醫(yī)院科研檔案的網絡管理平臺建設

文 / 邱名金

醫(yī)院科研檔案的網絡管理平臺建設

文 / 邱名金

醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設可以提高檔案管理效率，在促進醫(yī)院科研工作中發(fā)揮出重要作用。醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺的建設內容包括數(shù)字化管理平臺、信息數(shù)據(jù)庫、官方網站等。為了促進醫(yī)院科研檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理網絡管理平臺建設達到新的水平，醫(yī)院需要采取一定的保障措施，包括安全策略的落實、訪問權限的設置、領導層認識的到位等。

醫(yī)院科研檔案；網絡管理平臺；數(shù)字化管理

醫(yī)院科研檔案真實記錄了醫(yī)院的科研成果以及日常科研活動，對于促進醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展至關重要。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于時間與空間的限制，醫(yī)院科研檔案很難發(fā)揮出最大價值。隨著互聯(lián)網技術及信息技術的快速發(fā)展，醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設成為一個重要的研究課題。

一、醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺的優(yōu)勢

在當前的檔案領域，醫(yī)院科研檔案是一種較為特殊的檔案形式。由于只限定在醫(yī)院科研活動的范圍內，醫(yī)院科研檔案并不像其它檔案那樣有著廣泛的用途。但是對于醫(yī)院來說，醫(yī)院科研檔案包括科研活動中的文字、圖片、影像、數(shù)據(jù)資料等，依然有著較高的保存價值。這些原始記錄能夠為醫(yī)學研究提供理論和實踐上的依據(jù)。醫(yī)院科研檔案主要有五種類型：醫(yī)院在開展病理分析中的實驗資料、醫(yī)學技術的專利證明和轉讓資料、醫(yī)生及科研人員在國內外公開發(fā)表的專著與學術論文、各項基金課題資料、已被鑒定的相關科研成果等[1]。

傳統(tǒng)的醫(yī)院科研檔案管理模式主要依靠人工方式進行管理，不但效率低下，出錯的概率也非常高，這也影響到該類型檔案管理的長足發(fā)展。目前，醫(yī)院科研檔案的網絡管理平臺建設引起了各大醫(yī)院的重視。我國三甲及以上醫(yī)院，已經有86%開始進行醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設，并將其納入到醫(yī)院信息化建設的戰(zhàn)略中，取得了較好成效[2]。由于過去很長一段時間內，醫(yī)院科研檔案都是用書面資料形式進行保存，難以進行信息資源共享，跟不上檔案開放管理的發(fā)展步伐。而通過網絡管理平臺進行醫(yī)院科研檔案管理，能改變傳統(tǒng)意義上的管理形態(tài)，突破時間和空間的限制，充分利用互聯(lián)網為相關人員提供檔案信息服務，使醫(yī)院科研檔案管理更加高效、快捷。此外，醫(yī)院科研檔案數(shù)字化還能有效優(yōu)化檔案管理結構，為醫(yī)院節(jié)省物理儲存空間，降低檔案遺失的風險，促進醫(yī)院科研檔案的可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺的構建

在醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設的過程中，由于每一所醫(yī)院的具體情況不同，所以網絡管理平臺的建設內容也有所差異。醫(yī)院應結合自身實際，按照相關的標準構建具有自身特色的網絡管理系統(tǒng)。

（一）構建醫(yī)院科研檔案的數(shù)字化管理平臺

數(shù)字化管理平臺建設是醫(yī)院科研檔案信息化發(fā)展的基礎，在功能上負責檔案信息數(shù)據(jù)的錄入、檢索、備份、修改以及刪除等工作。在醫(yī)學科研活動中會產生較多的文字信息和資料，這些數(shù)據(jù)都需要專人進行錄入，以實現(xiàn)數(shù)字化轉換。但相對于以前的手工錄入來說，當前的技術可以使用高速掃描儀或者其它采集設備進行快速錄入，使文字信息資料的采集水平達到一個新的層次。此外，醫(yī)院還可以通過備用服務器、光盤等備份方案，使醫(yī)院科研檔案得到更加準確、及時、妥善的歸檔。在網絡數(shù)據(jù)庫、磁介質載體等模式下，醫(yī)院科研檔案管理的安全性大為提高，有效延長了檔案壽命。醫(yī)院科研檔案數(shù)字化管理平臺的使用者主要是醫(yī)院檔案管理人員，出于系統(tǒng)安全及從業(yè)者的素質考慮，我們在構建該平臺的過程中，需要做好一定的安全預防措施，防止病毒入侵以及檔案數(shù)據(jù)被隨意篡改。

