淺談集中采購(gòu)

陳奇　管聲啟　朱澤愧

摘要：隨著企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，本文主要分析了集中采購(gòu)的模式，優(yōu)缺點(diǎn)和對(duì)集中采購(gòu)中出現(xiàn)的問(wèn)題提出了自己的一些建議供采購(gòu)工作者進(jìn)行參考。

Abstract： With the development of enterprises， the traditional procurement mode has been unable to meet the needs of modern enterprises. This paper mainly analyzes the centralized procurement mode， the advantages and disadvantages of centralized procurement， and proposes some suggestions on the problems in centralized procurement for reference of the purchase workers.

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司采購(gòu)；模式；優(yōu)勢(shì)；缺陷；發(fā)展方向

Key words： group purchasing；mode；advantage；defect；development direction

中圖分類號(hào)：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2016）30-0060-03

0 引言

所謂集中采購(gòu)（Centralized Procurement）是指集團(tuán)企業(yè)為了盡可能的減少采購(gòu)渠道和更大的價(jià)格折扣而在其內(nèi)部管理層建立專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)從而來(lái)統(tǒng)一其分布于世界各地的采購(gòu)業(yè)務(wù)的批量采購(gòu)方式。集中采購(gòu)體現(xiàn)了企業(yè)集團(tuán)的權(quán)利、利益、意志、品質(zhì)和制度，有利于和其合作的供應(yīng)商之間建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，是企業(yè)集團(tuán)降低進(jìn)貨及物流成本、贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的勝利、控制市場(chǎng)節(jié)奏、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、核心技術(shù)和商業(yè)秘密、提高經(jīng)濟(jì)效益、取得最大利潤(rùn)的戰(zhàn)略手段。

在企業(yè)最求利潤(rùn)最大化的今天，傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的企業(yè)需求，作者將傳統(tǒng)采購(gòu)模式與集中采購(gòu)模式作對(duì)比，指出集中采購(gòu)的優(yōu)缺點(diǎn)，并且對(duì)集中采購(gòu)的缺點(diǎn)提出了自己的建議供參考。

1 集中采購(gòu)的模式

由于各集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)不盡相同，為了更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各子公司業(yè)務(wù)需求的掌控，集中采購(gòu)也有相應(yīng)的模式可以選擇使用。

集中采購(gòu)的典型模式有以下幾種：集中定價(jià)、分開(kāi)采購(gòu)；集中采購(gòu)后調(diào)撥；集中訂貨、分開(kāi)收貨、集中付款等，集團(tuán)可能只采用一種集中采購(gòu)模式，也可能會(huì)同時(shí)存在多種集中采購(gòu)模式，具體采用哪種模式與該集團(tuán)的物料特性、稅收等有直接關(guān)系，集團(tuán)會(huì)依據(jù)自身情況選擇適應(yīng)自身發(fā)展的一種或者多種集中采購(gòu)模式。

1.1 集中采購(gòu)后調(diào)撥模式

采購(gòu)中心將分子公司提出的采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)行匯總、分析、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整后的結(jié)果下達(dá)采購(gòu)訂單，最后完成后面的收貨、入庫(kù)、外部貨款結(jié)算等業(yè)務(wù)。接下來(lái)，采購(gòu)中心根據(jù)各分子公司的采購(gòu)申請(qǐng)，啟動(dòng)內(nèi)部調(diào)撥流程，制訂相應(yīng)的調(diào)撥訂單并調(diào)撥出庫(kù)，各分子公司根據(jù)本公司的調(diào)撥訂單做相應(yīng)的入庫(kù)，然后分公司和集團(tuán)總部之間最后作內(nèi)部結(jié)算處理；或由各分子公司自行到總部進(jìn)行領(lǐng)料，直接辦理內(nèi)部結(jié)算。具體的采購(gòu)模式見(jiàn)圖1。

1.2 集中定價(jià)、分開(kāi)采購(gòu)

由集團(tuán)總部和各大供應(yīng)商商談價(jià)格策略和全年的的訂貨總量，各分公司和供應(yīng)商之間按照制定的價(jià)格和訂貨量進(jìn)行結(jié)算業(yè)務(wù)處理。具體的采購(gòu)模式見(jiàn)圖2。

1.3 集中訂貨、分開(kāi)收貨、集中付款模式

這種采購(gòu)模式是集團(tuán)總部或采購(gòu)中心負(fù)責(zé)選定供應(yīng)商和制定采購(gòu)價(jià)格方面的策略，并且負(fù)責(zé)全面的采購(gòu)訂貨工作。采購(gòu)中心將分子公司提出的采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)行匯總、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購(gòu)訂單，然后將收貨通知單發(fā)放給各個(gè)分子公司，分子公司根據(jù)各自的收貨通知單進(jìn)行收貨和入庫(kù)；這種方式主要是由集團(tuán)總部匯集各個(gè)分子公司的入庫(kù)單與外部供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算，并根據(jù)各分子公司的入庫(kù)單與各分子公司分別進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。這種模式具體見(jiàn)圖3。

