加強檔案管理　提高檔案管理水平

文/大慶鉆探工程公司地質(zhì)錄井一公司 趙璐

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加強檔案管理提高檔案管理水平

文/大慶鉆探工程公司地質(zhì)錄井一公司 趙璐

【摘要】石油是經(jīng)濟發(fā)展必不可少的重要資源，在我國，石油企業(yè)是國有企業(yè)，這關(guān)系到國家命脈。隨著全球經(jīng)濟的發(fā)展，各國間競爭愈加激烈，國家對石油的管理控制也愈加嚴格，檔案的管理工作也顯得更加重要。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；檔案管理；分析對策

檔案管理是每家企業(yè)都必不可少的一項重要工作，尤其是對掌握國家經(jīng)濟命脈的石油企業(yè)來說，檔案的管理更是關(guān)系到企業(yè)的運營發(fā)展。

一、加強石油企業(yè)檔案管理的重要性

檔案是記錄一家企業(yè)從創(chuàng)立之初到走上正軌的重要資料，它記錄著企業(yè)每一天的經(jīng)濟活動，幫助我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)日常經(jīng)營中的問題所在，以便及時作出調(diào)整。通過檔案上記錄，我們可以輕松查找到企業(yè)需要的資料，同時我們也可以看到企業(yè)每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，了解到企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)日后的發(fā)展提供大致方向，也是企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)。

檔案的記錄編制是一項十分嚴謹?shù)墓ぷ?，它是企業(yè)一路發(fā)展成長的印記，也是企業(yè)不斷向前發(fā)展的基石，企業(yè)的檔案可以為企業(yè)的管理經(jīng)營決策提供科學客觀的依據(jù)，確保企業(yè)決策正確。不僅是外部經(jīng)營，石油企業(yè)對內(nèi)改革整頓時，也可以根據(jù)檔案記錄的原始數(shù)據(jù)，為每一項決策提供資料支持。

石油企業(yè)的檔案包含了大量有用信息，比如企業(yè)的創(chuàng)立歷史、過去的經(jīng)濟交易、經(jīng)濟信息和財務(wù)經(jīng)營狀況等，是企業(yè)對以往經(jīng)營狀況的總結(jié)，也是企業(yè)日后發(fā)展的參考資料。不僅如此，有了檔案庫，還可以大大提高工作效率，通過電子化檔案，我們可以輕松查詢到企業(yè)需要的資料，節(jié)省時間人力，實現(xiàn)高效辦公，為企業(yè)謀取更多利益。

二、檔案管理中存在的問題

上面我們簡單闡述了檔案對于企業(yè)的重要性，但是在目前的企業(yè)經(jīng)營中，我們發(fā)現(xiàn)對于檔案的記錄管理工作，還是存在著許多問題，對石油企業(yè)來說也不例外。

（一）檔案管理對于企業(yè)的重要性認識不夠。對于大型企業(yè)來說，檔案的數(shù)量是十分巨大的，在管理上也就必然存在著一些漏洞。比如我們?nèi)狈茖W的檔案管理規(guī)劃，部分企業(yè)在日常的檔案管理工作中，沒有認識到檔案對于企業(yè)的重要性，只是注重檔案的交接工作和合格達標，僅僅把檔案管理當作是對資料的整理保存，也因此常常出現(xiàn)檔案斷層的情況，想要的資料查不到，細節(jié)的資料未保存，缺乏科學的長遠規(guī)劃，給企業(yè)的運營造成一定困擾，延誤企業(yè)工作進度。

（二）缺乏完善的檔案管理體系。在對一些企業(yè)的調(diào)查中，我們還發(fā)現(xiàn)企業(yè)往往缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度不健全就會導致檔案管理的不規(guī)范不嚴謹。在日常檔案管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案收集不規(guī)范的現(xiàn)象，比如在檔案編制時，企業(yè)缺乏或者沒有健全完善細致的檔案收集制度，發(fā)散出去的檔案有時很難完整回收，也沒有健全的追責制度，無法追討員工責任。還有檔案的管理手段落后，管理力度不夠，主要體現(xiàn)在領(lǐng)導或工作人員沒有對檔案保管投入足夠重視，對平日的檔案工作也過于松散，沒有形成一套完整嚴格的檔案管理體系。

三、對于檔案管理問題的對策

（一）加強對檔案管理工作的重視。對于上述問題，我們可以從源頭上一步步著手解決。首先，我們應(yīng)該對檔案管理工作加強重視，不管是企業(yè)領(lǐng)導還是相關(guān)工作人員，要明白檔案對于企業(yè)發(fā)展的重要性，我們可以組織檔案管理的宣傳探討會，讓檔案管理人員清楚認識到自己的責任，同時我們還可以建立一套檔案管理考評制度，以此提醒職員的職責和鼓勵工作人員對檔案加強管理。對工作失誤少、檔案保管好的員工進行嘉獎，提高檔案管理人員的工作積極性，改進工作中的不足。其次，我們可以建立健全檔案交接保管體系，增強檔案管理的準確性。

（二）引進專業(yè)性人才、完善檔案管理體系。對于檔案的整理保管，我們還可以引進先進人才，如今信息科技發(fā)展迅速，我們在學習更先進的保管方法時，也可以為企業(yè)引進新鮮血液，增強企業(yè)活力，我們也可以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)可以定時組織相關(guān)工作人員到檔案管理部門進行學習與培訓，加強實踐能力，應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的情況。檔案管理是一項精密的工作，我們可以錄用學習檔案管理專業(yè)的人才，他們擁有專業(yè)系統(tǒng)的理論知識和相關(guān)管理經(jīng)驗，會進一步完善檔案管理體系。在檔案歸檔整理方面，我們還可以采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，簡化整理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)資料也越來越多，利用先進的計算機技術(shù)，我們可以節(jié)省更多的人力物力財力，精簡企業(yè)檔案管理體系，提高管理水平和使用效率，也避免了因員工查閱資料而無法及時歸還的問題。每份資料的借閱查詢記錄都可以在計算機系統(tǒng)上找到，追責也更加方便，加強了企業(yè)的檔案管理能力。同時利用計算機系統(tǒng)，可以有效限制不同崗位職員的權(quán)利，上下級之間相互監(jiān)督相互牽制，防止企業(yè)檔案信息的外流，大大提高了企業(yè)檔案信息安全性。

四、結(jié)語

以上只是對企業(yè)檔案管理問題的一些簡述，在日常經(jīng)營中，還有許多問題沒有得到解決和重視，最重要的是企業(yè)應(yīng)該從現(xiàn)在開始對檔案管理加強重視，并立刻著手解決問題，這樣檔案管理系統(tǒng)的漏洞才不會繼續(xù)擴大，可以避免很多不必要的企業(yè)隱患，讓石油企業(yè)發(fā)展壯大。

【參考文獻】

［1］周廣梅.關(guān)于加強石油企業(yè)檔案管理工作的措施分析［J］.城建檔案，2014（9）：12.