市縣銀行檔案工作的作用及其完善——基于泰州市銀行檔案執(zhí)法檢查的分析

于勇

（泰州檔案局，江蘇泰州，225300）

市縣銀行檔案工作的作用及其完善——基于泰州市銀行檔案執(zhí)法檢查的分析

于勇

（泰州檔案局，江蘇泰州，225300）

市縣銀行檔案是市縣銀行金融機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的檔案資料的總稱，是其經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要組成部分，是各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證。做好市縣銀行檔案工作對(duì)于提高單位管理水平，防范金融風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建社會(huì)信用體系，促進(jìn)文化建設(shè)發(fā)揮著重要作用。

一、市縣銀行檔案工作的重要性

1.是銀行內(nèi)部管理的基石，體現(xiàn)單位的管理水平

銀行檔案是銀行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的直接歷史記錄，是銀行的核心信息資產(chǎn)。銀行檔案工作與銀行各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)緊密相連，相互作用、相互影響，是銀行內(nèi)部管理的基石，是一個(gè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)。銀行檔案數(shù)量大、門類多、涉及面廣，每一門類檔案都是備查的依據(jù)。為了更好地開展各項(xiàng)活動(dòng)，管理者或經(jīng)營(yíng)者需要依靠大量的檔案熟悉情況、制定計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、處理日常事務(wù)。完整齊全、整理規(guī)范的檔案，有助于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，為銀行各項(xiàng)工作的開展提供便利。

2.有助于防范銀行金融風(fēng)險(xiǎn)

市縣銀行金融機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理體系的建立很大程度上依賴檔案作用的發(fā)揮。風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生往往與信息的不確定以及信息的不對(duì)稱有關(guān)，日常管理中由于信息缺失造成經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。良好的內(nèi)控是市縣銀行金融機(jī)構(gòu)開展風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)，而檔案工作則是內(nèi)控開展的保障。做好事前事中事后客戶資料的收集，動(dòng)態(tài)監(jiān)控客戶資金的使用情況，建立完善的授信檔案制度，有助于降低市縣銀行金融機(jī)構(gòu)的信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.有助于構(gòu)建社會(huì)信用體系

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展，人們經(jīng)濟(jì)上的交往日益頻繁，與各金融機(jī)構(gòu)間的往來(lái)與日俱增，帶來(lái)的各種糾紛不斷上升。銀行檔案與老百姓的關(guān)系越來(lái)越密切，許多矛盾、糾紛離開檔案無(wú)法解決，例如有些經(jīng)濟(jì)往來(lái)、存貸糾紛都必須通過查閱銀行的檔案憑證來(lái)證實(shí)。銀行整理的授信檔案記錄了企事業(yè)法人客戶、非法人經(jīng)濟(jì)組織、個(gè)體工商戶和自然人客戶以往的信貸記錄，是否有逾期或違約的不良記錄，從一個(gè)側(cè)面證明了他們的信用程度。

4.有助于促進(jìn)銀行機(jī)構(gòu)的文化建設(shè)

通過檔案編寫行業(yè)志、編輯專題片、開展宣傳報(bào)道等來(lái)樹立銀行形象，既為歷史服務(wù)又為現(xiàn)實(shí)服務(wù)；通過舉辦各種業(yè)務(wù)宣傳活動(dòng)，既可以擴(kuò)大業(yè)務(wù)量提高工作效率，又借此擴(kuò)大了銀行的社會(huì)影響，提高了知名度；通過員工風(fēng)采、技能比賽、群團(tuán)活動(dòng)等檔案的展示，則可增強(qiáng)員工的歸屬感和集體榮譽(yù)感。

二、泰州市縣銀行檔案工作存在的問題與不足

為深入貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，2016年5—6月泰州市檔案局和泰州市銀監(jiān)分局聯(lián)合組成檔案執(zhí)法檢查組，對(duì)全市部分銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行了專項(xiàng)執(zhí)法檢查。

從檢查的總體情況看，大多數(shù)銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的檔案工作管理水平有了一定的提高，檔案工作服務(wù)社會(huì)的能力進(jìn)一步提升。主要表現(xiàn)在：檔案法治意識(shí)普遍增強(qiáng)、檔案硬件投入不斷加大、檔案管理水平有所提高、檔案信息化建設(shè)逐步推進(jìn)，檔案開發(fā)利用初顯成效。檢查中也發(fā)現(xiàn)存在一些問題：

