巧用多媒體技術(shù)助力我校教務(wù)管理

葉林

【摘 要】市場(chǎng)上有多種功能強(qiáng)大的教務(wù)管理軟件，但對(duì)民族地區(qū)義務(wù)教育學(xué)校而言，資金是一個(gè)很大的問(wèn)題。用Excel進(jìn)行教務(wù)管理，既方便了學(xué)校管理，又實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，利用Excel進(jìn)行民族地區(qū)學(xué)校教務(wù)管理工作，是學(xué)校教務(wù)管理的重要手段。因此，作為教務(wù)管理者必須巧用Excel科學(xué)有效的方法進(jìn)行對(duì)民族地區(qū)中學(xué)的教務(wù)管理，大大提高了學(xué)校辦事的效率，促進(jìn)了民族地區(qū)學(xué)校管理提升新的臺(tái)階。

【關(guān)鍵詞】Excel；教務(wù)管理；民族地區(qū)

一、利用Excel進(jìn)行學(xué)籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)

學(xué)籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)上報(bào)工作是學(xué)校教務(wù)管理的重要內(nèi)容和主要組成部分，是保證和監(jiān)督教學(xué)質(zhì)量的重要杠桿。目前學(xué)生的學(xué)籍信息需統(tǒng)一導(dǎo)入全國(guó)中小學(xué)管理系統(tǒng)平臺(tái)，數(shù)據(jù)必須與省教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)一致，上級(jí)各教育部門及財(cái)政部門的預(yù)算與撥款都以學(xué)籍系統(tǒng)和省教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，因此，學(xué)籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)不得有誤。學(xué)生所有的流動(dòng)情況都在學(xué)生的花名冊(cè)上做好記錄，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中涉及到男生人數(shù)、女生人數(shù)、各年齡段人數(shù)、少數(shù)民族人數(shù)、住宿生、留守兒童等等的各種數(shù)據(jù)，只需要用Excel軟件中的COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)即可，如統(tǒng)計(jì)住宿舍的人數(shù)，我就用公式COUNTIF（D3：D599，" =住校"）即可完成。學(xué)籍工作的繁瑣，上級(jí)各部門不定時(shí)都會(huì)要求上報(bào)的各種數(shù)據(jù)，直接在這份花名冊(cè)內(nèi)提取，只需班主任核對(duì)提取的信息是否正確即可，我的這一做法使班主任避免了大量的重復(fù)性工作，我這一做法得到了班主任的一致好評(píng)。

二、利用Excel進(jìn)行新生編班

科學(xué)合理地編班，使每個(gè)班都具有均衡良好的學(xué)生組合狀態(tài)，對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)和管理具有重要意義，對(duì)班主任及任課教師工作構(gòu)建和諧、公正的評(píng)價(jià)環(huán)境。我用Excel實(shí)現(xiàn)均衡編班做法如下：

（一）做好準(zhǔn)備工作。組織六年級(jí)畢業(yè)考試時(shí)要求各小學(xué)按照教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)生庫(kù)的格式上交學(xué)生花名冊(cè)，做好這項(xiàng)工作為日后學(xué)生信息管理奠定良好的基礎(chǔ)。六年級(jí)畢業(yè)考試相關(guān)的試室安排、成績(jī)錄入都在這份花名冊(cè)上操作。

（二）正式編班。我校是四校合一的少數(shù)民族中學(xué)，編班需要考慮到學(xué)生的成績(jī)、性別、戶籍、民族、生源地、住宿生、留守兒童、殘疾兒童這些因素。我用Excel的排序篩選功能實(shí)現(xiàn)均衡編班。具體做法如下：

打開新生花名冊(cè)，將學(xué)生按照考試成績(jī)降序，將花名冊(cè)的各字段設(shè)置為自動(dòng)篩選，首先篩選出少數(shù)民族農(nóng)業(yè)住宿的女生，班級(jí)列依次輸入1、2、3、4、5、6、6、5、4、3、2、1、4、5、6、3、2、1，以此類推循環(huán)分班。然后篩選出少數(shù)民族農(nóng)業(yè)走讀的女生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)住宿的女生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)走讀的女生，漢族農(nóng)業(yè)住宿的女生，漢族農(nóng)業(yè)走讀的女生，漢族城鎮(zhèn)住宿的女生，漢族城鎮(zhèn)走讀的女生，少數(shù)民族農(nóng)業(yè)住宿的男生，少數(shù)民族農(nóng)業(yè)走讀的男生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)住宿的男生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)走讀的男生，漢族農(nóng)業(yè)住宿的男生，漢族農(nóng)業(yè)走讀的男生，漢族城鎮(zhèn)住宿的男生，漢族城鎮(zhèn)走讀的男生共15種類型，按照同樣的方法進(jìn)行分班。操作雖繁瑣了一點(diǎn)，但真正做到了公平、公正、公開。

