醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)在我院的應(yīng)用

蔡鷖，王奎明

南通大學(xué)附屬醫(yī)院 設(shè)備科，江蘇 南通226001

醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)在我院的應(yīng)用

蔡鷖，王奎明

南通大學(xué)附屬醫(yī)院 設(shè)備科，江蘇 南通226001

本文就我院醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)中醫(yī)用耗材的采購、驗(yàn)收入庫、出庫發(fā)放、庫房管理等模塊功能的具體應(yīng)用進(jìn)行了闡述。該系統(tǒng)的應(yīng)用，使我院醫(yī)用耗材的采供管理上升到專業(yè)化、規(guī)范化、信息化的運(yùn)營水平。

醫(yī)用耗材；耗材采供信息系統(tǒng)；庫房管理；預(yù)警機(jī)制

0 前言

醫(yī)用耗材是醫(yī)院日常醫(yī)療及護(hù)理工作得以開展的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]， 直接關(guān)系到患者健康和生命安全。隨著現(xiàn)代生物醫(yī)學(xué)工程技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)用耗材越來越廣泛地應(yīng)用到病人診斷治療及護(hù)理操作過程中。醫(yī)用耗材品種規(guī)格繁多[2]，在臨床上使用面廣、消耗量大，但對其管理顯得相對薄弱。因此，如何選擇、采購、管理、應(yīng)用醫(yī)用耗材，一直是醫(yī)療工作的工作重點(diǎn)[3]。我院自2014年引進(jìn)了醫(yī)用耗材專用管理軟件，建成醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)，系統(tǒng)中采購控制、驗(yàn)收入庫、出庫發(fā)放、庫房管理各模塊功能的實(shí)現(xiàn)，解決了醫(yī)用耗材管理中的一系列難題，使醫(yī)用耗材的采供管理上升到專業(yè)化、規(guī)范化、信息化的運(yùn)營水平。

圖1 醫(yī)用耗材采供系統(tǒng)流程圖

1 醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)的應(yīng)用

醫(yī)用耗材采供系統(tǒng)流程，見圖1。

1.1 采購控制管理

1.1.1 供應(yīng)商證照管理

我院以往對醫(yī)用耗材供應(yīng)商的證件管理存在不完整、資料的查找和核對不方便等問題。采供系統(tǒng)建成后，把參加集中統(tǒng)一招標(biāo)，中標(biāo)并與院方簽訂了供貨合同的廠商的證件一次性錄入系統(tǒng)保存。每增加、減少、更換供貨商，系統(tǒng)就做相應(yīng)修改。對普通醫(yī)用耗材主要是《醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證》、《醫(yī)療器械企業(yè)經(jīng)營許可證》、《醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證》三證和中標(biāo)資質(zhì)管理。而對高值耗材，除了三證外，還必須有《醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊登記表》、經(jīng)營單位法定代表人鑒署的供貨合同、廉政協(xié)議、銷售人員、銷售產(chǎn)品委托書及銷售人員身份證復(fù)印件。通過互聯(lián)網(wǎng)查詢、核對供貨商證件的真實(shí)性、有效性、合法性，實(shí)現(xiàn)了對供應(yīng)商證照的有效監(jiān)管。供應(yīng)商證照檔案管理流程，見圖2。

圖2 供應(yīng)商證照檔案管理流程

1.1.2 采購管理

每月中旬先由使用科室在系統(tǒng)中詳細(xì)填寫《醫(yī)用耗材領(lǐng)用申請表》后，提交到庫房保管員處。月底，倉庫保管員和采購員對庫存的醫(yī)用耗材進(jìn)行盤點(diǎn)后，按定額共同研究擬定采購計(jì)劃，然后，在系統(tǒng)中生成《醫(yī)用耗材采購申請單》提交給采購員，經(jīng)逐級審核批準(zhǔn)后方可采購[4]。由于醫(yī)用耗材的需求具有復(fù)雜性、多樣性和靈活性，以往常會出現(xiàn)聯(lián)系錯供應(yīng)商，或供應(yīng)商送貨品種、數(shù)量與實(shí)際訂貨數(shù)不符的現(xiàn)象。應(yīng)用信息系統(tǒng)后，可以把采購訂單以短信的形式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商及時回復(fù)，實(shí)現(xiàn)了供需雙方信息化的互動，大大減少了差錯的發(fā)生。