1.硬件建設(shè)與業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配

首先，檔案庫(kù)房大都難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案保管需求。特別是市縣銀行金融機(jī)構(gòu)的檔案不再向當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館移交，每天產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證等檔案使市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房緊張的狀況日益突出。其次，設(shè)施老化、設(shè)備不齊全。例如，有的庫(kù)房沒有防盜門窗、沒有裝遮光窗簾，鐵皮檔案柜厚度和規(guī)格不達(dá)標(biāo)，沒有安裝空調(diào)、去濕機(jī)。再次，新成立的小商業(yè)銀行承租的地方受制于辦公面積，庫(kù)房如同資料室，保管條件很差，根本談不上檔案“十防”要求。

2.檔案的完整性和集中度不夠

銀行檔案不僅數(shù)量大、內(nèi)容豐富，而且門類多、專業(yè)性強(qiáng)。隨著銀行管理體制改革與銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，銀行業(yè)務(wù)逐步由分業(yè)經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)向綜合經(jīng)營(yíng)，銀行檔案的類型、載體形態(tài)更加復(fù)雜多樣，銀行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)既有傳統(tǒng)內(nèi)容，又增加了新的對(duì)象。例如：理財(cái)、保險(xiǎn)、企業(yè)債等中間業(yè)務(wù)文檔的增加未能及時(shí)歸檔；傳統(tǒng)照片檔案、實(shí)物檔案也不能及時(shí)整理歸檔；文書檔案、科技檔案、人事檔案集中在辦公室、基建處、人事處等不同的部門，業(yè)務(wù)檔案也集中在不同的業(yè)務(wù)部門，未能集中管理，造成歸檔不齊全，不能集中統(tǒng)一保管。

3.同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇使檔案機(jī)構(gòu)、人員的質(zhì)和量得不到保證

市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案工作面臨人員不足、隊(duì)伍不穩(wěn)的問題。以泰州市為例，具有法人資格的銀行目前有31家，還有3家正在組建，同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈。為了提高效益，銀行職員往往一崗多職，在單位內(nèi)部，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案人員關(guān)心使用不夠，大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職、調(diào)換頻繁，崗位熱情降低，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作。再加上業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，檔案員的知識(shí)、技術(shù)不能及時(shí)更新，直接影響了檔案的規(guī)范整理和按時(shí)歸檔移交、鑒定銷毀。受到利益驅(qū)動(dòng)和職業(yè)發(fā)展空間影響，人員在不同銀行金融機(jī)構(gòu)之間跳槽。這些因素難以保障檔案工作的順利開展。

4.看門守?cái)?，被?dòng)利用

保管好檔案，讓檔案便于長(zhǎng)久使用，固然是一項(xiàng)職責(zé)，但更重要的是要為社會(huì)日益增長(zhǎng)的檔案需求服務(wù)。由于認(rèn)識(shí)上的偏差，人們更多地認(rèn)為檔案的利用價(jià)值只是提供借閱服務(wù)，造成工作上側(cè)重保管，被動(dòng)查閱利用，檔案的資源作用未得以充分發(fā)揮。一言以蔽之，重藏輕用，利用不足。

三、市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案工作思路及對(duì)策

1.超前規(guī)劃或移庫(kù)改造，建立符合檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案中心

目前，各地銀行金融機(jī)構(gòu)隨著自身的壯大和業(yè)務(wù)的發(fā)展，大都在籌建或建立新的辦公中心，也有的由政府統(tǒng)一安排入住金融中心，為建立新的檔案中心或移庫(kù)改造提供了契機(jī)。以泰州市為例，啟動(dòng)新建6家，將入住金融中心11家，正在改造5家。為了確保檔案的安全保管，市縣銀行金融機(jī)構(gòu)要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，超前規(guī)劃，合理安排，按照國(guó)家對(duì)檔案安全保管的要求，力求做到功能合理、流程便捷，檔案庫(kù)房、工作室、閱檔室三分開。庫(kù)房承重不少于1200千克每平方米，預(yù)留陳列室，同時(shí)配置必要的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，采取防火、防盜、防蟲、防霉、防光、防塵、防水(潮)、防有害氣體等措施，不斷改善現(xiàn)有檔案保管條件，并預(yù)留空間滿足一定時(shí)期內(nèi)檔案數(shù)量增長(zhǎng)的需要，確保檔案實(shí)體的絕對(duì)安全。同時(shí)，還要重視檔案信息化建設(shè)過程中檔案信息網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)，采取各種有效措施，確保檔案信息安全。

對(duì)于庫(kù)房面積不足，暫時(shí)又不具備建立檔案中心的單位，要解決好脹庫(kù)問題，則必須積極想辦法增加庫(kù)房面積，并及時(shí)開展對(duì)已過保管期限檔案的鑒定銷毀工作。

