淺談電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點及改進建議

摘 要：隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與發(fā)展，公文處理電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)實。本文結(jié)合所在單位電子公文網(wǎng)上運轉(zhuǎn)情況，就電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點加以探討，并提出了改進建議。

關(guān)鍵詞：電子公文；公文處理；優(yōu)缺點

電子公文也稱數(shù)字化公文，是運用計算機系統(tǒng)和現(xiàn)代信息管理技術(shù)制發(fā)的全數(shù)字化形式的公文。目前，武漢大功率機車檢修段使用的是萬戶辦公自動化（OA）系統(tǒng)子系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用提高了我段辦公效率和管理水平，逐步實現(xiàn)了“無紙化”辦公，在電子公文系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用中，作者發(fā)現(xiàn)總結(jié)了以下幾個優(yōu)缺點。

1 電子公文系統(tǒng)的優(yōu)點

1.減少公文傳遞時間，提高了工作效率

我段電子公文系統(tǒng)引入了工作流和協(xié)同辦公等新概念，實現(xiàn)了從公文起草、審核、簽發(fā)到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲等工作環(huán)節(jié)的無紙化流轉(zhuǎn)。簡而言之，電子公文處理系統(tǒng)就是通過網(wǎng)絡(luò)進行公文收發(fā)管理。

傳統(tǒng)公文處理方式中文件的流程經(jīng)歷起草、排版、會簽、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等多個流程，過程復(fù)雜繁瑣，而且操作起來花費不少時間，通常依靠公文管理員一人完成，難免會影響工作的質(zhì)量和效率。使用電子公文系統(tǒng)會把這些流程變的簡潔明快、操作簡單、流轉(zhuǎn)快捷，電子公文處理界面的一道程序、一次點擊就能夠完成紙質(zhì)公文多道程序、多個人次才能完成的工作量。單位及部門公文管理人員只需每天對電子公文系統(tǒng)進行操作，在個人界面進行發(fā)文管理和收文管理。電子公文處理系統(tǒng)在縱向上，段領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門可以和各基層車間之間方便、快速地進行公文的傳送和共享；橫向上，它密切了段各部門辦公人員之間的協(xié)調(diào)、協(xié)同工作，節(jié)省大量辦文時間，極大地提高了辦文和辦事的效率。

2.節(jié)省辦公成本，促進節(jié)能環(huán)保

在發(fā)文過程中，一份公文往往要經(jīng)過多次、多人修改才能成稿，特別是一些重要文件，修改的次數(shù)可能更多，過去每次修改都要打印紙質(zhì)文稿。電子公文系統(tǒng)應(yīng)用后，領(lǐng)導(dǎo)可直接在電子辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，使相關(guān)人員修改公文時不必打印紙質(zhì)文稿，而且還可以多人次直接在計算機上修改，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費大量紙張的問題，同時減少了打印機、復(fù)印機的損耗。

在收文過程中，文件在電子辦公系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性，避免了不必要的財力、人力、物力的浪費。

3.優(yōu)化公文處理流程，方便公文的催辦和查詢

傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質(zhì)量與及時性。在過去的公文處理過程中，公文傳送或者通過郵寄，或者是由人親自送到，文件接收過程也通過了多個部門（如收發(fā)室等）轉(zhuǎn)接，有時會出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。文件下發(fā)時，常會出現(xiàn)上下級、部門之間越級行文錯誤等不規(guī)范現(xiàn)象。

電子公文處理系統(tǒng)通過固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)化的模塊，任何節(jié)點的操作人員都不可以跨節(jié)點操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中，同時會正確地進行備份，使電子公文系統(tǒng)嚴(yán)格按職責(zé)、按流程操作，環(huán)環(huán)相扣，減少了不必要的環(huán)節(jié)，提高了公文處理的速度，保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。

同時電子公文系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)過程，具有很強的透明性和可視性，凡是與該公文相關(guān)的人員隨時可以查看自己辦理過的文件的整個流轉(zhuǎn)過程，包括辦理方式、辦理步驟，對應(yīng)的辦理人等，對公文的整個流程進行適時跟蹤，隨時掌控文件的去向和當(dāng)前狀態(tài)，便于催辦、查詢與利用。

4.專人專責(zé)管理，明確公文管理權(quán)責(zé)

