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    大數(shù)據(jù)時(shí)代地稅數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

    2016-12-16 01:50:46張志忠朱水琴沈偉民
    檔案與建設(shè) 2016年11期
    關(guān)鍵詞:檔案室管理系統(tǒng)利用

    張志忠 朱水琴 沈偉民

    (蘇州地方稅務(wù)局,江蘇蘇州,215004)

    大數(shù)據(jù)時(shí)代地稅數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

    張志忠 朱水琴 沈偉民

    (蘇州地方稅務(wù)局,江蘇蘇州,215004)

    蘇州地稅稅收業(yè)務(wù)檔案集約化管理項(xiàng)目鑒定會(huì)

    當(dāng)前,信息技術(shù)飛速發(fā)展,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為主旋律,我們已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代??v觀檔案發(fā)展史,從簡(jiǎn)牘到云端,檔案工作都是適應(yīng)科技重大發(fā)展,不斷自我更新檔案管理內(nèi)容和管理手段,從而使檔案工作獲得更廣闊的發(fā)展空間。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn),地稅數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性和緊迫性日益凸顯。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求地稅檔案工作與時(shí)俱進(jìn),信息技術(shù)的日新月異也給地稅數(shù)字檔案室建設(shè)帶來(lái)了新的研究課題。

    一、大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的定義和內(nèi)涵

    (一)數(shù)字檔案室的定義

    2014年國(guó)家檔案局制定《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,將數(shù)字檔案室定義為,機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中,運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理,并通過(guò)不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。

    (二)地稅數(shù)字檔案室的內(nèi)涵

    地稅數(shù)字檔案室是在履行稅收工作職能過(guò)程中建立的,以電子檔案為對(duì)象,以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段,以網(wǎng)絡(luò)為媒介,收集、管理和存儲(chǔ)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文件,以及室藏歷史檔案數(shù)字化所產(chǎn)生的電子檔案信息,并提供稅務(wù)檔案信息共享利用服務(wù)的虛擬檔案室,是大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化條件下檔案室的“升級(jí)版”。

    (三)大數(shù)據(jù)與地稅數(shù)字檔案室

    地稅數(shù)字檔案室的核心是檔案數(shù)字資源,這個(gè)資源則是由大數(shù)據(jù)構(gòu)成。數(shù)字檔案室具有大數(shù)據(jù)特征,主要體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的規(guī)?!按蟆?、檔案數(shù)據(jù)的類型“繁”和檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值“高”三個(gè)方面;同時(shí),大數(shù)據(jù)對(duì)地稅數(shù)字檔案室建設(shè)具有重大影響,主要體現(xiàn)在檔案大數(shù)據(jù)的獲取、檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)、檔案大數(shù)據(jù)的分析和檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用四個(gè)方面。海量的地稅檔案數(shù)據(jù)需要建設(shè)系統(tǒng)、規(guī)范、高效的數(shù)字檔案室,通過(guò)數(shù)字檔案室管理、挖掘檔案數(shù)據(jù)更大的利用價(jià)值。而地稅檔案在數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生和積累的數(shù)據(jù)也已具備了大數(shù)據(jù)4個(gè)V的特征。

    二、大數(shù)據(jù)時(shí)代地稅數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

    大數(shù)據(jù)是繼web2.0、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后近幾年來(lái)最為炙熱的一個(gè)詞語(yǔ),也引發(fā)了信息科技領(lǐng)域越來(lái)越多的關(guān)注與投入。檔案工作也不例外,從上古的結(jié)繩記事到如今源源不斷的信息流,大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)也給檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn),加強(qiáng)地稅數(shù)字檔案室和智慧檔案室建設(shè)勢(shì)在必行。

    (一)建設(shè)地稅數(shù)字檔案室是大數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)的必然結(jié)果