2.做到各種門類載體檔案歸檔齊全、集中管理

銀行檔案部門要狠抓銀行檔案綜合管理，適時(shí)跟蹤新型業(yè)務(wù)，將各種門類和載體檔案納入到檔案工作范疇，不僅要重視銀行傳統(tǒng)的文書、會(huì)計(jì)、科技、人事等檔案的管理，而且要重視銀行負(fù)債業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、中間業(yè)務(wù)、國(guó)際業(yè)務(wù)、內(nèi)部控制與稽核、風(fēng)險(xiǎn)等各種業(yè)務(wù)檔案的管理。例如，2016年5月13日銀監(jiān)會(huì)發(fā)布《關(guān)于商業(yè)銀行代理銷售義務(wù)的通知》，要求銀行開展錄音錄像雙錄并歸檔，對(duì)銀行和客戶雙向保護(hù)。銀行不必?fù)?dān)心“碰瓷”，投資人不要擔(dān)心“忽悠”。要根據(jù)銀行當(dāng)前工作需要和發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)真分析研究、科學(xué)劃定并適時(shí)調(diào)整銀行檔案的收集范圍，把具有保存價(jià)值、應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全。要避免銀行內(nèi)部機(jī)構(gòu)檔案管理各自為政、分散管理的現(xiàn)象，做到檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案實(shí)體相對(duì)集中，檔案信息高度集中。

3.健全機(jī)構(gòu)，提高人員素質(zhì)，將專兼職人員檔案工作列入績(jī)效考核

進(jìn)一步健全銀行檔案工作機(jī)構(gòu)，不斷加強(qiáng)檔案工作力量。檔案機(jī)構(gòu)是市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案工作得以正常開展的體制和機(jī)制保障。檔案工作要順應(yīng)市縣銀行金融機(jī)構(gòu)管理體制改革的要求，使檔案工作在市縣銀行金融機(jī)構(gòu)改革與發(fā)展過程中得到加強(qiáng)。市縣銀行金融機(jī)構(gòu)要在分行建立工作機(jī)構(gòu)，在支行建立相對(duì)獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)，切實(shí)履行檔案工作職能。

要根據(jù)各自工作現(xiàn)狀、檔案數(shù)量等情況，在分行配備相應(yīng)數(shù)量的專職檔案工作人員，并確保檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要適應(yīng)新形勢(shì)下市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案工作的需求，不斷提高業(yè)務(wù)能力。要采取多種形式，加大檔案教育培訓(xùn)力度，瞄準(zhǔn)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，提高檔案人員的崗位適應(yīng)能力和對(duì)相關(guān)新技術(shù)的掌握程度，提高檔案員的創(chuàng)新能力。要完善人才引進(jìn)培育體系，吸納優(yōu)秀人才，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)人才，保證檔案工作的高效開展。要運(yùn)用績(jī)效考核等激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)市縣銀行金融機(jī)構(gòu)檔案工作者的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)檔案工作的不斷創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展。

4.增強(qiáng)檔案利用的主動(dòng)性、效益性

銀行檔案工作要緊跟銀行改革發(fā)展的步伐，以銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里為原則，特別是要圍繞銀行中心業(yè)務(wù)工作，服務(wù)銀行重點(diǎn)任務(wù)，使檔案工作與各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

檔案工作的生命力在于利用，強(qiáng)化利用、凸顯效益是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。利用形式要多樣，檔案機(jī)構(gòu)要適應(yīng)形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展變化，把握機(jī)遇，找準(zhǔn)定位，積極融入，切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，提升檔案工作的社會(huì)貢獻(xiàn)力和影響力，從而發(fā)揮其價(jià)值，創(chuàng)造效益。檔案人員要以各種形式和途徑積極主動(dòng)地開發(fā)檔案資源，為銀行的改革發(fā)展服務(wù)。要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，努力提高銀行檔案工作質(zhì)量，圍繞銀行中心工作，主動(dòng)開展服務(wù)；要樹立超前服務(wù)意識(shí)，密切關(guān)注銀行當(dāng)前和今后的發(fā)展，有預(yù)見性地開展服務(wù)；要樹立效益意識(shí)，善于捕捉有用的信息，及時(shí)找準(zhǔn)服務(wù)的切入點(diǎn)，提供有效服務(wù)，發(fā)揮檔案工作的資源效益。

［1］武旭.中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)［J］.北京檔案，2015（3）.

［2］張?bào)?銀行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與資源整合［J］.北京檔案，2014（10）.

［3］王景星.銀行檔案管理的高效節(jié)能性研究——青島銀行條碼管理模式實(shí)例分析［J］.中國(guó)檔案，2014（1）.

［4］靳伊敏.淺談銀行檔案信息資源的開發(fā)與利用［J］.黑龍江檔案，2012（5）.