在電子公文系統(tǒng)中，分工是比較明確的，所有文件只要在電子公文系統(tǒng)設(shè)定的平臺上按正常流程進行操作，起草人的發(fā)文都會自動提交到相關(guān)主管人員進行處理，同時還會明確科室審核、初核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、蓋章管理流程，確保各科室與車間相關(guān)流程負(fù)責(zé)任。任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都能明確的找出相關(guān)負(fù)責(zé)人，這就避免了責(zé)人方面混亂，實現(xiàn)了專人專責(zé)管理。電子公文系統(tǒng)還對每個環(huán)節(jié)的處理機修改痕跡自動生成記錄，只要打開公文查詢就能找到明確的記錄，對以后每個環(huán)節(jié)責(zé)任人的辦理意見，追究相關(guān)人員的責(zé)任提供了依據(jù)。

5. 增強協(xié)同辦公能力，推進信息共享公開

傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時間同一地點只可供一人的閱讀，存在著信息的獨占性。在應(yīng)用電子公文系統(tǒng)之后，系統(tǒng)人員不僅對來自外部的信息加強了有效采集，而且通過系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)，段內(nèi)公文在相同的地點和時間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實現(xiàn)了各部門間的協(xié)作與信息共享，大大推進了信息公開的進程。電子公文系統(tǒng)加強了對段內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理，為基層站段的政策決定提供了有力的信息保證。公文管理人員能夠在同一時間、同一地點或不同時間、不同地點共同檢索、閱讀和使用電子公文信息，辦文時的征求意見、會簽公文和聯(lián)合行文變得簡便易行。

2 電子公文系統(tǒng)的存在的問題

1.如果某一流程處理不及時，公文就無法按時處理

及時、準(zhǔn)確、保密、落實是公文辦理的關(guān)鍵因素，公文處理的每個環(huán)節(jié)都要求及時處理，才能確保公文在一定時限制內(nèi)辦結(jié)，一旦出現(xiàn)該環(huán)節(jié)的人未能及時處理的情況，就有可能延誤公文的處理時間，因為所有業(yè)務(wù)流程及所涉及的操作都有嚴(yán)格的權(quán)限控制，每個用戶以帳戶和專用密碼登陸，其他人員無法進入該系統(tǒng)辦理文件。

2.受限于技術(shù)處理手段，一些環(huán)節(jié)不符合檔案管理要求

領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)是公文處理的重要環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件多以領(lǐng)導(dǎo)手簽形式，領(lǐng)導(dǎo)的筆跡即為簽發(fā)的依據(jù)。我段電子公文的簽發(fā)并沒有實現(xiàn)真正意義上的電子簽名，而是使用打印和手寫筆兩種簽發(fā)形式，手簽表單增強了業(yè)務(wù)模塊的適應(yīng)性方便領(lǐng)導(dǎo)使用，使個人辦公人性化，但無論是打印還是手寫筆的簽發(fā) 都不能真正體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的權(quán)威性和唯一性，一旦領(lǐng)導(dǎo)登陸密碼外泄或被盜，就存在被人冒簽的隱患。

3. 容易出現(xiàn)意外狀況

網(wǎng)絡(luò)中，不確定因素存在太多，如文件起草和傳輸過程中，意外出現(xiàn)電腦死機、斷電情況，很容易造成文件的丟失和損壞。保密文件還可能遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，造成文件丟失和泄密，所以電子公文系統(tǒng)也存在著很大風(fēng)險和不確定因素。

3 改進建議

1. 針對“如果某一流程處理不及時，公文就無法按時處理”的問題，我段優(yōu)化電子公文系統(tǒng)，增加轉(zhuǎn)辦功能，如領(lǐng)導(dǎo)不在單位無法及時處理文件，可電話征求意見，指定公文管理員進入電子公文系統(tǒng)管理員賬戶按電話所征求意見對文件進行轉(zhuǎn)辦，及時對文件進行流轉(zhuǎn)。

2.對于保密文件可能泄密的缺點，目前段保密文件依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式，專人負(fù)責(zé)保密文件流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)完畢后收回紙質(zhì)文件，嚴(yán)禁在流轉(zhuǎn)過程中將保密文件轉(zhuǎn)化成電子文件。

4 小結(jié)

電子公文系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了對公文的全面、完善的協(xié)同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了辦公費用，從而實現(xiàn)了辦公無紙化、信息共享化、決策科學(xué)化。但是其中的缺點也是不容忽視的，要把電子公文系統(tǒng)更好的應(yīng)用于日常公文處理中，應(yīng)針對其缺點做出完善。

作者簡介

劉連蕊，武漢鐵路局武漢大功率機車檢修段，本科。