    在大數(shù)據(jù)時(shí)代,地稅檔案部門面臨著紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)的增多已經(jīng)使得傳統(tǒng)的檔案管理變得十分困難。尤其是紙質(zhì)檔案管理,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的增多,為紙質(zhì)檔案管理的分類、編目和歸檔、查閱等多項(xiàng)檔案管理工作都帶來(lái)復(fù)雜性和不易操作性,紙質(zhì)檔案管理容易導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤,反而增加檔案管理工作的難度。紙質(zhì)檔案管理迫切呼喚檔案現(xiàn)代化。建設(shè)地稅數(shù)字檔案室,是檔案室功能在大數(shù)據(jù)時(shí)代的延伸,是適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。

    (二)建設(shè)地稅數(shù)字檔案室是檔案信息共享的必然要求

    近年來(lái),地稅部門積累了大量業(yè)務(wù)檔案,隨著信息化技術(shù)在各領(lǐng)域的不斷滲入,利用者對(duì)檔案信息利用的時(shí)間、空間和手段等觀念也發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變,越來(lái)越要求不受時(shí)間和空間的限制而快速獲取所需要的檔案信息。建設(shè)地稅數(shù)字檔案室,是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高度共享的必然要求,可改變過(guò)去“原始保管,手工檢索,上門利用”的落后局面,使稅務(wù)工作人員、納稅人足不出戶就能從網(wǎng)上利用檔案,能夠提升稅務(wù)檔案的查準(zhǔn)率和查全率,有利于促進(jìn)檔案服務(wù)能力拓展。

    (三)建設(shè)地稅數(shù)字檔案室是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

    2013年10月,國(guó)家檔案局在江蘇太倉(cāng)召開(kāi)了全國(guó)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì),會(huì)議提出要用15年左右的時(shí)間,建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館(室)體系。2014年,中辦、國(guó)辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》,要求各地區(qū)、各部門、各單位把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃。2014年9月,江蘇省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的意見(jiàn)》明確要求瞄準(zhǔn)一個(gè)方向,把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)作為“十三五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。因此,地稅數(shù)字檔案室建設(shè)是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

    三、大數(shù)據(jù)時(shí)代蘇州地稅系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐

    蘇州地稅系統(tǒng)以稅收檔案現(xiàn)代化為目標(biāo),以5A級(jí)數(shù)字檔案室創(chuàng)建為契機(jī),按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn),需求導(dǎo)向、保證安全,合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則,將數(shù)字檔案室建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程,全盤考慮,整體布局,統(tǒng)一部署,同步建設(shè),務(wù)求實(shí)效,努力提高數(shù)字檔案對(duì)稅收中心工作的保障能力和服務(wù)水平,探索了大數(shù)據(jù)時(shí)代蘇州地稅檔案資源管理與利用的新途徑。

    (一)以搭建“三個(gè)平臺(tái)”為主體建設(shè)地稅數(shù)字檔案室

    1.搭建海量電子檔案集中管理的“數(shù)字平臺(tái)”。大數(shù)據(jù)時(shí)代,海量電子檔案數(shù)據(jù)需要集約化管理的平臺(tái)。蘇州地稅基于集約化管理的理念,緊密圍繞檔案資源共享,有效整合檔案資源。2013年8月,蘇州地稅成立檔案管理中心,創(chuàng)新實(shí)施業(yè)務(wù)檔案集約化管理,在全市地稅系統(tǒng)推廣應(yīng)用江蘇省地方稅務(wù)局電子檔案管理系統(tǒng),形成檔案集中統(tǒng)一管理與服務(wù)的工作機(jī)制。2015年,將原電子檔案庫(kù)內(nèi)的文書(shū)、照片等其他七個(gè)門類檔案全部導(dǎo)入省局電子檔案管理系統(tǒng),在全省地稅系統(tǒng)率先搭建了電子檔案集中統(tǒng)一采集、管理、利用的“數(shù)字平臺(tái)”,為海量數(shù)字檔案現(xiàn)代化管理提供了必要的基礎(chǔ)平臺(tái)和數(shù)據(jù)支撐。數(shù)字平臺(tái)搭建后,辦稅資料可隨時(shí)歸檔、便捷利用,極大地減輕了納稅人重復(fù)報(bào)送紙質(zhì)資料的負(fù)擔(dān)。

