新形勢下做好衛(wèi)生計生檔案工作的思考——以江蘇豐縣為例

張成方

（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

新形勢下做好衛(wèi)生計生檔案工作的思考——以江蘇豐縣為例

張成方

（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

檔案管理是衛(wèi)生計生工作的重要組成部分。衛(wèi)生計生檔案不僅是衛(wèi)生計生事業(yè)發(fā)展歷程的全面記錄、服務衛(wèi)生計生業(yè)務的重要基礎性工作，而且是涉及人民群眾切身利益的極其重要的基礎性民生檔案。近年來，豐縣縣鎮(zhèn)衛(wèi)生計生部門主動適應新形勢、新任務、新常態(tài)的要求，推進檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化，取得了很大進展，但也存在一些問題，面臨著新的挑戰(zhàn)，需要有針對性地采取措施加以改進，以便更好地為新時期衛(wèi)生計生工作服務，為全縣廣大人民群眾服務。

一、衛(wèi)生計生檔案管理取得了實實在在的成績

1.各級領導持續(xù)重視。連續(xù)幾任縣衛(wèi)生計生部門的主要領導，都非常重視檔案工作的開展。在班子成員中明確了分管領導，并配備了3名檔案管理專職人員。在辦公用房比較緊張的情況下，專門開辟了檔案庫房、閱檔室和展覽用房，千方百計保障檔案工作所必需的經(jīng)費，2014年度投入20余萬元定制專用檔案盒、購買無酸紙裝具等，2015年度又投入30余萬元用于檔案設備的更新和檔案信息化工作。先后出臺10余份文件加強檔案工作管理，如《關于進一步加強衛(wèi)生計生檔案管理工作的通知》《關于實行“五個統(tǒng)一”規(guī)范衛(wèi)生計生檔案工作的意見》和《關于衛(wèi)生計生檔案實行目標管理考核的通知》等文件，對各基層單位做好檔案工作提出了明確的要求，并對檔案工作薄弱的基層單位，嚴格要求其限期整改，有的基層單位克服專業(yè)檔案人員不足的矛盾，定期不定期全員動員集中整理檔案，實現(xiàn)了收集齊全、整理規(guī)范，確保了檔案工作規(guī)范有序?？梢哉f，正是在連續(xù)幾任領導的關注下，才讓衛(wèi)生計生檔案工作逐步走上了正常軌道，既實現(xiàn)了檔案的規(guī)范化，也為衛(wèi)生計生工作的開展提供了便利，還積累了極為重要的民生檔案資源。

2.基層單位檔案管理日趨規(guī)范。全縣48家基層衛(wèi)生計生單位，有35家創(chuàng)造條件建立了專門檔案室，其余13家檔案室與辦公室合并建設，為開展檔案工作提供了基本的平臺和環(huán)境。各單位先后購置充實了電腦、打印機、復印機、數(shù)碼相機、掃描儀、抽濕機等多種專業(yè)設備；研發(fā)添置了文書檔案管理系統(tǒng)、組織人事檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、育齡婦女管理信息庫和居民健康檔案信息庫等10余款軟件。目前全縣庫藏各種計生衛(wèi)生檔案6萬余卷近7萬件，包括組織人事、科技、文書、基建、會計、醫(yī)療設備等，還有音頻、視頻、影像底片等不同類別、不同載體的檔案，是黨和國家非常珍貴的民生檔案資源。尤其是縣衛(wèi)生計生委作為全縣組織人事檔案4家管檔單位之一（其他3家分別為組織部、人社局、教育局），管理著全縣衛(wèi)生計生系統(tǒng)2萬多份干部職工檔案，在2015—2016年“三齡一歷”認定工作中，成績突出，在省市檢查中人事檔案優(yōu)秀率達95%以上，被縣委、縣政府授予“先進單位”稱號。

豐縣開展“情滿雙牽手，幸福夕陽紅”大型關愛活動

豐縣衛(wèi)計委開展婦幼保健和檔案工作宣傳活動

3.各項規(guī)章制度不斷完善。縣衛(wèi)生計生委明確了《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，建立了《檔案規(guī)范化管理制度》《檔案查閱制度》《檔案庫房保管制度》等，從機制上保障了檔案工作的有效開展?？h人民醫(yī)院、中醫(yī)院、疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督所和婦幼保健所等基層單位檔案室，也明確了《立卷歸檔制度》《檔案工作人員崗位職責》等檔案工作制度。

4.檔案業(yè)務人員配備進一步強化。從原來檔案專職人員比較缺乏，到2015年底全縣48家基層單位配備了51名檔案從業(yè)人員，其中55歲以上2人，45—55歲23人，35—45歲21人，35歲以下5人。這些人員中，10人為檔案專業(yè)或相近專業(yè)，具備一定的檔案業(yè)務水平，18人有檔案管理專業(yè)職稱，其中高級職稱3人。

