“掌上檔案通”與移動(dòng)檔案服務(wù)

文 / 張愛(ài)曾

“掌上檔案通”與移動(dòng)檔案服務(wù)

文 / 張愛(ài)曾

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案服務(wù)的創(chuàng)新?！罢粕蠙n案通”在檔案信息傳播方面具備較大的優(yōu)勢(shì)，不但形成了信息集聚效應(yīng)，而且有著強(qiáng)大的交互性，信息傳播范圍更加廣泛。當(dāng)前的檔案服務(wù)存在查檔難、服務(wù)流程復(fù)雜、信息傳播思維固化等問(wèn)題。為了增強(qiáng)“掌上檔案通”的服務(wù)功能，我們需要提高檔案工作中的服務(wù)意識(shí)、完善檔案信息共享平臺(tái)、構(gòu)建手機(jī)檔案信息合作機(jī)制。

“掌上檔案通”；移動(dòng)檔案服務(wù)；檔案信息傳播

基于手機(jī)的“掌上檔案通”APP改善了當(dāng)前“查檔難”的困境，普及了移動(dòng)檔案服務(wù)理念，對(duì)檔案服務(wù)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)前，浙江溫州市、嘉興市、衢州市，江蘇揚(yáng)州市，山東青島市，重慶豐都縣等地開(kāi)通了“掌上檔案通”服務(wù)，受到了當(dāng)?shù)厝罕姷募娂婞c(diǎn)贊[1]。在移動(dòng)時(shí)代，人們利用“掌上檔案通”不僅可以隨時(shí)隨地查詢(xún)檔案，而且在一定程度上更新了檔案服務(wù)的發(fā)展理念。

一、“掌上檔案通”的優(yōu)勢(shì)

“掌上檔案通”不僅是一種技術(shù)上的創(chuàng)新，更是一種理念上的創(chuàng)新。從技術(shù)方面看，“掌上檔案通”擁有信息集聚效應(yīng)、強(qiáng)大交互性、信息傳播廣泛等優(yōu)勢(shì)；從理念方面看，它使檔案服務(wù)迎來(lái)了更多的優(yōu)化途徑，使服務(wù)更及時(shí)、更有針對(duì)性。

（一）超文本鏈接帶來(lái)的信息集聚效應(yīng)

超文本鏈接是互聯(lián)網(wǎng)信息傳播的核心技術(shù)之一，主要通過(guò)文字鏈接直接轉(zhuǎn)向另一個(gè)頁(yè)面。例如，“掌上檔案通”的首頁(yè)可以提供一些關(guān)鍵鏈接，指向?qū)W籍檔案、房產(chǎn)檔案、醫(yī)學(xué)檔案、公證檔案等常用檔案的專(zhuān)門(mén)頁(yè)面，形成一定的信息集聚效應(yīng)，方便人們查詢(xún)所需的檔案資源，或者了解最新的政策規(guī)程。文字鏈接可以增強(qiáng)特殊效果，以吸引人們的注意力，如改變字體大小、顏色、粗細(xì)等，熱門(mén)關(guān)鍵詞還可以使用紅色字體并加粗加大，提醒人們這是當(dāng)前點(diǎn)擊量最多的。信息集聚的核心在于層次分明、重點(diǎn)突出。這是移動(dòng)APP最常用的手段，通過(guò)合理安排的超文本鏈接，在一定程度上能夠強(qiáng)化信息集聚效應(yīng)，不斷滿(mǎn)足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案信息需求。

（二）移動(dòng)APP具備的強(qiáng)大交互性

移動(dòng)APP是基于手機(jī)平臺(tái)的服務(wù)應(yīng)用工具，最典型的莫過(guò)于微博、微信等移動(dòng)媒體程序。它直接改變了人們的生活方式。交互性是移動(dòng)APP區(qū)別于傳統(tǒng)媒介的最大特征，用戶(hù)可以通過(guò)手機(jī)進(jìn)行深入的交流，形成廣泛的網(wǎng)絡(luò)社交圈，構(gòu)建起“所有人向所有人傳播”的信息分享模式[2]。例如，在“掌上檔案通”的功能界面上整合微信、QQ等即時(shí)通工具，用戶(hù)在查詢(xún)檔案的同時(shí)，還能跟檔案服務(wù)人員進(jìn)行交流，或者與其他用戶(hù)交換心得，促進(jìn)了人與人之間的交互，使檔案查詢(xún)不再是單獨(dú)的行為，而是能“進(jìn)化”成群策群力的行動(dòng)。移動(dòng)APP的交互性有效打破了傳統(tǒng)查檔的“信息孤島”模式，讓用戶(hù)隨時(shí)都能得到檔案服務(wù)人員和其他用戶(hù)的幫助。

