小灣水電工程檔案管理工作體會

文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

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小灣水電工程檔案管理工作體會

文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

【摘要】本文介紹了小灣水電工程檔案管理工作情況，論述了加強工程檔案管理工作的具體措施，以及管理效果和經(jīng)驗體會。

【關(guān)鍵詞】小灣水電工程；檔案管理工作；經(jīng)驗體會

檔案是人類社會活動的原始記錄，是一種潛在的生產(chǎn)力，是人類各種記錄物中最原始、最可靠、最具有權(quán)威性與憑證性的一種，它真實記錄并展現(xiàn)了人類文明的全貌與過程，是人類聯(lián)接過去、現(xiàn)在與未來的堅固紐帶。小灣工程檔案，將巨細無遺地真實記錄了小灣水電工程幾十年來的構(gòu)想和勘測、設計、科研、論證、建設全過程，是全體建設者智慧和勞動成果的結(jié)晶。

一、工程概況

小灣水電站位于云南省大理白族自治州南澗縣與臨滄地區(qū)鳳慶縣交界的瀾滄江中游河段，系瀾滄江中下游河段規(guī)劃八個梯級的第二級，是國家實施西部大開發(fā)、“西電東送”戰(zhàn)略的標志性工程。電站總裝機容量420萬千瓦，多年平均發(fā)電量188.92億kW.h，保證出力1854MW。2014年10月通過國家檔案局組織的檔案專項驗收。由于工程規(guī)模大、工期長，環(huán)節(jié)多，檔案管理的特點是：（具有成套性、專業(yè)性和動態(tài)性-基本建設項目檔案的特點），建設規(guī)模龐大、合同多、施工周期長、檔案數(shù)量大，監(jiān)理和施工單位多，并且施工中產(chǎn)生一個合同多家施工、多家監(jiān)理的情況，項目檔案的匯總、管理難度較大。

二、工程檔案管理措施

（一）領導重視，為項目檔案管理提供保障。項目檔案涉及面廣，參建單位多，專業(yè)復雜，為此，領導非常重視，充分認識到項目檔案管理工作不僅僅是一項專業(yè)性管理工作，而且是工程建設中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，對檔案工作認識到位，組織到位，措施到位。把檔案工作作為企業(yè)內(nèi)部職能管理的一個重要部份，并在組織上予以保證，配備滿足工程需要的專職檔案人員，設置了專門的檔案庫房，硬件設施設備齊全，適應了現(xiàn)代化管理的需要，為檔案工作的順利開展奠定了基礎。