    2.搭建海量電子檔案查閱利用的“網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)”。大數(shù)據(jù)時(shí)代,海量電子檔案數(shù)據(jù)需要網(wǎng)絡(luò)化利用的平臺(tái)。蘇州地稅基于“局域網(wǎng)+數(shù)字檔案”思路,建立涵蓋各基層單位、機(jī)關(guān)各部門的全系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系,安裝防火墻、殺毒軟件、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)施,關(guān)鍵運(yùn)用節(jié)點(diǎn)間采用光纖接入,保證網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)流暢交換和便捷利用。各單位、各部門可依托電子檔案管理系統(tǒng),依權(quán)限查詢、調(diào)閱各類檔案信息,實(shí)現(xiàn)“一鍵查詢”。自系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái),在線查閱案卷次數(shù)達(dá)5.75萬(wàn)次,大大節(jié)約了各單位、各部門往返檔案室的時(shí)間。

    3.搭建海量電子檔案安全運(yùn)行的“保障平臺(tái)”。大數(shù)據(jù)時(shí)代,海量電子檔案數(shù)據(jù)需要安全運(yùn)行的保障平臺(tái)。蘇州地稅基于安全保障思路,通過(guò)授權(quán)控制、文件控制等先進(jìn)的信息化技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用、存儲(chǔ)及傳輸安全的有效控制,使數(shù)字檔案的安全性和靈活性提升到一個(gè)新的層次。針對(duì)異地異質(zhì)備案,建設(shè)雙活數(shù)據(jù)中心,定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)和備份,對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)由備份系統(tǒng)實(shí)施存儲(chǔ)間的復(fù)制備份、存儲(chǔ)快照備份和磁帶離線備份,多重“保險(xiǎn)”保障數(shù)字檔案室安全運(yùn)行。

    (二)以“三個(gè)亮色”為內(nèi)涵建設(shè)地稅數(shù)字檔案室

    1.開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的“集成”功能。蘇州地稅基于前端控制與集成的建設(shè)理念,對(duì)省局電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行蘇州本地化改造,使OA辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫集成,將OA辦公系統(tǒng)中的文件從起草到審核、簽發(fā)整個(gè)修改過(guò)程的元數(shù)據(jù)打包在線歸檔,實(shí)現(xiàn)電子文檔從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的“一體化”管理,大大提高了檔案工作效率;將庫(kù)房溫濕度管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫集成,通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房溫濕度,提升數(shù)字檔案室軟件系統(tǒng)的應(yīng)用水平;將省局大集中征管業(yè)務(wù)系統(tǒng)、影印系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫集成,使業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)定時(shí)自動(dòng)更新到電子檔案管理系統(tǒng)。

    2.全面建設(shè)稅務(wù)數(shù)字檔案的“數(shù)據(jù)庫(kù)”功能。檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化形式互聯(lián),形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。蘇州地稅按照“存量數(shù)字化”的思路,對(duì)尚在保管期限內(nèi)的歷史檔案開(kāi)展數(shù)字化加工外包。按照“增量數(shù)字化”的思路,各類稅務(wù)檔案按規(guī)定流程數(shù)字化,由檔案管理中心集中歸檔。截至2015年12月底,全市地稅系統(tǒng)數(shù)字化檔案19.3萬(wàn)盒,376.5萬(wàn)卷,圖形文件5594.3萬(wàn)頁(yè)。對(duì)面廣量大的業(yè)務(wù)檔案,采用條形碼識(shí)別技術(shù),建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)553.7萬(wàn)條,保證目錄數(shù)據(jù)與實(shí)體檔案同步歸檔;建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù),圖形數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)一一對(duì)應(yīng);建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),做好音頻、視頻、照片檔案的收集、歸檔工作;建設(shè)多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù),滿足部門和服務(wù)需求。

