基于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/山西省五寨縣城鄉(xiāng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)調(diào)查隊(duì)　路俊英

基于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/山西省五寨縣城鄉(xiāng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)調(diào)查隊(duì)路俊英

在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，傳統(tǒng)的純?nèi)斯n案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代需求，必須引入創(chuàng)新機(jī)制，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造全新的檔案管理模式。本文即是對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行研究，簡(jiǎn)要說明了事業(yè)單位檔案管理工作中的問題，并闡述了具體的創(chuàng)新思路，以期能為相關(guān)工作提供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

我國(guó)事業(yè)單位在新時(shí)期已經(jīng)基本完成了經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)型，但很多單位內(nèi)的人事管理模式卻沒有相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致該項(xiàng)工作發(fā)展滯后，并嚴(yán)重影響企業(yè)自身的發(fā)展。

一、目前事業(yè)單位檔案管理的問題

首先，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差，管理人員缺乏科學(xué)的管理理念，對(duì)于國(guó)家頒布的針對(duì)性法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等無法及時(shí)更新，導(dǎo)致工作流程設(shè)計(jì)失調(diào)，出現(xiàn)重復(fù)、錯(cuò)漏等情況。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)也未給予應(yīng)有的重視，使得管理人員產(chǎn)生了惰性。其次，管理方法明顯落后，仍停留在以人力管理為核心的基礎(chǔ)階段，導(dǎo)致工作量增加，而且很容易造成檔案遺失的問題。第三，管理部門的相關(guān)設(shè)備明顯落后，使得檔案的開發(fā)、存儲(chǔ)、調(diào)整以及分類等工作無法執(zhí)行到位，在單位發(fā)展后期時(shí)檔案資源利用度不足。第四，管理人員業(yè)務(wù)能力不足，缺乏對(duì)新型技術(shù)和管理理念的認(rèn)知，并且在管理工作過程中不知變通，導(dǎo)致工作效率無法提升。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）完善管理體制。管理體制的建立是檔案管理工作的最基本業(yè)務(wù)，應(yīng)該根據(jù)管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行制定。要求統(tǒng)一管理體系不僅對(duì)其它部門員工具有約束作用，同時(shí)對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)也具有約束作用。管理體系當(dāng)中應(yīng)該明確指出，單位領(lǐng)導(dǎo)不得擅自修改員工個(gè)人檔案，其在提取檔案時(shí)必須由檔案管理科室負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)該員工檔案的管理人員進(jìn)行溝通，在三方確認(rèn)簽字之后才可提取。如果某份檔案在未經(jīng)三方簽字時(shí)被提取，則直接將單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理負(fù)責(zé)人以及管理人員作為責(zé)任人，三者負(fù)共同責(zé)任，這樣可以提升其管理自覺性。如發(fā)現(xiàn)惡意篡改他人檔案的情況，則應(yīng)該加重責(zé)任追究力度，并給予領(lǐng)導(dǎo)直接降級(jí)處分，主要負(fù)責(zé)人和管理人員以連帶處分懲罰，并扣除三者全年獎(jiǎng)金，將這部分獎(jiǎng)金用于檔案被篡改員工的撫恤金。另外，要求事業(yè)單位內(nèi)所有檔案的管理均以統(tǒng)一模式為標(biāo)準(zhǔn)，不得出現(xiàn)第二種參考模式，便于開展獎(jiǎng)懲工作，也防止出現(xiàn)“一件事情，兩種標(biāo)準(zhǔn)”的情況。

（二）改進(jìn)管理方法?，F(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應(yīng)該將管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒夹g(shù)。首先需要加強(qiáng)單位內(nèi)檔案管理部門的設(shè)備改進(jìn)力度，增加設(shè)備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎(chǔ)。然后由管理部門主管與兄弟單位進(jìn)行溝通，了解其在檔案管理過程中所使用的軟件種類和效果，從中選出最適合自身單位、管理成本最小的軟件系統(tǒng)。第三，強(qiáng)制性要求事業(yè)單位內(nèi)人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要工作方法，可以以一年作為過渡期，一年之后如再有管理人員以傳統(tǒng)方法開展工作，則以扣除獎(jiǎng)金的方式進(jìn)行懲罰，而對(duì)已經(jīng)能夠熟練掌握新型管理技術(shù)的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案管理部門整體革新的積極性。

（三）建立獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化檔案管理的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)庫(kù)，其能夠?yàn)閿?shù)字化的檔案提供存儲(chǔ)的媒介，就目前事業(yè)單位的能力而言，其中大部分檔案管理部門均沒有能力建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，那么就可以采用外包或利用云技術(shù)的方式。其中云技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)就是利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，使單位員工檔案能夠被直接存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，使得管理效果能夠大幅度提升。這種數(shù)據(jù)庫(kù)建立成本較低，而且可以與互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行企業(yè)進(jìn)行合作，無需搭建自己的服務(wù)器平臺(tái)。但是也會(huì)引發(fā)員工檔案的遺失風(fēng)險(xiǎn)問題，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身屬于全開放形式，如遭到黑客入侵，則能保證檔案的完整性。也可以采用外包建立的方式，由計(jì)算機(jī)公司為事業(yè)單位提供數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建服務(wù)，將已經(jīng)搭建好的平臺(tái)轉(zhuǎn)接給檔案管理部門，這樣也能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理工作的快速開展。這種方式所需要的革新成本較大，而且還需要額外租用服務(wù)器，但員工的檔案保密程度會(huì)大幅提升。除非管理人員泄露數(shù)據(jù)庫(kù)密碼、或黑客突破系統(tǒng)防火墻，否則不存在遺失的問題。

（四）加強(qiáng)人員培養(yǎng)。人員是管理的技術(shù)，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對(duì)基礎(chǔ)指令進(jìn)行操作。因此，應(yīng)該采用在職培訓(xùn)的方式，每年均應(yīng)該定期開展學(xué)習(xí)工作，并配合不定期培訓(xùn)。要求所有檔案管理人員均要參與培訓(xùn)工作，并在每次培訓(xùn)前確定到場(chǎng)人數(shù)，對(duì)不參與或參與不積極的管理人員予以懲罰或開除處理。同時(shí)制定統(tǒng)一的考核制度，在每次培訓(xùn)后均要開展，對(duì)考核評(píng)比優(yōu)秀的人員予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，提升管理人員參與培訓(xùn)的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

基于現(xiàn)代新形式下的檔案管理工作有了巨大的變化，必須借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)以往紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化，同時(shí)還要建立事業(yè)單位自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。

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[3]杜娟.新時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新思路探析——以事業(yè)單位為例[J].青年與社會(huì)：下，2015（04）：251.