（三）檔案信息傳播范圍更加廣泛

傳統(tǒng)的檔案信息傳播主要是通過(guò)紙質(zhì)資料或者檔案館內(nèi)部查詢(xún)系統(tǒng)，無(wú)論是形式還是效率都較為落后[3]。“掌上檔案通”的推出，將檔案服務(wù)延伸到手機(jī)領(lǐng)域，極大地開(kāi)拓了檔案服務(wù)的視野，使檔案信息傳播更加廣泛。手機(jī)是當(dāng)前最普遍、使用量最大的上網(wǎng)工具，甚至已經(jīng)超過(guò)了電腦上網(wǎng)的數(shù)量。檔案信息通過(guò)手機(jī)傳播，有效占領(lǐng)了信息傳播高地，為檔案服務(wù)帶來(lái)了無(wú)限可能性。從傳播學(xué)的角度看，受眾是信息傳播的對(duì)象，采用他們喜歡的傳播方式，往往能夠達(dá)到事半功倍的效果。在移動(dòng)信息時(shí)代，手機(jī)用戶(hù)是最龐大的受眾群體，“掌上檔案通”直接面對(duì)這類(lèi)群體，有助于突破傳統(tǒng)信息傳播模式，進(jìn)一步創(chuàng)新傳播理念，優(yōu)化了檔案信息傳播途徑。

二、檔案服務(wù)現(xiàn)存的問(wèn)題

傳統(tǒng)檔案服務(wù)的流程較為復(fù)雜，存在著不少問(wèn)題，給人們查檔帶來(lái)了諸多不便。隨著“掌上檔案通”的推出，移動(dòng)檔案服務(wù)受到了用戶(hù)的歡迎，檔案服務(wù)理念、檔案服務(wù)模式、信息傳播思維等發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變。

（一）檔案查詢(xún)困難

基于我國(guó)的國(guó)情，檔案一般是由政府部門(mén)管理的，遵循“集中管理”的原則，各級(jí)檔案館在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行檔案管理和服務(wù)；許多檔案館本身就是事業(yè)單位，屬于政府行政范疇[4]。在這種情況下，檔案館所提供的服務(wù)通常會(huì)帶有行政色彩。盡管我國(guó)當(dāng)前的行政服務(wù)模式正在改革，但“查檔難”現(xiàn)象依然普遍存在，成為老百姓難以跨越的一道關(guān)口。首先，檔案本身具有保密性，大部分檔案都有一定密級(jí)，普通用戶(hù)查詢(xún)有較大的限制條件。例如，查詢(xún)紙質(zhì)檔案，往往需要提供身份證明、單位證明及其它相關(guān)證明，并要得到檔案管理部門(mén)的批準(zhǔn)，無(wú)形中增加了檔案查詢(xún)的難度。其次，檔案服務(wù)人員為政府編制人員，一般會(huì)帶有行為和意識(shí)上的優(yōu)越感，使得一些服務(wù)難以到位，或者不能用心為群眾服務(wù)，造成了用戶(hù)對(duì)檔案服務(wù)人員的不信任感。在這種情況下，檔案館的公信力逐漸弱化，服務(wù)理念難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。而“掌上檔案通”是一款基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的手機(jī)APP應(yīng)用軟件，有著普適性、便捷性、快速性、準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，用戶(hù)只要在客戶(hù)端輸入身份證號(hào)碼就能查詢(xún)到相關(guān)檔案，極大地節(jié)約了時(shí)間和精力。與此同時(shí)，檔案服務(wù)理念也有了重大改變，在“便民工程”的指導(dǎo)下，一些傳統(tǒng)的“服務(wù)門(mén)檻”逐漸消失，“貼心為民、用心服務(wù)”成為大多數(shù)檔案服務(wù)人員的工作理念。