    3.拓展數(shù)字檔案的多元化利用“增值”功能。蘇州地稅針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的特點(diǎn),不斷拓展數(shù)字檔案的多元化“利用”功能。拓展數(shù)字檔案查詢利用功能,有效推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。根據(jù)業(yè)務(wù)檔案反映的信息建立科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo),篩選識(shí)別并消除風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)4.76萬(wàn)個(gè),實(shí)現(xiàn)堵漏增收;全市地稅系統(tǒng)共開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)4個(gè)三維展示館,圖文并茂地反映地稅事業(yè)的發(fā)展歷程,展示發(fā)展成果,弘揚(yáng)地稅文化。目前已接待現(xiàn)場(chǎng)參觀1500人次,網(wǎng)絡(luò)瀏覽參觀10.8萬(wàn)人次。大數(shù)據(jù)時(shí)代,蘇州地稅數(shù)字檔案室應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù),以其高效、便捷的特點(diǎn),服務(wù)于“征、管、評(píng)、查”各環(huán)節(jié),使“死檔案”變成了“活資源”,使檔案真正從庫(kù)房中“走出來(lái)”“亮起來(lái)”“用起來(lái)”。

    歷史業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目加工現(xiàn)場(chǎng)

    四、地稅數(shù)字檔案室建設(shè)工作中遇到的難題

    經(jīng)過(guò)近年來(lái)的探索與實(shí)踐,蘇州地稅系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)雖然取得了一定的成績(jī),但在建設(shè)及應(yīng)用過(guò)程中遇到了諸多問(wèn)題和困惑,如檔案信息化建設(shè)理念還不夠強(qiáng),數(shù)字檔案憑證意識(shí)還不夠強(qiáng),數(shù)據(jù)量的成倍增長(zhǎng)挑戰(zhàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力,數(shù)據(jù)類型的多樣性挑戰(zhàn)數(shù)據(jù)挖掘能力,對(duì)大數(shù)據(jù)的處理速度挑戰(zhàn)數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性,數(shù)據(jù)跨越內(nèi)網(wǎng)傳播挑戰(zhàn)信息安全,大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)挑戰(zhàn)人才資源等。

    (一)數(shù)字檔案室建設(shè)理念有待增強(qiáng)

    1.頂層規(guī)劃數(shù)字檔案室建設(shè)理念不強(qiáng)。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用,地稅人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性、電子檔案利用的便捷性已有足夠的認(rèn)識(shí),但檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)理念還不夠強(qiáng),尤其是頂層制定信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化內(nèi)容納入少,使得地稅檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)尚未駛上快車道。

    2.數(shù)字檔案憑證作用意識(shí)不強(qiáng)。政府各部門已全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,取消手工操作,電子文件開(kāi)始作為正式文件使用,紙質(zhì)材料也通過(guò)掃描儀影印產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)進(jìn)行立卷歸檔形成電子檔案,電子檔案的證據(jù)作用日益明顯。但在實(shí)際工作中,有的工作人員雖然也認(rèn)為電子檔案利用方便快捷,但對(duì)數(shù)字檔案的憑證作用尚有疑慮,有的還習(xí)慣于查閱紙質(zhì)檔案,束縛了電子檔案的利用。

    3.檔案人員“管數(shù)據(jù)”理念不強(qiáng)。檔案室的核心是檔案載體所承載的信息全面“數(shù)字化”,通過(guò)對(duì)檔案信息大數(shù)據(jù)的深入分析處理和增值應(yīng)用,賦予檔案數(shù)據(jù)更大價(jià)值,將成為未來(lái)檔案開(kāi)發(fā)利用的重要內(nèi)容。然而,目前數(shù)字檔案室檔案管理人員更多地偏向“管檔案”,“管數(shù)據(jù)”理念還不夠強(qiáng),對(duì)大數(shù)據(jù)的分析、挖掘、利用尚屬缺位狀態(tài)。

    (二)電子檔案數(shù)據(jù)管理及系統(tǒng)建設(shè)有待加強(qiáng)

    1.數(shù)字檔案的收集還不夠完整。移交的檔案資料存在不夠完整現(xiàn)象,部分檔案仍滯留在部門或經(jīng)辦人手上,直接影響數(shù)字檔案收集整理的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