1.2 驗(yàn)收入庫管理

1.2.1 常規(guī)驗(yàn)收入庫

醫(yī)用耗材入庫實(shí)施貨票同行，庫房管理人員根據(jù)采購申請單，查看發(fā)票上的信息，對到貨的醫(yī)用耗材進(jìn)行驗(yàn)收、清點(diǎn)數(shù)量、登記入庫，并在系統(tǒng)生成采購驗(yàn)收入庫單。入庫登記要實(shí)物對照，取樣拍照留檔，做到看仔細(xì)、摸透徹、記清楚、對明白、分厘不差；通過查看是否破損、松懈、改包、雨淋等來判斷貨物的優(yōu)劣，確保醫(yī)用耗材的安全性。送貨人員需提供正式的送貨清單和產(chǎn)品的合格證明，要與實(shí)物進(jìn)行核對，一個項(xiàng)目不符合都不能辦理驗(yàn)收手續(xù)。驗(yàn)收合格后賬務(wù)人員方可根據(jù)發(fā)票錄入打印入庫單，賬物員和倉庫保管員審核后簽字。驗(yàn)收不合格的當(dāng)場退貨。

1.2.2 預(yù)入庫

在實(shí)際工作中往往會遇到貨票不能同行的情況：如供貨商在外地、供貨方?jīng)]貨臨時從它處調(diào)貨、月初稅務(wù)部門發(fā)票結(jié)算、臨床上突發(fā)事件或手術(shù)急需要求貨物隨時送達(dá)等而發(fā)票滯后，這樣容易給庫房管理工作帶來了混亂。對于上述情況應(yīng)用信息系統(tǒng)對未到發(fā)票的貨物進(jìn)行預(yù)入庫登記管理，即品名、規(guī)格型號、產(chǎn)品批號、有效期、數(shù)量、價格、供貨商等,以便發(fā)票送達(dá)后進(jìn)行核對入庫。

1.3 發(fā)放控制管理

1.3.1 出庫管理

遵循“先進(jìn)先出、近效期先出、按批號發(fā)貨”的原則：① 高值耗材在臨床科室實(shí)行二級庫管理模式，由一級庫下發(fā)二級庫，二級庫直接針對患者。臨床科室在患者手術(shù)記錄上粘貼高值耗材條形碼，設(shè)備科和臨床科室在信息系統(tǒng)中記錄所使用的高值耗材的名稱、規(guī)格型號、批號等信息，采供管理系統(tǒng)直接和醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）對接，已使用的高值耗材與使用的患者建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，便于追溯；② 加強(qiáng)一級庫的管理，建立規(guī)范出、入庫程序[5]；③ 普通耗材由各科室及護(hù)理單元在其HIS網(wǎng)絡(luò)終端提出領(lǐng)取材料的品名、規(guī)格、數(shù)量發(fā)送到庫房醫(yī)用耗材專用管理系統(tǒng)終端，接到申請后，由賬務(wù)人員打印出《醫(yī)用耗材出庫單》，包括：科室、品名、規(guī)格、數(shù)量、單位、生產(chǎn)廠家、單價、金額、出庫日期，一式2份。發(fā)放的醫(yī)用耗材由庫房保管員和領(lǐng)取員共同清點(diǎn)數(shù)量，檢查外包裝無損、發(fā)放數(shù)量無誤，領(lǐng)取員簽字后，使用科室1份，倉庫保管員1份，建檔備案。在確保科室夠用的前提下，倉庫保管員定期到系統(tǒng)后臺上核查科室的領(lǐng)取量和使用量是否相一致，杜絕了貨品名稱多樣化引起的供需不符、積壓浪費(fèi)等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3.2 庫存預(yù)警

系統(tǒng)建立了預(yù)警機(jī)制，設(shè)置安全庫存，優(yōu)化訂貨流程。庫存耗材均設(shè)定上、下限報警，管理系統(tǒng)自動提示倉庫保管員定貨、缺貨產(chǎn)品，及時通知臨床科室更換適宜產(chǎn)品，避免因缺貨造成醫(yī)療風(fēng)險，以便及時擬定計(jì)劃補(bǔ)充貨物。這樣既保證了臨床的供應(yīng)，避免了積壓又節(jié)約了資金。

