發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用 

鄭世梅

摘要：人事檔案管理是人力資源管理中的核心部分，兩者具有密切關(guān)系，也是公司選拔人才、識別人才的主要依據(jù)，可以保證人力資源管理工作的順利發(fā)展。但是從當(dāng)前認(rèn)識檔案信息的發(fā)展的狀況來看，很多人已經(jīng)忽視了人事檔案信息的作用，導(dǎo)致人事檔案資料管理中存在很多問題，影響了人事檔案管理職能的發(fā)揮。為此，主要對人事檔案信息在人力資源管理中的作用進(jìn)行分析，并提出促進(jìn)人事檔案信息在人力資源管理發(fā)揮作用的措施，希望可以給相關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息；人力資源管理；作用分析

中圖分類號：F24

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.25.041

人事檔案管理是國家和事業(yè)單位反映工作表現(xiàn)和個人經(jīng)歷的一種記錄方式，具有較強(qiáng)的動態(tài)性和機(jī)密性，也是單位考核人員的主要方式。同時，人事檔案信息也可以幫助單位分析并了解單位人員的變動情況，進(jìn)而制定出科學(xué)的人才計劃和招聘方式，對單位長期發(fā)展具有很大作用。但是受多種因素影響，導(dǎo)致我國人事檔案管理不能滿足人力資源需求，沒有發(fā)揮人事檔案的作用，必須及時對其進(jìn)行分析。

1人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系

人力資源管理是一種利用人力與物力結(jié)合，合理分配單位人員，實現(xiàn)人力與物力平衡發(fā)展的一種管理方式，可以對人的行為、思想和心理等進(jìn)行控制，發(fā)揮了人的主觀能動性，實現(xiàn)了單位人員組織目標(biāo)。人力資源管理主要的特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)以人為中心。人力檔案管理是在人事管理活動中形成的，可以記錄并反映人員的工作表現(xiàn)，是一種文件材料，具有現(xiàn)實性、機(jī)密性和動態(tài)性等特點(diǎn)，可以全面考核并了解人才。從兩者的關(guān)系來看，同屬于隸屬關(guān)系，人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理活動中比較重要的環(huán)節(jié)，也是考核人員的主要依據(jù)，可以根據(jù)基本信息，合理分配人力資源，充分發(fā)揮人員的價值。人力資源管理都是以人事檔案管理為基礎(chǔ)發(fā)展的，對人力資源管理工作有很大影響。

2人事檔案信息在人力資源管理中的作用

第一，可以給企業(yè)單位進(jìn)行的一些重要決策提供參考。企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的績效考核與員工薪資、福利和保障等具有很大聯(lián)系?？冃Э己艘彩桥渲萌藛T薪資和獎懲的主要參考依據(jù)。人事檔案記錄著員工的個人績效和過往考核成績，可以幫助企業(yè)人員了解員工的信息、綜合素質(zhì)等情況，保證了企業(yè)制度的公開、公正。第二，人事檔案可以幫助企業(yè)單位針對性完善員工培訓(xùn)。企業(yè)單位開展培訓(xùn)工作前，只有了解員工的背景、學(xué)歷，才能給員工針對性進(jìn)行培訓(xùn)。例如，可以利用人事檔案信息反映企業(yè)人員的喜好，然后制定符合員工發(fā)展的培訓(xùn)方案，讓員工感受到企業(yè)的溫暖。第三，利用人事檔案推動人力資源開發(fā)。人事檔案信息都是在人力資源管理過程中形成的，涵蓋了員工個人經(jīng)歷、個人綜合素質(zhì)和績效等情況。人力資源管理可以讓人員選拔、組織等活動安排在實際工作中，全面了解人員的能力、個人素養(yǎng)等情況，實現(xiàn)了人員的合理分配，也是企業(yè)今后進(jìn)行人事調(diào)動的主要參考依據(jù)。所以人事檔案信息可以給人資資源管理提供較大參考，推動了讓人力資源的良性發(fā)展。

3提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的方法

3.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時期下，傳統(tǒng)的人力資源管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)實際發(fā)展需求，企業(yè)單位人力資源管理需要具有前瞻性的現(xiàn)代化人力資源管理模式管理企業(yè)人員。企業(yè)人事檔案管理人員掌握著企業(yè)人力資源的重要資料，隨著多元化人力資源管理模式的實施，公司對人事檔案信息管理人員也提出了更高要求。招聘人事檔案信息時，必須對從業(yè)人員的文憑和專業(yè)資格證書等資料進(jìn)行考核，保證人事檔案信息管理人員具備專業(yè)化檔案信息管理技能，滿足企業(yè)人事檔案信息工作需求。為了讓人事檔案信息人員盡快融入到工作中，還要對人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，主要崗前道德培訓(xùn)、基礎(chǔ)知識培訓(xùn)、法治教育培訓(xùn)和上崗培訓(xùn)等內(nèi)容，為了保證培訓(xùn)工作的順利進(jìn)展，必須加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，還要提高員工工作的積極性，讓其積極投入到工作中，加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的開展。

