企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化的三重對應(yīng)關(guān)系

王萌

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-03

摘 要 本文圍繞企業(yè)檔案與企業(yè)文化這兩個具有意識形態(tài)色彩的事物，分析兩者本質(zhì)特征上的對應(yīng)關(guān)系，并以此為基礎(chǔ)探討在過去、現(xiàn)在、未來三個維度上，檔案作為歷史文獻、知識資源、戰(zhàn)略資源對營造企業(yè)共同價值追求、培育人才團隊、戰(zhàn)略決策的獨特作用，提出如何優(yōu)化檔案工作以提升企業(yè)文化的構(gòu)想。

關(guān)鍵詞 檔案 企業(yè)文化 員工 三重對應(yīng) 共同價值 知識資源 戰(zhàn)略文化

一、企業(yè)文化與企業(yè)檔案工作的三重對應(yīng)關(guān)系

伴隨著經(jīng)濟全球化、文化多元化的趨勢，資源共享逐漸成為各領(lǐng)域發(fā)展的普遍訴求，由此帶來各學(xué)科之間不斷的借鑒、交叉和融合。管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)與人文學(xué)科的融合，為研究企業(yè)運營管理提出了嶄新的角度和命題，其中一項具有深遠影響的理論就是企業(yè)文化。

文化一詞，其外延相當(dāng)廣闊，而內(nèi)涵則圍繞人而產(chǎn)生、發(fā)展。文化是一種社會歷史現(xiàn)象，是人們長期創(chuàng)造形成的歷史積淀物；它凝結(jié)于物質(zhì)之中，但又游離于物質(zhì)形態(tài)之外，是被一定范圍內(nèi)具有固定思維方式、價值觀念和行為規(guī)范的人類團體所創(chuàng)造的意識形態(tài)；它的共享性決定了它的可傳承性和影響力。企業(yè)文化理論認為，企業(yè)作為小型的人類團體同樣具有在固定范圍內(nèi)的意識形態(tài)共同體，它為企業(yè)員工歷經(jīng)數(shù)代逐漸積累而成，在企業(yè)發(fā)展、員工實踐的過程中不斷得到強化，最終凝結(jié)成獨特的共同價值追求，并將這種價值追求傳播給新的成員，推動企業(yè)不斷發(fā)展。企業(yè)文化正是基于“以人為本”的理念，因人而生、以生促人，期望通過傳播企業(yè)文化，形成企業(yè)員工的共同價值并加以實現(xiàn)。企業(yè)文化是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵，已成為企業(yè)發(fā)展的原動力。

如果細究檔案工作的性質(zhì)特點，不難發(fā)現(xiàn)它與企業(yè)文化的基本性質(zhì)是一一對應(yīng)的。檔案的形成同樣是一個積累的過程，它以文字、圖片、影像、實物等形式真實記錄企業(yè)發(fā)展歷程，而企業(yè)文化就蘊含其中。在利用檔案的解決工作問題的過程中，檔案中蘊含的企業(yè)文化不著痕跡地被企業(yè)員工感受和認知，潛移默化地影響著他們的思維和行動。通過對檔案的研究分析，總結(jié)經(jīng)驗，勾畫未來，形成企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與員工的個人價值追求融合起來，最大限度地實現(xiàn)員工共同的價值追求。

可見，作為兩個具有意識形態(tài)色彩的事物，檔案與企業(yè)文化存在著本質(zhì)特征上的對應(yīng)性，這使得檔案工作能夠直接有效地作用于企業(yè)文化建設(shè)，成為推動企業(yè)文化建設(shè)的重要力量。企業(yè)文化建設(shè)可以繼承發(fā)揚企業(yè)文化的優(yōu)良傳統(tǒng)，進一步豐富檔案的利用價值。

