試談學(xué)校檔案管理與工作效率的提高

黃海洪

【摘要】學(xué)校的檔案管理工作是學(xué)校日常工作管理中的重要組成部分，在學(xué)校教育教學(xué)管理工作中占據(jù)著重要的地位，同時(shí)還涉及到學(xué)校方方面面，不僅僅是對(duì)學(xué)校各個(gè)事件的記錄與保存，還是學(xué)校師生的智慧結(jié)晶。因此，做好檔案管理工作可以有效的促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，提高學(xué)校各項(xiàng)工作效率、工作質(zhì)量。基于此，本文對(duì)學(xué)校檔案管理與工作效率的提高進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校 檔案管理 工作效率

前言：

學(xué)校檔案記錄著學(xué)校工作人員的相關(guān)數(shù)據(jù)資料與學(xué)校重大事件發(fā)生過程，同時(shí)也是見證學(xué)校發(fā)展的重要組成部分。學(xué)校檔案管理工作水平與學(xué)校工作效率有著至關(guān)重要的關(guān)系，學(xué)校在發(fā)展過程中需要認(rèn)真做好檔案管理工作，提高工作效率，使學(xué)校在未來(lái)工作決策中擁有一個(gè)完整的參考資料，并做好決策工作。隨著社會(huì)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在著管理效率較低、制度不完善等問題，這對(duì)學(xué)校的檔案管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，學(xué)校檔案管理工作需要跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，將其中的不足進(jìn)行不斷的創(chuàng)新、完善，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作可以順利完成，從而提高學(xué)校工作效率、工作質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作中存在著的問題

（一）管理制度不完善

現(xiàn)階段，一些學(xué)校在發(fā)展過程中沒有完整的檔案管理制度，導(dǎo)致這些制度形同虛設(shè)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只在乎如何提高學(xué)校的教育工作，從而忽視了檔案管理工作的重要性，再加上一些學(xué)校檔案工作管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力較低，在對(duì)檔案管理工作執(zhí)行懲罰措施時(shí)沒有嚴(yán)格按照制定要求進(jìn)行。比如說(shuō)，在學(xué)校檔案管理工作中，檔案管理制度不完善，檔案管理人員沒有加強(qiáng)的執(zhí)行能力，學(xué)校對(duì)檔案管理工作不重視，將一些無(wú)關(guān)緊要的信息添加到檔案中，甚至出現(xiàn)一些檔案信息丟失現(xiàn)象[1]。

（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視

在學(xué)校日常管理過程中，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員只重視如何做好教育工作，從而忽視了檔案管理工作，在一些日常工作表面中看不到檔案管理工作的存在。學(xué)校大量經(jīng)費(fèi)投入到教育基礎(chǔ)中，忽視了對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，使學(xué)校的檔案管理工作變得越來(lái)越差；缺乏對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)系統(tǒng)與篩選系統(tǒng)，讓一些綜合素質(zhì)水平與專業(yè)技術(shù)能力較低的人員從事檔案管理工作；學(xué)校檔案管理設(shè)備老化，不能正常使用，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)程。比如說(shuō)，一些學(xué)校沒有專用的檔案室與檔案柜，只是將這些檔案信息存放在教師的辦公室中，或者將其隨意的丟在某個(gè)位置中；還有一些學(xué)校檔案管理設(shè)備落后，跟不上社會(huì)發(fā)展腳步，一些事件信息不能及時(shí)的添加到檔案中去；一些學(xué)校檔案管理室內(nèi)環(huán)境陰暗潮濕，在檔案信息存儲(chǔ)過程中容易出現(xiàn)發(fā)霉、損壞、丟失現(xiàn)象，這些都是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的主要原因[2]。

（三）管理方式落后

隨著社會(huì)快速發(fā)展，學(xué)校的檔案信息管理工作不能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，很難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化的管理。一些學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)仍使用傳統(tǒng)的手工收集方法進(jìn)行管理，在一定程度上加大了檔案管理人員的工作難度，導(dǎo)致一些紙張檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，大大的降低了檔案管理工作效率。