（二）建立健全項目檔案工作的規(guī)章制度是做好檔案工作的基礎。小灣水電工程建設管理局發(fā)揮了業(yè)主的主導作用。首先，結(jié)合工程實際制定工程檔案管理辦法和規(guī)定是搞好小灣工程檔案的基礎。小灣主體工程的的單位是設計、施工、監(jiān)理單位，來自全國的四面八方，他們都按各自長期形成的習慣進行項目檔案的整理編制，這樣形成的項目檔案就會標準不一，分類混亂，排列不清。為使項目檔案有章可循，有計劃、高標準有序地進行，在項目開始時就以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》為準繩，以《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《國家重大建設項目檔案驗收辦法》等標準、規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合工程建設實際，不斷完善小灣工程檔案管理制度體系，制定了適用性和操作性較強的《小灣水電工程項目文件材料編制、歸檔及檔案整理辦法》《小灣水電工程檔案分類表》《小灣水電工程檔案分類細則及說明》《小灣水電工程竣工檔案驗收歸檔工作規(guī)定（試行）》《關(guān)于加強小灣水電工程設備儀器檔案管理工作的通知》等辦法和規(guī)定，對項目檔案收集整理、編制質(zhì)量、歸檔范圍、分類原則上都作了明確規(guī)定，使項目檔案做到“對號入座、一步到位”，檔案工作得以規(guī)范、系統(tǒng)地進行，規(guī)章制度在整個項目檔案中起到”保障的作用。其次，建立檔案管理體系是保證檔案完整、準確、系統(tǒng)的重要措施。小灣水電工程規(guī)模大、周期長，且施工隊伍流動性強，這給檔案的收集歸檔工作帶來一定的困難。針對這種特殊情況，建立檔案管理網(wǎng)絡是非常必要和適用的。小灣水電工程在工程開工時，就要求各參建單位成立竣工辦公室，配置專（兼）職檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理體系。建管局在辦公室設置了檔案室，負責小灣工程建設全過程項目文件的編制、歸檔等工作的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查、驗收和接收；質(zhì)量安全部成立了竣工驗收辦公室，負責對小灣工程的設計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、調(diào)試運行等單位的項目文件編制、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)，從而在體系上保證了工程檔案的完整性。再次，加強隊伍建設，提高專兼職檔案人員的素質(zhì)。加強檔案知識培訓，不斷總結(jié)學習檔案知識，開拓進取，適應信息時代快節(jié)奏的發(fā)展。不斷汲取新知識，學習信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理、光盤技術(shù)、電子文件的保存等，具備合理的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案兼職人員自身的素質(zhì)。同時，檔案兼職人員要增強事業(yè)心和責任感，對歷史負責，對后人負責，保證檔案材料的準確、完整，重視文件材料的形成和積累，切實做好檔案的收集、管理工作，使工程檔案能夠完整地反映工程建設的全過程，不漏點滴。

（三）歸檔審核是決定案卷質(zhì)量的關(guān)鍵。在項目文件歸檔前，工程技術(shù)人員和檔案人員應嚴格把關(guān)，認真審核，把不符合規(guī)范要求的文件拒之門外，使歸檔文件的真實性和準確性得到有效控制。首先，對項目歸檔范圍進行審核，采用預立卷的方法，按照小灣水電工程歸檔范圍的內(nèi)容，先由施工單位對該項目所形成的文件材料逐一進行收集和預立卷，再由監(jiān)理單位對文件材料的齊全、準確進行審核，最后由小灣建管局竣工辦和檔案室進行審核，在審核過程中，再次對文件材料是否齊全進行逐條核對，提出該項目的缺項、漏項，該修改補充和完善的地方，要求有遺漏的提出整改意見，盡量讓施工單位竣工文件一次性通過整改，避免了因返工造成的極大的工作量和案卷質(zhì)量的降低。這樣就為合理組卷和高質(zhì)量的案卷奠定了堅實的基礎。其次，對編制的案卷質(zhì)量進行審核。案卷質(zhì)量的審核包括文件材料內(nèi)容、案卷編目、文件材料的系統(tǒng)性和成套性、分類的科學性等各方面。文件材料內(nèi)容的審核主要有文件是否為原件、文件的簽署蓋章手續(xù)是否完備、文件內(nèi)容應真實準確、文件的書寫材料是否符合要求、各種記錄表格用紙是否規(guī)范、裝訂是否符合歸檔要求。案卷編目的審核主要有卷內(nèi)文件頁號是否按規(guī)定要求填寫，卷內(nèi)目錄的填寫應規(guī)范清楚，備考表的填寫是否完備，案卷題名是否能簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容、案卷封面和卷脊填寫是否正確。文件材料的系統(tǒng)性和成套性審核，建設項目檔案反映了建設項目項目活動的全過程，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的程序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，因此在組卷時要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。分類的科學性主要是指按照《小灣水電工程的項目劃分表和檔案分類表》，將各種項目文件對號入座，杜絕同一檔號內(nèi)有不相聯(lián)系的文件出現(xiàn)。再次，審核竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。竣工圖是工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，是對工程實體的真實寫照，是項目檔案最重要的部份，是真實的原始記錄，是竣工驗收以及今后運行維護的依據(jù)，項目竣工圖編制必須真實、準確反映項目竣工時的實際情況。在竣工圖的審核中，重點審核是否做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，即必須準確反映施工真實狀況，隱蔽工程的真實結(jié)構(gòu)狀況、工程特征、設計變更、結(jié)構(gòu)變更、材料變更等基本情況，是否采用新藍圖、圖面是否清晰、標識是否按規(guī)范進行、是否逐張加蓋、簽署竣工章、整理符合檔案管理要求。另外，對項目檔案中不同紙質(zhì)載體文件的如：照片、磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應檢查其存儲格式是否符合國家有關(guān)規(guī)范要求，以確保今后的有效使用。