二、三重對應(yīng)關(guān)系對推動企業(yè)文化建設(shè)的獨特作用

檔案是企業(yè)文化的可靠載體，對它的發(fā)掘再現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，對它的利用伴隨著企業(yè)文化凝聚傳播的過程，對它的編研是企業(yè)文化傳承的重要手段。

（一）展現(xiàn)文化傳統(tǒng)，營造共同價值氛圍

作為原始文獻資料，檔案本身就是歷史的一部分，能夠最直觀地反映一個時代的風(fēng)貌?！皺n案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”，通過歷史檔案的積累，能夠保留企業(yè)發(fā)展變化的原始數(shù)據(jù)。如果對這些原始數(shù)據(jù)進行有意識的歸納整理，圍繞企業(yè)文化的相關(guān)主題進行展示，就能使員工直觀感受和認識企業(yè)發(fā)展歷程中的重大事件和歷史進程，對企業(yè)文化產(chǎn)生共鳴。比如很多企業(yè)都設(shè)置了歷史展覽館，將檔案中的圖片資料放大，按歷史發(fā)展順序排列，展現(xiàn)企業(yè)員工艱苦奮斗、不斷發(fā)展的歷程，回顧重要歷史時刻；將聲像檔案中的影音資料原音重現(xiàn)，重現(xiàn)重要歷史論斷；陳列具有代表性的實物檔案，給參觀的員工身臨其境的感官體驗。

本單位的實物檔案中保存有宋任窮、鄒家華、張愛萍、劉杰等領(lǐng)導(dǎo)同志在核四院建院三十周年、四十周年時題寫的賀詞，員工由此可以認識到企業(yè)深厚的歷史底蘊，增強自豪感和責(zé)任感；實物檔案中還有國務(wù)院國資委頒發(fā)的“中央企業(yè)紅旗班組”牌匾、中華總工會頒發(fā)的“五一勞動獎狀”以及優(yōu)秀工程咨詢獎狀、科學(xué)技術(shù)獎、專利證書一系列榮譽證明，使員工了解企業(yè)的杰出成就，增強對企業(yè)精神等企業(yè)文化核心的認同感；實物檔案中還保存著核工業(yè)建設(shè)初期一線勘探者的勞動工具，將團結(jié)一心、艱苦創(chuàng)業(yè)的企業(yè)精神直觀地傳遞給員工，起到了極佳的宣傳教育作用。通過組織新員工參觀展館等設(shè)施，讓他們直觀感受蘊含在展品中的企業(yè)文化精神，主動在工作中把個人價值的實現(xiàn)與企業(yè)發(fā)展的目標統(tǒng)一起來，初步達成了共同價值追求，由此企業(yè)精神得到傳承。這種文化向心力是企業(yè)發(fā)展的軟實力，雖悄無聲息，卻在日積月累中發(fā)揮著巨大的作用。

（二）凝聚知識力量，培育整體合力

檔案是企業(yè)重要的知識資源，計算機技術(shù)的應(yīng)用使原本不易查閱和共享的檔案資源逐漸成為向全體員工開放的共享的知識平臺。利用微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等電子技術(shù)，檔案信息的存儲總量大大增加，可供查閱利用的基礎(chǔ)資源更加豐富和全面；利用云存儲、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案歸檔的瞬間即可發(fā)布相關(guān)信息并開展借閱，有效地提高了檔案的利用率。檔案資源利用率的提高，使員工對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)能夠及時了解和掌握，增強企業(yè)決策的透明度，有利于企業(yè)主人翁意識的覺醒和強化，營造公平公開的企業(yè)文化氛圍。員工在檔案資源利用過程中反饋的問題，反過來又促進了檔案工作的改進和提高。

