檔案管理社會化問題研究

摘 要：在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉(zhuǎn)變?yōu)橹亍坝谩?，要從為少部分人服?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?wù)，所以實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化已是大勢所趨。筆者結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn)，略談幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會化；對策

進(jìn)入新世紀(jì)之后，我國的社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)開始引起社會各界的高度重視。檔案記載著歷史信息，其重要性不言自明，加強(qiáng)檔案管理是時代的需要。在當(dāng)前形勢背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化是大勢所趨。這是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的具體表現(xiàn)。筆者結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn)，略談幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

1 構(gòu)建多元主體互動機(jī)制

一直以來，檔案管理都是率屬于公共部門的檔案館來實(shí)施，說到底還是以政府為主導(dǎo)，社會大眾和其他社會力量在此過程中難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。隨著時代的變遷，政府在檔案管理中占據(jù)絕對主導(dǎo)地位的行為已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。國外的新公共管理思想理論對實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化大有啟發(fā)。在檔案管理社會化過程中，檔案部門要打造檔案管理事業(yè)的多元化主體，構(gòu)建一個由檔案部門、社會大眾和其他社會力量共同組建、一起發(fā)揮作用的管理機(jī)制，而且這些多元主體要結(jié)合具體的檔案管理事務(wù)進(jìn)行有效互動和及時溝通，通過互相理解來兼顧各方的利益，實(shí)現(xiàn)對檔案事業(yè)的大力支持。檔案部門也要正確定位自己的角色，發(fā)揮協(xié)調(diào)中和作用，均衡社會大眾和其他社會力量的利益。

2 引入科學(xué)有效競爭機(jī)制

要想激發(fā)某項事業(yè)的活力，需要適當(dāng)引入競爭機(jī)制。檔案管理主體多元化互動機(jī)制為良性競爭創(chuàng)造了良好的條件。競爭代表著強(qiáng)弱之分，但是也激發(fā)了創(chuàng)新。在傳統(tǒng)“官僚制”視域下，檔案部門一般不重視引入先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，不重視社會大眾對檔案事業(yè)的訴求。引入競爭機(jī)制，一是可以激發(fā)檔案部門主動提升自己的業(yè)務(wù)能力，比如完善館藏結(jié)構(gòu)、充實(shí)館藏量，竭力為社會提供良好的檔案服務(wù)，二是激發(fā)檔案部門創(chuàng)新管理方式和管理理念。具體而言，檔案部門在管理檔案事業(yè)時，要與社會力量進(jìn)行良性競爭，獲得社會大眾對檔案事業(yè)的滿意度；其次，要在不同等級的檔案部門之間參與競爭，主動提升自身的形象，創(chuàng)造良好的口碑；再次，檔案部門也要在內(nèi)部引入競爭機(jī)制，促使工作人員進(jìn)行競爭，激發(fā)他們主動尋求更好的檔案管理方案。

3 建立暢通無阻溝通渠道

要想順利實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化，需要檔案部門與社會大眾進(jìn)行密切交流與溝通。毫無疑問，交流渠道不順暢可能會導(dǎo)致檔案部門的管理方式不符合社會發(fā)展需求，也導(dǎo)致檔案部門可能無法及時提供社會大眾所需要的檔案服務(wù)，就算提供了一些檔案服務(wù)，也可能會因?yàn)樾畔⒉粚ΨQ而不被社會大眾所接受，這些都會造成資源浪費(fèi)，影響檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。有鑒于此，檔案部門與社會大眾之間要建立起暢通無阻的溝通渠道，使檔案管理進(jìn)程與社會接軌，相輔相成、相互促進(jìn)。具體而言，檔案部門可以通過電話、訪談、電子郵件、微信等調(diào)查方式來獲得相關(guān)信息，了解社會大眾對檔案事業(yè)的需求，檔案部門還要及時更新自己的官方網(wǎng)站，及時回復(fù)社會大眾的留言，形成良好的雙向反饋渠道。

4 參考社會化的服務(wù)方式

檔案管理社會化一是要打破由政府絕對主導(dǎo)的局面，二是要改革以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，在服務(wù)過程中凸顯社會化?？梢詤⒖脊卜?wù)市場化的做法，引入合同外包、特許經(jīng)營、適當(dāng)付費(fèi)等管理方式。

所謂合同外包，就是通過簽訂合約的方式，將檔案服務(wù)中非核心業(yè)務(wù)外包給第三方專業(yè)組織，這對提高檔案館工作效率大有裨益。所謂特許經(jīng)營，就是檔案部門準(zhǔn)許企事業(yè)單位或非營利性組織在某個時間段內(nèi)具備通過向用戶收費(fèi)來提供一些服務(wù)的職能。具體表現(xiàn)方式可以是個人檔案寄存，這還可以幫助檔案部門實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)創(chuàng)收?？傊瑱n案部門要和其他主體按照具體情況來提供有針對性的檔案服務(wù)。

5 持續(xù)提高現(xiàn)代管理水平

檔案部門在管理過程中還要引入戰(zhàn)略管理和績效管理，推動檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，為社會提供精準(zhǔn)高效的檔案服務(wù)提供動力。

一方面，檔案部門要從宏觀角度制定科學(xué)合理的工作戰(zhàn)略，對本單位的工作職能進(jìn)行明確定位，不斷提升本單位的競爭力。另一方面，檔案部門要將制定的宏觀戰(zhàn)略進(jìn)行分解，形成一個個子任務(wù)，再落實(shí)到每個工作人員身上，為績效管理創(chuàng)造條件。目前，績效管理已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域中都得到了應(yīng)用，檔案部門也要實(shí)施績效管理，將工作人員的工作表現(xiàn)與薪酬待遇相掛鉤，激發(fā)工作人員的工作積極性。當(dāng)然，檔案部門全部工作人員都要參與到績效計劃制定、績效管理實(shí)施、績效結(jié)果應(yīng)用的整個流程中，使檔案部門的整體競爭力得到提升。

總之，在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉(zhuǎn)變?yōu)橹亍坝谩?，要從為少部分人服?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?wù)，所以實(shí)現(xiàn)檔案管理社會化已是大勢所趨。檔案部門要按照這個方向不斷探索，提高管理水平，力爭在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]史江，劉婷婷.企業(yè)檔案管理社會化問題初探[J].檔案學(xué)通訊，2010（05）：80一83.

[2]李相君.企業(yè)檔案管理社會化問題分析[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：133一134.

[3]白愛云.企業(yè)檔案管理社會化問題初探[J].新西部（理論版），2013（06）：73.

[4]于騰霄，王立玲.企業(yè)檔案管理社會化問題研究[J].黑龍江檔案，2013（04）：65.

作者簡介

姚欣（1978-），女，漢族，湖北十堰人，現(xiàn)任湖北省十堰市科技情報研究所副所長，副研究館員，大學(xué)學(xué)歷，研究方向：檔案管理、科技服務(wù)。