美國檔案業(yè)務(wù)管理模型的發(fā)展演變

周勝利+段榮婷

摘 要：文章介紹了美國檔案業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域文件生命周期模型、開放檔案信息系統(tǒng)模型和聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架模型的概況，評析了不同模型的特點，描述了美國檔案業(yè)務(wù)管理模型適應(yīng)實際需求不斷發(fā)展演變的過程，并通過對比分析探尋了模型發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，為我國檔案管理理論與實踐研究提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：美國；檔案業(yè)務(wù)；管理模型；發(fā)展演變

模型是理論的濃縮與精華，是理論和實踐之間的紐帶。檔案業(yè)務(wù)離不開檔案管理模型的指導(dǎo)，了解和把握檔案管理理論與實踐發(fā)展的途徑之一就是了解與分析檔案業(yè)務(wù)管理模型的結(jié)構(gòu)與特點。

近年來，筆者對美國檔案管理相關(guān)文獻進行了研究，發(fā)現(xiàn)20世紀以來美國檔案業(yè)務(wù)管理模型大致經(jīng)歷了三種形態(tài)的發(fā)展與演變。

1 文件生命周期（LC）模型——面向文檔一體化管理的業(yè)務(wù)模型

1.1 文件生命周期模型概述。文件生命周期模型來源于文件生命周期理論，該理論產(chǎn)生自美國檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯20世紀40年代提出的“文件生命周期”概念[1]。

文件生命周期理論是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種重要理論，文件生命周期模型在此理論基礎(chǔ)上產(chǎn)生。模型結(jié)構(gòu)如圖1所示。

該模型反映了文件從形成到銷毀或作為檔案永久保存的完整過程。依據(jù)該模型，美國聯(lián)邦政府文件管理模式按照現(xiàn)行文件歸文件形成機關(guān)、半現(xiàn)行文件由文件暫存中心和聯(lián)邦文件中心、非現(xiàn)行永久文件由國家檔案館管理的模式運行。

1.2 文件生命周期模型的評析。文件生命周期模型的產(chǎn)生與文件中心的成立有著內(nèi)在的聯(lián)系。二戰(zhàn)時美國海軍設(shè)立的文件中心曾引起檔案界的廣泛關(guān)注，引發(fā)了關(guān)于文件管理與檔案管理一體化的大討論，并由此形成了沿襲至今的美國檔案與文件署（NARA）統(tǒng)一管理聯(lián)邦政府文件、檔案業(yè)務(wù)的一體化管理模式[2]。該模式下文件到檔案按照相應(yīng)軌跡運動。如圖2所示。

經(jīng)過60多年的運作實踐，該模型展現(xiàn)出一定的理論優(yōu)勢，包括：

第一，模型揭示了全過程管理的思想與理念，把文件管理的要求貫穿于文件的整個生命周期；

第二，模型為文件的分階段管理提供了實踐指導(dǎo)原則。根據(jù)文件價值形態(tài)及服務(wù)對象的變化，文件的保管場所和管理方式可進行調(diào)整，實行分階段管理，為各階段文件找到最適宜的管理方法；

第三，模型為實現(xiàn)文檔一體化管理和對文件進行前端控制提供了理論依據(jù)。模型表明從文件到檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，必須采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來實施。

但該模型也存在一定局限性，主要表現(xiàn)為：（1）視角過于集中在文件本身，使得文件管理與檔案管理的界限分外清晰；（2）過于強調(diào)文件與機構(gòu)的關(guān)系、文件自身價值的變化以及運動軌跡的變化等，對描述電子文件運動的復(fù)雜狀態(tài)難以勝任；（3）偏重強調(diào)各階段文件的價值形態(tài)與保管場所、管理方式的對應(yīng)關(guān)系，面對電子文件的自身特點以及不同階段界限日益模糊的現(xiàn)實，顯得越來越難以適應(yīng)。

2 開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型——面向長期存取管理的業(yè)務(wù)模型

2.1 開放檔案信息系統(tǒng)模型概述。開放檔案信息系統(tǒng)模型（OAIS）是一個為側(cè)重長期保存目的設(shè)計開發(fā)的信息系統(tǒng)提供參考的模型和框架概念，用以維護信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長期保護和存取。該模型是由美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS）發(fā)起制定，于2003年作為國際標準（ISO 14721：2003）予以頒布。如圖3所示。