（四）管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，我國(guó)各學(xué)校在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)水平與專業(yè)技術(shù)能力較低，再加上學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，讓一些年紀(jì)較大的工作人員進(jìn)行檔案管理。此外，一些學(xué)校在開展檔案管理工作時(shí)，缺乏培訓(xùn)業(yè)務(wù)，使他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)沒有較高的管理意識(shí)，不能按照國(guó)家制定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。由于在檔案管理過程中其工作人員素質(zhì)較低，對(duì)工作不重視，使檔案管理工作變得越來(lái)越隨性[3]。

二、如何處理好學(xué)校檔案管理工作與工作效率之間的關(guān)系

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

要提高檔案管理工作效率就需要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校工作中的重要組成部分，沒有完整的檔案管理工作制度就會(huì)影響學(xué)校各項(xiàng)工作進(jìn)程[4]。因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并根據(jù)學(xué)校檔案管理部門的發(fā)展現(xiàn)狀制定出一份科學(xué)合理的檔案管理制度，并在檔案管理工作實(shí)際中開展做好監(jiān)督管理工作，只有這樣才能提高檔案管理工作效率，促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。

（二）融入現(xiàn)代化信息技術(shù)

學(xué)校檔案管理工作涉及學(xué)校的方方面面，比如說(shuō)一些檔案的日期、內(nèi)容、種類、數(shù)量等。使用傳統(tǒng)的手工檔案管理方法會(huì)加大工作人員的任務(wù)量，增加工作時(shí)間、錯(cuò)誤率、降低工作效率。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，一些現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入到學(xué)校的各項(xiàng)工作中，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)也不例外。學(xué)校應(yīng)該大力支持將信息技術(shù)融入到檔案管理中，并為檔案管理部門配備專業(yè)的工作設(shè)備，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)，使檔案資料信息得到專業(yè)計(jì)算機(jī)錄入管理，只有這樣才能方便人們對(duì)檔案資料信息的查找和利用，從而提高檔案管理工作效率。

（二）配備專業(yè)檔案管理人員

學(xué)校檔案管理工作涉及范圍較廣，管理工作十分復(fù)雜，因此在開展檔案管理工作時(shí)，需要一些擁有較高服務(wù)意識(shí)與專業(yè)知識(shí)的工作人員進(jìn)行管理，同時(shí)還要具有一定的耐心，只有這樣才能保證遇到問題時(shí)可以及時(shí)有效的解決[5]。此外，學(xué)校要想提高檔案管理工作效率，就需要為檔案管理部門提供一些綜合素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力較高的管理人員，只有這樣才能做好檔案管理工作，并促進(jìn)檔案管理人員在工作中多學(xué)習(xí)多進(jìn)步，從而提高自身的工作意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，只有這樣才能保證學(xué)校的檔案管理工作順利開展。

總結(jié)：

學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作與學(xué)校相關(guān)人員的資料進(jìn)行記錄，同時(shí)學(xué)校檔案管理工作也是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要組成部分，只有做好檔案管理工作才能促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。本文對(duì)學(xué)校檔案管理工作與工作效率的提高進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，文中還存在著一定的不足，希望我國(guó)專業(yè)人員加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作與工作效率的提高的研究。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林莉.試談學(xué)校檔案管理與工作效率的提高[J].科學(xué)中國(guó)人，2016，06：92-93.

[2]張立云.學(xué)校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，31：332.

[3]李金玲.如何提高高職學(xué)校辦公室文化檔案管理工作[J].東方企業(yè)文化，2012，15：240.

[4]劉銀輝.學(xué)校檔案管理工作效率研究[J].全國(guó)商情（經(jīng)濟(jì)理論研究），2009，15：143-144.

[5]宋君蕾.環(huán)保學(xué)院檔案室專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[D].燕山大學(xué)，2013.