淺議如何提高科研項(xiàng)目檔案的收集質(zhì)量

胡惠萍

科研項(xiàng)目檔案是科研單位檔案的重要組成部分。它是科研單位開展基礎(chǔ)理論研究、技術(shù)研究和應(yīng)用研究的保證，也是科研單位檔案管理工作的重點(diǎn)。本文針對(duì)目前科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，就如何提高科研項(xiàng)目檔案的收集質(zhì)量提出自己的建議。

1 科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題

1.1 收集范圍和職責(zé)不清，收集工作滯后。科研項(xiàng)目檔案的歸檔范圍主要包括課題研究準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段所形成的有關(guān)文件材料。而在實(shí)際工作中，參與項(xiàng)目研究的單位和部門對(duì)文件材料收集的職責(zé)不清，不知道哪個(gè)階段由誰來收集哪些文件材料，拖延項(xiàng)目檔案收集工作。

1.2 收集的歸檔文件材料不完整。筆者在曾經(jīng)參與的科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)，其中有一個(gè)投資1500萬元的科研項(xiàng)目，在驗(yàn)收時(shí)只形成了20余件文件材料，該項(xiàng)目各個(gè)階段的歸檔文件材料存在不同程度的“缺斤短兩”現(xiàn)象。另外，還有個(gè)別項(xiàng)目歸檔文件材料缺少依據(jù)性批復(fù)文件、招投標(biāo)文件、專家評(píng)審意見以及實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，不能完整地體現(xiàn)項(xiàng)目研究過程，造成項(xiàng)目研究形成的文件材料不能滿足后續(xù)項(xiàng)目立項(xiàng)對(duì)檔案信息的需求。諸如此類項(xiàng)目檔案收集材料不夠完整的現(xiàn)象，在科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中不是個(gè)例，會(huì)給后期檔案的立卷、保管和利用帶來諸多不便。

1.3 收集的歸檔文件材料不規(guī)范。文件材料的準(zhǔn)確性、有效性需要文件材料形成單位和部門在其形成過程中來完成，但是有些文件材料形成單位和部門往往關(guān)注的是方便快捷地完成科研任務(wù)，忽略了形成的文件材料是否符合規(guī)范。在實(shí)際工作中，部分項(xiàng)目的歸檔文件材料要件不全，如有些合同、報(bào)告等沒有相關(guān)責(zé)任人的簽字，建議書、任務(wù)書等版本混亂，竣工圖沒有變更標(biāo)注等問題屢見不鮮?？蒲许?xiàng)目課題組的科研人員在驗(yàn)收階段發(fā)現(xiàn)歸檔材料存在問題后，又要投入大量的精力來彌補(bǔ)欠缺的過程文件材料，有些研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目到驗(yàn)收階段已無法補(bǔ)充和完善欠缺的文件材料，使科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范性大打折扣，從而影響項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

2 提高科研項(xiàng)目檔案收集質(zhì)量的建議

2.1 提高收集意識(shí)、明確收集職責(zé)，暢通收集渠道?？蒲许?xiàng)目檔案文件材料的收集、積累是科研活動(dòng)中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，作為科研項(xiàng)目檔案收集的主體，科研項(xiàng)目的管理部門和項(xiàng)目組相關(guān)工作人員要具有強(qiáng)烈的項(xiàng)目文件材料收集和積累意識(shí)。課題組要把被動(dòng)的收集變?yōu)橹鲃?dòng)收集，讓項(xiàng)目檔案的收集工作貫穿科研項(xiàng)目的全過程。檔案部門要具有良好的項(xiàng)目檔案管理能力和協(xié)調(diào)能力，明確文件材料形成單位和部門的收集職責(zé)，暢通收集渠道，切實(shí)將項(xiàng)目檔案的收集工作落實(shí)到位、落實(shí)到人，徹底解決項(xiàng)目檔案文件材料收集滯后的問題。

2.2 強(qiáng)化制度執(zhí)行，保證項(xiàng)目檔案的完整性?？蒲许?xiàng)目的各項(xiàng)工作程序、技術(shù)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是開展項(xiàng)目工作的依據(jù)，它規(guī)定了科研項(xiàng)目實(shí)施的階段、步驟和過程，以及每個(gè)階段、步驟形成的文件材料。因此，文件材料的形成單位和部門可以根據(jù)相關(guān)的程序、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容，目標(biāo)明確地收集不同階段形成的文件材料。同時(shí)，檔案部門要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容，建立健全項(xiàng)目檔案規(guī)章制度和組織機(jī)構(gòu)，明確項(xiàng)目檔案人員和項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍，并且對(duì)科研人員進(jìn)行有針對(duì)性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。做好科研項(xiàng)目監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作，控制科研文件材料收集范圍，確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整性。

2.3 提前介入，規(guī)范檔案收集工作。檔案部門要在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段就提前介入，歸納和總結(jié)科研項(xiàng)目檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，對(duì)科研人員進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)，使文件材料在形成過程中就符合歸檔要求。另外，科研項(xiàng)目檔案工作還要延伸到文件材料的整個(gè)形成過程，保證文件材料的質(zhì)量。項(xiàng)目組人員在完成研究?jī)?nèi)容的每個(gè)階段，要根據(jù)文件材料歸檔的具體要求做好歸檔工作。約束和規(guī)范歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性，解決項(xiàng)目檔案收集的規(guī)范性問題，從源頭上控制科研項(xiàng)目文件材料的收集質(zhì)量。

3 結(jié)語

檔案收集是科研項(xiàng)目檔案的前端和基礎(chǔ)，做好檔案收集工作是做好科研項(xiàng)目檔案工作的前提和保證。通過對(duì)科研項(xiàng)目檔案工作中存在的問題進(jìn)行梳理，可以發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中存在的不足，及時(shí)采取切實(shí)可行的控制措施，保證對(duì)檔案完整性、規(guī)范性的有效控制。總之，只有通過規(guī)范科研項(xiàng)目檔案的收集工作，才能進(jìn)一步提高收集質(zhì)量，使科研項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目研制過程和研究成果，為項(xiàng)目檔案的后期利用奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：核工業(yè)北京化工冶金研究院檔案室 來稿日期：2016-12-05）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級(jí)檔案部門安全評(píng)估中的應(yīng)用為例說明PDCA循環(huán)法使評(píng)估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級(jí)檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平?；鶎訖n案部門也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級(jí)檔案館安全評(píng)估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號(hào)：2014-R-11）研究成果之一。