該模型定義了六個功能實體：接收、歸檔存儲、數(shù)據(jù)管理、存取、管理、保存規(guī)劃，它們相互作用，共同完成OAIS的保存和服務(wù)功能。模型中包含三類信息包，分別是：存檔信息包AIP、分發(fā)信息包DIP、提交信息包SIP，用于信息和數(shù)據(jù)的接收與交換。

2.2 開放檔案信息系統(tǒng)模型的評析。OAIS模型是美國政府設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)的重要的參考和依據(jù)，在政府部門中得到廣泛應(yīng)用，主要包括NARA電子文件檔案館（ERA）、美國陸軍電子檔案館（AEA）、美國陸軍檔案信息管理系統(tǒng)（ARIMS）等系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)。

與文件生命周期模型相比，OAIS模型的優(yōu)勢在于：

第一，模型強調(diào)了檔案利用服務(wù)的理念。模型中設(shè)置保存規(guī)劃模塊的目的就是為了檢測OAIS的環(huán)境，確保存儲的信息在長期保存后仍能服務(wù)；

第二，模型同時支持數(shù)字形態(tài)和物理形態(tài)的存檔信息。這些數(shù)字信息或是作為檔案的主體，或是作為對數(shù)字資源、物理存檔資源的支持信息存在；

第三，模型突出了檔案信息著錄的思想。模型中的接收和存取環(huán)節(jié)，必須輔以詳細的描述性信息，使得對文件的存儲和檢索更加便捷、快速、準確；

第四，模型將檔案信息與其它信息擺在同等重要地位。模型為存檔概念的理解提供了一個框架標準，界定了需要長期保存的數(shù)字信息范圍，將數(shù)字化文檔信息與其它信息融為一體，共同存儲服務(wù)。

但OAIS模型也有不足，其主要關(guān)注點是長期保存，過于重視接收以后的管理與利用服務(wù)等環(huán)節(jié)，對美國政府現(xiàn)行工作的前端指導(dǎo)和過程指導(dǎo)力度還不夠，特別是面對日新月異、時刻變化的多樣化任務(wù)及繁雜的行政管理壓力，該模型尚不能滿足實際需要。

3 聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架（FEA-RMP）模型——面向集成綜合管理的業(yè)務(wù)模型

3.1 聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架 （FEA-RMP）概述。FEA-RMP的全稱是 Federal Enterprise Architecture - Records Management Profile，由NARA頒布，主要目的是將文件管理要求融入聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）中。

3.1.1 聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）概述。聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）來源于組織架構(gòu)（Enterprise Architecture，簡稱EA）。

組織架構(gòu)（EA）是一種應(yīng)用廣泛的結(jié)構(gòu)化機制，它將技術(shù)集成到企業(yè)的組成結(jié)構(gòu)中，以提升組織競爭力。組織架構(gòu)（EA）自20世紀80年代提出后，至今已發(fā)展成多個不同版本，比較具有代表性的有：美國國防部架構(gòu)框架（Department of Defense Architecture Framework，簡稱DoDAF）、商業(yè)企業(yè)適用的開放組織架構(gòu)框架（TOGAF）以及美國聯(lián)邦政府推出的聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）。其中聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu) （FEA）是基于聯(lián)邦政府組織機構(gòu)現(xiàn)狀，結(jié)合信息技術(shù)采購、使用和處理方法的特有結(jié)構(gòu)模型。

聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）包括五個參考模型，分別是績效參考模型、業(yè)務(wù)參考模型、服務(wù)構(gòu)件參考模型、數(shù)據(jù)參考模型和技術(shù)參考模型。其基本特點是：以業(yè)務(wù)規(guī)劃為核心；注重流程整合，淡化部門概念，強調(diào)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一；注重系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性。業(yè)務(wù)過程與績效管理、數(shù)據(jù)中心、技術(shù)實現(xiàn)條件是相互分離的，但相互之間又通過服務(wù)構(gòu)件相連接，構(gòu)成一個相互關(guān)聯(lián)、密不可分的系統(tǒng)。如圖4所示。