作為重要的憑證和依據(jù)，檔案能夠滿足企業(yè)和員工維護個人利益的需要，如出具產(chǎn)權(quán)證明、解決養(yǎng)老保障、化解經(jīng)濟糾紛等，檔案資料的齊全完整在有效保障企業(yè)和個人權(quán)益的同時，也將“標準精細”的企業(yè)管理文化注入其中。除了員工個人按需利用檔案外，通過匯總利用需求，檔案部門可以開設(shè)專題性欄目，將某一專題的原始資料集中放置供有興趣的員工學(xué)習(xí)，或為人力資源部門進行員工培訓(xùn)提供專門支持。專題性欄目的開展，將檔案資源塑造為真實、全面、可互動的知識平臺，員工通過這個平臺豐富了知識，增長了才干，也增強了對學(xué)習(xí)型企業(yè)文化的認知。檔案成為了學(xué)習(xí)型企業(yè)建設(shè)的重要平臺，有效鼓勵了“求是創(chuàng)新”的企業(yè)創(chuàng)新文化的傳播。將員工個人需求歷史記錄與人事檔案打通，了解員工學(xué)習(xí)興趣和職業(yè)專長，量體裁衣，量身打造符合企業(yè)需求和個人愿景的人才，實現(xiàn)最優(yōu)的人才配置，體現(xiàn)了“人盡其才”的企業(yè)人才文化……

凡此種種表明，檔案已成為企業(yè)文化體系構(gòu)建的有力工具。在檔案利用互動的過程中，企業(yè)文化的提煉、滲透、拓展也悄然展開，逐漸將企業(yè)文化基因內(nèi)化于員工之心。

（三）聚焦戰(zhàn)略文化，推動文化升華

檔案是歷史的依據(jù)，將企業(yè)發(fā)展過程中的成功經(jīng)驗和歷史教訓(xùn)客觀公正地記錄和保存了下來。隨著時代的變遷和環(huán)境的變化，企業(yè)發(fā)展面臨著新的境遇，如何在未來抓住機遇、搶占先機，取決于企業(yè)的戰(zhàn)略決策。通過利用檔案資源，今昔對比，以史為鏡，站在歷史的高度理清企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，分析、判斷變化與得失，才能夠更好地總結(jié)反思，探索符合時代和市場發(fā)展要求的道路，推動企業(yè)未來的健康可持續(xù)發(fā)展。

檔案編研是一種傳統(tǒng)有效的檔案開發(fā)方式，通過檔案編研，理清企業(yè)發(fā)展中亟待研究解決的歷史問題，同時結(jié)合情報部門的資源，為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供支持。檔案中包含著企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)全體成員不可多得的寶貴精神財富，檔案敘述中蘊含的企業(yè)精神是企業(yè)未來發(fā)展的精神動力。通過梳理檔案資料，編研人員更加深刻理解了企業(yè)發(fā)展特點、發(fā)展規(guī)律以及企業(yè)深層次的文化基因，并將這種理解灌注在成果中。編研成果被閱讀使用的過程中，檔案中的企業(yè)文化被更多人所感知；特別是編研成果直接作用于企業(yè)未來戰(zhàn)略目標的制定時，其中的企業(yè)文化精神能夠成為全體員工拼搏奮斗的精神動力，能夠激發(fā)他們積極性和創(chuàng)造性，從而強化“與時俱進”的企業(yè)戰(zhàn)略文化。

“企業(yè)檔案是企業(yè)文化心理的感情寄托，具有豐富的文化特性?！蓖ㄟ^研究整理檔案信息資源，縱向?qū)Ρ?，能夠提煉各歷史階段的企業(yè)文化特點，并反思總結(jié)哪些是歷久彌新的、那些是被歷史所淘汰的，除舊布新，在總結(jié)提高的基礎(chǔ)上對企業(yè)文化進行創(chuàng)新升華，使企業(yè)文化始終與時代發(fā)展相一致，發(fā)揮其最大的號召力，使其傳播的深度和廣度都得到加強。