2 相比傳統(tǒng)采購(gòu)集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)采購(gòu)的工作重心是放在和供應(yīng)商的商業(yè)交易活動(dòng)上，其最重要的特點(diǎn)是通過(guò)采購(gòu)招標(biāo)吸引供應(yīng)商，然后供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)出價(jià)，采購(gòu)中心根據(jù)需求選擇對(duì)自己較有價(jià)格優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商。雖然質(zhì)量、交貨期、交貨準(zhǔn)時(shí)率也是采購(gòu)過(guò)程中的重要的考慮因素，但在傳統(tǒng)的采購(gòu)方式下，質(zhì)量、交貨期、交貨準(zhǔn)時(shí)率都是可以通過(guò)事后想辦法進(jìn)行控制的，從而將整個(gè)商業(yè)活動(dòng)的重心放在采購(gòu)價(jià)格的談判上。因此，采購(gòu)中心在確定供應(yīng)商之前的主要工作是與供應(yīng)商之間進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)多個(gè)回合之間的談判，并且這個(gè)活動(dòng)是與多個(gè)供應(yīng)商之間同時(shí)進(jìn)行的，最總，從多個(gè)供應(yīng)商中選擇價(jià)最合適的供應(yīng)商簽訂合同。

集中采購(gòu)是為了降低傳統(tǒng)采購(gòu)的選擇風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)間成本。集中采購(gòu)模式是集團(tuán)總部設(shè)立專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)和專職采購(gòu)人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)商品采購(gòu)工作，通過(guò)集中采購(gòu)，加大企業(yè)在市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)談判的籌碼，提高其在供應(yīng)鏈節(jié)點(diǎn)上作為核心企業(yè)的位置，擺脫供應(yīng)鏈上各自為戰(zhàn)、分散對(duì)外的被動(dòng)局面，充分發(fā)揮聯(lián)合優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一對(duì)外，提高抗風(fēng)險(xiǎn)的能力，最大限度降低成本，達(dá)到效益最大化目標(biāo)。集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)有以下幾個(gè)方面：

2.1 有利于發(fā)揮采購(gòu)的規(guī)?；瘍?yōu)勢(shì)

通過(guò)集中采購(gòu)集團(tuán)公司可以整合分散在各個(gè)分公司的采購(gòu)資源，從而加大了采購(gòu)的規(guī)模而獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)，通過(guò)集中采購(gòu)一方面可以避免同種物品的重復(fù)采購(gòu)和降低同種物品的采購(gòu)的頻率降低采購(gòu)成本提高采購(gòu)的效率，另一方面還可以避免分撒采購(gòu)帶來(lái)的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)降低了企業(yè)運(yùn)作的成本。

2.2 有利于規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為

通過(guò)采購(gòu)需求、時(shí)間、人員、地點(diǎn)和供應(yīng)商的適度集中，將分散性決策變?yōu)榧袥Q策，增加了采購(gòu)活動(dòng)的透明度，降低了各分子公司的不合理的采購(gòu)主張，并且減少了分子公司和供應(yīng)商接觸的環(huán)節(jié)和機(jī)會(huì)，明確了各個(gè)部門的分工，規(guī)范了采購(gòu)行為，并且有利于監(jiān)督采購(gòu)行為，有效的防止了企業(yè)里的腐敗行為。

2.3 有利于優(yōu)化和完善企業(yè)的供應(yīng)鏈

供應(yīng)鏈?zhǔn)侵府a(chǎn)品生產(chǎn)和流通過(guò)程中所涉及的原材料供應(yīng)商、生產(chǎn)商、分銷商、零售商以及最終消費(fèi)者等成員通過(guò)與上游、下游成員的連接（linkage）組成的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。通過(guò)集中采購(gòu)可以吸引更多的優(yōu)秀的供應(yīng)商加入到供應(yīng)鏈中，他們以各自的產(chǎn)品為紐帶，把夸企業(yè)的業(yè)務(wù)聯(lián)合起來(lái)，可以共同降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)成本和提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，有利于與供應(yīng)鏈的企業(yè)之間建立長(zhǎng)期良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系。

2.4 有利于采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的建設(shè)

實(shí)施批量性的集中購(gòu)，有利于歸并同類產(chǎn)品需求計(jì)劃，促進(jìn)形成同類產(chǎn)品和服務(wù)從而建立起一套科學(xué)的采購(gòu)文件標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)集中采購(gòu)更容易實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，提高采購(gòu)和供應(yīng)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和匹配性。

2.5 有利于采購(gòu)到高質(zhì)量的物資和高質(zhì)量的服務(wù)

