文件里查找，找不到再查閱原件；三是建立健全檔案借閱登記制度，保證文件能夠有效借出和及時(shí)歸還；四是充分利用電子化和信息化優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新優(yōu)化共青團(tuán)檔案管理工作的開展方法，通過完善構(gòu)建翻譯機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)共青團(tuán)檔案管理工作的理想效果。最后，結(jié)合當(dāng)前共青團(tuán)檔案管理工作的具體開展思路，不難看出，多數(shù)情況下，該項(xiàng)管理工作開展時(shí)，沒有專業(yè)人員，其都是由兼職人員來完成，無論是開展效果，還是其管理水平，其都與實(shí)際需要之間存在極大差距。因此，要充分結(jié)合該項(xiàng)工作開展的具體要求，完善管理機(jī)制，融入管理元素，從而實(shí)現(xiàn)共青團(tuán)檔案管理工作開展的理想效果。

3 結(jié)語

共青團(tuán)檔案管理工作是機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，從古時(shí)候茶商對(duì)檔案的重視程度及記錄的完整性中，要管好團(tuán)的檔案并非難事，只要我們認(rèn)真對(duì)待，就一定能夠把共青團(tuán)檔案管理好，使之更好的為團(tuán)的工作服務(wù)。當(dāng)然古代茶檔案在管理應(yīng)用過程中，我們能夠感受到其中所包含的文化元素，而這將為當(dāng)前共青團(tuán)檔案管理工作開展奠定重要基礎(chǔ)，同時(shí)其也實(shí)現(xiàn)了整個(gè)管理活動(dòng)水平的有效提升。

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趙浩政（1981-），女，湖南郴州人，碩士，講師，研究方向：思想政治教育。