淺談交通科技檔案建設

孫玲

【摘要】】抓好科技檔案建設，一要樹立全民檔案意識，形成整體化合力。二要注重知識更新培訓，培養(yǎng)綜合型人才。三要統(tǒng)一檔案規(guī)范標準，開展標準化建設。

【關鍵詞】科技檔案；現狀問題；方法對策

檔案工作是事業(yè)單位各項工作的基礎，也是檢驗單位內部管理水平的一個重要標尺。隨著《檔案法》《檔案管理辦法》等一系列檔案法律法規(guī)的出臺，人們對檔案工作的重視程度也越來越高。然而由于專業(yè)力量配置相對較弱等原因，交通單位普遍存在科技檔案質量不高的問題。就整體檔案工作而言，交通科技檔案在管理上還有較大的上升空間。

一、科技檔案類別多，對檔案人員提出了更高要求

在當前的交通科技檔案管理工作中，科技檔案全部按照《交通部科學技術檔案分類編號辦法》進行整理。交通科技檔案分為設計、公路、水運、港口、航道、航務、救助、船檢、港監(jiān)、工業(yè)、科研、文教、衛(wèi)生十三大類目，而每個類目中均有近10余種分類。就拿地方水上交通事業(yè)單位來說，當前市級機構主要有航道和地方海事兩家。航道的科技檔案主要包括航道工程檔案、航政管理檔案等；而地方海事則有船員檔案、船舶登記檔案、船舶檢驗檔案等等?？萍紮n案類別非常豐富。這些科技檔案因其專業(yè)性較強，加之均是反映整項許可、建設等業(yè)務工作的全過程，最終形成檔案的時間較難統(tǒng)一，有的檔案甚至要歷時多年才能正式歸檔。因此上述檔案均由開展此項業(yè)務的部門兼職檔案人員進行收集，待整項工作結束后才能整理并辦理移交手續(xù)。由于上述科技檔案信息量大，且涉及諸多較專業(yè)的業(yè)務流程和知識，單單靠隸屬辦公室的檔案管理人員全面掌握，非常困難。

二、科技檔案涉及面廣，增加了檔案工作標準化建設難度

由于交通科技檔案類別豐富，涉及到各項較為專業(yè)的業(yè)務工作，且各項業(yè)務工作均是各自獨立開展的。因此，在歸檔的內容和標準上較難統(tǒng)一。例如航道工程檔案，從工程建設之初的綜合性管理文件到工程的設計、工程預算、工程施工、工程開工、竣工等環(huán)節(jié)，還有航政管理檔案中涉及到航道臨、跨、過河設施建設的審批、航道技術等級評定等內容，這些都需要完整、詳細地反映在科技檔案之中。這些檔案的形成，不論是在內容上，還是在過程上，更是在形式上，均各有特色。如簡單地將它們進行統(tǒng)一，不論是歸檔內容上，還是載體的統(tǒng)一上，亦或是標準的規(guī)范上，難度不言而喻。

三、科技檔案個性強，影響了檔案工作指導交流實際效果

科技檔案主要是涉及業(yè)務工作，均由各單位根據各自業(yè)務檔案的規(guī)范要求，結合自身的認識理解自主開展整理歸檔。由于各單位的業(yè)務不同，從市級層面上來講，在互相溝通及學習交流上多少存在障礙。據筆者多年來的工作經驗，在科技檔案的歸檔內容和要求上，大部分是由條條上的主管部門在檢查各自業(yè)務工作的同時，對檔案進行粗略地檢查。而塊塊上的主管部門，由于無此類科技檔案，因此在對較為專業(yè)科技檔案的指導力度和深度上遠遠達不到基層檔案人員的企盼，其僅能對檔案的編號、檔案的存放載體、庫房建設等提一些共性的要求。鑒于科技檔案各類別的獨特性，開展集中深入地指導存在一定難度。

四、提高思想認識，切實加強科技檔案建設

科技檔案建設對于交通事業(yè)的科學發(fā)展具有重要意義。為此我們各級干部要加強學習，提高認識，不斷改革創(chuàng)新，不斷加強交通科技檔案建設。

（一）樹立全民檔案意識，形成整體化合力。檔案工作是一項需要全員參予的工程。因此，要樹立全民檔案意識，才能形成整體化合力。一是要強化全民檔案意識。樹立“檔案收集、人人有責”的思想認識，做好檔案的情報員。檔案資料既是記錄工作業(yè)績的歷史書，也是回顧檢討工作的賬目本。所有人員均要本著對單位、工作和個人負責的態(tài)度，做好日常工作的痕跡管理，及時收集整理和移交工作中的文字、圖片、影像等相關內容，確保檔案整理應入盡入。二要規(guī)范檔案日常管理。檔案管理員要嚴格執(zhí)行業(yè)務操作規(guī)定，強化定期整理和日常巡庫機制，建立定期催收資料制度，按要求裝訂入庫，按規(guī)范加強檢查，確保檔案管理安全高效。三要充分利用檔案管理成果。檔案管理人員要勤于從檔案中發(fā)掘“財富”，善于利用既有經驗和成果，推動各項工作高效推進。同時檔案管理人員也要按照規(guī)定做好借閱和利用效果登記工作，確保檔案利用安全有序。

（二）注重知識更新培訓，培養(yǎng)綜合型人才。當前，各門類知識的更新可謂是日新月異。隨著信息化技術的快速發(fā)展，檔案知識的再更新、再提升的培訓任務將越來越重要。為此，交通主管部門應該結合各門類檔案的管理工作現狀，進一步加強專職和兼職檔案人員的培訓，讓綜合檔案管理人員更多地了解交通科技檔案的業(yè)務知識，同時也讓科技檔案兼職人員更多地了解綜合檔案的業(yè)務知識，從而更好地結合實際提高自身的工作，共同為檔案的規(guī)范化建設工作集思廣益、出謀劃策。在此基礎上，不僅是檔案工作，在其它各項業(yè)務工作當中，也能切實發(fā)揮推波助瀾的作用，能真正促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）統(tǒng)一檔案規(guī)范標準，開展標準化建設。目前，交通部針對各門類的科技檔案也建立并下發(fā)了各自的標準和規(guī)范，但在日常具體操作中仍不夠直觀、具體。檔案管理人員僅能憑著各自的理解，摸索開展，心中無底氣。為此，建議將科技檔案納入項目化管理，進一步明確規(guī)范、標準和要求，細化操作內容。上級主管單位可以將各門類的科技檔案，根據業(yè)務工作要求的不同，設計成既符合檔案要求又兼具各自特色的模版，將科技檔案無論是封面格式的設計，還是目錄內容的要求，抑或是整個案卷編號的標注等等，全部進行統(tǒng)一規(guī)范和要求，力求做到各市之間同一類別的科技檔案均好象從一個流水線上下來，整齊劃一、標準規(guī)范，從而進一步提升科技檔案的品質。