3.2創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息化平臺

雖然很多單位都已經(jīng)都實施了認(rèn)識信息管理系統(tǒng)，但是由于很多企業(yè)實施的人力信息管理不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)，只能在人事部門內(nèi)部實施數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門禁止訪問，導(dǎo)致人事檔案較孤立，只有實際利用時才會查找，服務(wù)方式較單一。為促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，必須加快人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化切入，構(gòu)建符合企業(yè)的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的大量儲存、長期積累的更新，保證了人事檔案的動態(tài)發(fā)展。除此之外，還要不斷創(chuàng)新人事檔案信息服務(wù)，利用建立網(wǎng)絡(luò)的方式，實現(xiàn)信息的交換和共享，讓企業(yè)各部門人員及時上傳信息，配備專業(yè)的后臺管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化。此外借助網(wǎng)絡(luò)平臺還可以讓使用者足不出戶就查詢到信息，實現(xiàn)人力檔案信息資源的共享，讓人事檔案信息給人力資源管理全方面服務(wù)。

3.3保證人事檔案的完成性、真實性和實時性

人事檔案是單位長期從事認(rèn)識活動所形成的記錄性文字，可以及時反映出個人工作中的表現(xiàn)和對企業(yè)創(chuàng)造的利益。人事檔案資料必須具備完成性，充分反映人才的能力、特點(diǎn)和工作表現(xiàn)、但是從一些事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，很多人事檔案資料較簡單，僅僅包含員工姓名、學(xué)歷和基本工作經(jīng)歷等內(nèi)容，缺少工作業(yè)績和工作影響，難以體現(xiàn)人事檔案的價值，不能作為企業(yè)任用人才的參考依據(jù)。所以人事檔案部門必須根據(jù)企業(yè)實際需求，不斷補(bǔ)充人事檔案資料，構(gòu)建完善的人事檔案整理和搜索體系，及時收集散落在部門中的有價值的檔案資料，保證檔案資料的完整性。除此之外，為了保證人事檔案信息的真實性，還要加強(qiáng)檔案資料審核，給人力資源管理提供參考，優(yōu)化企業(yè)人員配置。所以人事檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識，及時更新個人資料，加強(qiáng)檔案內(nèi)容清查力度，及時準(zhǔn)確的反應(yīng)人力資源的狀況。

3.4加強(qiáng)溝通和信息傳達(dá)，發(fā)揮人事檔案的作用

人事檔案管理要求各部門人員與部門必須加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，及時探討企業(yè)人事檔案信息，一旦人事檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在人員管理問題，必須及時向當(dāng)?shù)厝肆Y源管理單位和管理人員回報，讓人力資源管理及時分析并修正人員問題。例如，當(dāng)企業(yè)個別人員職稱與檔案上報資料不符合，企業(yè)人事檔案信息管理人員必須第一時間向人事部門匯報，阻止該員工的職稱評定，認(rèn)真核實人員情況，了解人員真實情況后再進(jìn)行職業(yè)資格評定。同時人事檔案信息管理還要協(xié)助人力資源積極做好人員管理，管理好單位人員的人力檔案，保證企業(yè)做出的決策都有相關(guān)依據(jù)提供參考，保證決策的準(zhǔn)確性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還要認(rèn)可人事檔案信息管理人員的研究成果，鼓勵人員不斷創(chuàng)新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，充分發(fā)揮人事檔案細(xì)細(xì)在人力資源管理中的作用，保證企業(yè)各系經(jīng)營活動的順利進(jìn)展。

4結(jié)束語

人事檔案信息是獲得人才信息的主要來源，也是組織單位選拔和用人的主要參考依據(jù)。人事檔案信息的性質(zhì)決定了其在人力資源管理中的作用。為了促進(jìn)服務(wù)型社會的建設(shè)，必須充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，認(rèn)真履行相關(guān)職能，給人力資源開放提供重要的保障，促進(jìn)人力資源向積極健康的方向發(fā)展，希望可以給相關(guān)研究人員提供參考。

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