3.1.2 聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架（FEA-RMP）模型的由來。為應(yīng)對聯(lián)邦機構(gòu)面對的一系列挑戰(zhàn)：如文件管理程序不能很好地集成人員、政策、過程和技術(shù)；組織架構(gòu)不能完全滿足文件管理需求等，美國聯(lián)邦政府決定在原有聯(lián)邦機構(gòu)架構(gòu)（FEA）的基礎(chǔ)上，將文件管理納入其整體框架。2005年12月，NARA頒布了聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架（FEA-RMP）1.0版本[4]，對FEA的參考模型進行了改進，增加了文件管理框架（Records Management Profile，簡稱RMP）。如圖5所示。

3.2 聯(lián)邦機構(gòu)文件管理框架模型的評析。FEA-RMP作為一個通用的、政府級別文件管理框架，滿足了文件管理的要求，使得政府機關(guān)對文件收集、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)與技術(shù)和業(yè)務(wù)流程緊密地聯(lián)系在一起。

如果說OAIS模型偏重的是后端電子文件的歸檔和長期保管問題，那么FEA-RMP則充分展示了文件管理的集成性和前端控制性[5]。

第一，集成性。集成管理、一體化管理是信息社會文件管理的重要趨勢。集成管理除了涵蓋文件管理內(nèi)部活動的集成外，還包括文件管理活動與生成文件業(yè)務(wù)活動之間的集成。但多年以來，二者的整合都不得要領(lǐng)。而FEA-RMP提供了一個切實可行的方案，它將集成理念著落在兩個方面——活動的集成和技術(shù)、數(shù)據(jù)的集成上。活動的集成通過文件管理與聯(lián)邦政府實施的FEA和電子政府有機聯(lián)系在一起，在機構(gòu)整體活動范圍內(nèi)為文件管理找到一席之地，使其成為機構(gòu)運轉(zhuǎn)不可分割的一部分；技術(shù)、數(shù)據(jù)的集成從技術(shù)和數(shù)據(jù)層面將文件與機構(gòu)其他信息資源進行統(tǒng)一處理，最大限度實現(xiàn)了資源共享。

第二，前端控制性。與傳統(tǒng)的文件管理工作相比，電子文件管理要求檔案部門盡可能地提前介入到文件管理活動中，對文件進行前端控制。前端控制是對文件整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需求和管理功能盡量在文件形成階段實現(xiàn)整合。前端控制理想狀態(tài)就是電子文件管理活動能納入機構(gòu)信息建設(shè)的整體規(guī)劃之中，成為其中不可分割的一部分。RMP正是通過建立與FEA的聯(lián)系，切實地將文件管理活動與機構(gòu)信息技術(shù)建設(shè)活動、文件生命周期與FEA五個模型融合在一起，使得文件管理功能得到合理的設(shè)置與實現(xiàn)。

目前，美國政府部門已充分認識到FEA-RMP的重要性，將其視為從戰(zhàn)略上、全局上、管理上提升管理水平和信息化發(fā)展水平的重要理論依據(jù)。

4 比較分析

三種檔案業(yè)務(wù)管理模型的產(chǎn)生與發(fā)展均有其必然性，與同時期信息技術(shù)的發(fā)展及政府部門對文檔管理的需求相適應(yīng)。模型各不相同、各具特色，在形成時間、來源理論、關(guān)鍵內(nèi)容、特點優(yōu)勢、不足之處、應(yīng)用情況等方面存在差異，如表1所示。

但模型之間又相互關(guān)聯(lián)，其發(fā)展軌跡暗含20世紀以來美國檔案管理發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，即：（1）由分階段管理向一體化管理轉(zhuǎn)型；（2）由實體資源管理向電子文件存取管理轉(zhuǎn)型；（3）由獨立式管理向集成式管理轉(zhuǎn)型。

5 結(jié)束語

他山之石，可以攻玉。探尋美國檔案業(yè)務(wù)管理工作發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，一方面可以使我們進一步了解美國檔案業(yè)務(wù)管理工作的實際，另一方面又可以促進國內(nèi)學(xué)者對檔案業(yè)務(wù)管理模型研究的關(guān)注。由于新時期我國檔案業(yè)務(wù)管理工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題，正面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。只有加大理論模型研究，才能推動我國檔案管理工作邁上新的臺階。

*本文為2015年解放軍原總參謀部立項課題《美軍檔案信息建設(shè)頂層設(shè)計研究——美國國防部信息體系架構(gòu)及其借鑒》（參辦（2015）49號）與南京政治學(xué)院立項課題《美國國防部信息體系架構(gòu)》研究成果之一。