淺談新形勢下如何做好檔案工作

周冰蓮

摘 要：在任何企事業(yè)單位中，檔案管理是一項非常重要的工作，做好檔案管理對于企事業(yè)單位有重要的意義，隨著時代發(fā)展，新形勢下檔案管理工作也進入到一個新時期，如何提高新形勢下檔案的管理工作，大膽提出幾點建議和想法，希望對提高現(xiàn)代企事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質量有一定幫助。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;工作

一、切實提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

（一）建立文檔一體化管理機制，提高管理效率

文檔一體化管理要求文書與檔案部門不能再是相互獨立的群體，也不能是簡單的合二為一。一般情況下，文書部門在組織實施文檔一體化中應起到主導作用，檔案和其他部門給予積極配合。在統(tǒng)一指揮，分工合作的基礎上，各司其職，通過共同努力保證文檔一體化的順利實施。

（二）加強辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作

首先要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設備的安全。要有專人負責管理設備，有良好的室內環(huán)境以保證機器設備和磁介質不會受到致命的傷害。其次要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全。最后要注意預防計算機病毒，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害。要在計算機系統(tǒng)上安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進行升級，不允許隨便使用外來移動磁盤、光盤等。

（三）選擇合適的電子文檔管理系統(tǒng)

單位實行文檔一體化管理必須要選擇一套合適的管理系統(tǒng)。可靠性、完整性、一致性、全面性以及系統(tǒng)性是國際標準對電子文件管理系統(tǒng)功能要素的基本要求。

（四）做好單位檔案保密工作

檔案是單位秘密的重要組成部分，人員信息、技術資源、設備資產(chǎn)、工程圖紙等檔案產(chǎn)生渠道、內容不同，它的服務對象和保密范圍就必然不同，檔案資料如果在未解密之前就泄密，將在一定程度上對單位生產(chǎn)經(jīng)營造成危害和影響。

1.做好檔案的保管和利用過程中的保密工作

加強檔案基礎設施建設，完善檔案管理、利用、借用等制度建設。強化檔案利用過程中的監(jiān)督，在利用過程中，要根據(jù)利用對象的不同目的，掌握其心理動機，加強重點監(jiān)護。做好檔案的解密和銷毀工作，嚴格按照規(guī)定進行解密。

2.做好檔案管理專用計算機的保密工作

拒絕盜版軟件，防止計算機病毒，確保檔案資料的保密安全。小心使用軟盤和U盤，盡可能做到專機專盤使用，保管好檔案專用軟盤和U盤，做到不外借，不遺失，保證其中的數(shù)據(jù)不外泄。為了數(shù)據(jù)安全應該做好隨時備份，建立一套詳盡、嚴格的制度，做好檔案數(shù)據(jù)的備份。

二、強化檔案標準化管理

（一）檔案標準化管理的意義和內容

標準化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學管理的重要組成部分。在社會建設中，推行標準化管理是國家的一項重要經(jīng)濟政策，其目的是在經(jīng)濟、技術、科學及管理等社會活動中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。

（二）如何做好檔案的標準化工作

1.結合本單位實際，立足于服務的原則

實現(xiàn)檔案標準化管理的根本目的就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、案卷歸檔完整化和檢索利用便捷化。同時，實行標準化管理也是企事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的基礎。結合本單位實際，立足于服務和諧社會建設的原則是推進單位檔案標準化、規(guī)范化直至現(xiàn)代化管理的一項重要原則。

2.全面規(guī)劃，深入宣傳，與單位管理工作相結合

企事業(yè)檔案的標準化管理是一項系統(tǒng)性工程，應該在深入分析本單位生產(chǎn)工作實際和全面分析檔案標準化管理存在的問題的基礎上，制訂出切合實際的檔案標準化管理目標和工作計劃。

3.加強檔案的管理標準建設

各個單位根據(jù)本單位工作計劃和檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，因地制宜制訂一系列檔案的管理標準，明確檔案人員在檔案工作中的任務和責任。

三、加強檔案管理必須抓好的幾個問題

（一）提高領導檔案意識，加強對檔案工作管理

主動工作，爭取領導重視和支持。只有領導重視了，才能在職工中引起足夠的重視，才能為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。要大力宣傳檔案工作，提高全體員工的檔案意識，從領導抓起，從員工抓起，從小事抓起，讓每個員工都自覺地把檔案工作變成自己的一項職責。

（二）健全機構設置，夯實檔案工作基礎

檔案機構建制是反映一個單位對檔案工作重視程度的一個非常重要的標志，同時要按照現(xiàn)代企事業(yè)檔案管理標準，制定檔案管理規(guī)則，使檔案工作正規(guī)化。要有安全防范設置的專門檔案庫房，庫房條件要達標，嚴格控制溫濕度，以免發(fā)生霉變，并做到防塵、防光、防火、防蛀等。要配置現(xiàn)代管理的器械。

（三）培養(yǎng)高素質的檔案管理人員，抓住檔案工作重要環(huán)節(jié)

高素質的檔案管理人員，一是要有扎實的專業(yè)理論素質，奉獻精神和強烈的創(chuàng)新服務能力，要有責任感和使命感。二是對本單位的檔案來源、門類、數(shù)量、價值和整理方法做到心中有數(shù)。三是要不斷提高自身掌握計算機網(wǎng)絡和現(xiàn)代化通訊技術操作與維護能力、知識組織能力與檔案信息開發(fā)能力。

參考文獻：

[1]彭健.如何做好新形勢下的檔案工作[J].浙江國土資源.2015（07）.

[2]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].中國管理信息化.2014（24）.