（二）服務(wù)流程復(fù)雜

理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，而行動(dòng)則是檢驗(yàn)理念的根本方式。“掌上檔案通”給檔案服務(wù)理念帶來(lái)變化的同時(shí)，還促進(jìn)了檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變?！按翱凇蹦Ｊ绞窃S多行政服務(wù)最常用的模式。在傳統(tǒng)的“窗口”模式下，人們需要查詢(xún)某些檔案資料時(shí)，必須前往當(dāng)?shù)氐臋n案館，通過(guò)“窗口”向服務(wù)人員提交身份證明和查詢(xún)申請(qǐng)，涉密檔案還要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。此外，用戶(hù)還要繳納一定的費(fèi)用。服務(wù)人員收到費(fèi)用繳納單之后，才會(huì)把查詢(xún)結(jié)果打印出來(lái)。這不僅流程復(fù)雜，而且在證明不齊全時(shí)，可能還要跑兩趟、三趟甚至更多，極大地浪費(fèi)了用戶(hù)的時(shí)間和精力。而“掌上檔案通”在線服務(wù)模式，有效實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化”的移動(dòng)服務(wù)，完美對(duì)接了身份驗(yàn)證系統(tǒng)。用戶(hù)通過(guò)“掌上檔案通”，只要核實(shí)網(wǎng)絡(luò)身份，就能隨時(shí)隨地在手機(jī)上查詢(xún)所需檔案，并可以跟服務(wù)人員進(jìn)行在線交流?！罢粕蠙n案通”的服務(wù)模式更符合時(shí)代潮流，在人們快節(jié)奏的生活中，通過(guò)一部手機(jī)就能解決長(zhǎng)期困擾的“查檔難”問(wèn)題，這是檔案行政服務(wù)的一大進(jìn)步。

（三）信息傳播思維固化

信息傳播是“掌上檔案通”實(shí)現(xiàn)的前提。只有建立在有效信息傳播的基礎(chǔ)上，“掌上檔案通”服務(wù)才能成為可能。傳統(tǒng)檔案信息傳播思維較為固化，主要是因?yàn)闄n案館“被動(dòng)服務(wù)”意識(shí)濃厚；一些管理人員安于現(xiàn)狀，認(rèn)為做好檔案收藏工作就可以了，檔案信息化這種“耗時(shí)耗力”的工程可有可無(wú)，當(dāng)用戶(hù)有需求時(shí)，按照既定流程提供一定的服務(wù)，檔案管理工作依然能夠較好地完成[5]。這種思維導(dǎo)致檔案信息傳播不能形成突破，“被動(dòng)服務(wù)”也難以轉(zhuǎn)化為“主動(dòng)服務(wù)”，解決不了人民群眾“查檔難”的問(wèn)題。而“掌上檔案通”是基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)傳播的，除了自身的應(yīng)用功能之外，還接入了微信、QQ等即時(shí)通工具，并對(duì)接了身份驗(yàn)證系統(tǒng)，在檔案信息傳播方面有著較大優(yōu)勢(shì)，有效改變了傳統(tǒng)檔案信息傳播思維。此外，傳統(tǒng)模式下的檔案查詢(xún)結(jié)果只有“紙質(zhì)打印”一種，而“掌上檔案通”可以提供多樣化的查詢(xún)結(jié)果，包括文字、圖片、動(dòng)畫(huà)、視頻、音頻等，這些都是建立在信息傳播技術(shù)的基礎(chǔ)之上，滿(mǎn)足了人們對(duì)檔案信息的多元化需求。

三、利用“掌上檔案通”加強(qiáng)檔案服務(wù)的若干建議

（一）增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)

“掌上檔案通”的推出，改變了傳統(tǒng)檔案服務(wù)的理念和模式，但只是一種手段上的創(chuàng)新。為了推動(dòng)“掌上檔案通”的可持續(xù)發(fā)展，形成常態(tài)化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)局面，則需要不斷增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)。檔案工作者主要分為管理人員、技術(shù)人員、服務(wù)人員三類(lèi)。在傳統(tǒng)觀念下，檔案服務(wù)僅僅是一種基本職責(zé)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，特別是“掌上檔案通”的推出和應(yīng)用，各級(jí)檔案館應(yīng)形成“大服務(wù)”理念。我們除了需要加強(qiáng)普通工作人員的服務(wù)意識(shí)之外，還需要加強(qiáng)管理人員和技術(shù)人員的服務(wù)意識(shí)。首先，普通工作人員直接面對(duì)用戶(hù)，在“無(wú)紙化”服務(wù)的趨勢(shì)下，并不意味著他們的工作會(huì)更加清閑，而要緊跟時(shí)代步伐，強(qiáng)化“主動(dòng)服務(wù)”、“貼心服務(wù)”理念，積極與在線的受眾溝通，及時(shí)解答用戶(hù)提出的問(wèn)題，主動(dòng)宣傳最新的政策規(guī)程，成為連接用戶(hù)和檔案館的“橋梁”。其次，管理人員在工作安排和重大決策的時(shí)候，應(yīng)站在用戶(hù)的立場(chǎng)思考問(wèn)題，本著“為人民服務(wù)”的宗旨，使檔案工作和各項(xiàng)決策向“服務(wù)大眾”傾斜。再次，技術(shù)人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，在開(kāi)發(fā)和維護(hù)“掌上檔案通”的過(guò)程中，緊緊圍繞用戶(hù)需求，推出更多、更好的服務(wù)功能，使“掌上檔案通”發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（二）不斷完善檔案信息共享平臺(tái)