一是加強硬件設施的建設。醫(yī)院科研檔案數(shù)字化管理平臺的硬件主要有服務器、計算機、網關設備、儲存介質等，其中最重要的就是服務器建設。服務器承擔著系統(tǒng)運行的重任，要有良好散熱性、防塵性、防潮性；承載架要有一定的避震功能，可以進一步提高服務器的機械強度，實現(xiàn)抗電磁干擾[3]。服務器還要配備UPS不間斷電源，即便在突發(fā)性停電的情況下，也能維持一定時間的運轉。還有漏電保護、過載保護等功能都是服務器建設不可或缺的環(huán)節(jié)。無論是服務器、計算機，還是網關設備、儲存介質，都應對熱插拔進行支持，從而確保系統(tǒng)應用具備連續(xù)性。硬件的電源、接地設施、信息通訊路線、網絡接口等，都應設計好電磁兼容模式和防雷措施，進一步提高硬件的安全性。

二是加強軟件建設。醫(yī)院科研檔案數(shù)字化管理平臺本身就是一個軟件系統(tǒng)，在軟件建設中，要強化數(shù)據(jù)庫建設。一般來說，在軟件制造商選擇方面，醫(yī)院應盡量使用品牌度高、口碑好、售后服務強的軟件公司產品，確保該平臺的安全運行。此外，醫(yī)院科研檔案數(shù)字化管理平臺應支持在線無干擾升級，即便在升級時也能正常使用。軟件系統(tǒng)還應具備較強的開放性和兼容性，可以支持多形態(tài)的主機系統(tǒng)，使醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺能夠融入到醫(yī)院一體化管理系統(tǒng)中。

三是正確使用防火墻。在網絡安全問題層出不窮的情況下，維護系統(tǒng)安全刻不容緩。防火墻就是一項被大量采用的防護措施。在當前的服務器防護措施中，防火墻無疑是一種具備經濟性、有效性、實際性的措施，但它并非萬能。網絡安全現(xiàn)象時刻在動態(tài)變化，而防火墻只是一種靜態(tài)措施。為了提高醫(yī)院科研檔案管理平臺的安全性，我們在采用防火墻的同時，還應結合其它防護措施，使檔案管理平臺的安全性達到一個新的層次。

（二）構建醫(yī)院科研檔案的信息數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是維系醫(yī)院科研檔案管理平臺正常運轉的核心。在醫(yī)院科研檔案管理平臺建設中，一些原始的文字、圖片、視頻等檔案將實行數(shù)字化轉換，存入數(shù)據(jù)庫內。這需要制定嚴格的紙質資料數(shù)字化轉換制度，采取有效的技術手段，以確保數(shù)字檔案信息的完整性和真實性。數(shù)字檔案的信息數(shù)據(jù)管理主要有數(shù)據(jù)庫環(huán)境管理、檔案目錄管理、檔案分類管理、卷宗密級管理等，有著嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋ń◣?、掃描、處理、交接、備份等，都是信息?shù)據(jù)庫建設不可缺少的環(huán)節(jié)[4]。當前的數(shù)據(jù)掃描方式一般是光電掃描，速度快、信息覆蓋全面。但它掃描出來的數(shù)據(jù)文件較大，需要進一步壓縮并轉換格式，以符合數(shù)據(jù)庫儲存標準。例如，word文檔在掃描之后，可以轉換成PDF格式，更適合數(shù)據(jù)庫保存，而一些影像資料則應采取壓縮的手段，盡量降低數(shù)據(jù)信息所占的容量。

從總體上看，醫(yī)院科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的構建主要有以下幾種類型。一是課題項目數(shù)據(jù)庫，用于儲存醫(yī)學科研的各項課題信息，包括申請人名字、課題編號、課題名稱、立項時間等。通過的每一項課題都應及時歸檔，存入課題項目數(shù)據(jù)庫。二是醫(yī)學專著及學術論文數(shù)據(jù)庫，用于儲存科研人員及其他醫(yī)護人員公開發(fā)表的各類專著論文信息，包括作者名字、刊物名稱、發(fā)表時間等。三是專利證明和轉讓資料數(shù)據(jù)庫，用于儲存本院的科研專利和技術轉讓信息，包括新技術名稱、實驗資料、技術協(xié)議書、專利名稱及編號、申請人、批準時間等。四是已鑒定的科研成果數(shù)據(jù)庫，用于儲存本院已鑒定完成的各項科研成果信息，包括科研成果編號、名稱、鑒定時間、應用內容等。