綜上所述，檔案以它歷史文獻的真實性、知識資源的流動性、戰(zhàn)略資源的前瞻性，將員工的價值追求、個人成長、職業(yè)規(guī)劃與企業(yè)發(fā)展愿景融合起來，使人與企業(yè)的關(guān)系能夠和諧發(fā)展。企業(yè)員工對企業(yè)文化的認識與共識決定了企業(yè)文化的整體水平，檔案的有效利用能夠鞏固和提升員工對企業(yè)文化的認知，鼓勵員工加入塑造企業(yè)文化的過程中，不斷提高企業(yè)文化的整體水平。

三、發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢，提升企業(yè)文化

企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化的三重對應(yīng)關(guān)系表明，開發(fā)和有效利用企業(yè)檔案信息資源，對營造健康向上的企業(yè)文化具有天然的優(yōu)勢。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在歷史資料整理、建設(shè)知識共享平臺和培育檔案特色文化上下功夫，以檔案工作的優(yōu)化提升企業(yè)文化。

（一）充分發(fā)掘檔案資源，豐富檔案收藏

檔案資源的積累是檔案開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)，必須給予極大的重視和足夠的財力物力支持。檔案工作人員也要提高崗位基本素質(zhì)，及時、準確、全面地收集、整理檔案信息，特別要注意對多樣化媒體資源的收集，比如對一份文檔同時記錄關(guān)于它的文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息，使重大事件得到全方位的記錄和保存。如果沒有做好檔案資源的原始積累，企業(yè)重大事件缺乏院史記錄，企業(yè)歷史就成了一部部斷代史，蘊含其中的企業(yè)文化失去了根基和邏輯聯(lián)系，會削弱企業(yè)文化精神的典型性和感召力，直接影響企業(yè)文化的傳承。

（二）利用檔案教育員工，培養(yǎng)全員檔案意識

發(fā)揮檔案作為企業(yè)知識共享主要媒介的作用，鼓勵全員參與到檔案建設(shè)中來。充分利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源，搭建資源共享平臺，以電子文件歸檔、數(shù)字化存儲、聯(lián)網(wǎng)查閱為基礎(chǔ)，達到全員利用和資源共享的目標。檔案部門可以設(shè)立法律法規(guī)及管理制度、分類檔案目錄、公司大事記等版塊，將科技檔案更新情況實時在網(wǎng)站發(fā)布公告以方便借閱；員工也可以將自己手中的檔案和情報資源發(fā)布出來與大家分享，同時補充了檔案資源的不足之處。這樣在全體員工心中樹立起“檔案可以方便快捷地利用”、“檔案資源來自每個人的資源共享”這樣的文化理念，形成檔案工作與企業(yè)文化的互動格局?！捌髽I(yè)文化的發(fā)展史也就是企業(yè)員工的發(fā)展史”，二者在共同發(fā)展的同時又相互促進，彰顯檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)中的獨特作用。

（三）研究開發(fā)檔案信息，形成特色文化

檔案工作不單單是對已發(fā)生事件的進行記錄，更要對其進行鑒別、分類、分析、研究，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)規(guī)律，多層次、全方位地為企業(yè)戰(zhàn)略決策等提供信息服務(wù)。檔案工作要充分重視編研工作，調(diào)研企業(yè)和員工個人的檔案需求，確立一批又現(xiàn)實針對性和應(yīng)用價值的編研課題，下功夫作出一些有特色、專業(yè)性強的編研成果，提高檔案信息的價值，最大限度地滿足企業(yè)決策和廣大員工的信息需求。

檔案部門還要積極拓展工作領(lǐng)域，參與企業(yè)開展的多種文化活動，為其提供歷史資料、參考依據(jù)?！皺n案所體現(xiàn)的企業(yè)傳統(tǒng)文化內(nèi)容，是確立企業(yè)形象個性化特征的重要依據(jù)。”應(yīng)結(jié)合企業(yè)各項傳統(tǒng)文化活動（如節(jié)慶策劃、產(chǎn)品展示會等），提供具有參考價值的文獻，發(fā)揮檔案的利用價值。

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