1.4 庫房管理

1.4.1 庫房盤點(diǎn)管理

庫房盤存工作中醫(yī)用耗材庫房管理人員必須做到醫(yī)用耗材賬物相符,定期對庫存物品進(jìn)行清點(diǎn)盤查，一般為每月1次,同時打印列出醫(yī)用耗材的庫存盤點(diǎn)清單。操作方法：由2人用人工的方式對庫中的實(shí)有物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，將實(shí)際物品數(shù)量與庫存清單相核對，賬物不符時及時查找原因，進(jìn)行糾正，并進(jìn)行盤存盈虧登記，使其與實(shí)物相符。并將每月的庫存清單打印裝訂，歸檔保存，以備審核。

1.4.2 效期預(yù)警管理

利用信息系統(tǒng)建立效期預(yù)警機(jī)制，確?！跋冗M(jìn)先出，近期先出”的原則。對驗(yàn)收合格的醫(yī)用耗材入庫時，庫房管理員將詳細(xì)錄入該批醫(yī)用耗材的入庫時間、入庫單號、品名、數(shù)量、規(guī)格型號、單價、發(fā)票號、生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商、生產(chǎn)批號、滅菌批號、有效期等，當(dāng)該批材料的失效期接近3個月或3個月未有出庫記錄時，系統(tǒng)在生成月庫存清單時發(fā)出安全預(yù)警，提醒庫管員及時做換貨、退貨處理，保證了醫(yī)用耗材的合格性，杜絕了積壓浪費(fèi)的現(xiàn)象[6]。

2 結(jié)語

由于醫(yī)療耗材的復(fù)雜性和新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，再加上人為因素的影響，往往使其變化更加復(fù)雜而無法進(jìn)行合理的控制、統(tǒng)計(jì)。而信息管理系統(tǒng)的建立，一方面不會因政策的變化、人員的變化而變化，另一方面計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)會隨著時間的推移不斷地得到豐富和充實(shí)[7]。

我院自實(shí)施醫(yī)用耗材采供信息系統(tǒng)以來，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)了一體化管理，解決了院內(nèi)耗材統(tǒng)一的條形碼編碼；健全了供應(yīng)商檔案管理，保證了證件的齊全性、真實(shí)性、有效性；加強(qiáng)了醫(yī)療耗材管理采購的科學(xué)性、合理性[8],提高了工作效率,為醫(yī)院的信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。

[1] 趙艷瓊.淺談醫(yī)療耗材庫房的網(wǎng)絡(luò)化管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備, 2012.3(7):65-67.

[2] 張堅(jiān).醫(yī)院耗材供應(yīng)鏈一體化管理的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療器械雜志,2013,(4):304-307.

[3] 韓愛斌.醫(yī)用耗材信息化管理模式的探索[J].中國醫(yī)療設(shè)備, 2014,29(12):103-104,108.

[4] 譚丹華.醫(yī)用耗材的管理制度和建議[J].中國醫(yī)療器械信息,2008,6(14):51-54.

[5] 韓春蕾,陳默蓉.醫(yī)用耗材分類編碼與統(tǒng)一高效的監(jiān)管體系[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2011,8(7):11-16.

[6] 張鳳勤,陳姍姍.醫(yī)用耗材庫房管理方式探討[J].中華實(shí)用診斷與治療雜志,2013,27(4):413-415.

[7] 于春華.醫(yī)院醫(yī)用耗材(庫房)管理技術(shù)規(guī)范的探討[A].江蘇省第一次臨床醫(yī)學(xué)工程學(xué)術(shù)會議論文集[C].2011．

[8] 楊寧,王倩.淺談手術(shù)室一次性無菌庫房管理[A].中華護(hù)理學(xué)會第15屆全國手術(shù)室護(hù)理學(xué)術(shù)交流會議論文集[C].2011．

Implementation of the Medical Consumables Purchase Information System in Our Hospital

CAI Yi, WANG Kui-ming
Department of Equipment, the Affi liated Hospital of Nantong University, Nantong Jiangsu 226001, China

The paper explained the implementation of the information system in our hospital, including functioning modules such as the control of medical consumables purchase, quality check before acceptance to storage, delivery from storage and distribution, as well as the inventory management of the medical supplies. The application of the information system allows our hospital to reach the level of professionalization, standardization, and informatization in the management of medical consumables purchase.

medical consumables; consumable purchase information system; management of storage; proactive warning mechanism

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.01.052

1674-1633(2016)01-0161-03

2015-03-12

2015-03-24

作者郵箱：angel4030@qq.com