（三）建立醫(yī)院科研檔案官方網站

醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺信息傳播的最有效形式，就是通過官方網站建設，實現(xiàn)對外開放，形成強大的服務鏈路覆蓋，方便相關用戶的查詢，不斷提高檔案信息查詢服務的質量[5]。醫(yī)院應本著“簡單易用、美觀大方、功能齊全”的原則，建立起實用性較強的醫(yī)院科研檔案官方網站，加入用戶注冊、信息流轉、檢索查詢等功能，在確保檔案管理安全的前提下，實行人性化服務策略，使官方網站成為醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺強有力的配套措施。網站設計要充分考慮到醫(yī)院科研檔案的保密性、真實性、專業(yè)性，要注重人機交互體驗，發(fā)揮出界面友好的特色，各項信息服務應用到位，確保用戶能夠準確、快捷地通過醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺查詢到所需的信息，促進醫(yī)院科研檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺的安全保障

醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設是一項長期而系統(tǒng)的工程，為了使該平臺建設順利完成并安全運行，需要采取一定的保障措施，主要包括安全策略的落實、訪問權限的設置、領導層認識的到位等。

（一）充分落實安全策略，提升網絡管理平臺的安全性

醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設需要采取一定的安全策略。首先，系統(tǒng)開發(fā)要采用最新、可靠的網絡安全技術，以強化網絡管理平臺的安全性。網絡安全是醫(yī)院科研檔案管理平臺開發(fā)運行的基礎，但是解決這一問題較為困難。醫(yī)院需要建立起一支專門負責網絡安全技術研究的隊伍，從根本上解決網絡管理平臺的安全問題。其次，系統(tǒng)開發(fā)要配套嚴格、規(guī)范的醫(yī)院科研檔案管理制度，無論是歸檔、保密，還是儲存、查詢等制度，都需要以檔案信息安全管理為前提，從制度上確保網絡管理平臺的運行安全。最后，要構建良好的防護環(huán)境和監(jiān)督環(huán)境，為檔案系統(tǒng)運行建立起最后一道防線，例如，醫(yī)院保衛(wèi)科可以對平臺運行的安全監(jiān)控、系統(tǒng)管理員設置重要主機的防護密碼等。

（二）設置必要的訪問權限，使系統(tǒng)安全得到有效保障

雖然“檔案資源共享”是醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設的核心目標，但是這種共享并非是無限制的。為了保障醫(yī)院科研檔案的有效管理，我們需要對相關用戶的訪問權限進行設置。只有具備一定的權限才能訪問該范圍內的信息。這種分級保護是行之有效的系統(tǒng)安全保障措施。在醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設的過程中，我們應按照實際情況，給各類用戶設置相應的訪問權限。例如，系統(tǒng)管理員可以設置成最高權限，醫(yī)院領導及檔案管理人員次之，一般醫(yī)護人員的訪問權限最低。此外，我們還要按照系統(tǒng)訪問權限的不同，設置檔案資料下載、復印等相關權限，實時跟蹤每一份檔案的實際利用情況，進一步保障檔案管理系統(tǒng)的安全。

（三）提高醫(yī)院領導層的認識

醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設需要得到醫(yī)院領導的高度重視。領導層應正確認識到該類型檔案管理的網絡管理平臺建設能夠促進醫(yī)院的長遠發(fā)展，并及時納入到醫(yī)院整體發(fā)展戰(zhàn)略中，充分發(fā)揮出醫(yī)院科研檔案的積極作用。領導層還要加強醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設的投入力度，包括基礎硬件投入、軟件開發(fā)投入、人才配備投入等。檔案信息化發(fā)展是一項長期的變革工程，目前有一些醫(yī)院的檔案管理人員在思想上并未完全接受，依然習慣采取傳統(tǒng)管理模式[6]。從信息化的角度看，這給醫(yī)院科研檔案網絡管理平臺建設帶來了一定影響。因此，醫(yī)院領導層要做好科學的人才配備，強化本院檔案管理人員的信息化業(yè)務培訓，有效提升醫(yī)院科研檔案網絡管理水平。

[1]朱紅娟.淺談醫(yī)院檔案信息化建設中的問題與對策[J].檔案管理,2016(4):88-89.

[2]潘峰,叢玉梅.加強三級甲等綜合性醫(yī)院的檔案管理[J].中國檔案,2017(7):76-77.

[3]金愛芳.數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理中的應用對策[J].山西檔案,2015(1):76-78.

[4]浦曉雯,夏開建,張軍朝.基于大數(shù)據(jù)驅動的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應用決策[J].山西檔案,2016(5):78-80.

[5]張愛曾.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].檔案管理,2015(6):91.

[6]陶水龍.大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設的新思考[J].檔案學研究,2017(3):93-99.

（責任編輯：虞志堅）

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邱名金（1988-），女，海南澄邁人，?？谑兄嗅t(yī)醫(yī)院助理館員，研究方向：人事檔案管理。