高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題解析

康艷玲++時艷紅

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)和社會環(huán)境的不斷發(fā)展，科技技術(shù)的有效提升，促使我國各個行業(yè)的水平都在提升。其中，就包括高校的檔案管理工作。以往的高校檔案管理主要是依據(jù)書紙的形式進(jìn)行閱讀和保存，但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺的應(yīng)用，促使高校檔案管理工作也發(fā)生了改變，檔案管理數(shù)字化的形式也在不斷地推廣，并且獲取了一定的成績。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 創(chuàng)新 數(shù)字化問題

創(chuàng)新就是人類社會和國家發(fā)展的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的有效提升，科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，促使高校的檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的改變，并且進(jìn)入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現(xiàn)的問題，同時滿足了現(xiàn)階段高校學(xué)生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，主要是依據(jù)數(shù)字轉(zhuǎn)換、掃描、壓縮等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學(xué)生、教師以及研究者等進(jìn)行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發(fā)展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創(chuàng)新，從而滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求。

一、高校檔案管理創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化具備的含義

高校檔案管理的創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化是依據(jù)現(xiàn)代管理方案為依據(jù)，全面依據(jù)現(xiàn)代管理觀念和形式，結(jié)合優(yōu)質(zhì)的管理形式和設(shè)施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創(chuàng)新觀念，引導(dǎo)高校管理走向科技、數(shù)字、系統(tǒng)化的管理形式。

高校檔案管理的現(xiàn)代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據(jù)的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數(shù)量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發(fā)展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。高校檔案數(shù)量和時間也在不斷地改善。因此，現(xiàn)代化的管理形式是發(fā)展的必然方向。

二、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化管理中存在的問題

在實際發(fā)展的過程中，想要到達(dá)創(chuàng)新，進(jìn)行數(shù)字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。

（一）檔案標(biāo)磚缺少完善性。由于不同高校的發(fā)展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據(jù)高校來說，其時間的差異性，促使技術(shù)也存在一定的不同，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法統(tǒng)一，設(shè)施應(yīng)用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少創(chuàng)新性。高校的檔案管理發(fā)展形勢逐漸向數(shù)字化挺進(jìn)，這是時代發(fā)展的需求，具備一定的連續(xù)性。從信息技術(shù)的發(fā)展初期到現(xiàn)階段，我國越來越關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，但是隨著科技技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時代發(fā)展的需求，缺少一定的創(chuàng)新觀念?？萍及l(fā)展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創(chuàng)新觀念，從而滿足時代和人們的需求。

（三）數(shù)據(jù)庫構(gòu)建缺少實用性?，F(xiàn)階段，國家在投資高校管理經(jīng)濟(jì)上，依據(jù)對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，促使大部分構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)庫形式較小。大部分的高校檔案數(shù)據(jù)庫管理都缺少實用性，數(shù)據(jù)庫模式的減少，標(biāo)準(zhǔn)不完善，形式單一化，同時沒有規(guī)范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。

三、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理的系統(tǒng)，減少網(wǎng)絡(luò)影響。要想實施高校檔案管理數(shù)字化，最先要完善管理系統(tǒng)的軟件，從而奠定有效的基礎(chǔ)，以此高校需要提升軟件的開發(fā)工作，開發(fā)有效的高校檔案管理軟件。一個優(yōu)質(zhì)的檔案管理數(shù)字化技術(shù)，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺的約束。第三，應(yīng)用技術(shù)簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據(jù)上述三點實施創(chuàng)新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的專屬服務(wù)器，促使校外的人員可以進(jìn)行搜查。并且定期更新數(shù)據(jù)庫信息，確保信息的有效性。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理，促使文書檔案自動化應(yīng)用。構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是科技技術(shù)發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標(biāo)以及方向等。因此，在實際發(fā)展的過程中需要依據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)形式構(gòu)建數(shù)字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進(jìn)行數(shù)字化管理，有助于校內(nèi)外的人員進(jìn)行閱讀和下載。工作者可以依據(jù)掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統(tǒng)中。在最開始實施數(shù)字化檔案管理工作的時候較為復(fù)雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現(xiàn)階段的檔案工作都將實施數(shù)字化，需要工作者依據(jù)數(shù)字化技術(shù)和系統(tǒng)的要求將文書工作轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進(jìn)行自動化管理的重要基礎(chǔ)。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式，還要將整體的管理工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式。這需要數(shù)字管理的構(gòu)建融入管理，依據(jù)系統(tǒng)管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

（三）提升數(shù)字班培訓(xùn)，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數(shù)字班培訓(xùn)工作，從而提升工作者數(shù)字化管理能力。工作者依據(jù)培訓(xùn)班，可以學(xué)習(xí)新的知識，優(yōu)化自身具備的知識系統(tǒng)，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數(shù)字化管理的要求，提升整體工作的質(zhì)量和效率。

結(jié)束語：綜上所述，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷發(fā)展，促使人們的生活和學(xué)習(xí)形式都發(fā)生了一定的改變，信息數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)階段社會發(fā)展的重要組成部分，更是創(chuàng)新的重要依據(jù)。高校檔案管理是檔案管理數(shù)字化管理中組成部分，結(jié)合了創(chuàng)新的理念，滿足了現(xiàn)階段時代發(fā)展的人們需求，同時也推動了檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展和應(yīng)用。

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