二、衛(wèi) 生計生檔案管理存在的問題

1.重視檔案工作的氛圍不夠濃厚。部分基層單位領導沒有把衛(wèi)生計生檔案工作真正抓在手上，口頭講得多，實際關心少，沒有將檔案工作列入年度考核體系，檔案意識還沒有在單位全體人員中真正樹立起來。檔案管理制度雖然掛在墻上，但細化、具體化不到位，缺乏可操作性。在48家基層單位中有13家還沒有配備專門的檔案室，部分檔案室?guī)旆窟_不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至還缺少存儲、檢索設備，與檔案管理現(xiàn)代化、信息化的要求差距較大。

2.部分單位檔案管理不夠規(guī)范。一是檔案信息收集不規(guī)范，沒有樹立全員抓檔案的意識，導致有的負責人將各種會議文件、資料滯留在自己手中，不及時向檔案部門移交歸檔，極易造成歸檔不全現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中出現(xiàn)卷內(nèi)目錄與實際文件不符，偶爾會發(fā)生卷內(nèi)資料重復、漏失現(xiàn)象等，有的沒有按最新的規(guī)范要求進行裝訂立卷，存在格式欠規(guī)范現(xiàn)象。三是檔案利用不規(guī)范。沒有形成規(guī)范的借檔、還檔制度，制約了檔案的利用，大大影響了檔案工作在促進基層工作開展、服務人民群眾作用的發(fā)揮。

3.檔案隊伍建設不夠有力。不少基層衛(wèi)生計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業(yè)培訓的機會較少，檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能提升較慢。全縣51名檔案人員中，45歲以上檔案管理人員占49%，由于年齡較大，接受新事物的能力較弱，對檔案管理的新知識、新法則了解不深，運用不好；電腦操作水平較低，先進設備沒有發(fā)揮作用。另外，由于一些單位重視不夠，與醫(yī)療等醫(yī)技人員相比，檔案專業(yè)人員職稱晉升明顯滯后，影響了工作積極性。

三、加強衛(wèi)生計生檔案管理的對策

1.加強衛(wèi)生計生檔案工作領導。檔案工作是不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是一個單位的重要職責。同時，檔案工作也是一項綜合性、全局性的工作，強有力的領導是工作順利開展的重要保障。為此，要強化檔案工作領導，根據(jù)“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，建立健全檔案管理網(wǎng)絡，形成主要負責人牽頭抓總、分管負責人直接領導、承辦部門具體負責、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。一是明確分管檔案工作的負責人，以便從單位的層面及時解決存在的各種問題。主要領導要重視支持檔案工作，真正做到檔案工作與衛(wèi)生計生工作同部署、同檢查、同考核，營造檔案工作良好的大環(huán)境。二是檔案管理人員要按規(guī)定及時接收、督促檔案的移交，嚴格按年度規(guī)范歸檔、立卷，做好檔案的日常業(yè)務。三是單位全體人員都要樹立檔案意識和檔案紀律意識，自覺對照歸檔范圍及有關規(guī)定，及時將應歸檔的材料收集齊全、整理規(guī)范后移交檔案部門，形成全員關注檔案的濃厚氛圍，為檔案工作全面開展打下基礎。

2.重視檔案資源開發(fā)利用。社會需求是做好一項工作最主要的動力。在做好檔案基礎工作的同時，要根據(jù)工作開展的需要和人民群眾的需求，深入研究、挖掘衛(wèi)生計生檔案的內(nèi)在價值，讓檔案工作更具活力。衛(wèi)生計生檔案在疾病診斷、醫(yī)療鑒定、獎勵扶助、證件辦理、信息資源共享中具有指導作用，在健康生活、疾病控制、國情國策和人口資源環(huán)境教育中具有積極作用。深入開展檔案編研工作，為民生信息、人口宏觀發(fā)展調研服務，為完善生育政策調整提供實踐依據(jù)，為國策宣傳和人口教育提供素材。檔案部門要做好檔案的日常管理，深入開發(fā)各種檢索、統(tǒng)計、信息抓取工具，提高檔案的可查考性、可檢索性；及時圍繞重點工作、難點問題提出檔案利用的意見，主動為領導、業(yè)務人員以及社會各界提供檔案利用服務。衛(wèi)生計生工作人員在做好檔案歸檔移交的基礎上，可將檔案部門作為可靠的后盾，更好地利用檔案資料促進工作開展。此外，在遵守保密規(guī)定、尊重個人隱私的基礎上，及時合理劃定開放范圍，向其他機關、團體乃至社會開放檔案，用于學術研究、政策制定、權利維護等方面，不斷滿足社會的檔案利用需求。