    2.電子檔案管理系統(tǒng)還不夠穩(wěn)定。由于電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)、改造、網(wǎng)絡(luò)等原因,電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行還不夠穩(wěn)定,存在電子檔案管理系統(tǒng)登錄不上、電子檔案數(shù)據(jù)不能上傳、電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法保存、無(wú)法打開(kāi)電子數(shù)據(jù)等問(wèn)題,影響檔案數(shù)字化工作效率。

    (三)新模式、新技術(shù)有待進(jìn)一步研發(fā)應(yīng)用

    1.數(shù)字檔案對(duì)外利用功能尚欠缺。雖然蘇州地稅系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)取得了初步成效,但目前數(shù)字檔案信息的利用仍主要集中在單位內(nèi)部,在對(duì)外利用方面尚欠缺,有較大提升空間。

    2.新技術(shù)有待研發(fā)應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案系統(tǒng)中除了大量文檔之外,還有海量數(shù)據(jù)。目前掛接到電子檔案管理系統(tǒng)的影印件屬于海量數(shù)據(jù),只能按管理碼或納稅人名稱等檢索,而不能對(duì)影印文件內(nèi)容檢索。關(guān)鍵詞全文搜索、在線編研的新技術(shù)有待研發(fā)應(yīng)用。

    蘇州地稅局檔案工作五星級(jí)復(fù)查測(cè)評(píng)會(huì)

    (四)稅務(wù)數(shù)字檔案安全防范措施尚需完善

    1.電子檔案?jìng)浞萆写晟?。電子檔案資料雖然不怕蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€,但是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的一系列數(shù)據(jù),一旦發(fā)生系統(tǒng)故障、中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等問(wèn)題,將會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失。目前雖已建立在線、近線、離線備份體系,但對(duì)照備份要求,仍需進(jìn)一步完善。

    2.電子檔案安全防范尚待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代,互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展與運(yùn)用引發(fā)了深遠(yuǎn)變革,用網(wǎng)絡(luò)思維打開(kāi)突破口,用互聯(lián)網(wǎng)為地稅檔案事業(yè)注入新的“興奮劑”,使地稅檔案事業(yè)煥發(fā)無(wú)窮活力,加速了地稅檔案事業(yè)的發(fā)展節(jié)奏,提高了稅務(wù)檔案的利用效率,但也面臨極大挑戰(zhàn)。在為利用者帶來(lái)諸多方便的同時(shí),也存在不少安全隱患,必須進(jìn)一步樹(shù)立安全意識(shí),健全新模式下電子檔案安全防范體系,做好數(shù)字檔案安全防范工作。

    (五)數(shù)字檔案室功能利用有待深化

    1.復(fù)合型的檔案管理人才缺乏。檔案數(shù)字化、信息化要求高,科技含量也高,需要一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案數(shù)字化、信息化人才隊(duì)伍,但因檔案工作單一、發(fā)展前途受限等因素,缺乏計(jì)算機(jī)、檔案、稅務(wù)知識(shí)融合的復(fù)合型人才,制約了檔案數(shù)字化、信息化工作的持續(xù)推進(jìn)。

    2.政府各部門檔案協(xié)作機(jī)制有待進(jìn)一步加強(qiáng)。由于權(quán)限制約,目前接收政府其他部門發(fā)送來(lái)的電子文件還不能實(shí)時(shí)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng),需要人工進(jìn)行接收和歸檔,影響了檔案管理效率的提高,政府各部門間檔案協(xié)作機(jī)制有待進(jìn)一步加強(qiáng),檔案數(shù)據(jù)共享有一定的利用空間。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展,各部門間電子檔案的保存格式需要進(jìn)行統(tǒng)一,以便今后共享利用。

    五、進(jìn)一步加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代地稅數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

    大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn),新時(shí)期檔案工作只有緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代步伐,緊密跟進(jìn)本地區(qū)、本行業(yè)改革創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程,大力加強(qiáng)檔案數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),檔案工作才能有新的生機(jī)與活力。地稅數(shù)字檔案室領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的研究正在逐步啟動(dòng),如何對(duì)稅務(wù)檔案“大數(shù)據(jù)”進(jìn)行有效的獲取、存儲(chǔ)、加工和利用,變得越來(lái)越緊迫,需要進(jìn)一步研究與探索。為有效解決這些問(wèn)題,建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步深化與擴(kuò)展地稅數(shù)字檔案室建設(shè)。

