論加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理

尚星（襄陽市襄州區(qū)衛(wèi)生計(jì)劃生育管理局流動人口管理站，湖北 襄陽 441008）

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論加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理

尚星
（襄陽市襄州區(qū)衛(wèi)生計(jì)劃生育管理局流動人口管理站，湖北 襄陽 441008）

摘要：隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是會計(jì)信息化水平的不斷提高，對會計(jì)檔案管理工作提出了新的要求。在新形勢下如何加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理值得思考。本文就加強(qiáng)事業(yè)單會計(jì)檔案管理必要性，當(dāng)前會計(jì)檔案管理存在的主要問題以及應(yīng)對措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計(jì)檔案管理；問題；措施

一、加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的必要性

（一）使檔案管理更加充分、安全。有的人以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)渠道單一，資金使用方向明確，賬目簡單，因而會計(jì)檔案建不建、管不管意義不大，事實(shí)并非如此。在會計(jì)檔案信息化的過程中，建立一套有效的檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。這套系統(tǒng)可以有效的提高檔案利用率，使檔案管理工作的流程更加規(guī)范和先進(jìn)，更能滿足檔案信息管理的需求。同時還可以依據(jù)實(shí)際情況增加檔案系統(tǒng)軟件的功能，有利于建立一套完善的內(nèi)部控制制度，增加了檔案的安全性。

（二）能有效提高管理和服務(wù)的質(zhì)量。將事業(yè)單位會計(jì)檔案信息化可以快速的提高管理質(zhì)量，信息化后的檔案信息都存儲在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，不僅占有空間小，而且查找信息十分方便，能明顯提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時也能避免一些檔案無故丟失的情況，在檔案的復(fù)制、傳遞等方面也十分方便。面對現(xiàn)在大量的檔案信息，將檔案信息化有利于檔案管理工作的順利開展，是未來事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢。

二、基于信息化，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案信息具有智能性。會計(jì)檔案的信息化主要依賴于計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將檔案信息化后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會根據(jù)情況自動生成需要的信息化檔案信息，既快捷，又準(zhǔn)確。同時如果出現(xiàn)檔案數(shù)異?；臅r候，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也可以及時通過預(yù)警的方式通知工作人員，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，避免出現(xiàn)更大的損失，保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和客觀性。

（二）信息化檔案保管具有特殊性。會計(jì)檔案信息化完成后，檔案的都由計(jì)算機(jī)硬盤或則其他儲存設(shè)備進(jìn)行存儲，這種保管形式有著嚴(yán)格的保管要求，必須要保持一定的存儲環(huán)境，一旦環(huán)境發(fā)生劇烈的變化，設(shè)備中存儲的信息就會受到破壞，嚴(yán)重時會全部消失，這樣就會給單位帶來不可挽回的損失。同時網(wǎng)絡(luò)存在一定的安全隱患，會計(jì)檔案信息化后很有可能被人通過信息技術(shù)進(jìn)行篡改，甚至對檔案進(jìn)行竊取和破壞，因此事業(yè)單位要保證網(wǎng)絡(luò)平臺的科學(xué)性和安全性，及時采取有效的安全措施，保證檔案的安全可靠。

（三）處理檔案信息具有高效性。會計(jì)檔案信息化后，摒棄了傳統(tǒng)的手寫方式，信息的統(tǒng)計(jì)和傳遞都借助于智能化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。因此在檔案的錄入、傳遞、更改等工作都可以快速完成，可以有效的提高工作效率。同時，由于會計(jì)檔案經(jīng)過信息化后都是存儲在計(jì)算機(jī)的存儲設(shè)備中，具有占用空間小、數(shù)據(jù)查詢方便等特點(diǎn)，對于想要查找的檔案，只需要通過搜索引擎，輸入關(guān)鍵詞，就會快速的找到想要的信息。相比傳統(tǒng)的方式，大大節(jié)省了人力物力以及工作時間，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的主要問題

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對會計(jì)檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，在日常會計(jì)工作中，重核算、輕管理，會計(jì)檔案管理職責(zé)不清、管理不嚴(yán)的現(xiàn)象還具有一定的普遍性。

（一）會計(jì)檔案管理意識薄弱，會計(jì)資料收集不齊。由于對會計(jì)檔案認(rèn)識模糊，對會計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，思想上不重視，存在著應(yīng)付現(xiàn)象。有的認(rèn)為事業(yè)單位賬目簡單、要不要會計(jì)檔案無所謂，有的認(rèn)為僅有會計(jì)憑證、賬簿、報表核算類資料就行了，以致本單位工作規(guī)劃計(jì)劃、預(yù)決算資料等散失在別的部門而未歸入會計(jì)檔案；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一同帶走，造成會計(jì)資料收集不全。

（二）會計(jì)檔案整理、銷毀不到位。單位的財務(wù)人員在月末、年度終了未按規(guī)定將已形成的會計(jì)檔案及時整理立卷，裝訂成冊，而是隨意置放，易造成資料遺失。有的雖然進(jìn)行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會計(jì)檔案保管到達(dá)規(guī)定年限之后，經(jīng)鑒定、審查和報批，可以銷毀。但許多事業(yè)單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人因工作責(zé)任或銷毀程序不明確等原因，不敢隨意銷毀會計(jì)檔案，即使會計(jì)檔案已符合銷毀條件并失去使用價值，仍然繼續(xù)保管，大大增加了檔案保管成本。

（三）會計(jì)檔案移交、存放不規(guī)范。按規(guī)定會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但實(shí)際工作中，財務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財務(wù)部門擔(dān)心移交后調(diào)閱不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計(jì)業(yè)務(wù)為由，不愿接收。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的措施

會計(jì)檔案管理的日趨規(guī)范是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）建立健全會計(jì)檔案管理制度，完善會計(jì)檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)新修訂的《辦法》制定切合實(shí)際的會計(jì)檔案管理制度，建立會計(jì)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；建立健全會計(jì)檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升會計(jì)檔案管理工作人員素質(zhì)。會計(jì)檔案管理工作正走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享的時代。因此，會計(jì)檔案管理人員要積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)，才能使會計(jì)檔案管理更加科學(xué)、更加高效地發(fā)揮服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展的職能。從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)要實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計(jì)檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計(jì)從業(yè)知識，對會計(jì)基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。會計(jì)檔案管理要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實(shí)堅(jiān)持履行職責(zé)，遵守各項(xiàng)法規(guī)，模范履行會計(jì)檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度。

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中圖分類號：F810.6；G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）02-0299-01