淺談高校如何加強(qiáng)聲像檔案資料的收集與管理

文/南方科技大學(xué)　杜娟

淺談高校如何加強(qiáng)聲像檔案資料的收集與管理

文/南方科技大學(xué)杜娟

高校檔案的收集工作是我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作中的重點(diǎn)，收集資料的齊全完整性、規(guī)范等等都影響到往后的利用和借鑒。目前我國(guó)高校的檔案收集工作還存在一些問(wèn)題需要采取措施進(jìn)行解決。本文根據(jù)多年的工作實(shí)踐，對(duì)高校檔案收集工作論述新的觀點(diǎn)，供同行借鑒參考。

高校檔案；檔案收集；創(chuàng)新

檔案記錄著學(xué)校成立以來(lái)的發(fā)展歷史，是高校發(fā)展史中的原生信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎(chǔ)性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整，關(guān)系到檔案往后的借鑒及利用價(jià)值。在實(shí)際工作中，收集工作不盡人意，由于各種原因，很多人員都自己借了檔案出去沒(méi)見(jiàn)移交，或原本需要移交的為了圖自己方便利用而沒(méi)有移交，導(dǎo)致檔案資料的不齊全以及往后的檔案查詢與利用的難度愈加增大。因此，高校的檔案收集工作面臨著很大的挑戰(zhàn)，需要我們?nèi)?chuàng)新，把檔案收集工作搞活。

一、宣傳工作是檔案收集工作的基礎(chǔ)

檔案宣傳工作是提高高校教職工檔案意識(shí)的有效途徑，是增強(qiáng)學(xué)校檔案意識(shí)和檔案法制觀念的有效手段，只有大家的檔案意識(shí)增強(qiáng)了，才能理解和支持檔案工作，才能自覺(jué)自愿、主動(dòng)地進(jìn)行歸檔移交工作。

（一）對(duì)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳。檔案宣傳是架起檔案與學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的橋梁，能夠幫助他們認(rèn)識(shí)檔案的珍貴價(jià)值，獲得他們對(duì)檔案收集工作的認(rèn)可。特別要向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、基層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案宣傳工作，提高他們的檔案意識(shí)，引起他們對(duì)檔案工作的重視，得到他們的支持。從他們身邊的文獻(xiàn)和具體工作中的資料匯集這些微小的事情開(kāi)始，對(duì)他們身邊的工作人員反復(fù)宣傳檔案的意義和檔案歸檔要求，由表及里，潛移默化。每次開(kāi)展檔案活動(dòng)，都要主動(dòng)熱情地邀請(qǐng)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加，并發(fā)放活動(dòng)宣傳手冊(cè)，使其在工作中逐漸形成良好的檔案信息意識(shí)，由點(diǎn)帶面，影響到部門兼職檔案人員，檔案收集工作中遇到的很多問(wèn)題就會(huì)迎刃而解。

（二）“檔案法”在校園內(nèi)的宣傳。在高校中，由于不少教職工對(duì)檔案的價(jià)值和作用缺乏了解，歸檔的意識(shí)淡薄，對(duì)自己工作中形成的很多檔案資料不知道整理歸檔，或明知要?dú)w檔，但為了自己的利用方便而不向檔案室移交，以至造成檔案的積壓、散失，嚴(yán)重影響到檔案的收集和利用。

加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，在檔案兼職人員及教職工中深入宣傳“檔案法”及“檔案法實(shí)施方法”，進(jìn)行法律知識(shí)和檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。以法治檔，樹立檔案的法制權(quán)威性。使其高校職工和教師認(rèn)識(shí)到，在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成的多種載體形式的有價(jià)值材料，雖然是自己（或共同）的勞動(dòng)成果，但是，因?yàn)槭窃诠珓?wù)活動(dòng)中形成的，所以，應(yīng)該屬歸檔范圍的材料，每個(gè)人必須按照規(guī)定完整無(wú)缺地向檔案室移交，任何單位與個(gè)人無(wú)權(quán)占為己有，否則就是違法行為。

（三）對(duì)檔案部門工作的宣傳。利用各種機(jī)會(huì)，積極開(kāi)展各種形式的宣傳活動(dòng)，經(jīng)常地、不失時(shí)機(jī)地介紹檔案室新動(dòng)態(tài)，保管條件，管理制度、檔案檢索工具、利用方法，保密制度等內(nèi)容，以消除教職工的種思想顧慮，提高移交檔案材料的自覺(jué)性。

通過(guò)多種渠道和方法進(jìn)行宣傳，如舉辦圖片展覽，發(fā)放宣傳手冊(cè)，辦檔案室室訊、檔案網(wǎng)站適時(shí)發(fā)布檔案工作的各項(xiàng)動(dòng)態(tài)和有關(guān)學(xué)校的檔案信息等等，向全校師生員工（包括兼職人員）宣傳《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理方法》等各項(xiàng)規(guī)定，宣傳上級(jí)有關(guān)檔案工作的重要文件，宣傳本校檔案工作制度，對(duì)檔案的利用取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；宣傳學(xué)校知名專家學(xué)者利用檔案取得的顯著成就等等，從而使全體人員及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門的兼職檔案人員認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)材料歸檔的自覺(jué)性。