三、利用Excel進(jìn)行排課程表

編排課程表是一件難度較大而且繁鎖的工作，目前雖有專業(yè)免費(fèi)的排課軟件，但軟件排課也有很多不盡人意之處。若沒有排課軟件或不滿意排課軟件的排課結(jié)果，可以用Excel輔助人工排課程表。用人的思維加上Excel軟件的特長(zhǎng)，可大大降低排課程表的工作量。我用Excel輔助排課程表具體做法如下：

（一）教師代號(hào)的編制

為了更好地使用Excel，需根據(jù)學(xué)校的教學(xué)分工表，對(duì)學(xué)校每位教師編一個(gè)代號(hào)，方法如下：取教師姓名的一個(gè)字代表具體的教師，在這個(gè)字后面加上任課科目，如張三教師任教語(yǔ)文，取教師代號(hào)為張語(yǔ)，如遇到同姓或者同名的老師要注意代號(hào)不要重復(fù)。

（二）列出各項(xiàng)限制因素

為了排出更人性化的課程表，不僅安排要合理，還要考慮到不同老師的的具體情況，比如教研組活動(dòng)時(shí)間，該組的老師都不安排課，身體弱的老師如果所任課不在同一號(hào)樓，那么就要力求每半天在一幢樓上課，而每個(gè)老師所帶的課還要均勻分布在一周內(nèi)，等等。這類限制條件要一一列出來(lái)，在具體排課的時(shí)候處理好這些限制因素，即可排出人性化的課程表。

（三）課表的錄入

在課程的錄入中，只要根據(jù)課程設(shè)置直接錄入就可以了。與紙上排課相比，Excel減輕了寫的工作量、變動(dòng)安排課程的工作量，不必擦擦寫寫。與排課軟件課程相比，排課軟件最大的缺點(diǎn)是排出的課程不夠科學(xué)合理，不夠人性化。但Excel又恰好克服了排課軟件的這一缺點(diǎn)。

（四）檢查課表是否正確

當(dāng)課表排完后，必須檢查課表是否正確，某教師的課程是否重課，班級(jí)各科目的課時(shí)、總課時(shí)數(shù)是否正確等。在紙上排課時(shí)，這是一個(gè)工作量大而且容易出差錯(cuò)的時(shí)候。

四、利用Excel進(jìn)行成績(jī)統(tǒng)計(jì)

在日常的教學(xué)管理中，考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)是整個(gè)教學(xué)工作中非常重要一環(huán)。我校是四校合一的大校，學(xué)生人數(shù)近2000人，每月都進(jìn)行月考，考試次數(shù)較多。若用人工統(tǒng)計(jì)成績(jī)，不僅枯燥、繁瑣，而且容易出錯(cuò)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和統(tǒng)計(jì)是Excel的特長(zhǎng)，我用Excel函數(shù)輕而易舉地解決了這個(gè)問(wèn)題。以統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科成績(jī)?yōu)槔艺Z(yǔ)文成績(jī)區(qū)域在D3：D41，我用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)的方法如下：

1.參考人數(shù)用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)，在顯示參考人數(shù)對(duì)應(yīng)的單元格中輸入公式=COUNTIF（D3：D41，">=0"）按回車。

2.總分用SUM自動(dòng)求和公式，在顯示總分對(duì)應(yīng)的單元格中輸入公式=SUM（D3：D41）按回車。

3.平均分用AVERAGE函數(shù)統(tǒng)計(jì)，在顯示平均分對(duì)應(yīng)的單元格中輸入公式=AVERAGE （D3：D41）按回車。

4.及格人數(shù)及優(yōu)秀人數(shù)用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)，在顯示及格人數(shù)對(duì)應(yīng)的單元格中輸入公式=COUNTIF（D3：D41，">=72"）?？偡譃?20分則72分及格，102分優(yōu)秀；總分為100分則60分及格，85分優(yōu)秀。具體根據(jù)實(shí)際總分更改即可。

綜上所述，用Excel進(jìn)行教務(wù)管理，既方便了學(xué)校管理，又實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，利用Excel進(jìn)行民族地區(qū)學(xué)校教務(wù)管理工作，是學(xué)校教務(wù)管理的重要手段。