集中采購(gòu)可以很大程度上提高企業(yè)采購(gòu)的技術(shù)水平，可以采購(gòu)到優(yōu)秀的品牌和以后的服務(wù)質(zhì)量，獲得高質(zhì)量、高性能和高效率的產(chǎn)品和服務(wù)。

3 集中采購(gòu)存在的不足和缺陷

集中采購(gòu)會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)諸多優(yōu)勢(shì)，但也不否認(rèn)集中采購(gòu)也會(huì)有些不足之處，主要體現(xiàn)在以下方面：

①集中采購(gòu)的采購(gòu)計(jì)劃是在集團(tuán)總部匯集了各個(gè)分子公司的采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上匯總編制的，很難準(zhǔn)確的知道各分子公司的第一需求，所以編制的采購(gòu)計(jì)劃難免會(huì)不是很準(zhǔn)確。為了避免采購(gòu)計(jì)劃的失真，建議集團(tuán)總部可以安排相應(yīng)的工作人員到各分子公司進(jìn)行調(diào)研，做到對(duì)各分子公司的采購(gòu)申請(qǐng)心中有數(shù)，從而建立更加準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃。

②由于采購(gòu)的物資數(shù)量較多，涉及的資金數(shù)額也大，就難免會(huì)有多方的利益牽扯進(jìn)來(lái)，比如會(huì)牽扯到政府部門，公司的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和供應(yīng)商發(fā)面，所以集中采購(gòu)對(duì)采購(gòu)人員要有較強(qiáng)的法律觀念，廉潔自律和較強(qiáng)的組織紀(jì)律。

③由于集中采購(gòu)的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，而對(duì)于一些價(jià)值較低的和一些比較零散的物資來(lái)說(shuō)，集中采購(gòu)效率很低，并且會(huì)因?yàn)橐恍┪镔Y的不能及時(shí)供應(yīng)而影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作。

④集中采購(gòu)容易造成集中到貨，由此可能出現(xiàn)采購(gòu)庫(kù)存周期長(zhǎng)、資金周轉(zhuǎn)率下降、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及費(fèi)用隨之增加。

4 企業(yè)進(jìn)一步完善集中采購(gòu)工作的幾點(diǎn)建議

①健全企業(yè)采購(gòu)制度，保證采購(gòu)工作規(guī)范運(yùn)行。首先建立起科學(xué)，規(guī)范、具體、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮饕?guī)范。采購(gòu)計(jì)劃要相對(duì)的集中，對(duì)相同的采購(gòu)項(xiàng)目集中統(tǒng)籌安排，避免重復(fù)的采購(gòu)工作從而造成采購(gòu)效率的低下。其次，采購(gòu)招標(biāo)計(jì)劃的文件要科學(xué)規(guī)范。最后還應(yīng)該控制競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商的人數(shù)，若競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商的人數(shù)太多的話，就會(huì)延長(zhǎng)采購(gòu)的工作時(shí)間，同時(shí)還應(yīng)該避免供應(yīng)商的人數(shù)太少，太少會(huì)造成競(jìng)標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)力太弱，最終采購(gòu)的質(zhì)量低下。

②加強(qiáng)采購(gòu)工作的監(jiān)督管理。集中采購(gòu)的采購(gòu)數(shù)量比較大，涉及的錢財(cái)也較多必須建立起一套長(zhǎng)期可行的監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督上要將人與崗、崗與事、事與責(zé)、責(zé)與利緊密結(jié)合起來(lái)，做到各個(gè)環(huán)節(jié)既相互促進(jìn)又相互制約。還要將監(jiān)督檢查結(jié)果和做為考核采購(gòu)工作的指標(biāo)之一，對(duì)于采購(gòu)工作中發(fā)生的違反制度的行為要嚴(yán)肅的處理，一定要做到采購(gòu)工作在陽(yáng)光下進(jìn)行。

③合理安排采購(gòu)的時(shí)間和采購(gòu)的內(nèi)容。由于集中采購(gòu)的周期較長(zhǎng)，對(duì)于一些價(jià)值低和零散的物品可以在采購(gòu)的時(shí)候多采購(gòu)一些，可以避免采購(gòu)的不及時(shí)而耽誤生產(chǎn)運(yùn)行。

④合理安排貨物的到貨期。和供應(yīng)商進(jìn)行良好的溝通，根據(jù)自己的庫(kù)存量合理安排采購(gòu)貨物的到貨期，可以減輕庫(kù)存的壓力和庫(kù)存的供應(yīng)不足使生產(chǎn)順利進(jìn)行。

5 總結(jié)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，集中采購(gòu)相比以前的傳統(tǒng)的采購(gòu)方式優(yōu)越性日趨突顯出來(lái)，正以其獨(dú)特的魅力吸引著越來(lái)越多的企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)加入其中，通過(guò)集中采購(gòu)企業(yè)必將降低采購(gòu)成本，提高成本，并且能夠從源頭上遏制腐敗，使企業(yè)能在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

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