（四）加大指導力度和定期檢查培訓是做好工程檔案的前提?？⒐n案的整理工作，一般都是由工程技術(shù)人員編制，他們基本都是第一次接觸檔案，因此會使一些非常珍貴檔案損壞、散失，有的沒有按規(guī)范收集整理，等到項目驗收時才進行突擊整理，浪費了人力、物力，影響了案卷質(zhì)量。因此，在建設初期，小灣水電工程建設管理局檔案人員就深入現(xiàn)場，幫助指導，使檔案工作一開始就步入正軌，少走彎路。在工程建設過程中，把檔案工作融入到工程建設全過程，與工程實體質(zhì)量同等重視。結(jié)合質(zhì)量管理的要求，按時會同監(jiān)理對各單位、分部工程的項目文件形成、管理進行檢查和督促，及時掌握文件材料收集、整理的進度，特別是檢查施工單位的隱蔽記錄整理情況，在檢查指導中，對發(fā)現(xiàn)的新情況和問題，都及時進行認真分析，研究解決問題的措施。同時，要求施工單位工程對已建成的項目文件，及時立卷，按要求歸檔。參與工程建設的工程管理人員對工程檔案的重要性及其業(yè)務水平參差不齊，為了加強對工程建設各階段檔案工作的有序管理，保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，規(guī)范文件的收集、整理、歸檔，不僅對項目文件中的各種原始表格都作了統(tǒng)一的要求，而且還有計劃、有措施、定期邀請云南省檔案局和瀾滄江公司的專家進行檔案業(yè)務知識的培訓，詳細介紹項目檔案工作的法規(guī)、標準和小灣工程檔案的編制的基本要求，學習檔案基礎知識和施工過程原始簽證文件填寫方法，增強了他們做好檔案工作的責任感，提高了業(yè)務水平，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下了良好的專業(yè)基礎。使工程項目一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范現(xiàn)象出現(xiàn)。