    (一)進(jìn)一步增強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)理念

    1.進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)理念。在頂層制定信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃時(shí),全面考慮稅務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化內(nèi)容,將稅務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化納入長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃并細(xì)化要求。各級(jí)地稅部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)稅務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo),將其作為本單位一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓。

    2.進(jìn)一步增強(qiáng)電子檔案憑證作用。有針對(duì)性地開(kāi)展宣傳,將稅務(wù)數(shù)字檔案利用方式、利用步驟以生動(dòng)的形式宣傳到每一位稅務(wù)干部,提升全員電子檔案憑證作用的認(rèn)識(shí)。

    3.進(jìn)一步深化“管數(shù)據(jù)”的觀念。大數(shù)據(jù)時(shí)代,稅務(wù)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,轉(zhuǎn)變管理職能,由“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”拓展,制訂大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略,整合現(xiàn)有檔案室藏資源,進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和深度挖掘,進(jìn)而提高檔案資源的利用效率。

    (二)進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)管理及系統(tǒng)建設(shè)

    1.進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)歸檔管理。做好電子文件收集和歸檔工作,積極拓展檔案收集的范圍與途徑,完善電子檔案歸檔范圍和保管期限表,并進(jìn)一步落實(shí),對(duì)內(nèi)容不齊全、資料不完整的及時(shí)督促補(bǔ)正,做到應(yīng)歸盡歸。根據(jù)人員變動(dòng)情況及時(shí)調(diào)整完善檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及管理網(wǎng)絡(luò),嚴(yán)格落實(shí)檔案數(shù)字化工作責(zé)任制,加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的考核檢查和指導(dǎo),將檔案數(shù)字化、信息化工作與本單位中心工作同部署、同推進(jìn)、同考核,建立準(zhǔn)確、完整的原始電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

    2.進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。在現(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上,積極開(kāi)展電子檔案管理系統(tǒng)本地化改造,不斷拓展電子檔案管理系統(tǒng)功能,著力增強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性,提高電子檔案掃描上傳和立卷、歸檔的速度,提高檔案數(shù)字化、信息化工作效率,逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與本單位核心業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的深度融合,不斷提高數(shù)字檔案室建設(shè)水平。

    (三)進(jìn)一步依托新技術(shù)、新模式探索智慧檔案室建設(shè)

    1.進(jìn)一步研究檔案資源管理前沿技術(shù)。在電子化利用業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上,針對(duì)使用過(guò)程中不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題,進(jìn)一步研究應(yīng)用先進(jìn)技術(shù),優(yōu)化電子檔案查閱檢索利用功能,破解海量數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換,實(shí)現(xiàn)影印文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞檢索,提升電子化檢索效果,開(kāi)發(fā)在線編研新功能,從而建設(shè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的地稅數(shù)字檔案室。

    2.進(jìn)一步構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字檔案”新模式。探索“互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字檔案”模式,積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案利用服務(wù)。納稅人通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、微信等平臺(tái)提出查檔需求,通過(guò)身份驗(yàn)證,查詢納稅人所需的自身數(shù)字檔案,改變傳統(tǒng)上門查檔模式,減少“來(lái)回跑”等現(xiàn)象,節(jié)約納稅人往來(lái)奔波的路程和時(shí)間,從而更加高效便利地提供檔案查詢服務(wù),實(shí)現(xiàn)足不出戶“一鍵查詢”。

    3.進(jìn)一步探索新型智慧稅務(wù)檔案室建設(shè)。密切關(guān)注現(xiàn)代科技發(fā)展情況,積極探索智慧檔案室建設(shè)。從數(shù)字化應(yīng)用向云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用轉(zhuǎn)變,以“大數(shù)據(jù)”“物聯(lián)網(wǎng)”“云計(jì)算”等新一代信息技術(shù)為基礎(chǔ),全面加快推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化,做好檔案大數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、處理和數(shù)據(jù)結(jié)果的可視化呈現(xiàn),積極開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)、檔案資源共享與遠(yuǎn)程利用的探索,通過(guò)對(duì)檔案信息大數(shù)據(jù)的深入分析、處理和增值利用,賦予稅務(wù)檔案數(shù)據(jù)更大價(jià)值,最大限度地提高檔案資源的整合建設(shè)能力和開(kāi)發(fā)服務(wù)能力。

