試談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作

文/中原石油工程有限公司鉆井一公司 辛小艷

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試談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作

文/中原石油工程有限公司鉆井一公司 辛小艷

【摘要】本文對辦公室管理的作用、石油企業(yè)當(dāng)前辦公室管理存在的弊病以及提升辦公室管理效率的相關(guān)建議進行探析。

【關(guān)鍵詞】辦公室管理；石油企業(yè)；建議

作為現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，辦公室管理能夠為企業(yè)辦公事務(wù)、行政事務(wù)的處理提供有效處理方式。盡管近年來石油企業(yè)發(fā)展中逐漸將辦公室管理引入管理工作中，但由于開展中不具備較強的有效性，導(dǎo)致辦公室管理水平并不高。因此，本文對辦公室管理工作的相關(guān)研究，具有十分重要的意義。

一、辦公室管理工作在石油企業(yè)中的作用分析

所謂辦公室，其實質(zhì)為企業(yè)開展綜合管理工作的重要載體，在職責(zé)上主要表現(xiàn)為搞好服務(wù)、管理事務(wù)以及參政議政等方面。在石油企業(yè)發(fā)展中，辦公室管理所起到的作用極為明顯，具體表現(xiàn)在：第一，“橋梁”作用。石油企業(yè)在實現(xiàn)下情上傳、上情下達過程中，都需引入辦公室管理的工作，其為職工之間、職工與領(lǐng)導(dǎo)間搭建橋梁。第二，“參謀”作用。該作用可具體細(xì)化為：一是將企業(yè)所有信息及時、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反映。二是結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)要求，完成文案起草工作。三是對于企業(yè)中出現(xiàn)的事件問題，可給出相關(guān)建議，如石油開采的具體流程問題、石油開采中的事故處理意見以及石油企業(yè)經(jīng)營決策意見等。確保辦公室管理的作用實現(xiàn)，對推動石油企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展可起到明顯作用。

二、企業(yè)辦公室管理弊病分析

（一）從管理理念角度。石油企業(yè)快速發(fā)展背景下，對整個管理工作的開展都提出較高的要求，需在管理內(nèi)容、管理形式上進一步創(chuàng)新。特別其中的辦公室管理工作，應(yīng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理中的動態(tài)變化，在管理理念上不斷完善。然而現(xiàn)行辦公室管理活動中，仍未表現(xiàn)出全方位、高層次特征，且不具備一定的預(yù)見性，在管理理念上仍局限在簡單的控制、監(jiān)督與指揮層面，忽視企業(yè)經(jīng)營管理中的變化情況，如職工思想變化等。這種管理理念，直接導(dǎo)致辦公室工作止步不前，完全停留于簡單的靜態(tài)管理工作上，影響辦公室管理作用的發(fā)揮。

（二）從管理制度角度。制度是辦公室管理工作開展的重要保障。然而當(dāng)前石油企業(yè)在辦公室工作方面，并未在制度上進行具體明確，管理工作無思路、管理工作目標(biāo)不明確以及職責(zé)模糊等問題極為突出，這樣管理人員在工作負(fù)荷上極高，且最終獲得的管理效果也不明顯，整個管理過程中人力、物力等資源都將耗費許多。一旦辦公室管理面臨復(fù)雜多樣的工作問題，將表現(xiàn)出無所適從的局面，究其原因在于管理制度的缺失。因此，制度建設(shè)應(yīng)成為當(dāng)前辦公室管理需考慮的重要問題。

（三）從管理效率角度。目前石油企業(yè)在辦公室工作方面，部分人員完全將自身工作界定在事務(wù)性工作層面，實際開展工作中更傾向于機械地完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，很少對辦公室涉及的工作主動思考。如在進行文案起草或相關(guān)措施規(guī)定制定中，往往難以得到上級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，而基層員工對于這些措施也會產(chǎn)生明顯的反感心理。事實上，辦公室工作除表現(xiàn)在事務(wù)處理方面，也需做好信息收集、整理與處理等方面，能夠?qū)⒂行У男畔⑻峁┙o企業(yè)決策過程中。

三、提升石油企業(yè)辦公室管理效率的相關(guān)建議

（一）辦公室工作思路的拓展。辦公室工作有效性的提升關(guān)鍵在于有更多創(chuàng)新思路融入其中。而創(chuàng)新目標(biāo)的實現(xiàn)要求辦公室人員不斷進行知識的累積與運用?，F(xiàn)代市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，使企業(yè)面臨的競爭壓力極大，石油企業(yè)亦是如此，若辦公室工作水平停滯不前，將難以為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，辦公室人員需結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展要求與當(dāng)前市場環(huán)境變化，對先進的政治理論與辦公業(yè)務(wù)進行學(xué)習(xí)，使自身的思維不斷拓展，這樣在工作中才會不斷創(chuàng)新，管理水平由此得到提高。

（二）制度建設(shè)工作的落實。辦公室工作水平的提高，應(yīng)注意在相關(guān)制度方面進行完善，盡可能使辦公室工作“有章可循”。在制度構(gòu)建中，主要需結(jié)合辦公室工作的要求、特征與規(guī)律，明確辦公室人員的權(quán)責(zé)，使人員工作內(nèi)容更為清晰，工作程序也趨于模式化與標(biāo)準(zhǔn)化。石油企業(yè)也可考慮構(gòu)建相應(yīng)的績效考核、培訓(xùn)機制，其中績效考核機制強調(diào)將人員的辦公效率與其自身效率掛鉤，而培訓(xùn)機制的落實旨在提升辦公室人員的綜合素質(zhì)，這樣對于辦公室整體管理水平的提高可起到明顯效果。

（三）服務(wù)功能的強化。針對現(xiàn)行辦公室人員服務(wù)意識較差、服務(wù)質(zhì)量較低等問題，實際解決中主要需從質(zhì)量方面著手，包括：第一，對人員創(chuàng)新意識進行強化。其要求人員在實際工作中，能夠結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展形勢與發(fā)展動向，提出相應(yīng)的新想法與對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。第二，人員在全局意識上應(yīng)不斷提高。辦公室工作本身體現(xiàn)出一定的高度性與全面性特征，要求人員在開展辦公室工作中能夠聽取各方意見，真正做到下情上傳、上情下達。除此之外，辦公室工作開展中，還需保證其在協(xié)調(diào)各部門方面的作用發(fā)揮出來，為企業(yè)有序發(fā)展提供堅強的后盾。

四、結(jié)論

辦公室管理工作的開展是現(xiàn)行石油企業(yè)發(fā)展中需考慮的重要問題。實際強化辦公室管理工作中，應(yīng)正確認(rèn)識辦公室管理的重要性，立足于當(dāng)前辦公室管理存在的問題，不斷拓展工作思路，完善相關(guān)制度，并在服務(wù)功能上進行強化，這樣才可推動石油企業(yè)長足發(fā)展。

【參考文獻】

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