檔案信息共享是新時(shí)期檔案服務(wù)的重要理念，不僅推動(dòng)了各級(jí)檔案館之間的聯(lián)動(dòng)發(fā)展，還拉近了檔案館與用戶(hù)之間的距離，增強(qiáng)檔案館的公信力和用戶(hù)的歸屬感?！罢粕蠙n案通”是基于信息共享的手機(jī)APP平臺(tái)，在功能規(guī)模的不斷擴(kuò)展下，實(shí)現(xiàn)了跨領(lǐng)域、跨行業(yè)、跨階層的檔案信息服務(wù)。例如，浙江省衢州市的“掌上檔案通”手機(jī)平臺(tái)就實(shí)現(xiàn)了跨館異地查詢(xún)服務(wù)，即使用戶(hù)不在當(dāng)?shù)兀材芡ㄟ^(guò)手機(jī)平臺(tái)就近選擇線上檔案館，向當(dāng)?shù)貦n案館在線申請(qǐng)跨館查檔服務(wù)，并可以異地領(lǐng)取相關(guān)檔案證明[6]?；谛畔⒐蚕淼臋n案服務(wù)平臺(tái)，有效拓展了檔案信息服務(wù)的領(lǐng)域，提高了檔案服務(wù)效率，有助于打造一些個(gè)性化服務(wù)。根據(jù)“掌上檔案通”的發(fā)展前景，“檔案信息共享”將成為檔案館信息化建設(shè)的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。這需要我們不斷完善檔案信息共享平臺(tái)，促進(jìn)“掌上檔案通”的可持續(xù)發(fā)展。

（三）構(gòu)建手機(jī)檔案信息合作機(jī)制

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息海量化的特征明顯，受眾需求也日益多元化、個(gè)性化。為了搶占移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息高地，“掌上檔案通”要構(gòu)建手機(jī)檔案信息合作機(jī)制，持續(xù)拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域。首先，要加強(qiáng)檔案館內(nèi)部合作，在管理人員、技術(shù)人員、普通工作人員之間形成密切合作，構(gòu)建立體式、一體化的內(nèi)部合作服務(wù)機(jī)制，包括部門(mén)決策、工作分配、技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)流程優(yōu)化等。其次，要加強(qiáng)檔案館與檔案館之間的合作，形成信息共享、經(jīng)驗(yàn)交流的合作態(tài)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)更多的跨館異地查詢(xún)服務(wù)，為用戶(hù)的異地查詢(xún)帶來(lái)方便。再次，要加強(qiáng)檔案館與圖書(shū)館、情報(bào)部門(mén)的合作，構(gòu)建“圖情檔”信息交流的全新局面，通過(guò)各部門(mén)的協(xié)調(diào)分工，對(duì)跨領(lǐng)域合作進(jìn)行合理布局，開(kāi)發(fā)出多類(lèi)型的共享數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)手機(jī)檔案信息合作機(jī)制的構(gòu)建，“掌上檔案通”將具備更大的發(fā)展前景，為人民群眾多辦實(shí)事、辦好事。

[1]慈波.小平臺(tái) 大舞臺(tái)——嘉興市檔案局“掌上檔案”建設(shè)紀(jì)實(shí)[J].浙江檔案,2014(11).

[2]趙滟.APP在高校檔案館的應(yīng)用研究[J].山西檔案,2016(1).

[3]史輝,胡曉彤,任潔.我國(guó)檔案APP的發(fā)展現(xiàn)狀及其在檔案信息傳播中的應(yīng)用分析[J].山西檔案,2016(3).

[4]苗紅梅.檔案規(guī)范化管理的策略研究[J].檔案管理,2016(5).

[5]何亮坤,惠新宇.從檔案數(shù)字化角度破解數(shù)字檔案館建設(shè)的困境[J].北京檔案,2015(4).

[6]胡晨敏.衢州市檔案館推出“掌上檔案通”[EB/OL].http://qz.china.com.cn/quzhou/2016-06-18/75370.html.

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

G270.7

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1005-9652（2017）05-0080-03

張愛(ài)曾（1973-），女，河南上蔡人，駐馬店市中醫(yī)院副主任館員，研究方向：檔案管理。