檔案利用服務(wù)的理論與實(shí)踐新探

王建華

【摘 要】本文解釋檔案利用服務(wù)的涵義；明確檔案利用服務(wù)理論與實(shí)踐的作用；介紹開放檔案的要求、措施。

【關(guān)鍵詞】檔案利用服務(wù)；理論；實(shí)踐

檔案的利用服務(wù)是檔案工作的根本目的。提供檔案更好地為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，是我們每一個(gè)檔案工作者的最終目標(biāo)。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是秉承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。

由于檔案利用工作是檔案工作為社會(huì)服務(wù)的體現(xiàn)者，這就突出要求檔案利用工作必須有為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)的明確方向。開展檔案利用工作，在明確服務(wù)方向的同時(shí)，還必須樹立堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，才能做好檔案利用工作。因此，檔案部門在利用工作中是否積極主動(dòng)，對(duì)于能否充分發(fā)揮檔案的效益和利用者得益大小，往往起著很大的作用。這一特點(diǎn)，要求檔案工作者具有主動(dòng)精神，必須積極主動(dòng)地開展利用，使服務(wù)工作處于最佳狀態(tài)。

檔案利用工作的開展，一般是由兩種因素決定的：一方面是社會(huì)上各項(xiàng)工作需要利用某些檔案；另一方面是檔案館保存有這方面的檔案可供利用。熟悉檔案，主要指熟悉館藏檔案的成分、內(nèi)容和數(shù)量以及存放的庫架位置，熟悉每一個(gè)全宗的形成和整理狀況以及全宗與全宗之間的有機(jī)聯(lián)系，并且熟悉各全宗檔案的利用價(jià)值。了解檔案利用的需要，就是做好利用工作的預(yù)測(cè)工作。各行各業(yè)對(duì)檔案利用的需要是多方面的，不同時(shí)期、不同任務(wù)，對(duì)檔案的需要也有所不同。熟悉檔案和了解需要之間是彼此聯(lián)系和互相促進(jìn)的。

檔案館提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的方式有以下幾種：以檔案原件提供利用；以檔案復(fù)制品提供利用；綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用服務(wù)等。其中制發(fā)檔案復(fù)制本、制發(fā)檔案證明、參考咨詢是檔案工作者向檔案利用者提供人檔案信息及有關(guān)情報(bào)的重要服務(wù)工作：

檔案復(fù)制本，可根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的所有組成部分，摘錄，只選取文件某些部分。復(fù)制方法大體可分為手抄、打字、印刷以及攝影、復(fù)印等。

制發(fā)檔案證明是檔案館根據(jù)機(jī)關(guān)、固體或個(gè)人的詢問和申請(qǐng)，為了核查某種事實(shí)在本館保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫的書面證明材料。制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工件，對(duì)申請(qǐng)書的審查和檔案證明的編寫，都必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待。

檔案館的參考咨詢工作，是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問題的方式，向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作。參考咨詢的范圍，包括兩部分：解答咨詢，通過口頭或書面等形式，答復(fù)詢問；協(xié)助檢索，指導(dǎo)利用者使用工具，為查找館藏檔案資料提供新的線索。廣大利用工作者在利用檔案的過程中，可能遇到許多疑難問題，要求檔案人員幫助解決。利用者提出的問題多種多樣，有的要詢問查找某一事實(shí)、某個(gè)專題的檔案材料或其檢索途徑，有的要求介紹館藏檔案與檢索工具的使用方法，有的要求解答與檔案有關(guān)的名詞、術(shù)語，有的要求擴(kuò)大研究課題材料的查找線索等。答復(fù)咨詢的過程，就是分析和解決問題的過程。咨詢工作一般按下列程序進(jìn)行：接受咨詢問題；接受咨詢時(shí)，首先要審明咨詢的目的、內(nèi)容、范圍和要求的深度廣度，以便確定檢索途徑和咨詢方式，特別要結(jié)合審題，明確本館（室）有無咨詢依據(jù)和承擔(dān)咨詢的條件。對(duì)利用者在借閱檔案過程中提出的問題，較簡(jiǎn)單的有把握的則立即回答，或借助于檢索工具和有關(guān)材料，短時(shí)間內(nèi)予以解決。問題復(fù)雜和困難的，記錄下來研究后再予答復(fù)，接待咨詢要求熱情認(rèn)真，解答翔實(shí)。凡是重要的有長(zhǎng)遠(yuǎn)參考的，或者可能重復(fù)出現(xiàn)與解答不了的咨詢問題，都應(yīng)作完整的記載，包括各種原始記錄、解答咨詢的過程、最后結(jié)果等。咨詢檔案對(duì)于全面掌握咨詢情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作，探索規(guī)律都有重要意義，是一種有參考價(jià)值的材料，應(yīng)該持久地連續(xù)積累和發(fā)揮它的效益。

開放檔案對(duì)提高檔案的利用服務(wù)具有十分重要的作用。開放檔案有其實(shí)踐、理論、法律等方面的依據(jù)。開放檔案是適應(yīng)新的歷史時(shí)期客觀形勢(shì)的需要，也是檔案館自身工作發(fā)展的規(guī)律，這對(duì)我國(guó)社會(huì)進(jìn)步和檔案事業(yè)都有重要的意義。開放檔案是強(qiáng)化“開發(fā)利用檔案信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的新方針，有利于政治民主化和繁榮科學(xué)文化的一項(xiàng)新政策；開放檔案是檔案管理的一項(xiàng)重大改革，對(duì)于檔案館事業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。

開放檔案是新時(shí)期賦予檔案工作的一項(xiàng)光榮而又艱巨的任務(wù)，是我國(guó)檔案館事業(yè)發(fā)展的新開端，它向檔案工作者提出了更高的要求，必須付諸相應(yīng)的措施：一是正確處理檔案開放與保密的關(guān)系，明確開放檔案的范圍。二是做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件；必須把開放檔案工作和各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)密切結(jié)合起來，以開放檔案推動(dòng)和促進(jìn)檔案的收集、整理、完善檢索體系等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，為開放利用檔案創(chuàng)造良好的條件。三是建立和健全開放檔案的規(guī)章制度；由于檔案是檔案館一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，所以必須有嚴(yán)密的制度保證。

開放檔案對(duì)于全面掌握咨詢情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作，探索規(guī)律都有重要意義，是一種有參考價(jià)值的材料，應(yīng)該持久地連續(xù)積累和發(fā)揮它的效益，更好地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)作用，更好為社會(huì)服務(wù)。