（五）驗收、考核制度是做好工程檔案的強有力保證。項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的，要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案。積累是基礎，要早抓、勤抓，回憶錄式的檔案是不能作為工程建設各項需要的依據(jù)。首先，從工程項目開工時就抓項目檔案工作，從工程開工就設立竣工機構(gòu)和檔案人員，組織、協(xié)調(diào)指導參建單位，將項目檔案工作與項目建設同步進行，監(jiān)督、指導項目文件的編制和項目檔案的整理，并對文件質(zhì)量進行檢查確認，按照國家有關(guān)規(guī)定、組織竣工驗收管理工作。針對小灣工程規(guī)模龐大、工期長、監(jiān)理及施工單位多的特點，實行項目文件的編制工作與工程建設“三同步”的管理，即工程開工與項目文件的收集同步進行，工程建設中，要與項目文件的積累、整編、審定工作同步進行，工程完工驗收時，要與提交一套合格的竣工檔案的驗收同時進行。竣工工作人員始終直接參與整個工程建設和驗收全過程。其次，將項目檔案的歸檔工作融入到工程的驗收中，小灣水電工程所有合同項目竣工驗收前，先進行竣工檔案驗收，項目文件驗收通過后，方可進行實體的竣工驗收?？⒐n案未達到歸檔要求的合同項目不得予以竣工結(jié)算。檢查驗收程序：施工單位竣工檔案收集編制—監(jiān)理單位審核—小灣建管竣工辦審查—小灣建管局檔案室審定，并對“小灣水電工程檔案審核簽證單”進行簽署。施工單位必須對竣工檔案進行認真地校核，技術(shù)負責人針對竣工檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性進行嚴格地審查后，逐項簽署意見；監(jiān)理單位對整編過程監(jiān)督檢查，嚴格核對是否達到歸檔要求，簽署意見；最后建管按相關(guān)文件進行審查，確認是否達到歸檔要求進行移交。同時設立了工程檔案保證金制度進行歸檔控制，以建安工程費的2.5%作為檔案保證金，檔案驗收移交后返回參建單位，并設立“竣工檔案歸檔獎”，對按期優(yōu)質(zhì)完成的單位進行獎勵，對不按期完成的單位進行處罰，這樣不但保證了工程檔案的按期歸檔，同時也調(diào)動了檔案人員的積極性，為更好地完成工程檔案提供了條件。再次，將項目文件的收集整理工作納入質(zhì)量管理工作中，建立了月檢查、季考核、年評比制度。要求各單位成立相應的竣工機構(gòu)，設置專、兼職檔案工作人員，配備必要的檔案管理條件（配備必要的工作力量），相對固定竣工檔案的編制人員，至少有一人是參與項目文件全過程的編制；建立完整規(guī)范的臺帳，要求參建單位編制項目的完工驗收、文件的收集整理情況，同時按計劃進行，并按時報送竣工辦備查。把項目文件的收集整理列入監(jiān)理月考核、小灣水電工程建設管理局季度質(zhì)量考核中，對檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合要求的單位，提出整改措施，并限期整改。項目文件的收集整理將直接影響考核結(jié)果，以這樣的方式來提高對項目文件的重視。對于一個合同多個單位施工、監(jiān)理的情況，由最后負責施工和監(jiān)理的單位進行項目文件的匯總編制工作。

（六）信息化建設。為適應現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，瀾滄江公司購置了清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一安裝到施工單位，施工單位的歸檔工作必須在該系統(tǒng)中完成，移交歸檔時先在系統(tǒng)中進行，符合要求后再進行檔案實體移交。這樣不僅僅簡化了日常的各種目錄的錄入工作，而且對于施工單位內(nèi)部形成的電子文件和CAD圖紙部分都可作全文瀏覽，提高工作效率，強化了管理。檔案人員在網(wǎng)上可以隨時檢查各單位編制進程，便于監(jiān)督和指導。伴隨著數(shù)碼相機的使用，項目文件也就產(chǎn)生了大量的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片的收集整理、歸檔及存儲也就需要急等解決的問題，為了確保這些照片的有效使用，要求施工單位提交一套沖印好的照片外，同時還用不可擦除光盤刻錄一套，采用電子和紙質(zhì)同步的方法。

三、管理效果和經(jīng)驗

小灣水電工程檔案管理通過采用事前控制、事中介入、驗收把關(guān)的全過程控制管理模式，將檔案工作滲透于項目建設的每一個階段、每道工序、每一個工作環(huán)節(jié)之中，將項目檔案工作貫穿于項目建設的全過程，使項目建設中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)。

通過對小灣工程檔案的管理的具體實踐，深刻體會到：要做到創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的同時有一流的工程檔案，必須從工程項目立項時就開始抓起，實行“三同步”的管理；在我國的基本建設領域中，長期以來存在著重建設、輕檔案的現(xiàn)象。因此小灣工程做到了加強檔案意識宣傳教育，把工程項目竣工檔案工作列入施工進度計劃中，制定切實可行的檔案管理制度是關(guān)鍵，嚴格把握竣工驗收關(guān)，保證了小灣工程竣工項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，符合國家對重大建設項目歸檔的要求。