高校開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)的實(shí)踐與探索

陳 敏

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高校開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)的實(shí)踐與探索

陳 敏

【摘 要】伴隨電子科技的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，當(dāng)今世界逐步步入了信息化時(shí)代。這是世界發(fā)展的一個(gè)大趨勢(shì)，是一股推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。在這樣的前提下，各種遠(yuǎn)程服務(wù)層出不窮，而高校檔案的遠(yuǎn)程利用服務(wù)也逐步地形成并在穩(wěn)步發(fā)展。本文筆者就推動(dòng)高效開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)的意義及策略展開(kāi)探討與總結(jié)。以期為行業(yè)提供一定借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案服務(wù) 遠(yuǎn)程利用

現(xiàn)代信息技術(shù)的日漸普及和應(yīng)用，為高校檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新和發(fā)展提供了良好的契機(jī)，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式正面臨著深刻的變革，逐步向著開(kāi)放化、自動(dòng)化及數(shù)字化等方向轉(zhuǎn)變。同時(shí)，新時(shí)代背景下的檔案管理工作更加凸顯了公民主體的信息化自主權(quán)和知情權(quán)?；诖?，高校檔案館如何更好的、與時(shí)俱進(jìn)的順應(yīng)新型檔案利用系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)值得深入思考和研究。

一、高校開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)的必要性

（1）是順應(yīng)我國(guó)社會(huì)民生檔案利用服務(wù)發(fā)展的必要。自十七大以來(lái)，我國(guó)便將民生改革作為重點(diǎn)工作來(lái)開(kāi)展，并于2007年由國(guó)家檔案局印發(fā)了關(guān)于民生檔案工作推進(jìn)細(xì)則，要求在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建完善的群眾檔案體系?？梢哉f(shuō)，如今的檔案管理工作將服務(wù)民生作為強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)之一，也意味著我國(guó)檔案管理工作邁上了新的發(fā)展臺(tái)階。在這一過(guò)程中，創(chuàng)新民生檔案工作顯得尤其重要。對(duì)于高校檔案管理工作而言，所涉及的范圍更為廣泛、多樣，如教職工的科研資料、工資福利、獲獎(jiǎng)情況，學(xué)生入學(xué)檔案、學(xué)科成績(jī)、畢業(yè)學(xué)位材料等。這些資料數(shù)量龐大，且具有重要意義，關(guān)系到廣大師生教育、工作乃至今后的社會(huì)發(fā)展等。因此，以高效、科學(xué)的檔案系統(tǒng)開(kāi)展管理工作則顯得十分必要[1]。

（2）符合信息化社會(huì)發(fā)展的要求。如今，信息時(shí)代的高速發(fā)展催生了各種智能及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生，在這一潮流下，如何能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于此類工具的高效利用決定了高校檔案管理工作能夠以何種質(zhì)量發(fā)展下去。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，高校能夠更加輕松的走在全國(guó)檔案信息化隊(duì)伍前列。自計(jì)算機(jī)輔助應(yīng)用、信息化檔案管理系統(tǒng)，至檔案網(wǎng)站、數(shù)字化檔案館等的建立，高校檔案管理工作的信息化特點(diǎn)逐步凸顯和加深。截至目前，我國(guó)很多高校都已完成了遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建，如南京大學(xué)、背景交通大學(xué)、先交通大學(xué)、清華大學(xué)等，通過(guò)科學(xué)構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)，學(xué)校檔案的網(wǎng)上信息搜索能力、檔案信息利用度及管理有序性都有所提升，使得檔案館的綜合業(yè)務(wù)工作水平顯著得到改善。值得一提的是，“南大之星”一經(jīng)研發(fā)，便深得國(guó)內(nèi)眾多院校的采納和應(yīng)用。繼而，國(guó)內(nèi)更多院校更好的實(shí)現(xiàn)了學(xué)生高考入學(xué)成績(jī)、畢業(yè)生名冊(cè)、畢業(yè)學(xué)位信息的數(shù)字化，很多高校檔案庫(kù)存便在原有基礎(chǔ)上大幅度擴(kuò)大，規(guī)整化也因此明顯改善[2]。

（3）更好的適應(yīng)了對(duì)于高校師生檔案的需求。如今，我國(guó)很多高校都在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，高校重組及生源擴(kuò)招正如火如荼的進(jìn)行著。很多學(xué)校出現(xiàn)了當(dāng)?shù)亍耙恍６鄥^(qū)”，甚至跨域的“一校多區(qū)”局面，如1994年，上海大學(xué)由上?？茖W(xué)技術(shù)大學(xué)、上海工業(yè)大學(xué)、上海科技高等?？茖W(xué)校及原上海大學(xué)共同合并構(gòu)建，后形成了以寶山校區(qū)為“本部”、延長(zhǎng)及嘉定校區(qū)為“兩翼”的校園格局。這樣相對(duì)分散的學(xué)校布局，從某種意義上來(lái)說(shuō)，不僅增加了學(xué)校部門檔案的管理難度，而且也使得學(xué)校師生在查閱、利用檔案信息時(shí)走了很多彎路。在這種情況下，校園網(wǎng)平臺(tái)的構(gòu)建，尤其是遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建便顯得尤為重要。借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，師生能夠按己所需進(jìn)行查詢和獲取，部門管理也能夠如期、保質(zhì)開(kāi)展[3]。另一方面，在如今國(guó)際交流日漸頻繁的今天，很多高校校友都能夠依靠此遠(yuǎn)端平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)檔案信息的查閱和獲取，如學(xué)籍檔案材料、中英文成績(jī)的查閱和證明開(kāi)據(jù)等。這樣一來(lái)，檔案信息需要者便不需長(zhǎng)途奔波，節(jié)約了時(shí)間和金錢，也極大改善了過(guò)去因檔案館按時(shí)按點(diǎn)開(kāi)放，需要提前預(yù)約等問(wèn)題，而造成的用戶不滿、焦急等負(fù)面情緒的產(chǎn)生。