在以上宣傳方面的同時(shí)，積極創(chuàng)新檔案宣傳工作，探索新的宣傳手段，適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，形成檔案宣傳的風(fēng)格和時(shí)代特色，增強(qiáng)檔案宣傳的感染力和說(shuō)服力，使檔案宣傳更有效地覆蓋全社會(huì)，消除檔案與教職工之間的距離感。

二、創(chuàng)新手段是檔案收集工作的可持續(xù)發(fā)展重點(diǎn)

改革創(chuàng)新檔案收集手段，采用多種途徑，打破傳統(tǒng)接收方式，拓寬收集渠道，調(diào)整接收和征集方向，使檔案收集網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)成更系統(tǒng)、科學(xué)和專業(yè)。

（一）為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，高校檔案館（室）必須改革檔案收集工作方式和內(nèi)容。在按規(guī)定接收各部門、學(xué)院應(yīng)移交檔案的收集，加強(qiáng)對(duì)本校區(qū)域內(nèi)著名人物、學(xué)者、教師等特色檔案的收集，以寄存、捐贈(zèng)等多形式、多渠道將散存在教師的重要檔案收集進(jìn)館，同時(shí)提高接收檔案的質(zhì)量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實(shí)現(xiàn)收集檔案數(shù)量有較大增長(zhǎng)，質(zhì)量也有同步提高，結(jié)構(gòu)有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地。

（二）重視“再生信息資源”的收集（即收集利用檔案著書立說(shuō)等成果），是一項(xiàng)顯示檔案信息利用成果的工作。在新形勢(shì)下，檔案收集工作已不再是一個(gè)傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的、孤立的接收工作，而有了更多、更高的要求。它必須更多地融入學(xué)校融入教職工的生活，成為學(xué)校教學(xué)、科研、校園文化等各項(xiàng)高校建設(shè)發(fā)展中不可或缺的一環(huán)，也只有如此，檔案收集工作才能真正為整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。誠(chéng)然，“再生信息資源”的收集，不足以構(gòu)成一個(gè)高等學(xué)校檔案室館藏建設(shè)網(wǎng)絡(luò)的全部?jī)?nèi)容，但作為階段性目標(biāo)仍可以有所作為。

（三）開(kāi)展“口述歷史”的收集工作，是一項(xiàng)極富前瞻性和緊迫性的工作。當(dāng)前，許多高校已有上百年和幾十年的歷史，高校的許多離退休教職工，都是伴隨著學(xué)校的風(fēng)雨同沉浮一路走過(guò)來(lái)?？梢哉f(shuō)他們是學(xué)校最好的見(jiàn)證，甚至是學(xué)校珍貴的“活檔案”。如果沒(méi)有很好的收集他們的信息，對(duì)于學(xué)校歷史完整的陳述，將是較大的損失和無(wú)法彌補(bǔ)的缺憾。

（四）定期收集，明確責(zé)任。高校在檔案收集方面與其他部門的收集工作既有不同，但又存在共性。對(duì)于一般的檔案收集工作要做到定期收集，明確職責(zé)，這樣才能保證檔案收集的連貫性以及專業(yè)性。具體做法就是在每次檔案資料使用和產(chǎn)生的過(guò)程中，必須實(shí)行誰(shuí)使用，誰(shuí)管理，定時(shí)用，定時(shí)歸的辦法，將高校檔案信息由產(chǎn)生和形成的部門嚴(yán)格按照規(guī)定的檔案歸檔制度實(shí)行，在具體的時(shí)間將檔案信息移交到指定地點(diǎn)。對(duì)于這種方法，必須注意檔案收集過(guò)程中哪些材料必須歸檔，哪些材料歸放在哪些地方。還有就是明確檔案工作中各部門聯(lián)系方式以及職責(zé)，確保每次收集的檔案能夠在規(guī)定時(shí)間送至規(guī)定的地點(diǎn)。最后還需要確定檔案收集的時(shí)間界限以及收集檔案資料的流程與手續(xù)。

（五）收集關(guān)鍵，有輕有重。在新時(shí)期的高校檔案收集過(guò)程中要避免沒(méi)有主次，不分輕重。這樣很容易造成檔案收集工作混亂，以及收集信息不全面或者質(zhì)量比較低。為了避免這種混沌的局面，高校檔案收集過(guò)程應(yīng)該抓住關(guān)鍵，順便將次要信息一網(wǎng)打盡。在檔案信息比較關(guān)鍵的部門需要制定專門的方案，確保收集過(guò)程不遺漏所有信息。對(duì)于教育類檔案信息需要去教務(wù)處、各院、各系、科研單位進(jìn)行針對(duì)性的信息收集；而對(duì)于一些次要的信息收集工作例如院里每個(gè)月組織的院系活動(dòng)、學(xué)生團(tuán)體組織的民間活動(dòng)等信息的收集則應(yīng)該是隨時(shí)關(guān)注，但不過(guò)分處置。這樣可以做到重點(diǎn)收集重點(diǎn)信息，粗放型收集次要信息。避免檔案信息收集不分主次，還能在信息收集過(guò)程中將所有信息全面收集。

三、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期的高校檔案收集工作對(duì)高校檔案工作提出了更高的要求。如何創(chuàng)新高校檔案的收集工作，是當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。通過(guò)以上的方法進(jìn)行收集，取得了良好的效果。

［1］任桂淑，李進(jìn)宅.淺談如何做好高校檔案收集工作［J］.大眾文藝，2011（03）:232.