3.抓好檔案制度建設和宣傳。完善的規(guī)章制度是提高和規(guī)范檔案工作的基礎和前提。首先，各級衛(wèi)生計生單位要結合實際建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，如《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等，利用制度解決檔案管理中收集不規(guī)范、整理不規(guī)范和利用不規(guī)范等問題。其次，在具體工作中，要印發(fā)檔案工作手冊，明確檔案工作任務和檔案實際操作要求，每年年底對檔案管理工作進行考核和評比，有效激勵檔案人員貫徹執(zhí)行檔案管理制度的自覺性，推動各項制度得到真正落實。第三，要搭建檔案宣傳平臺，通過多種途徑積極開展檔案法律法規(guī)的宣傳。要在本單位網(wǎng)站、宣傳欄、櫥窗張貼《檔案法》《檔案法實施辦法》和《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，強化本單位職工檔案意識；利用“國際檔案日”加強檔案宣傳，如開展檔案法知識競賽、開展檔案法演講比賽、組織有關人員參觀檔案室等，不斷增強本單位職工參與、支持檔案工作的意識。

4.加強檔案人才隊伍建設。人才隊伍建設是搞好檔案工作的核心保障。要按照“政治強、作風好、業(yè)務精”的要求，進一步加強衛(wèi)生計生檔案隊伍建設。一要及時充實、合理調配檔案人員。注意吸收專業(yè)型、復合型人才，逐步解決檔案人員年齡偏大、兼職較多等問題。二要大力實施職業(yè)素質提升工程。通過“走出去、請進來”以及實地培訓、跟班培訓等方式，加強檔案人員業(yè)務能力培訓?！白叱鋈ァ?，即定期組織外出觀摩學習，分批組織檔案人員參加省、市、縣組織的業(yè)務培訓和業(yè)務學習，不斷提高業(yè)務素質。如積極組織全縣衛(wèi)計系統(tǒng)檔案人員參加省檔案從業(yè)人員資格網(wǎng)絡培訓、省市檔案高研班學習等?！罢堖M來”，即邀請省、市專家對檔案業(yè)務進行專題講課，通過舉辦各類業(yè)務培訓班、開辦專題講座、開展業(yè)務大練兵等形式，有計劃、有層次地對檔案人才進行培訓，不斷提高檔案人員的政治素養(yǎng)、道德水平和專業(yè)能力。同時充分利用各種學習平臺，定期組織檔案人員結合政治、檔案業(yè)務學習內(nèi)容開展演講評比活動，采用“一人講、大家評”的方式進行，不斷提升干部隊伍政治理論和業(yè)務素質。三要關心檔案人員的成長進步。努力培養(yǎng)和造就一批熱愛衛(wèi)生計生檔案事業(yè)，掌握法律、檔案、計算機等專業(yè)知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才，為衛(wèi)生計生檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

5.加強檔案信息化建設。在信息技術飛速發(fā)展的今天，檔案部門一定要主動適應新形勢，充分用好現(xiàn)代化的信息手段助推檔案工作。各級衛(wèi)生計生檔案室要配備高標準的電腦、A4高速掃描儀、A3平板掃描儀、數(shù)碼相機等必需的檔案信息化設備，有條件的單位，檔案管理系統(tǒng)可配備專用服務器，也可由專業(yè)的網(wǎng)絡中心托管和安全維護。各級衛(wèi)生計生單位要以電子病歷信息化、育齡婦女信息庫、OA辦公等電子公文處理系統(tǒng)全面使用為契機，加快衛(wèi)生計生檔案信息資源的開發(fā)利用，確保衛(wèi)生計生檔案信息化建設與衛(wèi)生計生機關信息化建設同步發(fā)展。積極推進衛(wèi)生計生檔案數(shù)字化工作，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對利用頻繁、重要的紙質檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，同時建立照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫，構建檔案信息網(wǎng)絡平臺。在加強衛(wèi)生計生檔案數(shù)據(jù)庫建設的同時，建立豐富多樣的衛(wèi)生計生檔案資源體系和方便廣大需求者的衛(wèi)生計生檔案利用體系，在確保檔案信息資源保密安全的前提下，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

［1］謝波等.理念與范式：檔案工作新探［M］.南京大學出版社，2011：128-168.

［2］姚彩霞.淺談新形勢下計劃生育檔案科學規(guī)范管理［N］.中國人口報，2016-06-08（3）.

［3］袁媛.淺談基層計生檔案管理工作［C］.江蘇檔案學會檔案學術研討會論文集，2010:468-469.

［4］梁偉等.長春市民政系統(tǒng)專業(yè)檔案管理和利用問題調研［J］.中國檔案，2016（3）：32-33.