二、現(xiàn)存高校遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的相關(guān)不足

目前，盡管遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)已經(jīng)在我國(guó)多家高校完成了建設(shè)和應(yīng)用，然而相關(guān)工作仍然處于初步階段。如今，檔案信息網(wǎng)站為大多數(shù)國(guó)內(nèi)高校應(yīng)用的主要形式，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)缺乏一定的主動(dòng)性，這嚴(yán)重制約了我國(guó)高校發(fā)展規(guī)模和能力的提升。可以說(shuō)，現(xiàn)有模式對(duì)于社會(huì)信息化發(fā)展也會(huì)起到一定的阻礙作用。由于大部分的高校檔案館所收集的檔案信息缺乏應(yīng)有的完善性和全面性，因此能夠開(kāi)展的遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)尚且有限，服務(wù)范圍較窄[4]。例如，國(guó)內(nèi)很多高校都遇到過(guò)類似的問(wèn)題，他們?cè)谘邪l(fā)、應(yīng)用“檔案網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)”之前，盡管已經(jīng)完成了上百次模擬調(diào)試與運(yùn)行，然而在實(shí)際應(yīng)用的開(kāi)展過(guò)程中，仍然會(huì)存在有失嚴(yán)謹(jǐn)與實(shí)踐性的相關(guān)問(wèn)題；另外，檔案的查詢和證明的開(kāi)據(jù)比起其他工具來(lái)說(shuō)復(fù)雜性較高。與此同時(shí)，高校之間缺乏關(guān)于遠(yuǎn)程檔案系統(tǒng)構(gòu)建與運(yùn)用的必要交流。

三、如何有效推進(jìn)高校遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的發(fā)展

（一）構(gòu)建功能完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)

當(dāng)前，我國(guó)很多高校檔案館都以本校校園網(wǎng)為基礎(chǔ)構(gòu)建了網(wǎng)站，主要完成檔案館宣傳、工作成果展示工作。實(shí)際上，檔案館網(wǎng)站及相關(guān)系統(tǒng)平臺(tái)的功能遠(yuǎn)不只此，相關(guān)工作人員應(yīng)該在此平臺(tái)功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化升級(jí)，為高校民生提供與其需求相匹配的、更多的服務(wù)功能。例如，南京信息工程大學(xué)所構(gòu)建的高校遠(yuǎn)程檔案服務(wù)平臺(tái)不僅用于對(duì)外宣傳和成果展示，更為重要的是為師生提供多種形式的檔案查詢；另外，為了更好的提升服務(wù)水平，他們還對(duì)于館藏信息進(jìn)行整合和提煉，使得師生參考、利用的信息準(zhǔn)確性更高，極大提升了利用率，這便促進(jìn)了服務(wù)水平的極大優(yōu)化。

（二）落實(shí)檔案需求分析，豐富遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)涵

如今，我國(guó)高校的檔案利用率伴隨著學(xué)生出國(guó)熱潮而顯著提升。僅2012年上海大學(xué)檔案館便共計(jì)接待了7000余名檔案利用人次，其中大多數(shù)為中英文成績(jī)證明的開(kāi)據(jù)，另有1000余名為進(jìn)行學(xué)位證明、中文成績(jī)證明開(kāi)據(jù)[5]?？梢哉f(shuō)，我國(guó)高校師生在辦理出國(guó)相關(guān)事宜過(guò)程中所進(jìn)行的成績(jī)證明、學(xué)位證明等為主要服務(wù)內(nèi)容，比例高達(dá)86%有余。這些統(tǒng)計(jì)數(shù)字從某一方面表明，我國(guó)高校遠(yuǎn)程檔案服務(wù)的開(kāi)展需要以民生需求為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)次重點(diǎn)突出、工作布局詳略得當(dāng)?shù)?。唯有認(rèn)真梳理客戶需求，突出重點(diǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用價(jià)值并提升工作能力，才能真正體現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的價(jià)值。

在本文中，筆者首先針對(duì)高校開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)的必要性給出了總結(jié)，即順應(yīng)我國(guó)社會(huì)民生檔案利用服務(wù)發(fā)展的必要、符合信息化社會(huì)發(fā)展的要求、更好的適應(yīng)了對(duì)于高校師生檔案的需求；然后在此基礎(chǔ)上，對(duì)于現(xiàn)存高校遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的相關(guān)不足，及如何有效推進(jìn)高校遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的發(fā)展給出了建設(shè)性意見(jiàn)，認(rèn)為應(yīng)該構(gòu)建功能完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、落實(shí)檔案需求分析并不斷豐富遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)涵，以期為行業(yè)提供借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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[2]羅學(xué)玲.高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)之探討[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2010(04).

[3]萬(wàn)絢,方黑虎.Web2.0時(shí)代高校檔案館個(gè)性化信息利用模式及策略[J].檔案與建設(shè),2012(08).

[4]楊冬權(quán).談檔案與文化建設(shè)——在2012年全國(guó)檔案工作者年會(huì)上的講話[J].中國(guó)檔案,2012(12).

[5]崔穗旭.民生檔案信息如何實(shí)現(xiàn)社區(qū)查詢——由上海市“民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)機(jī)制”說(shuō)開(kāi)去[J].中國(guó)檔案,2012(10).

(作者單位：四川醫(yī)科大學(xué)檔案館)