    (四)進(jìn)一步做好稅務(wù)數(shù)字檔案安全防范

    1.進(jìn)一步完善電子檔案數(shù)據(jù)備份。在電子檔案數(shù)據(jù)在線、近線、離線備份的基礎(chǔ)上,完善電子檔案數(shù)據(jù)全方位實(shí)時(shí)備份,做到三套異質(zhì)、異地備份,加強(qiáng)檢查抽查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù),防止數(shù)據(jù)丟失,確保電子檔案數(shù)據(jù)安全可靠。

    2.進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢查。建立嚴(yán)密有效的電子檔案監(jiān)督制約機(jī)制,理順本單位工作人員與檔案管理人員、基層各單位與檔案管理部門之間的職責(zé)關(guān)系,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢查考核,避免出現(xiàn)管理“空檔”和崗位職責(zé)不到位等現(xiàn)象。定期或不定期地對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行考核檢查,一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不符、有虛假行為的,要嚴(yán)格追究直接責(zé)任人和相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任,維護(hù)電子檔案的權(quán)威性和安全性。

    3.進(jìn)一步健全稅務(wù)數(shù)字檔案安全防范。在檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔、移交過(guò)程中,加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的檢查和維護(hù),保障檔案數(shù)字資源的安全,避免檔案數(shù)字化加工過(guò)程中對(duì)檔案原件的傷害;扎實(shí)做好檔案利用安全工作,增強(qiáng)保密意識(shí),做好檔案保密審查,加強(qiáng)檔案信息鑒定,處理好保密與公開(kāi)的問(wèn)題,確定數(shù)字檔案開(kāi)放范圍;開(kāi)展電子檔案互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)新模式時(shí),把握內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)可以推送到外網(wǎng),外網(wǎng)不能抓取內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)原則;做好電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理,防止黑客攻擊,確保計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全,以維護(hù)檔案的安全。

    (五)進(jìn)一步深化地稅數(shù)字檔案室功能利用

    1.進(jìn)一步加快稅務(wù)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。檔案信息化管理專業(yè)人才是數(shù)字檔案室建設(shè)水平與質(zhì)量的保障,尤其是既精通檔案管理又精通稅務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才,是目前數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中所急需的。加大培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型人才的力度,才能確保地稅數(shù)字檔案室走得更遠(yuǎn)。

    2.進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案增值利用。稅務(wù)檔案人員應(yīng)積極參與本單位稅收征管業(yè)務(wù)建設(shè),充分發(fā)揮電子檔案的證據(jù)作用和治稅管稅作用,加強(qiáng)與稅款征收、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、稅務(wù)稽查、督察內(nèi)審、績(jī)效考核、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的聯(lián)系,積極利用電子檔案資料做好業(yè)務(wù)檔案深度增值利用和非業(yè)務(wù)檔案的編研,充分發(fā)揮電子檔案存史、資政、育人作用。

    3.進(jìn)一步加強(qiáng)與政府各級(jí)部門協(xié)作。加強(qiáng)與政府各部門協(xié)作,開(kāi)展電子公文實(shí)時(shí)導(dǎo)入的研究,做好政務(wù)公開(kāi)信息電子檔案的收集與歸檔,積極探索民生檔案共享服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化,進(jìn)一步構(gòu)建全面覆蓋的資源體系、服務(wù)人民群眾的利用體系和確保檔案安全保密的安全體系。

    [1]王鳳敏,蔣海琴.數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐與思考[J].中國(guó)檔案,2012(1).

    [2]張梅.數(shù)字檔案室建設(shè)難題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(24).

    [3]方小妹.論開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].黑龍江史志,2014(16).

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